Medidas de Gestión de Archivos Contables_Normas y Reglamentos 2008

Artículo 2 Los archivos contables corporativos incluyen: comprobantes contables, libros contables, informes contables, informes de auditoría, informes de verificación de capital, sistemas de contabilidad financiera y otros documentos importantes relacionados con la gestión empresarial y los derechos de los inversores, como contratos, contabilidad. materiales tales como estatutos, junta directiva, contabilidad y certificación.

Artículo 3: Conservación de los expedientes contables.

El Departamento de Finanzas debe tener una persona dedicada y responsable de mantener los archivos contables y archivar periódicamente la información contable archivada por el Departamento de Finanzas para un registro efectivo.

El periodo de conservación de los ficheros contables se divide en almacenamiento permanente y almacenamiento periódico. Consulte la tabla adjunta para obtener detalles y período de almacenamiento.

Cuando el período de almacenamiento del archivo contable expire y sea necesario destruirlo, el personal de gestión del archivo contable propondrá una opinión de destrucción, que será revisada por el gerente del departamento, aprobada por el gerente general e implementada después de la aprobación. por el superior. El personal de gestión de archivos contables preparará una lista de destrucción de archivos contables, y el personal pertinente del departamento de auditoría y del departamento financiero participará en la destrucción y firmará o sellará la lista de destrucción.

Artículo 4 Préstamo de expedientes contables.

Cuando el personal financiero necesita revisar archivos contables para un trabajo, debe devolverlos a la ubicación original de manera oportuna y en el orden prescrito. Si desean consultar los expedientes archivados, deberán realizar los trámites de préstamo correspondientes.

Si cada unidad dentro del grupo necesita acceder a archivos contables debido a necesidades comerciales, debe ser aprobado por el líder de la unidad. Después de la aprobación del gerente financiero, será recibido por el personal de administración de archivos.

Cuando el personal de unidades externas revise los archivos contables debido a necesidades comerciales, debe presentar una carta de presentación de la unidad, después de la aprobación del gerente financiero, que podrá ser revisada por el personal de administración de archivos. El personal de gestión registrará detalladamente el trabajo del titular del expediente contable Unidad, fecha de revisión, nombre del expediente contable, motivo de la revisión.

Por lo general, no se permite sacar archivos contables fuera de la sala. En caso de circunstancias especiales, si fuera necesario sacar copias de la sala, éstas deberán ser aprobadas por el Gerente del Departamento de Finanzas y devueltas dentro de un plazo.

Artículo 5 Cuando sea necesario entregar expedientes contables por cambios de personal contable o de instituciones contables, los procedimientos de entrega deberán ser cumplimentados y firmados o sellados por el responsable, el transmitente y el destinatario.

Artículo 6: Estas Medidas se aplican a la sede de la empresa y a sus empresas de propiedad total y holding.

Período de conservación de los expedientes contables

Período de conservación del nombre del archivo

(1) Comprobantes contables

1. 15 años

Entre ellos: los comprobantes contables que implican conversiones externas y privadas son comprobantes permanentes.

Conciliación bancaria durante 2,3 años

(2) Libros de contabilidad:

1. Diario 15

Incluye: diario de efectivo y depósitos bancarios. entradas durante 25 años.

2. Libro mayor detallado, libro mayor y libro auxiliar15.

3. Implica la conversión de libros contables permanentes de empresas y particulares extranjeros.

(3) Estados contables:

1. Cuadro de indicadores financieros principales de tres años

2. Informes mensuales y trimestrales 15

3. Estados contables anuales permanentes

(4) Otras categorías:

Lista de almacenamiento y destrucción de archivos contables de 1,25 años

2. El plan de gastos financieros es de 3 años. .

3. Los principales documentos, contratos y acuerdos contables financieros son permanentes.

——Artículo 3 La oficina de la empresa establecerá una organización especial de trabajo de archivos para aceptar la orientación comercial, supervisión e inspección de la oficina de archivos del departamento superior y ser responsable de la gestión de la empresa.

1. Recopilar, organizar, archivar, identificar y conservar los documentos y archivos de la empresa;

2. Proporcionar y utilizar archivos de forma activa; valoración;

4. Realizar estadísticas de archivos;

5. Conservar algunos archivos científicos y tecnológicos

6. de China" Conocimiento sobre sistemas, teoría del trabajo de archivos, tecnología y negocios, dominar los métodos básicos de archivo y garantizar la calidad de los archivos.

Artículo 4 Presentación

Los documentos archivados incluyen:

1. Correspondencia, diversos acuerdos y contratos entre la empresa y las unidades relevantes.

2. Registros, actas y decisiones originales de las reuniones de la empresa (incluidos avisos emitidos, anuncios, ajustes organizativos, nombramientos y destituciones, recompensas y castigos, y normas y reglamentos de toda la empresa).

3. Los planes, estadísticas, presupuesto y cuentas finales de la empresa y resumen de trabajo.

4. Discursos de liderazgo, documentos y actas de reuniones de diversas reuniones profesionales organizadas por la empresa.

5. Documentos, convenios, informes, actas de reuniones y otros documentos e información entre intercambios internacionales y empresas conjuntas.

6. Documentos emitidos por diversos departamentos de la empresa.

7. Otros documentos y materiales importantes de experiencia laboral con valor de conservación.

8. Cartas copiadas enviadas directamente desde otras unidades a varios departamentos de la empresa.

Artículo 5 Requisitos de archivo

1. Los documentos y materiales archivados deben archivarse de acuerdo con los principios de formación natural y conexión histórica, así como con las características y el contenido del documento requeridos para el archivo. .

2. En un volumen, los números o documentos deben ordenarse sistemáticamente según la época en que se formaron.

3. El título del expediente debe ser conciso y exacto, debiendo determinarse el plazo de presentación del mismo. En principio, se puede dividir en tres tipos: permanente, de largo plazo (más de quince años) y de corto plazo (menos de quince años).

4. Enlazar, numerar y cumplimentar el cuadro comparativo del catálogo según los requisitos de archivo.

5. Una vez compuestos todos los archivos, los archivos deben organizarse de manera uniforme, anotar el número de archivo y luego registrarse uno por uno y completar el directorio de archivos.

Artículo 6 Préstamo de Archivos

1. El préstamo de archivos debe pasar por los procedimientos de préstamo. El acceso a los archivos está limitado a los archivos y no se permite el préstamo. La eliminación de los archivos debe ser aprobada por el Director de la Oficina.

2. Plazo de préstamo: El plazo máximo de préstamo de archivos generales no será superior a diez días, y el plazo máximo de préstamo de archivos confidenciales no será superior a una semana.

3. Los prestatarios no pueden prestar, desmantelar, intercambiar o alterar los archivos prestados, y no pueden marcar los archivos.

Subrayar y realizar modificaciones, y los documentos no se pueden copiar sin aprobación.

4. Si el prestatario realmente necesita copiar o extraer documentos por motivos laborales, deberá ser aprobado por el director de la oficina.