Cómo estandarizar la encuadernación de comprobantes contables, libros de cuentas y extractos
Cómo estandarizar la encuadernación de comprobantes contables, libros de cuentas y extractos.
La encuadernación de archivos contables incluye principalmente la encuadernación de comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros documentos escritos. materiales. A continuación se explica cómo estandarizar la encuadernación de comprobantes contables, libros de cuentas e informes que he organizado cuidadosamente, espero que sea de utilidad para todos.
1. Encuadernación de comprobantes contables.
Generalmente los documentos se encuadernan una vez al mes, y los comprobantes encuadernados se guardan y archivan adecuadamente por año y mes.
Trabajos de preparación antes de vincular comprobantes contables:
① Clasificar y organizar, ordenar, verificar si los días y números están completos
② Resumir las fechas; según los vales Recopilar (por ejemplo, según el primer, medio y último mes) para determinar el número de volúmenes encuadernados
③Retire los objetos metálicos (como grapas, alfileres, clips) en el vale; y eliminar las páginas grandes del comprobante o los archivos adjuntos deben doblarse del mismo tamaño que el comprobante contable, y se debe evitar la línea de encuadernación para facilitar la lectura y mantener los números intactos.
④ Organizar y verificar; los números de secuencia de los comprobantes, reorganícelos si están al revés y compruebe si falta algún número. Explique el motivo. Luego verifique si faltan o faltan los archivos adjuntos y si la lista de selección, el recibo de almacén, el salario y el recibo de pago de bonificaciones están completos
⑤ El personal relevante en el comprobante contable (como el supervisor financiero, el revisor, contador, si los sellos para la elaboración de documentos, etc.) están completos.
Requisitos para encuadernar comprobantes contables:
① Utilice el "método de hilo de tres agujas" para encuadernar los comprobantes. Los comprobantes de encuadernación deben estar encuadernados con hilo de algodón y se deben encuadernar con tres orificios para agujas. Se perforará en la esquina superior izquierda para realizar tres agujeros y un hilo. Los nudos deben ser vivos y colocarse dentro de la funda del comprobante. Al encuadernar se debe reducir al máximo el área ocupada para que se puedan guardar los comprobantes contables y sus anexos. expuesto lo más posible para facilitar su consulta más adelante;
② Se debe agregar una cubierta en el exterior del cupón. El papel de la cubierta debe estar impreso en buen papel kraft y el tamaño de la cubierta debe ser ligeramente más grande que el. comprobante contable adjunto;
③ El grosor del comprobante de encuadernación es generalmente de 1,5 cm para garantizar que esté firmemente encuadernado, hermoso y generoso.
Cosas a tener en cuenta después de vincular los comprobantes contables:
① Complete el tipo de comprobante, los números inicial y final, el número de comprobantes y las firmas del supervisor de contabilidad y del personal vinculante en la portada. de cada libro;
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② Codifique el número de volumen en la portada, colóquelo en el gabinete en orden numérico e indique el número de tipo de certificado en el área expuesta para una fácil referencia.
2. Encuadernación de libros de contabilidad.
Después del cierre anual de varios libros contables, excepto los libros de cuentas utilizados a lo largo de los años, los demás libros de cuentas deben clasificarse y archivarse a tiempo. Los requisitos básicos son:
(1) Antes de vincular los libros de cuentas, primero verifique si cada cuenta coincide con el número de páginas utilizadas en la tabla de activación del libro de cuentas, si el número de páginas de la cuenta está completo y si la disposición del número de serie es continua, luego, de acuerdo con la cubierta del libro de contabilidad, el formulario de activación del libro de contabilidad, el directorio de cuentas, las páginas de la cuenta del libro de cuentas dispuestas en orden de páginas y la contraportada encuadernada del libro de contabilidad están encuadernadas en orden;
(2) Requisitos para la encuadernación de libros de cuentas de hojas sueltas.
Primero, conserve las páginas de la cuenta usadas, complete completamente el número de páginas de la cuenta, retire las páginas en blanco y las carpetas de la cuenta, use papel kraft de buena calidad como portada y contraportada, y encuadernelas en un libro.
En segundo lugar, las cuentas de hojas sueltas de varias columnas, las cuentas de hojas sueltas de tres columnas, las cuentas de hojas sueltas de cantidad-monto, etc. no deben mezclarse y deben vincularse según negocios similares y similares. páginas de cuenta.
En tercer lugar, complete el tipo de cuenta en la portada de esta cuenta, recopile el número de volumen y tenga las firmas del supervisor contable y del encuadernador (responsable).
(3) Otros requisitos posteriores a la encuadernación de los libros de cuentas.
En primer lugar, los libros de contabilidad deben estar firmes y planos, sin esquinas dobladas o faltantes, páginas equivocadas, páginas caídas o páginas en blanco.
En segundo lugar, los libros de contabilidad deben estar sellados herméticamente y los sellos deben estar sellados con los sellos pertinentes.
En tercer lugar, la portada debe ser completa y plana, e indicar el año y el nombre y número del libro de cuentas. La numeración es una para cada año. La secuencia de numeración es libro mayor, diario de caja, banco. Diario de depósito (débito), Cuentas detalladas.
En cuarto lugar, los libros de contabilidad deben numerarse según el período de retención. Por ejemplo, el diario de caja debe numerarse en orden a lo largo del año; el libro mayor, varias cuentas subsidiarias y las cuentas auxiliares deben numerarse. en orden durante todo el año.
3. Encuadernación de estados contables.
Una vez preparados y presentados los estados contables a tiempo, los estados retenidos se vincularán en un volumen mensual para evitar pérdidas. Las pequeñas empresas pueden vincularse en volúmenes trimestralmente.
En primer lugar, antes de encuadernar los estados contables, comprobar si están completos según el catálogo, organizar las páginas del informe, alinear los lados superior e izquierdo y evitar que se doblen las esquinas si hay alguna parte dañada. , repararlos y vincularlos intactos;
En segundo lugar, el orden vinculante de los estados contables es: portada del estado contable, instrucciones de preparación del estado contable, varios estados contables ordenados en el orden de los números del estado contable y la contraportada. de estados contables;
Segundo 3. Preparar el número de volumen según el período de almacenamiento.
Cómo ordenar, pegar y doblar comprobantes contables antes de encuadernar.
Una vez registrado el comprobante, se debe vincular en el tiempo. Ámbito de vinculación: comprobantes originales, comprobantes contables, cuadros resumen de cuentas, extractos bancarios, etc. Los papeles de trabajo del cuadro de resumen de cuentas también se pueden grapar como archivo adjunto al cuadro de resumen de cuentas.
Las empresas que utilizan ordenadores también deben grapar una lista de comprobantes de transferencia, etc.
Los vales deben clasificarse antes de encuadernar. La organización de los comprobantes contables implica principalmente clasificarlos, pegarlos y doblarlos.
Para los comprobantes originales cuyo área de papel es mayor que el comprobante contable, puede doblarlo dos veces de derecha a atrás y luego de abajo hacia atrás según el tamaño del área del comprobante contable. Tenga en cuenta que la esquina superior izquierda o el lado izquierdo del comprobante deben quedar expuestos para que se pueda abrir y leer después de encuadernar.
Para los vales originales que tienen un área de papel demasiado pequeña, generalmente no se pueden encuadernar directamente. Se pueden organizar en un orden y categoría determinados y luego pegarlos en una hoja de papel blanco del mismo tamaño. El comprobante contable. Es mejor utilizar pegamento al pegar. Los recibos deben estar ordenados en hojas separadas, y los documentos del mismo tipo con el mismo monto deben estar pegados lo más posible. Al mismo tiempo, se debe anotar en el costado el número de recibos y el monto total. Si se trata de un billete con forma de placa (como un billete de tren), puedes arrancar con cuidado la parte inferior del billete y desechar el cartón grueso.
Para los comprobantes originales cuyo área de papel es ligeramente más pequeña que el comprobante contable, puede utilizar un clip o un alfiler para fijarlo detrás del comprobante contable. Cuando el comprobante esté encuadernado, retire el clip o el alfiler.
Algunos vales originales no solo tienen una gran superficie, sino también grandes cantidades, y pueden encuadernarse por separado, como las nóminas y las listas de consumo. Sin embargo, el lugar de almacenamiento deberá indicarse en el comprobante contable.
El orden de los comprobantes originales adjuntos a los comprobantes contables debe ser coherente con el orden de los contenidos registrados en los comprobantes contables y no debe ordenarse según el área de los comprobantes originales. Los comprobantes contables ordenados sientan las bases para resumir y encuadernar.
Todos los comprobantes contables resumidos y encuadernados deberán tener tapa. Antes de vincular los comprobantes contables, primero debe diseñar y seleccionar la portada de los comprobantes contables. La funda debe estar hecha de papel kraft, que es más resistente, resistente al desgaste y más resistente.
Información ampliada: requisitos de encuadernación de comprobantes contables, métodos de conservación del libro de cuentas
Requisitos de encuadernación
1. Limpio, hermoso y firme. El grosor del comprobante es generalmente de 1,5 cm y no más de 3 cm. Si hay demasiados comprobantes este mes, se pueden encuadernar en varias copias.
2. Los extractos bancarios y los extractos de saldo bancario son; no son comprobantes originales, pero son información contable importante y deben encuadernarse y conservarse por separado;
3. No debe haber objetos metálicos como alfileres, clips, grapas, etc. en el comprobante;
4. Anotar la cobertura y unidad del bono Nombre, año, mes, tipo de bono (recibo y transferencia de pago), fecha de inicio, número de inicio. El nudo debe hacerse en el reverso del vale.
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