Las empresas pueden establecer y destruir libros contables según las necesidades de gestión.

Según lo establecido en el “Sistema de Gestión de Archivos Contables”, los archivos contables incluyen libros contables, que incluyen libros mayores, cuentas detalladas, diarios y registros auxiliares diversos.

Después de la liquidación anual de varios libros de contabilidad, excepto los utilizados para la cena de Nochevieja, todos los demás libros de contabilidad deben ordenarse y gestionarse adecuadamente. Los libros de contabilidad se llevan durante 15 años, de los cuales los diarios de caja y depósitos se llevan durante 25 años.

Cuando el período de almacenamiento de los archivos contables expire y sea necesario destruirlo, el departamento de archivos propondrá una lista de destrucción, la presentará al departamento financiero para su evaluación, preparará una lista de destrucción de los archivos contables y la enviará a el gerente a cargo y el departamento superior para su aprobación antes de la destrucción. Cuando los archivos contables se destruyen de acuerdo con las normas, el departamento de archivos, el departamento de contabilidad y el departamento de auditoría deben enviar personal para supervisar la destrucción. Los supervisores deben inventariar e inspeccionar cuidadosamente los archivos contables antes de destruirlos. Después de la destrucción, la lista de destrucción debe firmarse y sellarse, y la situación de supervisión de la destrucción debe informarse por escrito a los líderes pertinentes.