Encuadernación y almacenamiento de archivos contables
(1) Organización y archivo de expedientes contables. Una vez finalizado el año contable, la información contable se clasifica y archiva. Los archivos contables generalmente se organizan utilizando el enfoque de "tres unificaciones", a saber: estándares de clasificación unificados, formación de archivos unificados, requisitos de gestión unificados y clasificación en categorías
Numerar cada volumen secuencialmente.
①Estándares de clasificación uniformes.
Generalmente, los datos de contabilidad financiera se dividen en libros de cuentas de primera clase, comprobantes de segunda clase, estados de cuenta de tercera clase, materiales de texto de cuarta clase y otros.
②Los archivos están unificados.
La cubierta del libro de casos, el portatarjetas, el gabinete de almacenamiento y la secuencia de almacenamiento están unificados.
③Requisitos de gestión unificada.
Establecer un libro de archivos de datos de contabilidad financiera y un directorio de archivos de datos de contabilidad; unir comprobantes contables en volúmenes, clasificar informes y materiales escritos en archivos y compilar y vincular otros datos esporádicos en orden anual.
(2) Encuadernación de expedientes contables. La encuadernación de expedientes contables incluye principalmente la encuadernación de comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales escritos.
① Encuadernación de comprobantes contables.
Generalmente se encuadernan una vez al mes, y los comprobantes encuadernados se conservan y archivan adecuadamente por año y mes.
A. Trabajos preparatorios antes de vincular comprobantes contables:
a. Clasificar y organizar, disponer en orden, comprobar si los días y números están completos;
b. Recoger los vales según la fecha de recogida (como la recogida según el primer, medio y último día) para determinar el número de volúmenes encuadernados;
c. Retire los objetos metálicos (como grapas, alfileres, clips) del comprobante, doble las páginas grandes o los archivos adjuntos al mismo tamaño que el comprobante contable y evite la línea de encuadernación para facilitar la lectura y mantener los números intactos;
d． Organiza y verifica los números de secuencia de los comprobantes. Si hay alguna inversión, reorganízalos. Si falta algún número, averigua los motivos. Luego verifique si falta algún archivo adjunto y si la lista de selección, el comprobante de almacenamiento, el recibo de salario y el pago de bonificaciones están completos;
e. Si los sellos del personal relevante (como supervisor financiero, revisor, contador, responsable de documentos, etc.) en el comprobante contable están completos.
B. Requisitos para los comprobantes contables vinculantes:
a. Utilice el "método de avance de tres agujas" para encuadernar el bono. El bono de encuadernación debe encuadernarse con hilo de algodón y se deben perforar tres agujeros para la aguja en la esquina superior izquierda. El nudo debe estar vivo y colocado dentro de la cubierta del comprobante. Intente lo más posible durante la encuadernación. Reduzca el área ocupada para mantener el comprobante contable y sus anexos lo más grande posible para facilitar la revisión posterior;
b. Se debe agregar una portada en el exterior del comprobante. El papel de la portada debe estar impreso en buen papel kraft y el tamaño de la portada debe ser ligeramente mayor que el comprobante contable adjunto;
c. El grosor de los vales de encuadernación es generalmente de 1,5 cm para garantizar una encuadernación firme y una apariencia hermosa.
Cosas a tener en cuenta después de vincular los comprobantes contables.
a. Llene el tipo de comprobante, números inicial y final, número de comprobantes y firmas del supervisor contable y carpeta en cada portada;
b. Numere el volumen en la cubierta, colóquelo en el gabinete en orden numérico y marque el número de tipo de certificado en la pantalla para facilitar su consulta.
② Encuadernación de libros contables.
Después del cierre anual de varios libros contables, excepto los libros de cuentas utilizados a lo largo de los años, los demás libros de cuentas deben clasificarse y archivarse a tiempo. Los requisitos básicos son:
A. Antes de vincular los libros de cuentas, primero verifique si cada cuenta coincide con el número de páginas utilizadas en el formulario de activación del libro de cuentas, si el número de páginas de la cuenta está completo y si la disposición de los números de serie es continua, luego organice el libro de cuentas de acuerdo con el; portada del libro de contabilidad, el formulario de activación del libro de cuentas, el directorio de cuentas y el libro de cuentas en orden de número de página. Las páginas de la cuenta, los libros de contabilidad y las contraportadas están encuadernados en secuencia.
B. Requisitos para encuadernar libros de cuentas de hojas sueltas:
a. Guarde las páginas de la cuenta usadas, complete completamente el número de páginas de la cuenta, retire las páginas en blanco y retire las carpetas de la cuenta, use papel kraft de buena calidad como portada y contraportada y encuadernelas formando un libro.
b. Las cuentas de hojas sueltas de varias columnas, las cuentas de hojas sueltas de tres columnas, las cuentas de hojas sueltas de cantidad-monto, etc. no deben mezclarse y deben unirse de acuerdo con páginas comerciales y de cuentas similares.
c. Complete el tipo de cuenta y el número de volumen en la portada de esta cuenta y tenga las firmas del supervisor contable y del encuadernador (responsable).
C. Otros requisitos luego de encuadernar los libros de cuentas:
a. Los libros de contabilidad deben ser firmes y planos, sin esquinas dobladas o faltantes, páginas equivocadas, páginas caídas o páginas en blanco.
b. Los libros de contabilidad deben estar sellados herméticamente y se deben estampar los sellos correspondientes en los sellos.
c. La cubierta debe ser completa y plana, e indicar el año y el nombre y número del libro de cuentas. La numeración es una para cada año. La secuencia de numeración es el libro mayor, el diario de caja, el diario de depósitos (débitos) bancarios y la sucursal. detalles de la cuenta.
d． Los libros de contabilidad se numeran por separado según sus períodos de retención. Por ejemplo, los diarios de caja se numeran secuencialmente durante todo el año; los libros mayores, varias cuentas subsidiarias y las cuentas auxiliares se numeran secuencialmente durante todo el año.
③ Encuadernación de estados contables.
Una vez preparados y presentados los estados contables a tiempo, los estados retenidos se encuadernarán en un libro mensualmente para evitar pérdidas. Las pequeñas empresas pueden vincularse en volúmenes trimestralmente. Primero, antes de encuadernar los estados contables, verificar si están completos según el catálogo de compilación, organizar las páginas del informe, alinear los lados superior e izquierdo y evitar que se doblen las esquinas, si hay partes dañadas, repararlas y encuadernarlas. intacto, en segundo lugar, el orden vinculante de los estados contables. Estos son: la portada de los estados contables, las instrucciones para preparar los estados contables, los distintos estados contables ordenados en el orden de los números de los estados contables y la contraportada de los estados contables. estados contables; tercero, preparar el número de volumen de acuerdo con el período de almacenamiento.
(3) Custodia de los archivos contables. Las "Medidas de gestión de archivos contables" estipulan: "Los archivos contables del año en curso pueden ser conservados temporalmente por el departamento de contabilidad financiera de la unidad durante un año después del final del año contable. Después de la expiración del período, en principio, el departamento de contabilidad financiera debe preparar un inventario y transferirlo al departamento de archivos de la unidad para su custodia. "De acuerdo con las normas anteriores, los principales requisitos para la custodia de los archivos contables son:
①Procedimientos de transferencia de contabilidad. archivos. Al transferir archivos contables al departamento de archivos de la unidad, el departamento de contabilidad financiera debe seguir los siguientes procedimientos:
A. Realizar un inventario y cumplimentar la lista de entrega;
B. Complete la fecha de transferencia en la columna de fecha de uso del libro de cuentas;
C. El personal de entrega firmará y sellará los elementos del inventario de entrega y la lista de verificación de entrega después de verificar que sean correctos.
② Requisitos de almacenamiento de archivos contables.
A. La sala de archivos contables deberá ubicarse en un lugar seco e impermeable, alejado de lugares donde se almacenen materiales inflamables, y deberá estar rodeada de equipos adecuados de protección contra incendios;
B. Utilice películas de plástico transparente como cubiertas antipolvo y paños para cubrir todos los estantes de archivos y bloquear los agujeros de las ratas;
C. La sala de archivos contables debe rociarse con desinfectantes con frecuencia y mantenerse limpia e higiénica para evitar insectos;
D. Los archivos contables deberán mantenerse ventilados y luminosos, y deberán contar con espacios, pasillos y áreas de revisión adecuados para facilitar la revisión y evitar la humedad;
E. Establecer registros de archivo, registros de catálogos de archivos y registros de préstamos de archivos para evitar estrictamente daños, pérdidas, pérdidas y fugas;
F. Al almacenar archivos contables computarizados, se debe prestar atención a las medidas de seguridad antirrobo, antimagnéticas y de otro tipo.
③ Préstamo de expedientes contables.
A. Los archivos contables se proporcionan para uso de la unidad y, en principio, no se pueden prestar. Las necesidades especiales deben ser aprobadas por la unidad de supervisión superior o los líderes de unidad y los supervisores de contabilidad.
B. Cuando se toman prestados archivos contables del exterior, se debe obtener una carta formal de presentación de la unidad, y los procedimientos de préstamo solo pueden completarse después de la aprobación del supervisor de contabilidad o del líder de la unidad; cuando el personal interno de la unidad toma prestados archivos contables, debe obtenerlos; aprobación del supervisor de contabilidad o líder de la unidad, siga los procedimientos de préstamo. Los prestatarios deben completar cuidadosamente el archivo del libro de registro de préstamos y registrar claramente el nombre del prestatario, unidad, fecha, cantidad, contenido, fecha de devolución, etc.
C. Al personal que toma prestados archivos contables no se le permite garabatear o marcar en los expedientes, desmantelar los archivos originales, ni alterarlos o reemplazarlos, sacarlos o copiar los originales (en circunstancias especiales, los originales sólo pueden ser sacado o copiado después de la aprobación del líder).
D. El personal de gestión de archivos contables debe recuperar los archivos contables prestados a tiempo y completar los procedimientos de cancelación del préstamo.
④El plazo de conservación de los ficheros contables. El plazo de conservación de los distintos ficheros contables se puede dividir en dos categorías: permanente y periódico según sus características. Todos los archivos contables que se formen en la contabilidad de la unidad de archivo, describan y reflejen la contabilidad y tengan valor a largo plazo para el resumen del trabajo, la inspección y la investigación de actividades económicas, deben conservarse permanentemente. Hay cinco períodos regulares de almacenamiento: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años. El período de retención de los archivos contables se calcula a partir del primer día después del final del año contable. Por ejemplo, el final de 1996 es el 5 de diciembre y el período de retención se calcula a partir del 1 de enero de 1997.
Para reflejar completamente la situación de los archivos contables, el departamento superior debe establecer una "Hoja de referencia de archivos contables" para registrar la cantidad de archivos contables guardados, prestados y archivados de manera oportuna para que sean eficaz y sin errores.