Problemas a los que se debe prestar atención al inicializar el sistema informático contable

La inicialización del sistema es el primer paso en la informatización contable, pero pueden surgir muchos problemas durante la inicialización del sistema. ¿Sabe a qué cuestiones se debe prestar atención al inicializar un sistema de contabilidad computarizado? Las siguientes son las cuestiones a las que debo prestar atención al inicializar el sistema de contabilidad computarizado. Bienvenido a leer.

Conocimientos previos:

El sistema de software de procesamiento de contabilidad es el módulo central del sistema de software computarizado de contabilidad. Un sistema de contabilidad comercial generalmente consta de las siguientes partes: inicialización del sistema, entrada de comprobantes contables, liquidación contable, procesamiento de libros de cuentas, procesamiento de informes, etc. Para que el software de procesamiento de contabilidad se ejecute normalmente, primero debe completar la inicialización del sistema, es decir, crear cuentas.

El establecimiento de un software de procesamiento contable se refiere a la configuración inicial del software antes de su puesta en uso oficialmente. Antes de crear cuentas, no se han establecido cuentas contables y no se pueden ingresar el saldo y el monto anteriores de cada cuenta. Por lo tanto, la creación de cuentas es el primer paso que se debe tomar antes del uso oficial del software de procesamiento contable. La inicialización del software del sistema también es una tarea única en el uso de software de contabilidad. La estructura de codificación de las cuentas contables y algunos parámetros establecidos durante el proceso de inicialización del sistema no se pueden modificar una vez creadas las cuentas. La calidad de la inicialización del sistema afectará directamente la calidad y la eficiencia del trabajo del software de contabilidad, por lo que la configuración de inicialización del software del sistema también es muy importante. En el trabajo real, muchos usuarios de software de contabilidad han afectado gravemente la eficiencia y la calidad del sistema debido a una inicialización incorrecta. Este artículo analiza la inicialización del sistema desde los aspectos de recopilación de datos iniciales, configuración del tema, entrada de datos, configuración del entorno, etc.

1 Sistema de recopilación de datos

La inicialización requiere recopilar las cuentas en cuentas manuales y el saldo de cada cuenta. Por ejemplo, si comienza a crear cuentas a partir de mediados de año, también deberá resumir el monto acumulado y el saldo inicial de cada cuenta. Por lo tanto, es necesario clasificar de antemano los nombres, niveles, saldos y montos de las cuentas en todos los niveles de las cuentas manuales.

Aquí, se debe prestar atención a recopilar completamente los saldos y montos de las cuentas mínimas detalladas para evitar omisiones, a fin de garantizar la precisión y fluidez de la entrada de datos durante la inicialización.

2. Cuestiones a las que se debe prestar atención en la configuración del tema

Al establecer cuentas, las cuentas contables recopiladas deben agregarse al sistema de software para establecer el sistema de cuentas contables de la contabilidad. sistema. Generalmente, al crear un conjunto de cuentas, el software computarizado instalará un conjunto de cuentas contables de forma predeterminada según la naturaleza de la unidad y las reglas contables que elija. La mayoría de estas cuentas son cuentas del libro mayor, que generalmente satisfacen las necesidades de la empresa y no necesitan establecerse manualmente. Sin embargo, la contabilidad de cada unidad es bastante diferente y las cuentas detalladas deben establecerse por separado de acuerdo con la contabilidad de la unidad. necesidades. En un sistema de contabilidad computarizado, además de utilizar cuentas contables como la contabilidad manual, también es necesario agregar un código a cada cuenta contable. Además, es necesario prestar atención a la naturaleza del tema y la dirección del equilibrio. Para cuentas que requieren contabilidad auxiliar, también es necesario configurar el contenido de inicialización de la computadora contable. Al configurar cuentas contables, debe prestar atención a las siguientes cuestiones:

2.1 La configuración de la cuenta debe estar estandarizada. Los sistemas de contabilidad para diversas industrias formulados por el Ministerio de Finanzas han proporcionado sistemáticamente los nombres y códigos de cuentas de las cuentas del libro mayor y de un pequeño número de cuentas secundarias. Al establecer el código de cuenta del libro mayor, debe cumplir con las regulaciones pertinentes del sistema contable formuladas por el departamento financiero. Además de las disposiciones del sistema contable, se deben establecer códigos de cuentas detallados de acuerdo con los requisitos de gestión del departamento superior y de la unidad para garantizar la estandarización, sistematicidad y uniformidad de los códigos de cuentas. Especialmente para las empresas del grupo, los nombres y códigos de cuentas deben estar estandarizados y unificados.

2.2 El planteamiento del tema debe ser conciso. Bajo la premisa de cumplir con los requisitos de gestión y ser adecuado para el procesamiento informático, la codificación debe ser simple y clara, y cuanto menor sea el número de dígitos, mejor, lo que no solo facilita la memoria, sino que también aumenta la velocidad de entrada de los comprobantes. Se deben evitar temas largos e inútiles que afecten la eficiencia del trabajo diario.

2.3 La configuración de la cuenta debe tener en cuenta el desarrollo del negocio y el progreso de la contabilidad, y prestar atención a la escalabilidad de la cuenta. Una vez configurado el sistema de materias, su estructura de codificación no se puede cambiar. La modificación de la estructura solo se puede lograr restableciendo la cuenta. Al restablecer la cuenta, se perderán todos los datos de inicialización ingresados ​​y los datos del comprobante ingresados. Por lo tanto, al diseñar el código, se deben considerar plenamente todos los aspectos de los requisitos. La longitud de codificación de un cierto nivel de cuentas detalladas generalmente está determinada por el número máximo de cuentas detalladas contenidas en la cuenta principal, por ejemplo, ¿y si? ¿cuentas por cobrar? Normalmente, un cliente o una empresa crea subcuentas. El número de relatos detallados varía mucho, desde docenas hasta cientos. La longitud del código de dos dígitos es difícil de cumplir con los requisitos y debe aumentarse a tres o incluso más. Debido a que las cuentas del mismo nivel deben usar códigos de cuenta de igual longitud, otras cuentas secundarias también deben usar códigos de cuenta de tres dígitos o más, clasificarlos según la región donde se encuentra el cliente y establecer detalles secundarios. Si la cantidad de códigos de segmento establecidos es larga y la mayoría de las cuentas de nivel superior contienen una cantidad menor de cuentas detalladas, la velocidad de entrada de comprobantes de otras cuentas inevitablemente se verá afectada. Para resolver esta contradicción, la formulación de tales temas requiere algunas habilidades. Generalmente, el software de contabilidad proporcionará ciertas funciones de contabilidad auxiliar. ¿Se puede configurar la naturaleza de contabilidad auxiliar de dichas cuentas? ¿Contador actual? , contabilizar las unidades actuales como partidas detalladas en la contabilidad auxiliar, lo que no solo reduce la configuración de cuentas detalladas, sino que también aumenta la claridad y flexibilidad de la contabilidad actual. Si no desea utilizar la contabilidad auxiliar, puede primero clasificar las cuentas detalladas, configurar cuentas secundarias según la clasificación y luego configurar cuentas detalladas de nivel inferior, por ejemplo. ¿cuentas por cobrar? Las cuentas del libro mayor se dividen en cuentas detalladas y las cuentas detalladas de tres niveles se configuran según los nombres de los clientes.

3 Entrada de datos iniciales

Problemas a los que se debe prestar atención durante el trabajo Una vez completada la configuración de la cuenta, el saldo de cada cuenta se puede ingresar en el sistema. el mes en que se habilita el sistema, los datos originales. Los ingresos también son diferentes. Cuando el sistema contable comienza en enero, solo necesita ingresar el saldo del año anterior, que es tanto el saldo inicial como el saldo a principios de enero.

Si se abre el sistema contable en otros meses, se debe ingresar el saldo inicial y el monto acumulado de cada mes desde enero hasta la apertura del sistema contable. Estos son los datos preparados para los estados contables. Si no ingresa el monto acumulado, debido a la falta de continuidad en los datos contables, si futuras consultas e informes requieren montos acumulativos anuales, el sistema no podrá proporcionar datos correctos. Pero cuando solo ingresa el monto de cada mes y luego consulta los detalles de la cuenta del mes anterior, aún no obtiene resultados. Para resolver este problema, se pueden utilizar dos métodos: un método es ingresar manualmente comprobantes adicionales si el volumen de negocios de la empresa es pequeño y la cantidad de comprobantes es pequeña, el otro método es adecuado para unidades que reemplazan el software financiero y negocian; con el personal de la empresa de software para utilizar software específico, transferir datos del software utilizado en el pasado y luego importarlos al nuevo sistema de software. Esto puede plantear ciertos riesgos y cierta pérdida de datos. En resumen, la informatización de la contabilidad se implementa a mitad del año fiscal e implica muchos problemas de datos iniciales, por lo que se debe intentar reemplazar el software financiero al principio o al final del año fiscal.

Después de ingresar los datos del saldo inicial, el software verificará automáticamente la relación de saldo entre el libro mayor general y el libro auxiliar, entre el prestatario y el prestamista, y entre el libro mayor general y la contabilidad auxiliar. Sin embargo, no tomes este paso a la ligera y apresúrate a realizar tus tareas diarias. Antes de continuar con las operaciones diarias, debe verificar cuidadosamente los datos ingresados ​​en la cuenta manual para asegurarse de que no haya errores entre ellos. La razón es que la mayoría del software no puede cambiar el saldo inicial después de ingresar el comprobante. Cuando descubre que los datos iniciales son incorrectos después de usarlos durante un período de tiempo, no hay forma de cambiarlos. Solo puede usar el comprobante de ajuste para realizar ajustes, o cancelar el conjunto de cuentas, restablecer el conjunto de cuentas, y reinicializarlo.

4 Cuestiones a las que se debe prestar atención durante el proceso de inicialización del informe

Los informes contables son el último eslabón del flujo de trabajo contable. Generalmente, los informes contables generales están preestablecidos en el software de contabilidad. Sin embargo, además de los informes contables generales, la empresa definitivamente necesita otros informes. Estos informes no se pueden preestablecer y deben restablecerse. Un informe normalmente consta de cuatro partes: título de la tabla, encabezado de la tabla, cuerpo de la tabla y pie de página. La configuración del cuerpo de la tabla es la clave. Hay dos tipos de datos en el cuerpo de la tabla, uno son elementos fijos de la tabla y el otro son datos numéricos variables. Los datos numéricos deben recuperarse de los libros de cuentas y otros informes estableciendo una fórmula de recuperación. La fórmula de recuperación cambia a medida que cambian los datos del libro de cuentas. Sin embargo, diferentes productos de software de contabilidad tienen diferentes formatos de fórmula de búsqueda, por lo que debes consultar el manual de usuario del software de contabilidad. En el proceso de definición de informes, se requieren muchas funciones que son difíciles de dominar para el personal financiero común. Por lo tanto, durante el proceso de inicialización, este trabajo generalmente lo completa el personal de implementación del proyecto de la empresa de software y el personal financiero de la unidad. Después de definir el informe, también debe prestar atención a definir la fórmula de verificación del informe, verificar la relación de verificación dentro del informe y entre informes y evitar algunos errores de bajo nivel.

5 Otros temas a los que se debe prestar atención durante el trabajo de inicialización

Después de completar las operaciones anteriores, puede ingresar al procesamiento contable diario, como entrada, modificación, revisión, impresión de comprobantes contables, revisión, impresión, Entrada en libros de cuentas, etc. A qué se debe prestar atención al inicializar la informatización contable. Sin embargo, la inicialización del sistema también debe prestar atención a las siguientes cuestiones:

5.1 Los nuevos operadores deben tener en cuenta que el sistema preestablecerá un operador que ingresa su propia contraseña, generalmente denominada SISTEMA o ADMINISTRADOR, es decir, el operador con la máxima autoridad en el sistema Administrador del sistema con permisos. Cuando el sistema se inicia oficialmente, se debe cambiar el nombre de usuario a administrador del sistema y se debe agregar una contraseña. Si más de un contador necesita operar en la computadora, se deben agregar operadores adicionales y determinar los permisos correspondientes para cada usuario. La contraseña del nuevo operador debe ser ingresada por el nuevo operador para distinguir responsabilidades.

5.2 Preste atención a aprovechar al máximo la función de comprobante de transferencia automática. Aunque configurar comprobantes de transferencia automática no es una opción obligatoria, utilizar la función de transferencia automática sin duda puede proporcionar una gran comodidad.

En el negocio contable de la empresa, frecuentemente existen comprobantes contables con correspondencias fijas, y los datos provienen de los comprobantes contables que se han ingresado al sistema. Para las cuentas de pérdidas y ganancias que deben transferirse todos los meses, después de ingresar y registrar todos los comprobantes de ingresos y costos al final del mes, deben resumirse y transferirse a cuentas similares a las ganancias del año en curso. El comprobante de transferencia automática puede resumir automáticamente el monto o saldo de la cuenta especificada y generar automáticamente un comprobante de transferencia. Antes de utilizar esta función, debe configurar los parámetros necesarios, incluida la cuenta de transferencia, la cuenta de transferencia y la naturaleza de los datos resumidos (saldo, saldo). Tenga en cuenta que puede configurar varias cuentas de transferencia de salida, pero solo una cuenta de transferencia de entrada.

En definitiva, los trabajos previos a la informatización contable son una tarea muy técnica, amplia y muy compleja. Sólo prestando atención a las cuestiones anteriores en el trabajo inicial de informatización contable y completando el trabajo de inicialización con alta calidad podremos evitar desvíos innecesarios en el trabajo futuro y aprovechar al máximo las funciones del software.

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