Normas de préstamo y almacenamiento de archivos contables

Préstamo de archivos contables:

1. Los archivos contables se proporcionan para uso de la empresa y en principio no se permite su préstamo. Si existen necesidades especiales, el préstamo debe ser aprobado por el responsable de la empresa o el responsable del grupo, o el responsable del departamento de contabilidad (supervisor contable).

2. Al tomar prestados archivos contables de departamentos externos a la empresa, el prestatario debe tener una carta de presentación formal de la unidad a la que pertenece, y los procedimientos de préstamo solo pueden completarse después de la aprobación del supervisor contable. de la unidad prestada y el responsable de la empresa. Cuando el departamento de la sede del grupo necesita tomar prestados los archivos contables de cada sucursal debido a necesidades laborales, los procedimientos de préstamo solo pueden completarse después de la aprobación del director financiero del grupo y la persona financiera a cargo de la unidad prestada.

3. El Departamento de Finanzas debe establecer una lista de registro de préstamos. Todos los prestatarios deben completar cuidadosamente el archivo del libro de registro de préstamos y registrar claramente el nombre del prestatario, la unidad, la fecha, la cantidad, el contenido, la fecha de devolución, etc. (Consulte la tabla adjunta para obtener más detalles)

4. El personal que toma prestados archivos contables no puede garabatear ni marcar en los archivos, ni desmantelar los archivos originales, ni alterarlos o reemplazarlos. , realizar o copiar los originales. Si existen circunstancias especiales, se debe sacar o copiar la copia original con la aprobación del líder de la unidad y del director financiero.

5. Los responsables de los archivos contables deben recuperar los archivos contables prestados a tiempo y completar los procedimientos de cancelación del préstamo. 6. Todo préstamo de archivos contables internos y externos debe ir acompañado del archivero del departamento financiero de la unidad prestataria. La ubicación del préstamo se limita a la sala de archivos o al departamento financiero de la unidad.

Normas de almacenamiento de archivos contables:

(1) Comprobantes contables

1. Comprobantes contables originales a 15 años

Entre ellos. : Comprobantes contables permanentes que implican transformación externa y privada

2. Estado de conciliación de saldos bancarios Foro contable de 3 años

(2) Libros de contabilidad:

15. años de diarios, que incluyen: 25 años de diarios de efectivo y depósitos bancarios

2. 15 años de cuentas detalladas, libros mayores y cuentas auxiliares

3. contabiliza permanentemente

(3) Estados contables:

1. Declaraciones de principales indicadores financieros a 3 años

2.

3. Estados contables anuales de forma permanente

(4) Otras categorías:

1. Inventario de almacenamiento y destrucción de archivos contables 25

2. planificar a 3 años

3. Principales documentos, contratos y acuerdos contables financieros de forma permanente