Gestión de archivos contables
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la gestión de los archivos contables, unificar el sistema de gestión de los archivos contables y servir mejor al desarrollo de la economía de mercado socialista, de conformidad con el Reglamento Contable Ley de la República Popular China y Ley de Contabilidad de la Ley de Archivos de la República Popular China" y formula estas Medidas.
Artículo 2 Las agencias estatales, grupos sociales, empresas e instituciones, hogares industriales y comerciales individuales y otras organizaciones (en adelante, unidades) que necesiten establecer cuentas gestionarán archivos contables de acuerdo con estas Medidas.
Artículo 3 Los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares en todos los niveles son responsables de la orientación, supervisión e inspección de los archivos contables.
Artículo 4 Todas las unidades deben fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables, establecer sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, almacenamiento, revisión y destrucción de archivos contables, y garantizar que los archivos contables se mantengan y almacenen adecuadamente. de manera ordenada y conveniente para verificar y evitar daños, pérdidas y fugas.
Artículo 5 Los archivos contables se refieren a comprobantes contables, libros contables, informes financieros y otros materiales profesionales contables. Son materiales y pruebas históricas importantes que registran y reflejan el negocio económico de la unidad. En concreto se incluyen:
(1) Comprobantes contables: comprobantes originales, comprobantes contables, comprobantes resumidos y otros comprobantes contables.
(2) Libros de contabilidad: libro mayor, libro mayor detallado, contabilidad mensual. Tarjetas de activo fijo, libros de cuentas auxiliares y otros libros de cuentas.
(3) Informes financieros: informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, incluidos informes financieros como estados contables, cronogramas, notas y descripciones de texto.
(4) Otras categorías: extractos bancarios, extractos bancarios, otra información profesional contable que debe conservarse, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables.
Artículo 6 Los archivos contables formados por cada unidad cada año serán clasificados y encuadernados en volúmenes por la agencia contable de acuerdo con los requisitos de archivo, y se preparará una lista de archivos contables.
Una vez finalizado el ejercicio fiscal, los archivos contables formados ese año pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año. Después de la expiración del período, la agencia de contabilidad debe preparar una lista de transferencia y transferirla a la agencia de archivos de la unidad para su custodia unificada. Si no hay una agencia de archivos, se debe designar a una persona designada para mantenerla en la agencia de contabilidad; El cajero no podrá ser responsable de los archivos contables.
Los ficheros contables transferidos a la organización de archivos de la unidad deberán conservarse, en principio, en los ficheros originales. Si hay casos individuales que necesitan ser desempaquetados y reorganizados, la agencia de archivos trabajará con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempaquetarlos y reorganizarlos y aclarar responsabilidades.
Artículo 7 No se prestarán los archivos contables que lleve cada unidad. Si existen necesidades especiales, con la aprobación del responsable de la unidad, se puede disponer para inspección o copia, y se pueden completar los trámites de registro. El personal que consulta o copia archivos contables tiene estrictamente prohibido desfigurar, abrir o reemplazar archivos contables.
Cada unidad deberá establecer y mejorar el sistema de revisión, copia y registro de expedientes contables.
Artículo 8 El plazo de conservación de los expedientes contables se divide en dos tipos: permanente y fijo. Los períodos de depósito fijo se dividen en 5 categorías: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años.
El plazo de conservación de los ficheros contables se computa a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio fiscal.
Artículo 9 El período de almacenamiento de los archivos contables estipulado en estas Medidas es el período mínimo de almacenamiento. En principio, el período de almacenamiento de varios archivos contables se basará en el período que figura en el apéndice de estas Medidas.
Si los nombres específicos de los archivos contables de cada unidad no coinciden con los nombres de los archivos enumerados en el anexo de estas medidas, podrán procesarse de acuerdo con el período de retención de archivos similares.
Artículo 10 Los archivos contables que hayan caducado, salvo las circunstancias previstas en el artículo 11 de estas Medidas, podrán ser destruidos de acuerdo con los siguientes procedimientos:
(1) Los archivos de la unidad La agencia deberá proponer conjuntamente dictámenes de destrucción y preparará un inventario de destrucción de archivos contables, indicando el nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento, período de almacenamiento y tiempo de destrucción de los archivos contables. destruido.
(2) El responsable de la unidad firma la lista de destrucción del expediente contable.
(3) Al destruir archivos contables, tanto la agencia de archivos como la agencia de contabilidad deben enviar personal para supervisar la destrucción. Cuando las agencias estatales destruyen archivos contables, deben enviar personal del departamento financiero y del departamento de auditoría al mismo nivel para participar en la supervisión y supervisión. Cuando el departamento financiero destruye archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel debe enviar personal para supervisar la destrucción.
(4) Antes de destruir los archivos contables, el gerente de ventas debe inspeccionar los archivos contables que se van a destruir de acuerdo con el contenido enumerado en la "Lista de destrucción de archivos contables"; después de la destrucción, debe firmar y sellar en el; Sello de lista de destrucción de archivos contables, e informe al responsable de la unidad para su supervisión.
Artículo 11 Los comprobantes originales de reclamos y deudas vencidos pero aún no liquidados y los comprobantes originales relacionados con otros asuntos pendientes no serán destruidos y se conservarán en volúmenes separados hasta que se completen los asuntos pendientes. Los archivos contables que se hayan archivado por separado deben incluirse en la lista de destrucción de archivos contables y en la lista de almacenamiento de archivos contables.
No se destruirán los archivos contables de la unidad constructiva durante el período de construcción del proyecto.
Artículo 12 Las unidades que utilicen computadoras electrónicas para la contabilidad deberán llevar archivos contables en papel.
Utilizar soportes magnéticos como cintas, discos, CD, microfilmes, etc. La conservación de los archivos contables será estipulada uniformemente por el departamento competente en materia de negocios del Consejo de Estado y comunicada al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.
Artículo 13 Si una unidad se extingue por cancelación, disolución, quiebra u otros motivos, los archivos contables formados antes de la terminación o baja serán confiados o entregados por el departamento comercial o propietario de la unidad que se extingue. unidad almacenada en la biblioteca. Si las leyes y reglamentos administrativos dispusieran lo contrario, prevalecerán dichas disposiciones.
Artículo 14 Después de la división de la unidad original, sus archivos contables serán conservados por la parte que sobreviva a la división. Otras partes podrán verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio después de la división de la unidad; unidad, si la unidad original se disuelve, sus archivos contables serán conservados por la parte sobreviviente. Los archivos son administrados por una de las partes o transferidos a los archivos para su custodia después de la negociación entre las partes. Todas las partes pueden verificar y copiar los archivos contables relacionados. a sus negocios. Los comprobantes originales que involucren asuntos contables pendientes en la división de esta unidad serán emitidos y conservados por separado por las partes comerciales relevantes, y los procedimientos de entrega se completarán de acuerdo con las regulaciones.
Los archivos contables involucrados en las unidades que manejan transferencias de negocios a otras unidades serán conservados por la unidad original, y la unidad de negocios que realiza el negocio puede verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio. Los comprobantes originales que contengan asuntos contables pendientes de liquidación serán retirados por separado y conservados por la unidad empresarial, y los procedimientos de entrega se completarán de conformidad con las normas.
Artículo 15 Después de la fusión de unidades, si la unidad original se disuelve o una de las partes se disuelve, los archivos contables de la unidad original serán conservados por la unidad fusionada si la unidad original aún existe después de la fusión; fusión, sus archivos contables seguirán siendo conservados por la unidad original.
Artículo 16 Los archivos contables formados por la unidad de construcción durante el proceso de construcción del proyecto se entregarán a la unidad de aceptación del proyecto de construcción una vez que se completen las cuentas finales, y los procedimientos de transferencia se completarán de acuerdo con regulaciones.
Artículo 17 Cuando se transfieran archivos contables entre unidades, ambas partes deberán seguir los procedimientos de transferencia de archivos contables.
La unidad que transfiere archivos contables preparará un inventario de transferencia de archivos contables. El inventario contendrá el nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final y número de archivo, período de almacenamiento y período de almacenamiento de. los expedientes contables que deben transferirse.
Al transferir archivos contables, la parte transferente los transferirá elemento por elemento de acuerdo con el contenido que figura en la lista de transferencia de archivos contables, y el responsable de la unidad transferente será responsable de la supervisión. Una vez finalizada la entrega, los gerentes y supervisores de ambas partes deben firmar o sellar la lista de entrega del expediente contable.
Artículo 18 No se sacarán del país los archivos contables de las unidades nacionales. Los archivos contables de las empresas establecidas en el extranjero por instituciones extranjeras y unidades nacionales (en adelante denominadas unidades extranjeras) se gestionarán de conformidad con estas Medidas y las reglamentaciones nacionales pertinentes.
Artículo 19: Los presupuestos, planos, sistemas y demás documentos y materiales estarán sujetos a las normas de gestión documental y de archivos y no estarán sujetos a las presentes Medidas.
Artículo 20: Los departamentos financieros y departamentos de gestión de archivos de los gobiernos populares de las provincias, regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central, los departamentos competentes del Consejo de Estado y el Departamento General de Logística del El Ejército Popular de Liberación de China podrá, de conformidad con las disposiciones de estas Medidas, junto con sus respectivas regiones y departamentos. Según la situación específica, formularemos medidas de implementación y las enviaremos al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.
Artículo 21 El Ministerio de Hacienda es responsable de la interpretación de estas Medidas y se implementarán a partir de octubre 0999+65438+65438. Las "Medidas de gestión de archivos contables" emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado el 1 de junio de 0984 quedarán abolidas a partir de la fecha de implementación de estas medidas.
Anexo 1: Tabla de períodos de retención de archivos contables de empresas y otras organizaciones
Los archivos de números de serie se denominan registros de período de retención.
1. Comprobantes contables
1 Comprobantes originales 15 años
2 Comprobantes contables 15 años
3 Comprobantes resumen 15 años
2. Libros de contabilidad
El libro mayor 15 incluye diarios y libros mayores.
5 Cuentas detalladas 15
6 Diario 15 Los diarios de efectivo y depósitos se llevan durante 25 años.
7 Las tarjetas de activo fijo se conservarán durante 5 años después del desguace y liquidación del activo fijo.
8 Libros de Cuentas Auxiliares durante 15 Años
La categoría de informes financieros incluye informes financieros resumidos por departamentos competentes en todos los niveles.
Septiembre, informe financiero trimestral de 3 años, incluyendo análisis de texto.
El informe financiero 2010 (cuentas finales) contiene permanentemente análisis de texto.
Otras Categorías
11 Lista de Transferencia de Contabilidad 15
12 Archivos de Contabilidad Inventario Preservado Permanentemente
13 Lista de Destrucción de Archivos de Contabilidad Permanente
14 Conciliación del saldo bancario a cinco años
15 Estado de cuenta bancario a cinco años
El "pendiente" no se puede destruir porque sigue siendo una deuda comercial. Si todas las reclamaciones están sujetas a provisiones para insolvencias, no se liquidarán.
"Construcción de proyectos" generalmente se refiere a proyectos en construcción.