Red de conocimiento de divisas - Cuestiones de seguridad social - El papel de la gestión de archivos contables computarizadosHola, la contabilidad computarizada significa que las computadoras electrónicas reemplazan la contabilidad, la contabilidad y los reembolsos manuales tradicionales, y reemplazan parcialmente el cerebro humano para completar el análisis y la previsión de la información. proceso de toma de decisiones. Es la abreviatura de la aplicación de la tecnología electrónica moderna y la tecnología de la información basada en computadoras electrónicas a la práctica contable. La informatización contable y la gestión de archivos contables son interdependientes y se refuerzan mutuamente. Por un lado, la informatización de la contabilidad ha ampliado el alcance funcional de los archivos contables y ha mejorado la eficiencia de su gestión. Por otro lado, la gestión de archivos contables también plantea nuevas exigencias para el trabajo contable en un entorno informatizado, proporcionando una importante base teórica para el control contable. Los detalles son los siguientes: 1. El impacto del entorno de informatización contable en las funciones contables. Con el avance de la ciencia y la tecnología y los requisitos de la gestión, la informatización de la contabilidad se ha convertido en un medio para realizar funciones contables, que es el resultado de la interacción entre el entorno científico y tecnológico y el entorno de gestión. En el entorno contable computarizado, por un lado, se ha mejorado el entorno de trabajo de los contadores y se ha mejorado la eficiencia, por otro lado, la forma de las funciones contables ha cambiado y el enfoque de las funciones contables se ha desplazado de la contabilidad en la contabilidad; período contable manual a la contabilidad informatizada. Supervisión contable en un entorno globalizado. 1. Simplificar el proceso contable. Una vez que la escala y la complejidad de las actividades económicas alcanzan un cierto nivel, la contabilidad se separa de otras actividades de gestión económica y forma su propio trabajo independiente a tiempo completo. En el período de la contabilidad manual tradicional, la tarea principal del trabajo contable era la contabilidad. El proceso contable incluía la creación de cuentas, la contabilidad por partida doble, el llenado de comprobantes, el registro de libros de cuentas y la preparación de estados contables. , una gran cantidad de tareas repetitivas incluyen completar comprobantes, registrar varios libros de cuentas y preparar estados contables en un entorno contable computarizado, además de configurar cuentas y completar comprobantes, el proceso contable se basa en una computadora humana; interacción. En la era de la contabilidad manual, una gran cantidad de tareas repetitivas, como el registro de libros de cuentas y la preparación de estados financieros, se realizaban principalmente de forma automática mediante computadoras, y los contadores eran los principales responsables de la revisión y supervisión. Obviamente, en el entorno informatizado, el proceso contable se ha simplificado y la eficiencia del trabajo contable ha mejorado significativamente. 2. Ampliar las funciones de supervisión contable. Durante el período de contabilidad manual, el enfoque principal de los contadores era registrar varios libros de cuentas y preparar estados contables. La función contable se refleja principalmente en las funciones contables, mientras que la supervisión contable solo se refleja en la contabilidad. La forma de supervisión es principalmente supervisión posterior al evento y supervisión pasiva. En un entorno contable computarizado, por un lado, puede liberar a los contadores del pesado trabajo físico y garantizar que puedan realizar sus funciones de supervisión de manera oportuna y eficaz; por otro lado, el control presupuestario en un entorno contable computarizado no sólo logra; El "monitoreo en tiempo real" de las actividades económicas unitarias rompe el lapso de tiempo, completa el procesamiento de la información contable histórica y el análisis de información futura y ayuda mejor a los contadores en la previsión previa, el control durante el proceso, la evaluación posterior al evento y otras actividades económicas. Todo el proceso de control contable ha ampliado enormemente el alcance de las funciones de supervisión contable. 2. Características de las funciones de los archivos contables en un entorno contable computarizado En comparación con los archivos contables en la era de la contabilidad manual, la formación y gestión de archivos contables en un entorno contable computarizado tienen las tres características siguientes. 1. Complejidad del contenido y escalabilidad del dominio. Los archivos contables tradicionales se refieren a materiales contables en papel, como comprobantes contables, libros contables y estados contables. Son materiales y pruebas históricos importantes que registran y reflejan los negocios económicos. Tienen un estricto equilibrio de datos, puntualidad y seriedad. Desde el punto de vista del contenido real, los ficheros contables formados tras la implantación de la informatización contable, por un lado, conservan los ficheros contables estrictamente normativos, históricos y completos en el sentido tradicional, por otro lado, también incluyen los ficheros contables. almacenados en discos duros de computadoras y otros archivos, los datos contables en medios magnéticos o discos ópticos han ampliado significativamente el alcance y el campo de almacenamiento de los archivos contables computarizados en comparación con los archivos contables tradicionales. 2. Dependencia ambiental y especificidad del transportista. Los archivos de contabilidad tradicionales no requieren el soporte de software ni hardware y son relativamente intuitivos y pueden ver directamente la información contable. Sin embargo, los archivos de contabilidad computarizados solo se pueden reproducir en sistemas de software y hardware específicos y dependen en gran medida del entorno del sistema. La digitalización de los archivos contables ha superado el método de registro de datos contables, ha cambiado el medio de información y ha mejorado la calidad y la velocidad del procesamiento de la información contable. Sin embargo, dado que el soporte de los archivos contables computarizados no es el papel sino los discos magnéticos y los discos ópticos, se ve afectado por factores como la calidad del soporte, el entorno de almacenamiento, el período de validez de la información almacenada y la calidad de los lectores. del transportista en ficheros informáticos. 3. Disfrute de la información y modificabilidad de los datos. La aplicación de tecnología de red puede mejorar la velocidad de recuperación multifacética de archivos contables, realizar la transmisión a larga distancia de información de archivos en Internet y facilitar el intercambio de recursos de archivos contables. Los datos almacenados en medios magnéticos y discos ópticos pueden modificarse fácilmente, provocando que la información de los archivos contables se distorsione o incluso se destruya, haciendo que los archivos contables pierdan su valor. tres. El posicionamiento funcional de los archivos contables en el entorno de informatización contable Dado que los resultados del trabajo contable (archivos contables) en el entorno de informatización contable tienen las características de campos ampliados, dependencia ambiental y fácil modificación de datos, aunque la informatización contable ayuda a simplificar los procesos contables y ampliando las funciones de supervisión contable, pero existen muchos problemas en el control de calidad del trabajo contable y el uso seguro de la información contable, que han planteado nuevas tareas y requisitos para el trabajo contable. Para resolver este problema y adaptar las funciones contables a los requisitos del entorno contable, debemos comenzar ajustando las funciones contables y establecer el ejercicio de las funciones contables en dos niveles. En primer lugar, el personal de atención al público realizará las funciones de contabilidad y supervisión de las actividades económicas y completará el procesamiento de los negocios económicos de la unidad; en segundo lugar, el personal de atención al cliente realizará la función de resupervisión del trabajo contable y completará el control de calidad y utilización de la información de la información contable.

El papel de la gestión de archivos contables computarizadosHola, la contabilidad computarizada significa que las computadoras electrónicas reemplazan la contabilidad, la contabilidad y los reembolsos manuales tradicionales, y reemplazan parcialmente el cerebro humano para completar el análisis y la previsión de la información. proceso de toma de decisiones. Es la abreviatura de la aplicación de la tecnología electrónica moderna y la tecnología de la información basada en computadoras electrónicas a la práctica contable. La informatización contable y la gestión de archivos contables son interdependientes y se refuerzan mutuamente. Por un lado, la informatización de la contabilidad ha ampliado el alcance funcional de los archivos contables y ha mejorado la eficiencia de su gestión. Por otro lado, la gestión de archivos contables también plantea nuevas exigencias para el trabajo contable en un entorno informatizado, proporcionando una importante base teórica para el control contable. Los detalles son los siguientes: 1. El impacto del entorno de informatización contable en las funciones contables. Con el avance de la ciencia y la tecnología y los requisitos de la gestión, la informatización de la contabilidad se ha convertido en un medio para realizar funciones contables, que es el resultado de la interacción entre el entorno científico y tecnológico y el entorno de gestión. En el entorno contable computarizado, por un lado, se ha mejorado el entorno de trabajo de los contadores y se ha mejorado la eficiencia, por otro lado, la forma de las funciones contables ha cambiado y el enfoque de las funciones contables se ha desplazado de la contabilidad en la contabilidad; período contable manual a la contabilidad informatizada. Supervisión contable en un entorno globalizado. 1. Simplificar el proceso contable. Una vez que la escala y la complejidad de las actividades económicas alcanzan un cierto nivel, la contabilidad se separa de otras actividades de gestión económica y forma su propio trabajo independiente a tiempo completo. En el período de la contabilidad manual tradicional, la tarea principal del trabajo contable era la contabilidad. El proceso contable incluía la creación de cuentas, la contabilidad por partida doble, el llenado de comprobantes, el registro de libros de cuentas y la preparación de estados contables. , una gran cantidad de tareas repetitivas incluyen completar comprobantes, registrar varios libros de cuentas y preparar estados contables en un entorno contable computarizado, además de configurar cuentas y completar comprobantes, el proceso contable se basa en una computadora humana; interacción. En la era de la contabilidad manual, una gran cantidad de tareas repetitivas, como el registro de libros de cuentas y la preparación de estados financieros, se realizaban principalmente de forma automática mediante computadoras, y los contadores eran los principales responsables de la revisión y supervisión. Obviamente, en el entorno informatizado, el proceso contable se ha simplificado y la eficiencia del trabajo contable ha mejorado significativamente. 2. Ampliar las funciones de supervisión contable. Durante el período de contabilidad manual, el enfoque principal de los contadores era registrar varios libros de cuentas y preparar estados contables. La función contable se refleja principalmente en las funciones contables, mientras que la supervisión contable solo se refleja en la contabilidad. La forma de supervisión es principalmente supervisión posterior al evento y supervisión pasiva. En un entorno contable computarizado, por un lado, puede liberar a los contadores del pesado trabajo físico y garantizar que puedan realizar sus funciones de supervisión de manera oportuna y eficaz; por otro lado, el control presupuestario en un entorno contable computarizado no sólo logra; El "monitoreo en tiempo real" de las actividades económicas unitarias rompe el lapso de tiempo, completa el procesamiento de la información contable histórica y el análisis de información futura y ayuda mejor a los contadores en la previsión previa, el control durante el proceso, la evaluación posterior al evento y otras actividades económicas. Todo el proceso de control contable ha ampliado enormemente el alcance de las funciones de supervisión contable. 2. Características de las funciones de los archivos contables en un entorno contable computarizado En comparación con los archivos contables en la era de la contabilidad manual, la formación y gestión de archivos contables en un entorno contable computarizado tienen las tres características siguientes. 1. Complejidad del contenido y escalabilidad del dominio. Los archivos contables tradicionales se refieren a materiales contables en papel, como comprobantes contables, libros contables y estados contables. Son materiales y pruebas históricos importantes que registran y reflejan los negocios económicos. Tienen un estricto equilibrio de datos, puntualidad y seriedad. Desde el punto de vista del contenido real, los ficheros contables formados tras la implantación de la informatización contable, por un lado, conservan los ficheros contables estrictamente normativos, históricos y completos en el sentido tradicional, por otro lado, también incluyen los ficheros contables. almacenados en discos duros de computadoras y otros archivos, los datos contables en medios magnéticos o discos ópticos han ampliado significativamente el alcance y el campo de almacenamiento de los archivos contables computarizados en comparación con los archivos contables tradicionales. 2. Dependencia ambiental y especificidad del transportista. Los archivos de contabilidad tradicionales no requieren el soporte de software ni hardware y son relativamente intuitivos y pueden ver directamente la información contable. Sin embargo, los archivos de contabilidad computarizados solo se pueden reproducir en sistemas de software y hardware específicos y dependen en gran medida del entorno del sistema. La digitalización de los archivos contables ha superado el método de registro de datos contables, ha cambiado el medio de información y ha mejorado la calidad y la velocidad del procesamiento de la información contable. Sin embargo, dado que el soporte de los archivos contables computarizados no es el papel sino los discos magnéticos y los discos ópticos, se ve afectado por factores como la calidad del soporte, el entorno de almacenamiento, el período de validez de la información almacenada y la calidad de los lectores. del transportista en ficheros informáticos. 3. Disfrute de la información y modificabilidad de los datos. La aplicación de tecnología de red puede mejorar la velocidad de recuperación multifacética de archivos contables, realizar la transmisión a larga distancia de información de archivos en Internet y facilitar el intercambio de recursos de archivos contables. Los datos almacenados en medios magnéticos y discos ópticos pueden modificarse fácilmente, provocando que la información de los archivos contables se distorsione o incluso se destruya, haciendo que los archivos contables pierdan su valor. tres. El posicionamiento funcional de los archivos contables en el entorno de informatización contable Dado que los resultados del trabajo contable (archivos contables) en el entorno de informatización contable tienen las características de campos ampliados, dependencia ambiental y fácil modificación de datos, aunque la informatización contable ayuda a simplificar los procesos contables y ampliando las funciones de supervisión contable, pero existen muchos problemas en el control de calidad del trabajo contable y el uso seguro de la información contable, que han planteado nuevas tareas y requisitos para el trabajo contable. Para resolver este problema y adaptar las funciones contables a los requisitos del entorno contable, debemos comenzar ajustando las funciones contables y establecer el ejercicio de las funciones contables en dos niveles. En primer lugar, el personal de atención al público realizará las funciones de contabilidad y supervisión de las actividades económicas y completará el procesamiento de los negocios económicos de la unidad; en segundo lugar, el personal de atención al cliente realizará la función de resupervisión del trabajo contable y completará el control de calidad y utilización de la información de la información contable.

Como evidencia que registra el proceso contable y refleja las actividades económicas de la unidad, los archivos contables no sólo son el vínculo entre el front y back office del trabajo contable, sino también la principal forma de lograr el control de calidad contable y la utilización de la información contable. Por lo tanto, en comparación con la función de gestión de archivos en la era de la contabilidad manual tradicional, la función de los archivos contables en el entorno contable computarizado debería resaltar principalmente sus dos funciones principales. 1. Funciones de la pasarela de control de calidad contable. En el entorno contable computarizado, el objetivo del control de calidad contable es establecer un mecanismo de control interno para prevenir "errores" y "fraude" de manera oportuna. La principal responsabilidad de la gestión de archivos contables es dejar rastros de los registros económicos comerciales y del trabajo contable, incluidos los "errores" y los "fraudes", y descubrir y detener rápidamente las conductas antes mencionadas mediante los correspondientes mecanismos de supervisión posterior. Por lo tanto, en el entorno contable computarizado, la función principal de la gestión de archivos contables es avanzar en la recopilación de archivos, garantizar la autenticidad de los archivos contables y reflejar la apariencia original de los negocios económicos y el trabajo contable; en segundo lugar, integrar el sistema de control contable interno; ejecución Los resultados se incluyen en el alcance de la gestión de archivos, y la información de supervisión posterior al evento se envía periódicamente a la recepción de contabilidad, mientras que la retroalimentación de la información y el proceso de procesamiento de la información se registran verdaderamente. En tercer lugar, se debe contar con un sistema de revisión para la recopilación de archivos contables; Deben establecerse y formularse requisitos de archivo para diversos procesos de procesamiento de información contable. Asegúrese de que el contenido esté completo, los procedimientos estén completos, los requisitos sean específicos y las responsabilidades sean claras, de modo que la recopilación de archivos contables se convierta en un proceso a seguir. mejorar la calidad del trabajo contable de la unidad. 2. El papel de la ventana de utilización de la información contable. Dado que los archivos de datos en la computadora son dinámicos y cambian todo el tiempo, la tarea principal del uso de archivos contables es hacer una copia de seguridad de los datos dentro del tiempo especificado de acuerdo con las características del trabajo contable y copiar periódicamente todos los elementos del archivo en el sistema informático. en disco, junto con materiales escritos y archivos electrónicos pertinentes, para garantizar la integridad de los datos archivados y sentar las bases para una investigación exhaustiva y una utilización eficaz de los datos archivados; en segundo lugar, se deben utilizar métodos de análisis estadístico pertinentes para analizar los datos de acuerdo con ellos; De acuerdo con la clasificación económica de negocios de la unidad, la información contable se procesa y clasifica, y se forma información contable valiosa mediante la compilación e investigación de archivos contables y el anuario financiero para evitar la pérdida de información contable importante debido a la falla del transportista para almacenar el archivo. tercero, proporcionar archivos contables al mundo exterior de acuerdo con las necesidades del trabajo. Al tiempo que mejoramos el valor de utilización de los archivos contables, también debemos hacer un buen trabajo en el mantenimiento diario de los archivos contables. Cuatro. Realización de las funciones de los archivos contables en el entorno de la contabilidad computarizada Para realizar las funciones de los archivos contables en el entorno de la contabilidad computarizada, debemos partir de los aspectos de conceptos, sistemas, medios, mano de obra, etc., para asegurar la realización de las funciones de los archivos contables. 1. Fortalecer la conciencia sobre los archivos. En primer lugar, debemos superar algunos conceptos erróneos en el proceso tradicional de gestión de archivos contables y corregir algunas prácticas erróneas. Por ejemplo, enfatiza la gestión de comprobantes y libros de cuentas, mientras descuida la gestión de materiales auxiliares, presta más atención a la gestión de archivos físicos en papel que a la gestión de archivos en soporte magnético; de transferencias de archivos que la gestión de archivos del trabajo contable inicial, presta atención a la gestión unificada de archivos generales, sin prestar atención a la gestión profesional de archivos especiales; En segundo lugar, las ideas avanzadas de gestión de archivos, los métodos de gestión, las teorías de gestión y los resultados de la gestión deben aplicarse a la práctica de gestión de archivos contables, y los principios de puntualidad, integridad, control de procesos, garantía de calidad, preservación adecuada y utilización eficaz de la gestión de archivos contables deben ser establecida. 2. Mejorar el sistema de archivos. La gestión de archivos contables debe partir de requisitos estrictos, ordenados y estandarizados, prestar total atención a la construcción del sistema, seguir estrictamente las "Medidas de gestión de archivos contables" y los requisitos de la gestión de archivos ambientales informatizados contables, y promover activamente el trabajo científico y estandarizado de gestión de archivos contables. , institucionalización y modernización. Es necesario establecer un sistema de revisión de los archivos contables antes de ingresar a la base de datos, fortalecer la gestión de los archivos contables en el trabajo contable de front-office y garantizar la calidad de los archivos contables en la base de datos humana. para la consulta, préstamo y copia de archivos contables para evitar la pérdida y fuga de archivos, para garantizar la seguridad de los archivos contables es necesario fortalecer la gestión de los materiales auxiliares de certificación de los medios magnéticos y de la información contable que tengan valor de conservación y conservación. valor de utilización, evitar la invalidación de la información de archivos de medios magnéticos y garantizar la integridad de los archivos contables. 3. Mejorar los medios de archivo. En el sentido tradicional, archivos significa principalmente almacenes e instalaciones de archivos. Con la aparición continua de nuevos medios de almacenamiento y la aplicación generalizada de la tecnología moderna de procesamiento de información, han surgido muchos nuevos soportes de archivo. Los nuevos soportes y los soportes de archivo tradicionales tienen diferentes características y requisitos en términos de formación de medios, métodos de utilización y métodos de almacenamiento. Los archivos contables basados en nuevos soportes de archivos serán una forma importante de gestión de archivos contables en un entorno informático. No sólo requiere una protección eficaz del soporte del archivo, sino que también garantiza la seguridad, autenticidad e integridad del contenido de la información del archivo, lo que plantea mayores requisitos para los métodos de gestión y el entorno de gestión de los archivos contables. Sólo mediante la introducción de equipos técnicos avanzados, medios técnicos y logros técnicos contemporáneos en la práctica de la gestión de archivos podrá el departamento de gestión de archivos contables adaptarse a los requisitos de la nueva gestión de soportes de archivos. 4. Formar archiveros. La gestión moderna requiere el dominio y la aplicación de talentos modernos, medios científicos y tecnológicos modernos y métodos de gestión científica avanzados, y las personas son el factor decisivo. Debido a la extensión, profesionalismo, exhaustividad y rigor del contenido de los archivos contables, como un tipo especial de archivos, deben gestionarse de manera profesional y no de manera generalizada. La gestión profesional de archivos contables requiere que los administradores de archivos no solo tengan conocimientos de gestión de archivos, sino que también tengan conocimientos contables profesionales y sean capaces de utilizar hábilmente métodos de gestión modernos y diversos programas de gestión. En la actualidad, la mayoría de los administradores de archivos sólo tienen conocimientos unilaterales de contabilidad o gestión de archivos, lo que dificulta satisfacer las necesidades de la gestión de archivos contables moderna.

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