Reglamento sobre el alcance y plazo de presentación de documentos y materiales corporativos

Artículo 2: Los documentos y materiales empresariales mencionados en este reglamento se refieren a registros de diversas categorías y soportes formados por empresas en el proceso de I+D, producción, servicio, operación y gestión.

Artículo 3: Los departamentos administrativos de archivos de todos los niveles son responsables de brindar orientación y supervisión comercial sobre el alcance de la presentación de documentos y materiales empresariales y la preparación de cronogramas de períodos de retención de archivos basados ​​en las relaciones con los activos empresariales.

Artículo 4 El alcance del archivo de documentos y materiales de la empresa es: (1) Reflejar las actividades y la apariencia histórica básica de la empresa en investigación y desarrollo, producción, servicios, operación y gestión, etc., y reflejando las actividades de la empresa, la construcción nacional, Materiales documentales valiosos para el desarrollo social y la investigación histórica. (2) Documentos y materiales con valor documental formados por empresas en diversas actividades para salvaguardar los derechos e intereses del país, las empresas y los empleados. (3) Documentos e información de agencias relevantes y unidades superiores que deben ser ejecutados por la empresa, así como documentos e información que deben ser ejecutados o recuperados de unidades no afiliadas documentos e información relacionados con la empresa emitidos por sociales; agencias intermediarias; empresas afiliadas y empresas holding Documentos e información importantes presentados. (4) Documentos y materiales que deben archivarse y conservarse de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes, así como otros documentos y materiales que tengan valor de referencia para las actividades de la empresa.

Artículo 5 No es necesario presentar los siguientes documentos e información de la empresa: (1) Documentos e información emitidos por las autoridades pertinentes y autoridades superiores que son generales y no necesitan ser procesados ​​por la empresa, el nombramiento y despido de empleados no asalariados, Documentos, información sobre premios y castigos, registros de referencias laborales, etc. (2) Documentos duplicados en documentos de la empresa, documentos transaccionales y temporales sin valor referencial, documentos que no han sido discutidos en reuniones y revisados ​​y emitidos por los líderes, revisiones y correcciones previas de documentos generales, sobres sin valor especial de conservación, General cartas y registros de llamadas que no necesitan ser procesados, documentos y materiales copiados entre sí dentro de la empresa, documentos y materiales que no tienen que ver con la empresa formada por el responsable que trabaja a tiempo parcial en otras unidades, y documentos y materiales relacionados con referencias laborales. (3) Documentos e información enviados por unidades no afiliadas que no necesitan ser ejecutados y no tienen valor de referencia (4) Informes e informes generales presentados por empresas afiliadas y holdings como referencia, así como documentos y materiales que no lo hacen; necesitan ser procesados ​​por la empresa son utilizados por otras organizaciones sociales Copiados por la organización (5) Otros documentos y materiales que no necesitan ser archivados.

Artículo 6 Todos los documentos y materiales dentro del alcance del archivo empresarial deben transferirse al departamento de archivos empresariales de acuerdo con las regulaciones pertinentes y se debe implementar una gestión centralizada y unificada. Ningún individuo podrá reclamarlo como propio ni negarse a archivarlo.

Artículo 7 El período de conservación de los archivos empresariales se define como permanente y fijo. El período fijo se divide generalmente en 30 años y 10 años.

Artículo 8 Los archivos de gestión empresarial conservados permanentemente incluyen principalmente: (1) Documentos y materiales generados durante el establecimiento, fusión, división, reestructuración, cotización, disolución, quiebra u otros cambios de la empresa, la junta directiva de la empresa. de directores y consejo de supervisión , Documentos y materiales para la composición, modificación, convocatoria, desempeño de funciones y protección de derechos e intereses de la junta general de accionistas. (2) Materiales de certificación para el registro, evaluación y certificación de derechos de propiedad de activos empresariales, materiales de certificación para la transferencia, venta, hipoteca, arrendamiento, licencia, cambio y protección de derechos de propiedad de activos, materiales de certificación para inversiones externas, confirmación, transferencias y cambios y otros documentos e información, documentos e información de financiación corporativa. (3) Las solicitudes de la empresa de instrucciones, informes, declaraciones y respuestas de agencias relevantes y unidades superiores, así como respuestas a preguntas importantes, documentos importantes e información emitidos por agencias relevantes y unidades superiores que deben ser manejados por la empresa, y documentos emitidos por asociaciones industriales e intermediarios Documentos e información importantes, como decisiones importantes, auditorías, notarizaciones y resoluciones, así como contratos, acuerdos, acuerdos complementarios, etc. importantes formados entre la empresa y otras organizaciones e individuos. (4) Planes de desarrollo empresarial, decisiones estratégicas, reformas importantes, planes anuales y documentos resumidos, sistemas de gestión interna, reglamentos, métodos y otros documentos. (5) Documentos e información importantes sobre la historia organizacional y la gestión de recursos humanos de la empresa; otros documentos e información importantes relacionados con los derechos e intereses de los empleados de la empresa; documentos e información sobre la construcción de la cultura corporativa. (6) Documentos e información importantes sobre el funcionamiento y gestión de la empresa. (7) Documentos e información importantes sobre la gestión de la tecnología de producción de la empresa. (8) Documentos e información importantes sobre la gestión administrativa de la empresa. (9) Documentos importantes e información sobre el partido y el trabajo masivo de la empresa. (10) Publicidad e informes de los medios de comunicación sobre las actividades importantes de la empresa, los principales acontecimientos y las cifras típicas.

(11) Documentos y materiales importantes como discursos, inscripciones, instrucciones, grabaciones de audio, grabaciones de video, fotografías, informes de trabajo empresarial y otros invitados importantes cuando visitan la empresa, incluidos líderes de agencias relevantes y unidades administrativas de nivel superior, celebridades sociales y otros invitados importantes; la empresa participa en importantes eventos nacionales y sociales. Documentos y materiales importantes para las actividades, documentos y materiales importantes producidos por los empleados de la empresa que participan en el partido, la liga, el sindicato, el congreso popular, la CCPPCh y otros congresos provinciales y superiores. (12) Informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones y otros documentos y materiales presentados por las unidades, subsidiarias, sociedades holding, acciones y empresas e instituciones extranjeras directamente afiliadas de la empresa sobre asuntos importantes.

Artículo 9

Los archivos de gestión empresarial que se conservan periódicamente incluyen principalmente: (1) Documentos generales e información sobre las operaciones de capital y gestión de activos de la empresa, documentos generales e información sobre los derechos e intereses de los empleados de la empresa. (2) Documentos como planes de trabajo departamentales de la empresa o planes especiales de trabajo, planes y resúmenes semestrales, trimestrales, mensuales. (3) Documentos generales, materiales y anuncios generales de reuniones y actividades que celebre la empresa. (4) Documentos generales e información sobre la operación y gestión empresarial. (5) Documentos generales e información sobre la gestión de la tecnología de producción de la empresa. (6) Documentos y materiales generales para el trabajo administrativo de la empresa. (7) Documentos y materiales generales sobre el partido y el trabajo masivo de la empresa. (8) Las solicitudes, informes y declaraciones de la empresa sobre cuestiones generales a las autoridades pertinentes y unidades de supervisión de nivel superior, las respuestas y respuestas de las agencias pertinentes y unidades de supervisión de nivel superior, y las instrucciones generales emitidas por las agencias pertinentes, de nivel superior. unidades de supervisión y asociaciones industriales que deben ser implementadas por la empresa. Documentos e información, documentos de certificación generales emitidos a la empresa, contratos y acuerdos generales celebrados entre la empresa y otras unidades e individuos. (9) Solicitudes de instrucciones, informes, cartas de unidades directamente afiliadas, subordinadas y sociedades holding, así como documentos e información como, por ejemplo, aprobaciones de empresas. (10) Documentos y materiales generales para que la empresa participe en actividades nacionales y sociales, documentos y materiales generales para que los empleados de la empresa participen en el partido, la liga, el sindicato, el congreso popular, la CCPPCh y otros congresos provinciales y superiores; y materiales para que la empresa reciba invitados importantes, como planos de trabajo y planos de materiales de documentación.

Artículo 10. Se adjunta el plazo de conservación de los expedientes de gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, gestión administrativa, asuntos partidistas y otros expedientes de gestión.

Artículo 11 El período de conservación del expediente de gestión previsto en este reglamento es el período mínimo, pudiendo la empresa optar por un período mayor al especificado en la división específica.

Artículo 12 El alcance de la presentación y el período de almacenamiento de archivos de documentos y materiales tales como producción de productos empresariales y negocios de servicios, investigación y desarrollo científicos, construcción de capital, equipos e instrumentos, contabilidad, cuadros y empleados, etc. se basará en las regulaciones y normas nacionales pertinentes, combinadas con la implementación real de la empresa.

Artículo 13 La empresa deberá archivar los documentos en papel, si existieran modificaciones y explicaciones importantes, o expedientes que deban ser tramitados, se archivarán junto con los documentos originales y los documentos finales. Para los documentos electrónicos que no tienen el papel correspondiente o que no se pueden exportar a papel, las empresas deben incluirlos en el alcance del archivo y dividir el período de retención. En consecuencia, las empresas deberían archivar los metadatos de los documentos electrónicos archivados.

Artículo 14 Los originales de las reuniones conjuntas de múltiples empresas, los productos desarrollados conjuntamente, los proyectos conjuntos de construcción o investigación y los documentos y materiales escritos conjuntamente serán archivados por la empresa patrocinadora, y las copias o materiales correspondientes serán archivados. archivados por otras empresas. Copias en otros formatos.

Artículo 15 Las empresas, de acuerdo con estas regulaciones y las regulaciones nacionales e industriales pertinentes, y en combinación con las características de la organización de producción, los productos y los servicios de la empresa, prepararán un alcance de presentación y un cronograma del período de almacenamiento para varios documentos y materiales. Las empresas deben, de conformidad con las relaciones de propiedad de los activos, orientar a sus empresas afiliadas para estandarizar el alcance de la presentación y los cronogramas del período de retención de archivos de diversos documentos y materiales de acuerdo con las regulaciones pertinentes, y revisar y aprobar el alcance de la presentación y los cronogramas del período de retención de archivos de sus afiliadas. empresas.

Artículo 16 El alcance del archivo de documentos y materiales en la sede de empresas administradas centralmente (incluidas empresas centrales, empresas financieras, empresas culturales afiliadas centralmente, etc.), supervisadas por la Comisión de Administración y Supervisión de Activos Estatales. del Consejo de Estado). ) y el plazo de conservación de los expedientes de gestión se aplicará previa aprobación de la Administración de Archivos del Estado. El alcance de la presentación de documentos y materiales preparados por las oficinas centrales de las empresas estatales locales y el período de almacenamiento de los archivos de gestión se informarán al departamento administrativo de archivos del mismo nivel para su aprobación antes de su implementación.

Artículo 17 Cuando se produzcan cambios importantes en la estructura de capital o en el negocio principal de una empresa, el alcance de la presentación de documentos y materiales y el cronograma del período de retención de archivos deben revisarse y mejorarse de manera oportuna.

Artículo 18 Al preparar el alcance de la presentación y el cronograma del período de retención de documentos, una empresa deberá analizar e identificar exhaustivamente las funciones prácticas y el valor histórico de los documentos y materiales generados por la empresa, y tomar en consideración general los documentos en papel. y otros soportes Requisitos para la gestión de documentos y materiales, definiendo con precisión el alcance del archivo de documentos y materiales y dividiendo el período de almacenamiento de los documentos.

Artículo 19: Estas regulaciones se aplican a las empresas registradas y establecidas dentro del territorio de la República Popular de China. Las empresas que operan en el extranjero deberán referirse a los requisitos de estas regulaciones por parte de las instituciones corporativas de ciencia y tecnología; y aplicarlos.

Artículo 20 Corresponde a la Administración de Archivos del Estado la interpretación de este reglamento.

Artículo 21 El presente reglamento entrará en vigor el 20 de febrero de 2013.