Normativa de destrucción de archivos contables
1. Cuando los archivos contables deban ser destruidos una vez transcurrido el período de almacenamiento, el departamento de archivos de la unidad deberá proponer opiniones de destrucción junto con el departamento de contabilidad, realizar una evaluación y una evaluación estricta. revisar junto con el departamento de contabilidad financiera y preparar una lista de destrucción de archivos contables.
2. Si es necesario destruir los archivos contables de agencias, grupos, instituciones y empresas no estatales, deben ser destruidos después de haber sido aprobados por los líderes de las unidades de las empresas estatales; , deben ser destruidos después de ser revisados por los líderes de la empresa y reportados a los superiores para su aprobación.
3. El período de almacenamiento del archivo contable ha expirado, pero los comprobantes originales de los reclamos y deudas no liquidados deben extraerse y archivarse por separado, y conservarse en el departamento de archivos hasta que los reclamos y deudas se liquiden en los archivos contables; de la unidad de construcción durante el período de construcción No puede ser destruido.
4. Antes de destruir los archivos, deben verificarse uno por uno de acuerdo con los elementos enumerados en la "Lista de destrucción de archivos contables" cuando cada unidad destruye los archivos contables, el departamento de archivos y el departamento de contabilidad deben enviarlos; personal para supervisar la destrucción departamentos competentes en todos los niveles Al destruir archivos contables, el departamento financiero y el departamento de auditoría del mismo nivel deben enviar personal para supervisar la destrucción cuando el departamento financiero destruye archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel debe; enviar personal para supervisar la destrucción;
Después de que los archivos contables sean destruidos, la persona a cargo debe firmar la "Lista de destrucción" e indicar la palabra "Destrucción" y la fecha de destrucción para demostrar la responsabilidad. Al mismo tiempo, debe redactar un informe de supervisión escrito por duplicado, uno para entregarlo al líder de la unidad y el otro para archivarlo para referencia futura.
Preparación de estados contables
Después de preparar y presentar los estados contables a tiempo, los estados retenidos deben vincularse en un volumen mensual para evitar pérdidas. Las pequeñas empresas pueden mantener los libros encuadernados trimestralmente.
En primer lugar, antes de encuadernar los estados contables, compruebe si están completos según el catálogo compilado, organice los números de página de los informes, alinéelos de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y aplánelos para evitar esquinas. evite que se doblen las áreas dañadas y encuadernelas intactas;
En segundo lugar, el orden vinculante de los estados contables es: portada del estado contable, instrucciones para la preparación de los estados contables, varios estados contables ordenados en orden numérico de los estados contables, y la contraportada de los estados contables; en tercer lugar, preparar los números de volumen de acuerdo con el período de retención.