Gestión de operaciones del sistema contable computarizado
Además, en el sistema de contabilidad computarizado, la información contable está principalmente centralizada y los errores en cualquier posición afectarán la seguridad de todo el sistema.
La operación y gestión operativa del sistema contable computarizado incluye la gestión de operadores, estandarización de procedimientos operativos, auditoría, respaldo y gestión de registros de operación. Estos aspectos constituyen la gestión del funcionamiento y operación de los sistemas contables computarizados.
(1) Gestión de operadores La gestión de operadores se divide en dos aspectos: identificación de las cualificaciones de los operadores y habilitación.
1. Cualificaciones del operador.
Generalmente, los métodos para determinar las calificaciones del operador los formula el departamento de contabilidad financiera de la empresa. El personal de contabilidad (incluidos los profesionales de la informática) que necesiten operar computadoras para trabajar deben aprobar la evaluación realizada por el equipo de evaluación del departamento financiero y recibir un "Certificado de operación de computadoras" o "Certificado de operación computarizada contable" y poseer el certificado para trabajar. Las personas que no hayan aprobado el examen o no tengan licencia no pueden operar en la computadora. Las calificaciones de los operadores son medidas para garantizar fundamentalmente el nivel técnico de los operadores y garantizar el funcionamiento normal del sistema. Puede evitar eficazmente que los operadores cometan errores y pérdidas debido a técnicas operativas no calificadas y a la falta de un cierto nivel de habilidad.
2.Autorización.
De acuerdo con las disposiciones pertinentes de las "Medidas de Gestión de la Contabilidad Informatizada", el software debe tener la función de impedir el uso no autorizado por parte de personal no designado y controlar los derechos de uso de los operadores designados. En el trabajo real, además del cifrado técnico del software de contabilidad, también debe haber una división del trabajo en la gestión, identificando claramente a los administradores de sistemas, empleados de entrada de datos, contables de auditoría, preparadores de informes contables, operadores de impresión de libros contables y módulos de funciones especiales. La autoridad operativa de los operadores y otros operadores de empresas contables para evitar la pérdida, confusión y fuga de datos debido a operaciones no autorizadas.
(2) Los estándares de operación deben seguir estrictamente el "Flujo de trabajo del sistema computarizado de contabilidad" para completar todo el trabajo. Debe utilizar su nombre real para ingresar al sistema de contabilidad computarizado y completar la fecha según se requiera. La contraseña del operador, el contenido de la operación, la hora de inicio y finalización de la operación y el estado de la operación deben operarse de acuerdo con las instrucciones que estipulan la autoridad del operador, y no se debe realizar ninguna operación que viole las especificaciones. Todos los operadores de computadoras deben registrar todas las operaciones de la computadora. Los problemas descubiertos durante la operación deben informarse al administrador del sistema de manera oportuna. El fenómeno, proceso de tratamiento y métodos de tratamiento del problema. Los resultados del tratamiento deben registrarse claramente. Para fallas operativas graves o mayores, además de registrarse según normatividad, también se deben reportar al responsable de la unidad. Cierre sesión en el sistema inmediatamente después de salir del trabajo para evitar que otras personas utilicen el sistema para otras operaciones. No revele su contraseña a otras personas y cámbiela periódicamente. Inicie el sistema en el orden requerido y apáguelo en el orden especificado después de salir del trabajo.
El hardware, el equipo y el software del sistema computarizado de contabilidad son administrados y utilizados de manera uniforme por el departamento financiero, y el personal de otros departamentos generalmente no puede usarlo. Cuando sea realmente necesario su uso, deberá ser aprobado por el responsable correspondiente del departamento financiero, y se deberá confirmar que no afectará el normal trabajo de informatización contable. Una vez aprobado, el personal de otros departamentos deberá registrar sus operaciones e indicar el nombre del aprobador y el momento de la aprobación en el formulario de registro computarizado. Nadie puede jugar juegos de computadora ni usarlos para servir a países extranjeros. Para evitar que las computadoras sean infectadas por virus, todos los disquetes deben probarse en busca de virus y desinfectarse antes de poder realizar otras operaciones. Para garantizar la seguridad del hardware, no hay cables de interfaz, incluidos enchufes para cables de impresión, enchufes para cables de pantalla, enchufes para teclados, etc. , permitiendo plug-in o plug-in. No se permiten trabajos de mantenimiento de hardware o software no registrados.
(3) Auditoría
1. Verificar antes de la entrada. Verificar la racionalidad y legalidad del comprobante original, es decir, si está firmado por el responsable, el inspector y el líder a cargo. Si se preparan comprobantes contables manuales, debe verificar si los comprobantes manuales cumplen con los requisitos del sistema contable y si la relación de débito y crédito está equilibrada. No se permite ingresar comprobantes contables no auditados; otros asuntos contables y los datos deben ser examinados previamente.
2. Verificar después de la entrada. Independientemente de si el comprobante contable se prepara directamente en la computadora o manualmente después de la revisión y la entrada, antes de imprimir el comprobante contable, el auditor debe revisar estrictamente el comprobante contable en la máquina para garantizar que sea completamente consistente con el comprobante contable manual o el comprobante original, firmar después de la verificación. Después de imprimir los comprobantes contables, los auditores aún deben verificar estrictamente la fecha, el contenido comercial y el resumen, las partidas de débito, el monto y la cantidad de los comprobantes contables. Si se encuentran comprobantes ilegales o erróneos, deben devolverse al personal encargado. oportunamente para su correcto manejo.
3. Revisar todos los comprobantes e informes una vez por semana para garantizar que los datos sean correctos.
(4) Copia de seguridad En la contabilidad manual, todos los documentos contables, libros contables, estados contables y otros datos contables se almacenan en papel en forma de texto. Dado que la información almacenada en soportes de papel tiene alta seguridad y estabilidad, copiar la información en soportes de papel también requiere mucho tiempo y es laborioso. Por lo tanto, para garantizar la seguridad de la información contable, el método habitual es fortalecer la protección de la información en soporte papel, y rara vez se utiliza el método de realizar copias (copias de seguridad).
En los sistemas de contabilidad computarizados, los medios de almacenamiento de información contable son principalmente medios magnéticos, como discos. La información almacenada en medios magnéticos es relativamente inestable y tiene poca seguridad, por otro lado, la información almacenada en medios magnéticos se puede copiar fácilmente, es decir, realizar copias de seguridad; Por lo tanto, tras la realización de la informatización contable, la copia de seguridad de los archivos contables se ha convertido en un método de gestión rutinario y necesario.
Tiempo de respaldo, también llamado intervalo de respaldo. El propósito de la copia de seguridad es evitar la pérdida accidental de archivos contables. Por lo tanto, la copia de seguridad se puede dividir en copia de seguridad permanente y copia de seguridad temporal. La copia de seguridad permanente significa que la copia generada por la copia de seguridad debe guardarse durante mucho tiempo. Una copia de seguridad temporal significa que la copia producida por la copia de seguridad solo se conserva temporalmente. Las copias de seguridad permanentes se realizan principalmente al final de cada período contable. Generalmente se hacen dos o tres copias y se guardan en diferentes lugares para evitar accidentes. Las copias de seguridad temporales generalmente se realizan diariamente o cuando se completa cada trabajo. Los métodos de copia de seguridad a y B se pueden utilizar para copias de seguridad temporales. Los llamados dos métodos de copia de seguridad A y B se refieren a la preparación de dos conjuntos de discos según la cantidad de datos de copia de seguridad, denominados grupo A y grupo B respectivamente. Utilice discos del grupo A para la primera copia de seguridad; la segunda vez utilice la copia de seguridad del disco del grupo B; la tercera vez utilice la copia de seguridad del disco del grupo A, la cuarta copia de seguridad de los discos del grupo B... y así sucesivamente. La ventaja de este método es que mejora la seguridad de los datos de la copia de seguridad sin aumentar la carga de trabajo de la copia de seguridad. Los disquetes de respaldo deben almacenarse en un lugar seguro. Generalmente, debe tener las funciones de antirrobo, antimagnético, a prueba de humedad, a prueba de calor y anticontaminación.
(5) Registro de operaciones.
Los registros de operación generalmente incluyen: hora de inicio, contenido de la operación, funciones de llamada, estado de ejecución del hardware, estado de ejecución del software, hora de apagado, firma del operador, etc. A través del registro de operaciones, no sólo podemos comprender el estado operativo del sistema computarizado de contabilidad, sino también cultivar y mejorar el sentido de responsabilidad de los operadores. Más importante aún, el registro de operaciones puede reflejar el uso de software y hardware de computadora dentro de un período determinado, proporcionando información de primera mano para que el personal de mantenimiento de computadoras formule planes y medidas de mantenimiento.