Contabilidad proceso contable computarizado

La inicialización del sistema requiere recopilar las cuentas y los saldos de cada cuenta en la cuenta manual. Por ejemplo, si comienza a crear cuentas a partir de mediados de año, también deberá resumir el monto acumulado y el saldo inicial de cada cuenta. Por lo tanto, es necesario clasificar de antemano los nombres, niveles, saldos y montos de las cuentas en todos los niveles de las cuentas manuales. Aquí, se debe prestar atención a recopilar completamente los saldos y montos de las cuentas mínimas detalladas para evitar omisiones y garantizar la precisión y fluidez de la entrada de datos durante la inicialización.

2. Configuración de codificación

Los códigos se utilizan ampliamente en los sistemas de contabilidad. Este artículo presenta principalmente la configuración de la codificación de materias. Al establecer cuentas, las cuentas recopiladas deben agregarse al sistema contable para establecer el sistema contable del sistema contable. En un sistema de contabilidad computarizado, además de utilizar cuentas contables como la contabilidad manual, se debe agregar un código a cada cuenta contable. Los códigos de cuentas contables generalmente se compilan con números arábigos. El método de codificación de los códigos de grupo es una codificación combinada segmentada, que se divide en varios segmentos de izquierda a derecha. Cada segmento tiene un número fijo de dígitos para representar diferentes niveles de cuentas contables. Por ejemplo, el primer párrafo representa la cuenta del libro mayor, el segundo párrafo representa la cuenta detallada de segundo nivel y el tercer párrafo representa la cuenta detallada de tercer nivel. Al configurar los códigos de cuenta, debe prestar atención a las siguientes cuestiones:

Sistematización

Los sistemas de contabilidad para diversas industrias formulados por el Ministerio de Finanzas dan sistemáticamente los nombres de las cuentas del libro mayor. y una pequeña cantidad de cuentas secundarias y código de cuenta. Al establecer el código de cuenta del libro mayor, debe cumplir con las regulaciones pertinentes del sistema contable formuladas por el departamento financiero. Además de las disposiciones del sistema contable, se pueden establecer códigos de cuentas detallados de acuerdo con los requisitos de gestión del departamento superior y de la unidad para garantizar la sistematicidad y uniformidad de los códigos de cuentas.

(2) Sentido del significado

Para garantizar que cada código corresponda a un tema, no se permite la duplicación de códigos de tema y no se permite que los temas tengan el mismo nombre. Sin embargo, si las materias detalladas con el mismo nombre pertenecen a diferentes materias. Si el sistema acepta la materia superior, no se considerará como una materia con el mismo nombre.

(3) Simplicidad

Bajo la premisa de cumplir con los requisitos de gestión y ser adecuado para el procesamiento informático, intente que la codificación sea lo más simple y clara posible cuanto menor sea el número de dígitos. , mejor, lo cual no solo es conveniente para la memoria, sino que también puede mejorar la velocidad de ingreso de los cupones.

Escalabilidad

Una vez configurado el sistema de contabilidad, su estructura de codificación no se puede cambiar. La modificación de la estructura solo se puede lograr restableciendo la cuenta. Al restablecer la cuenta, se perderán todos los datos de inicialización ingresados ​​y los datos del comprobante ingresado. Por lo tanto, al diseñar el código, debemos considerar plenamente las necesidades de todos los aspectos. Dependiendo del sistema de contabilidad seleccionado, la longitud del código de la cuenta del libro mayor suele ser de 3 a 4 dígitos, mientras que la longitud del código de un cierto nivel de cuentas detalladas generalmente está determinada por el número máximo de cuentas detalladas contenidas en la cuenta de nivel superior. . Tomemos como ejemplo la cuenta detallada de segundo nivel. La cuenta del libro mayor es su cuenta superior, como los depósitos bancarios, las cuentas por cobrar, los ingresos por ventas y los gastos de gestión. Los depósitos bancarios suelen utilizar la apertura. número de banco y cuenta como cuentas detalladas. Varía de dos a tres. Hay hasta veinte o treinta, y el número de cuentas secundarias detalladas sobre ingresos por ventas, gastos administrativos y otros temas generalmente no excede de noventa y nueve. El código de dos dígitos debería poder satisfacer la necesidad de agregar cuentas del mismo nivel en el futuro, y las cuentas corrientes, como las cuentas por cobrar, generalmente se configuran con cuentas detalladas según los clientes o empresas. El número de cuentas detalladas varía mucho, desde docenas hasta cientos. La longitud del código de dos dígitos es difícil de cumplir con los requisitos y debe aumentarse a tres o incluso más, porque los sujetos del mismo nivel deben usar códigos de cuenta de igual longitud. Si el número de códigos de segmento se establece como largo, la mayoría de las cuentas de nivel superior contendrán un número menor de cuentas detalladas, lo que afectará la velocidad de entrada de comprobantes de otras cuentas y es inconsistente con la simplicidad. Para resolver esta contradicción, primero puede clasificar cuentas detalladas, luego configurar cuentas de segundo nivel de acuerdo con la clasificación y luego configurar cuentas detalladas de nivel inferior. Por ejemplo, en la cuenta del libro mayor de cuentas por cobrar, puede configurar cuentas detalladas de segundo nivel según la ubicación del cliente y luego configurar cuentas detalladas de tercer nivel según el nombre del cliente. La solución ideal es utilizar la contabilidad asistida por el cliente actual, generalmente proporcionada por el software de contabilidad empresarial actual. Dado que la codificación de proyectos en contabilidad auxiliar es completamente independiente de la codificación de cuentas contables y tiene su propio sistema, la codificación de proyectos solo está relacionada con sus cuentas contables asociadas, como las cuentas por cobrar y otras cuentas corrientes antes mencionadas, y no afecta La configuración de codificación de otras cuentas no importa y es muy conveniente expandirla. Si se selecciona la función de contabilidad auxiliar, después de configurar el código de cuenta, también se deben configurar el código y el nombre del artículo auxiliar. Si el negocio contable de la unidad, especialmente los fondos monetarios, involucra moneda extranjera, se debe considerar la moneda extranjera al establecer el sistema de cuentas. El software de contabilidad proporciona funciones de contabilidad multidivisa. Los datos de moneda extranjera deben ingresarse en el sistema durante la inicialización del sistema, incluidos: códigos de moneda extranjera, nombres de moneda extranjera, tipos de cambio con la moneda estándar, etc.

En tercer lugar, entrada de datos

Después de completar el trabajo anterior, puede ingresar el saldo de cada cuenta en el sistema. Cuando el sistema contable comienza en enero, solo necesita ingresar el saldo del año anterior, que es tanto el saldo inicial como el saldo a principios de enero. Si el sistema contable se abre en otros meses, se debe ingresar el saldo inicial y el monto acumulado de cada mes desde enero hasta la apertura del sistema contable. Estos son los datos preparados para el informe contable. Si no ingresa el monto acumulado, debido a la falta de continuidad en los datos contables, si futuras consultas e informes requieren montos acumulativos anuales, el sistema no podrá proporcionar datos correctos. En la operación real, la mayoría del software de contabilidad proporciona un método para simplificar la operación, es decir, solo necesita ingresar el saldo inicial y el monto acumulado de la cuenta detallada más baja, y la computadora resumirá automáticamente el saldo inicial y el saldo inicial de cada cuenta superior. cuenta. Si se configuran partidas contables auxiliares, el saldo inicial y el monto acumulado de cada partida contable auxiliar también deben ingresarse durante la inicialización. Después de ingresar el saldo, la computadora puede verificar si el saldo está equilibrado. Después de confirmar que todos los saldos se ingresaron correctamente, puede finalizar la creación de la cuenta y solidificar los saldos para evitar modificar por error el saldo de apertura en el futuro.

4. Lo mejor es establecer sólo un formato común para los tipos de comprobantes contables.

La auditoría es una parte importante del trabajo diario de los contadores. Cuando se opera manualmente, los comprobantes contables clasificados se utilizan para procesar negocios contables. Los comprobantes contables se encuadernan y clasifican individualmente para facilitar la gestión y revisión de los comprobantes. Los contadores pueden dividir los comprobantes de pago, los comprobantes de pago y los comprobantes de transferencia según métodos de clasificación comunes, y también pueden establecer tipos de comprobantes según la situación real de la unidad. Cabe señalar que no se requiere la clasificación de comprobantes contables y solo se puede utilizar un formato de comprobante contable común, es decir, comprobantes de transferencia. De hecho, después de la informatización, la auditoría se puede realizar rápidamente a través de computadoras, y la característica más importante de las computadoras es su alta velocidad, que simplemente compensa las deficiencias de la auditoría manual. Además, configurar el tipo de comprobante y agregar elementos de entrada afectará la velocidad de entrada del comprobante. Además, dado que es necesario numerar varios vales de forma independiente, resulta más complicado organizarlos y almacenarlos. La función de configurar los tipos de comprobantes contables proporcionados por el software de contabilidad es más bien adaptarse a los hábitos de los contadores al realizar la contabilidad manual. Por lo tanto, después de la informatización, no es necesario prestar atención a los elementos de configuración de los tipos de comprobantes contables.

5. Otras cuestiones a las que se debe prestar atención durante el trabajo de inicialización

Después de completar las operaciones anteriores, puede ingresar al procesamiento contable diario, como entrada, modificación, revisión e impresión. comprobantes contables, revisión e impresión, anotación en libros de cuentas, etc. Sin embargo, la inicialización del sistema también debe prestar atención a las siguientes cuestiones:

(1) Los nuevos operadores deben prestar atención al ingresar sus propias contraseñas.

El sistema preestablecerá un operador, generalmente llamado sistema o administrador, que es el administrador del sistema con máxima autoridad en el sistema. Cuando el sistema se inicia oficialmente, se debe cambiar el nombre de usuario a administrador del sistema y se debe agregar una contraseña. Si más de un contador necesita operar en la computadora, se deben agregar operadores adicionales y determinar los permisos correspondientes para cada usuario. La contraseña del nuevo operador debe ser ingresada por el nuevo operador para distinguir responsabilidades.

(B) Preste atención a aprovechar al máximo la función de comprobante de transferencia automática.

Aunque configurar vales de transferencia automática no es una opción obligatoria, utilizar la función de transferencia automática sin duda puede proporcionar una gran comodidad. En el negocio contable de una empresa, a menudo existen comprobantes contables con correspondencias fijas y los datos provienen de los comprobantes contables que se han ingresado al sistema. Para las cuentas de pérdidas y ganancias que deben transferirse todos los meses, después de ingresar y registrar todos los comprobantes de ingresos y costos al final del mes, deben resumirse y transferirse a cuentas similares a las ganancias del año en curso. El comprobante de transferencia automática puede resumir automáticamente el monto o saldo de la cuenta especificada y generar automáticamente un comprobante de transferencia. Antes de utilizar esta función, debe configurar los parámetros necesarios, incluida la cuenta de transferencia, la cuenta de transferencia y la naturaleza de los datos resumidos (saldo, saldo). Tenga en cuenta que puede configurar varias cuentas de transferencia de salida, pero solo una cuenta de transferencia de entrada.

(3) Al configurar el informe, preste atención a configurar correctamente la fórmula de recuperación de datos de acuerdo con el formato de fórmula en el manual del usuario.

Los informes contables son el último eslabón del flujo de trabajo contable. Los informes de contabilidad general generalmente están preestablecidos en el software de contabilidad, pero además de los informes de contabilidad general, las empresas definitivamente necesitan otros informes. Estos informes no se pueden preestablecer y deben ser configurados por el usuario. Un informe normalmente consta de cuatro partes: título de la tabla, encabezado de la tabla, cuerpo de la tabla y pie de página. La configuración del cuerpo de la tabla es la clave. Hay dos tipos de datos en el cuerpo de la tabla, uno son elementos fijos de la tabla y el otro son datos numéricos variables. Los datos numéricos deben recuperarse de los libros de cuentas y otros informes estableciendo una fórmula de recuperación. La fórmula de recuperación cambia a medida que cambian los datos del libro de cuentas.

Los productos de software de contabilidad de diferentes empresas tienen diferentes formatos de fórmula, por lo que debes consultar el manual de usuario del software de contabilidad.

En definitiva, la inicialización del sistema software de contabilidad es una tarea muy importante. Los contadores que no tienen experiencia en el manejo de computadoras deben prestar especial atención a los aspectos anteriores al inicializar el sistema, captar la clave para la inicialización, hacer un buen trabajo de inicialización con alta calidad y maximizar el papel del software de procesamiento contable.