Expedientes contables y entrega de trabajos contables

1. Archivos contables

Los archivos contables se refieren a materiales contables profesionales, como comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales contables. Son importantes para registrar y reflejar los negocios económicos. Información y evidencia histórica. El artículo 45 de las "Normas" estipula la gestión de los expedientes contables.

(1) Alcance de los archivos contables

El alcance de los archivos contables generalmente se refiere a las cuatro partes de comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros datos contables.

(1) Comprobantes contables. Los comprobantes contables son certificados escritos que registran transacciones económicas y aclaran responsabilidades económicas. Incluye comprobantes originales elaborados por usted mismo, comprobantes originales externos, tabla resumen de comprobantes originales, comprobantes contables (tres tipos de comprobantes de recibo, comprobantes de pago y comprobantes de transferencia), tabla resumen de comprobantes contables, estado de cuenta de depósito (préstamo) bancario y saldo de depósito bancario. Mesa de ajuste, etc.

(2) Libros de contabilidad. Los libros de contabilidad se componen de páginas de cuentas interconectadas en un formato determinado, se basan en comprobantes contables y registran diversos negocios económicos de manera integral, continua y sistemática. Incluye libros mayores, varios libros mayores detallados, diarios de caja, diarios de depósitos bancarios y registros de registro auxiliares establecidos según temas contables.

(3) Estados contables. Los estados contables son documentos escritos resumidos que reflejan el estado financiero contable y los resultados operativos de una empresa. Incluyen principalmente informes rápidos de los principales indicadores financieros, estados contables mensuales y trimestrales y estados contables anuales, incluidos balances, estados de pérdidas y ganancias y efectivo. estados de flujo, estados financieros, etc.

(4) Otra información contable. Otros datos contables pertenecen a la categoría de negocios económicos, están estrechamente relacionados con la contabilidad y la supervisión contable y son manejados por el departamento de contabilidad. Tales como: contratos económicos, estadísticas de datos de propiedad, datos de resumen de inventario de propiedad, datos de cuotas de capital aprobadas, inventario de transferencia de archivos contables, inventario de almacenamiento de archivos contables, inventario de destrucción de archivos contables, etc. Los datos contables, los archivos de programas y otra información contable almacenados en medios magnéticos por entidades que implementen la informatización contable deben tratarse como archivos contables y mantenerse juntos.

(2) Encuadernación y almacenamiento de expedientes contables

1 Organización y archivo de expedientes contables

Una vez finalizado el ejercicio, organizar y archivar los datos contables. Los archivos contables generalmente se organizan utilizando el enfoque de "tres unificaciones", a saber: estándares de clasificación unificados, formación de archivos unificados, requisitos de gestión unificados y los volúmenes se numeran en secuencia según categorías.

(1) Normas de clasificación unificadas. En términos generales, los datos de contabilidad financiera se dividen en libros de cuentas tipo uno, comprobantes tipo dos, extractos tipo tres, materiales escritos tipo cuatro y otros.

(2) Los archivos están unificados. La cubierta del libro de casos, el portatarjetas, el gabinete de almacenamiento y la secuencia de almacenamiento están unificados.

(3) Se unifican los requisitos de gestión. Establecer libros de contabilidad financiera y catálogos de archivos, encuadernar en volúmenes los informes y textos, clasificar y archivar otros datos esporádicos y encuadernarlos en volúmenes en orden anual.

2. Encuadernación de expedientes contables

La encuadernación de expedientes contables incluye principalmente la encuadernación de comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales escritos.

(1) Vinculación de comprobantes contables. Generalmente se encuadernan una vez al mes, y los comprobantes encuadernados se guardan y archivan adecuadamente por año y mes.

(2) Encuadernación de libros contables. Después del cierre anual de varios libros de contabilidad, excepto los libros de contabilidad utilizados a lo largo de los años, los demás libros de contabilidad deben clasificarse, encuadernarse y archivarse a tiempo.

(3) Encuadernación de estados contables. Una vez que los estados contables se hayan preparado y presentado oportunamente, los estados retenidos se vincularán en un volumen mensual para evitar pérdidas.

3. Custodia de los archivos contables

Las "Medidas de Gestión de los Archivos Contables" estipulan: "Los archivos contables del año en curso podrán ser conservados temporalmente por el departamento de contabilidad financiera de la unidad durante un año después del final del año contable. Después de la expiración del período, en principio, el departamento de contabilidad financiera debe preparar un inventario y transferirlo al departamento de archivos de la unidad para su custodia "De acuerdo con las normas anteriores, el principal. Los requisitos para el almacenamiento de archivos contables son:

(1) Procedimientos de transferencia de archivos contables. Cuando el departamento de contabilidad financiera transfiere archivos contables al departamento de archivos de la unidad, debe seguir los siguientes procedimientos: ① Hacer un inventario y completar la lista de transferencias; ② Completar la fecha de transferencia en la columna de fecha de uso del libro de cuentas; ③ Después de que el personal de transferencia haya verificado que el inventario de transferencia y la lista de entrega tengan la firma correcta.

(2) Requisitos de almacenamiento de archivos contables.

① Los archivos contables deben mantenerse en un lugar seco e impermeable, lejos de lugares donde se almacenen materiales inflamables, y debe haber equipo de protección contra incendios adecuado disponible alrededor de ellos. ② Se deben usar películas de plástico transparente como cubiertas contra el polvo y paños a prueba de polvo para cubrirlos; todos los estantes de archivos y bloquear los agujeros de las ratas; ③ La sala de archivos contables debe rociarse frecuentemente con desinfectante y mantenerse limpia e higiénica para evitar insectos; ④ La sala de archivos contables debe mantenerse ventilada y transparente, y tener espacio, pasillos y revisión adecuados; áreas para facilitar la revisión y evitar la humedad; ⑤ La configuración de los registros de archivo y los registros de préstamo de archivos debe estar estrictamente protegida contra daños, pérdidas, pérdidas y fugas; ⑥ Al almacenar archivos contables computarizados, se debe prestar atención a las medidas antirrobo, antimagnéticas y; otras medidas de seguridad.

(3) Préstamo de expedientes contables. ① Los archivos contables se proporcionan para uso de la unidad y, en principio, no se permite su préstamo. Los préstamos en circunstancias especiales deben ser aprobados por la unidad de supervisión superior o el líder de la unidad y el supervisor contable. ② Cuando se toman prestados archivos contables del exterior, se debe enviar una carta formal. de introducción de la unidad deben obtenerse. Los procedimientos de ahorro sólo pueden manejarse con la aprobación del supervisor contable o del líder de la unidad. Cuando el personal interno de la unidad toma prestados archivos contables, debe realizar los procedimientos de préstamo con la aprobación del director. supervisor de contabilidad o el líder de la unidad. El prestatario debe completar cuidadosamente el libro de registro de préstamos y registrar claramente el nombre del ahorrador, la unidad, la fecha, la cantidad, el contenido, la presentación, etc. ③ El personal que toma los archivos contables no debe garabatear ni marcar en el archivo, ni desmantelar el archivo original; , o Alteraciones, reemplazos, extracción o copia de originales (si existen circunstancias especiales, los originales se pueden extraer o copiar sólo con la aprobación del líder ④ El personal de gestión de archivos contables debe recuperar los archivos contables prestados según lo programado y); gestionar los procedimientos de cancelación y endeudamiento.

(4) Plazo de conservación de los ficheros contables. El plazo de conservación de los distintos ficheros contables se puede dividir en dos tipos: permanente y periódico según sus características. Todos los archivos contables que se formen en la contabilidad de la unidad de archivo, describan y reflejen la contabilidad y tengan valor a largo plazo para el resumen del trabajo, la inspección y la investigación de actividades económicas, deben conservarse permanentemente. Hay seis períodos regulares de almacenamiento: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años, 20 años y 25 años. El período de conservación de los expedientes contables se calculará a partir del primer día posterior al final del ejercicio contable. Por ejemplo, la fecha de finalización de 2013 es el 31 de diciembre y el período de conservación se calculará a partir del 1 de enero de 2014.

(3) Destrucción de archivos contables

(1) Cuando expire el período de almacenamiento de los archivos contables y sea necesario destruirlos, el departamento de archivos de la unidad deberá proponer opiniones de destrucción y hacer una tasación junto con el departamento de contabilidad financiera, revisar estrictamente, preparar archivos contables y destruir el inventario.

(2) Cuando se vayan a destruir archivos contables de agencias, grupos, instituciones y empresas no estatales, deben destruirse después de la aprobación de los líderes de las empresas estatales; revisados ​​por los dirigentes de la empresa y destruidos previa aprobación de la autoridad superior.

(3) Cuando expire el período de custodia contable, los comprobantes originales de los reclamos y deudas no liquidados deben extraerse por separado, archivarse en archivos separados y conservarse en el departamento de archivos hasta que se completen los reclamos y deudas; la unidad de construcción durante el período de construcción. Los archivos contables no deben ser destruidos.

(4) Antes de destruir archivos, los elementos enumerados en la lista de destrucción de archivos contables deben verificarse uno por uno; cuando cada unidad destruye archivos contables, debe ser supervisado por el departamento de archivos y el departamento de contabilidad. Cuando se destruyan los archivos contables del departamento competente del mismo nivel, el departamento financiero y el departamento de auditoría del mismo nivel enviarán personal para participar en la destrucción, después de que se destruyan los archivos contables, el personal encargado deberá firmar y sellar el "; Lista de Destrucción" e indicar la palabra "Destruido" y la fecha de destrucción para demostrar que Responsable, y al mismo tiempo redactar un informe escrito por duplicado sobre la situación de supervisión de ventas, uno al líder de la unidad, y el otro al archivos para referencia futura.

2. Traspaso de trabajo contable

El traspaso de trabajo contable es un sistema importante en el trabajo contable y una parte importante del trabajo contable básico. Manejar adecuadamente el traspaso del trabajo contable ayudará a distinguir las responsabilidades del personal de traspaso y del personal de adquisición, conectar el trabajo contable antes y después, garantizar el buen progreso del trabajo contable y evitar cuentas poco claras y caos financiero. A tal fin, los artículos 25 a 35 de las "Normas" establecen disposiciones específicas sobre la entrega de trabajos contables.

(1) Preparativos antes de la entrega

Si un contador es transferido o renuncia por cualquier motivo, todo el trabajo contable bajo su responsabilidad debe entregarse al sustituto. Quienes no hayan completado los trámites de traspaso no podrán ser trasladados ni dimitidos. Según el artículo 27 de las "Normas", el personal contable debe realizar los siguientes preparativos para la entrega:

(1) Si el negocio económico aceptado aún no ha completado los comprobantes contables, debe completarse .

(2) Las cuentas que aún no se han registrado deben completarse, liquidarse el saldo y sellar el sello del administrador después del último saldo.

(3) Organice diversos materiales que deben transferirse y escriba documentos explicativos por escrito para los asuntos pendientes y pendientes.

(4) Elaborar un inventario de entrega, enumerando comprobantes de entrega, libros de cuentas, estados contables, sellos oficiales, efectivo, valores, talonarios de cheques, facturas, documentos, otros materiales y artículos contables. Implementar sistemas electrónicos contables para la contabilidad; unidades, el personal de transferencia involucrado en este trabajo debe enumerar el software de contabilidad y las contraseñas, los discos de datos del software de contabilidad, las cintas (discos), etc. en el inventario de transferencia.

(5) Cuando se entregue a la persona a cargo del departamento de contabilidad y al supervisor de contabilidad, se debe presentar claramente el trabajo de contabilidad financiera, las principales cuestiones de ingresos y gastos financieros y la situación del personal de contabilidad. al sucesor.

(2) Procedimientos básicos para el traspaso

1. Puntos de traspaso

Antes de abandonar la empresa, el personal de traspaso debe completar el trabajo contable del que es responsable dentro. el período especificado, todo será entregado claramente al personal de reemplazo. El reemplazo debe seguir cuidadosamente la lista de transferencias artículo por artículo. Los requisitos específicos son:

(1) El efectivo debe entregarse personalmente según el saldo registrado en los libros contables, y no debe haber faltante cuando el personal de reemplazo encuentre inconsistencias o "lleguen recibos blancos". en el almacén ", el personal de transferencia será responsable de verificar dentro del período especificado. Procesamiento limpio.

(2) El número de títulos debe ser consistente con los registros contables. Si el valor nominal de los títulos no coincide con el precio de emisión, la entrega mensual se basará en los libros contables.

(3) Los comprobantes contables, libros de cuentas, extractos y demás materiales contables deberán estar completos y no deberán omitirse. Si hay escasez, se debe identificar el motivo y anotarlo en el inventario de transferencia, y el cedente será responsable.

(4) El saldo de la cuenta de depósito bancario debe conciliarse con el extracto bancario. Si hay elementos no contabilizados, se debe preparar un estado de conciliación del saldo de depósito bancario para conciliar las cuentas detalladas de varias propiedades; los materiales, los reclamos y las deudas deben ser Se debe verificar la coherencia de los saldos de las cuentas relevantes en el libro mayor general. Los objetos físicos importantes deben inventariarse físicamente, y las cuentas corrientes con saldos grandes deben verificarse con las unidades e individuos correspondientes;

(5) Los sellos oficiales, recibos, cheques en blanco, facturas, sellos de cuentas y otros artículos deben entregarse con claridad.

(6) Para las unidades que implementan contabilidad computarizada, ambas partes de la entrega deben operar los datos relevantes en la computadora electrónica y confirmar que las cifras relevantes son correctas antes de la entrega.

2. Supervisión especializada

El artículo 28 de las "Normas" estipula que cuando el personal contable pasa por procedimientos de traspaso, alguien debe supervisar el traspaso para desempeñar un papel supervisor e imparcial. Los requisitos específicos para la supervisión de la entrega son:

(1) Los contadores generales manejan los procedimientos de entrega, y la persona a cargo del departamento de contabilidad de la unidad y el supervisor de contabilidad son responsables de supervisar la entrega.

(2) La persona a cargo del departamento de contabilidad y el supervisor de contabilidad se encargarán de los procedimientos de entrega, y el líder de la unidad será responsable de supervisar la entrega.

3. Asuntos relevantes después de la entrega

(1) Una vez completada la entrega del trabajo contable, ambas partes de la entrega y la persona que supervisa la entrega deben firmar y sellar la entrega. lista, y también firmar y sellar la lista de traspaso en la lista de traspaso Indique: el nombre de la unidad, la fecha de traspaso, los cargos y nombres de ambas partes en el traspaso y la persona que supervisa el traspaso, el número de páginas en. el inventario de entrega, y cualquier duda y comentario que deba aclararse, etc.

(2) El personal de adquisición debe continuar usando los libros de cuentas antes de la entrega y no establecerá nuevos libros de cuentas sin autorización para garantizar que los registros contables sean consistentes y completos.

(3) El inventario de transferencia deberá cumplimentarse por triplicado, debiendo cada parte poseer un ejemplar y presentar un ejemplar.

(3) Entrega temporal del trabajo contable

El artículo 33 de las "Normas" estipula que si el personal contable deja temporalmente su trabajo o no puede trabajar temporalmente por otras razones, debe pasar por procedimientos de entrega temporal.

(1) Si una persona deja temporalmente su trabajo o no puede trabajar debido a una enfermedad y necesita ser reemplazada o actuar como agente, la persona a cargo de la agencia contable, supervisor contable o líder de unidad debe designar a una persona para que asuma o actúe como agente y siga los procedimientos de traspaso del trabajo contable.

(2) Cuando el personal contable que deja temporalmente sus puestos de trabajo o no puede trabajar debido a una enfermedad reanuda su trabajo, debe pasar por procedimientos de traspaso con su reemplazo o agente.

(3) Si la persona transferida no puede realizar los procedimientos de entrega en persona debido a una enfermedad u otras razones especiales, con la aprobación del líder de la unidad, la persona transferida puede confiar a otra persona para que se encargue de la entrega. en su nombre, pero el fideicomitente será responsable de los documentos contables transferidos. Seremos responsables legalmente de la legalidad y autenticidad de los libros contables, los estados contables y otros materiales relevantes.

(4) Responsabilidades después de la transferencia

El artículo 35 de las "Normas" estipula: "El personal de transferencia será responsable de los comprobantes contables, libros contables, estados contables y demás documentos contables transferidos. materiales." asumen la responsabilidad legal por la legalidad y autenticidad."

Se trata de una determinación específica de las responsabilidades de ambas partes una vez entregado el trabajo contable. Los datos contables entregados por el personal traspasador se produjeron durante el período en que se encontraban realizando trabajos contables, y serán responsables de la legalidad y autenticidad de dichos datos contables, incluso si la persona reemplazante no pudo descubrir la legalidad y autenticidad de la contabilidad. datos recibidos debido a negligencia durante la entrega. Si se descubre algún problema de autenticidad posteriormente, el personal de entrega original aún debe ser responsable. El personal de entrega original no debe eludir la responsabilidad basándose en que la información contable ha sido entregada.