¿Cuáles son las normas para el personal contable en términos de reembolso?

En primer lugar, preste atención a los riesgos fiscales del reembolso de gastos.

A la hora de reembolsar gastos, debe centrarse en cuestiones como el cumplimiento de facturas, el cobro de tasas, los procedimientos de firma y presupuesto. Entre ellos, los posibles riesgos fiscales incluyen: ① La revisión de las facturas no es estricta, lo que da lugar a que se registren facturas falsas e inválidas y el pago insuficiente del impuesto sobre la renta; 2. Los gastos salariales se tratan como gastos, como los subsidios para viajes de negocios, y los impuestos se pagan insuficientemente; (3) No serán posibles todas las deducciones antes de impuestos. Los gastos se incluyen en otras cuentas. Por ejemplo, si los gastos de viaje se incluyen en los gastos de viaje, se pagarán menos impuestos sobre la renta. ④ Los obsequios se reembolsarán como gastos. Los obsequios se compran para el mantenimiento del cliente, se pagará menos impuesto al valor agregado, impuesto personal e impuesto sobre la renta.

Para reducir los riesgos fiscales es necesario unificar el reembolso de gastos, es decir, los asientos contables, los resúmenes de comprobantes, los documentos de aprobación y las facturas deben ser coherentes. Esto sirve, por un lado, para permitir a los contables estandarizar la contabilidad y, por otro, también para evitar riesgos fiscales. Muchas empresas tienen muchas deficiencias en el reembolso de gastos, como la emisión de billetes de avión, el reembolso por adelantado, el reembolso de salarios, etc., que dejan muchos peligros ocultos para las finanzas. En cualquier caso, los contadores deben insistir en que los reembolsos de gastos se basen en los registros de las facturas y solo reconozcan lo que figura en la factura.

2. ¿Cómo estandarizar las firmas de aprobación?

¿Quién debe firmar cuando los empleados reembolsan los gastos? El proceso de firma para las medianas empresas generalmente involucra a gerentes de departamento, departamentos de finanzas, directores financieros y subdirectores generales a cargo. Si la empresa no emite un presupuesto de gastos, generalmente requiere la firma del director general. El propósito de la firma del director del departamento es probar la autenticidad del negocio. El propósito de la firma del departamento de finanzas es revisar las facturas y los montos y aprobar el presupuesto. entender el flujo de fondos. El propósito de la firma del vicepresidente o gerente general es aprobar el gasto de fondos.

Cuando los líderes de todos los niveles firman el derecho a reembolsar gastos, equivale a verificar los gastos de capital de la empresa. ¿Cómo poner fin a la inacción y al comportamiento aleatorio de algunos líderes? Aprendamos del enfoque de Huawei. El ejecutivo de Huawei, Yu, no cumplió seriamente con sus deberes durante la revisión del reembolso de gastos. Huawei decidió suspender su derecho a firmar reembolsos de gastos durante tres años y asumo la responsabilidad solidaria de la indemnización. Si es necesario restaurar la firma de la autoridad dentro de los tres años, la persona debe contratar a un auditor externo para auditar el comportamiento de la firma de la autoridad dentro de los tres años anteriores a que se detenga la firma de la autoridad. Se debe determinar la cantidad de infracción descubierta durante la auditoría y los honorarios de la auditoría. a cargo del individuo antes de que la tarifa de restauración pueda ser reembolsada. Autoridad de firma del poder financiero.

En tercer lugar, existe mucho conocimiento sobre las facturas.

Nunca te fíes de las facturas de fidelidad que se venden en el mercado. Los pequeños anuncios utilizan la fidelidad absoluta de los puntos impositivos como truco, lo que puede engañar fácilmente a las empresas. Por supuesto, la razón interna para ser engañado es el egoísmo del comprador del billete, o quiere evadir impuestos, o quiere exprimir los fondos de la empresa. La causa externa es el "traficante de facturas", que tira el cebo del cobro tras la aceptación. En este momento, debe pensar más en ello y realmente podrá verificar la factura. El truco está detrás. Cuando pague el impuesto, el facturador solicitará la anulación de la factura.

De hecho, las facturas falsas rara vez se obtienen de buena fe. Parte de ello son salarios y bonificaciones pagados por la empresa en forma de reembolso de gastos, y otra parte son sobornos y descuentos que la empresa ofrece a los clientes. Se utilizan facturas falsas para compensar cuentas. Si el umbral del impuesto personal sigue siendo tan bajo, la primera parte de la factura falsa siempre existirá. Si el entorno empresarial de China sigue siendo tan malo, las "tarifas de favor" no desaparecerán y la segunda parte del mercado de facturas falsas no desaparecerá. ¡Detrás de las facturas falsas hay impotencia!

Además, al revisar facturas, preste especial atención al sellado de la factura y preste atención a los siguientes errores comunes:

(1) Estampar el sello financiero especial en lugar del sello de factura especial;

②Coloque el sello financiero especial y el sello de factura especial al mismo tiempo;

(3) El encabezado de la factura es incorrecto. Después de modificar el encabezado, estampe el sello de factura especial en el lugar modificado

(4) El sello de factura especial en la portada no se puede ver claramente

⑤ Si el sello de factura especial; Si no está claro, vuelva a sellarlo;

⑥ Selle el sello especial de la factura anterior o selle el sello especial de la factura nueva y la anterior al mismo tiempo. Las facturas con estos problemas no son válidas.

Las empresas sí que tienen muchos gastos que no se pueden facturar. ¿Me pueden reembolsar sin factura? Esta cuestión involucra dos niveles: primero, los gastos incurridos se pueden reembolsar con evidencia, pero no se pueden deducir antes del impuesto sobre la renta, no llamemos a esto una tontería por ahora, y luego veamos la segunda situación. Si no se puede acreditar los gastos reales, además de no ser deducibles antes del IRPF, si son reembolsados ​​por empleados internos, la parte reembolsada se incorporará al salario y se computará como IRPF. Si el reembolso lo realiza una persona ajena, se considerará una donación y se computará como impuesto.

Los contables nunca deben buscar facturas de empresas. Muchas empresas dejan una gran cantidad de "otras cuentas por cobrar" en sus libros contables por diversas razones. La naturaleza de estos activos ficticios es que no existe ningún coste de obtención de la factura. Si el contador quiere consolidar las cuentas de la empresa, debe dejar que el prestatario obtenga el boleto de reembolso lo antes posible; si el prestatario renuncia y no hay sucesor, solo necesita hacer provisiones para insolvencias de acuerdo con las regulaciones. necesita y no debe salirse de su camino de liquidación de facturas.

4. ¿Cómo gestionar el reembolso de gastos ejecutivos?

Para gestionar el consumo de empleo de los ejecutivos de empresas estatales, se recomienda centrarse en monitorear los gastos de entretenimiento, honorarios de conferencias, honorarios de capacitación, gastos de viaje, suministros de oficina y otros temas, que son los más difíciles. afectan a zonas del llamado consumo de empleo. Lo mejor es hacer públicos los reembolsos de gastos ejecutivos y monitorear a todo el personal. Tenga cuidado de aclarar los gastos que los ejecutivos reclaman en nombre de los subordinados. Los ejecutivos que trabajan a tiempo parcial en sucursales deben extender la auditoría a las sucursales. La "historia" aquí es probablemente más emocionante que en la sede.

A la hora de aprobar gastos, los ejecutivos generalmente solo necesitan la aprobación del director financiero y del director general para reembolsar los gastos. Siempre y cuando no se pasen de la raya, el director financiero y el director general lo firmarán para salvar las apariencias. De esta forma, el consumo de trabajo del ejecutivo equivale a no realizar ningún seguimiento.

¿Cómo mejorar? Las empresas pueden pensar en más formas de monitorear su enfoque. Por ejemplo, la auditoría interna de Huawei puede supervisar el reembolso de gastos de Ren. El Sr. Ren fue a Japón en un viaje de negocios. Al reembolsar sus gastos de viaje, también incluyó la tarifa de lavandería cuando se hospedó en el hotel. El sistema de reembolso de gastos de viaje de Huawei no permite a los empleados reembolsar dichos gastos. La auditoría interna consideró que este reembolso era inadecuado y redactó un dictamen de auditoría. El director Ren se criticó a sí mismo por esto. El enfoque puede ser paranoico, pero el significado invita a la reflexión.

También es factible revelar todos los costos administrativos. Una empresa tiene un enfoque único. El Departamento de Finanzas enumera los gastos de cada ejecutivo, los clasifica por niveles y los hace públicos a todos los empleados. Piénselo, ¿qué ejecutivo está dispuesto a "llegar a la cima" todos los meses sin reembolso?

5. Las finanzas deberían poner el trabajo en primer lugar.

Cada vez que el personal de la empresa llega al departamento de finanzas con un montón de facturas, el contador siempre seleccionará el contenido del reembolso que no cumple y luego el personal de la empresa se quejará. Para cerrar esta brecha, además de poner el sistema en primer lugar, el personal financiero también debe tomar la iniciativa de salir e informar al personal empresarial sobre sus necesidades mediante capacitación.