¿A qué cuestiones debemos prestar atención cuando la contabilidad está informatizada?
El software financiero a gran escala generalmente está diseñado para satisfacer las necesidades de las grandes empresas, por lo que tiene funciones potentes, interfaces magníficas y una gran tentación. Ante instrucciones exquisitas y potentes herramientas de marketing, las pequeñas y medianas empresas suelen pensar que cuanto más grande es el software, mejor y más funciones tiene, por lo que optan por comprar software financiero a gran escala. De hecho, esto suele ser imprudente. Configurar software financiero a gran escala para pequeñas y medianas empresas es como "pies pequeños con zapatos grandes", que tiene al menos las siguientes deficiencias:
El costo de la longitud es demasiado alto. El precio del software grande en sí suele ser varias veces o incluso docenas de veces mayor que el del software pequeño, y la configuración de hardware requerida para el software grande también es mayor que la del software pequeño, lo que genera altos costos de compra. Más importante aún, una vez que se utiliza un software de gran tamaño, los costos de mantenimiento y actualización son mucho más altos que los del software pequeño. De hecho, debido a las características de las pequeñas y medianas empresas y sus limitaciones inherentes, muchos de estos costos se gastan en funciones que las pequeñas y medianas empresas rara vez utilizan o nunca utilizan.
2. La operación es complicada e incómoda, y es difícil lograr resultados prácticos. El software a gran escala no solo genera molestias y complejidades innecesarias en la instalación y depuración, sino también molestias y retrasos innecesarios en las operaciones diarias. Por otro lado, debido a la relativa escasez de recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas, no pueden utilizar con éxito algunas funciones complejas proporcionadas por el software grande, lo que afecta el desempeño efectivo de las funciones que debería tener el software grande.
3. Falta de flexibilidad. Una ventaja importante de la que dependen las pequeñas y medianas empresas para competir con las grandes es la flexibilidad operativa. Debido a la estandarización y modularización del diseño de software financiero a gran escala, es difícil satisfacer verdaderamente las necesidades comerciales flexibles y distintivas de las pequeñas y medianas empresas. Los grandes fabricantes de software que diseñan software financiero a gran escala a menudo no modifican ni reeditan el software específicamente para las pequeñas y medianas empresas, porque consideran que las grandes empresas son sus objetivos de servicio establecidos. Por estas razones, el software financiero a gran escala no sólo no puede aportar una alta eficiencia a las pequeñas empresas como lo hace a las grandes, sino que también afecta la vitalidad de las pequeñas y medianas empresas y se convierte en un factor negativo en su competitividad.
En segundo lugar, prepararse para implementar la informatización.
Para lograr la informatización, las pequeñas y medianas empresas no sólo deben hacer preparativos físicos, sino también ideológicos. En cierto sentido, es más importante estar preparado mentalmente, porque utilizar bien el software y sacarle el máximo partido es más difícil que comprarlo.
Para estar mentalmente preparado, primero debe obtener un fuerte apoyo de la dirección de la empresa. La preocupación y el apoyo de la alta dirección son las condiciones más importantes para una informatización exitosa. En segundo lugar, superar la resistencia entre los empleados. Dado que la informatización provocará inevitablemente cambios en el trabajo, esto significa que muchas personas tendrán que cambiar su contenido y métodos de trabajo a largo plazo. Algunas personas se sienten profundamente incómodas porque temen ser incompetentes, otras se sienten incómodas con sus nuevos trabajos y otras temen que su autoridad se vea comprometida o que se filtren sus secretos. Esto crea mucha resistencia en el proceso de informatización. Para superar estos obstáculos, lo más importante es establecer un mecanismo fluido de comunicación ideológica, realizar publicidad e implementar concienzudamente la determinación de la dirección de realizar la informatización, para que el personal relevante pueda realmente darse cuenta de los beneficios de la informatización y convertir a todos en personas informatizadas. Defensores y promotores.
Se enfatiza que debemos estar preparados mentalmente, porque las pequeñas y medianas empresas se caracterizan más por la gestión familiar y la cooperación humano-empresa que las grandes empresas. Para lograr con éxito la informatización de la contabilidad, no basta con depender únicamente de las limitaciones institucionales, sino que también se requieren acciones conscientes de las personas.
En tercer lugar, hacer la transición de la contabilidad manual a la contabilidad computarizada.
En comparación con las grandes empresas, el trabajo contable de las pequeñas y medianas empresas a menudo no está estandarizado. Por tanto, es muy importante hacer la transición de la contabilidad manual a la informatización. Es necesario destacar dos aspectos en particular: primero, mejorar los sistemas contables pertinentes. Al pasar de la contabilidad manual a la contabilidad computarizada, generalmente se debe modificar o restablecer el sistema contable de la empresa original. Debido a las limitaciones de los recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas, después de la implementación de la informatización, las personas involucradas en la informatización a menudo desempeñan múltiples funciones. Por tanto, es muy importante repensar el diseño de los sistemas de control interno. Por lo tanto, las pequeñas y medianas empresas deben consultar adecuadamente a los fabricantes de software y a las organizaciones consultoras pertinentes para mejorar y mejorar el sistema contable de la empresa. El segundo es hacer un buen trabajo en la conversión de datos. Ya sea desde la perspectiva de la seguridad del almacenamiento, el acceso rápido o la necesidad de informes de análisis relevantes, es muy necesario ingresar datos históricos en el nuevo sistema de contabilidad computarizado. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas ignoran esta parte del trabajo en el trabajo real. Para hacer un buen trabajo en la conversión de datos, primero debe determinar la autenticidad y utilidad de los datos originales. Para las pequeñas y medianas empresas, si los datos causados por defectos en el sistema contable original son irreales e irrelevantes, no hay necesidad de llevar a cabo la transformación de datos, porque dichos datos no contribuyen a mejorar el efecto del nuevo sistema. En el trabajo de conversión real, se debe prestar atención al tipo, formato, integridad y precisión de la entrada de datos.
En cuarto lugar, organice capacitación en el trabajo y obtenga soporte técnico.
Por diversas razones, las pequeñas y medianas empresas a menudo solo se centran en la compra e instalación de software y hardware. Y no preste atención a la formación del personal relevante. De hecho, debido al relativo atraso de los recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas, es aún más necesario formar personal relevante. Los métodos de formación pueden ser diversos, incluida la formación fuera del trabajo y la formación en el puesto de trabajo. Por un lado, el objetivo es permitir que el personal relevante domine los conocimientos y habilidades laborales, por otro lado, es mejorar su confianza, iniciativa y entusiasmo en el uso de software financiero y mejorar la eficiencia del trabajo;
Obtener soporte técnico también es una tarea importante para las pequeñas y medianas empresas. Las pequeñas y medianas empresas generalmente no cuentan con departamentos de soporte técnico internos ni personal de soporte técnico suficiente.
Por lo tanto, es muy importante buscar apoyo externo y establecer fuertes conexiones de apoyo externo. Una forma común es establecer una estrecha relación de cooperación con los proveedores de software al comprar software. Los técnicos no sólo deben estar presentes durante el proceso de instalación y depuración, sino que también se les debe invitar a probar el software después de que haya estado funcionando durante algunas semanas. Cuando surgen problemas en el funcionamiento del software o la empresa presenta nuevos requisitos para el software, también se debe solicitar orientación al personal de soporte técnico de manera oportuna.