¿Qué es un sistema electrónico de gestión de información?

Capítulo 1 Principios Generales

1. Con el fin de promover el sano desarrollo de la informatización contable de las empresas del grupo y garantizar la legalidad, seguridad, precisión y confiabilidad del procesamiento y almacenamiento de la información contable, de acuerdo con las regulaciones pertinentes de > Ministerio de Finanzas > Ministerio de Finanzas > Contabilidad de la Oficina de Finanzas Municipal de Guangzhou Informatización, formular este método de gestión.

2. La informatización de la contabilidad es un medio importante y una medida eficaz para promover la estandarización del trabajo contable básico, fortalecer los niveles de gestión financiera y mejorar los beneficios económicos. Todas las unidades deben considerar la informatización de la contabilidad como una tarea importante para mejorar la calidad del trabajo contable y establecer un sistema empresarial moderno.

En tercer lugar, mejorar gradualmente el nivel de operación computarizada del personal de contabilidad, dejar que algunos contadores sean responsables del mantenimiento del software de contabilidad y capacitar a algunos contadores para que dominen gradualmente el análisis de datos contables computarizados.

Cuarto, prestar atención a la eficiencia y manejar adecuadamente la relación entre la actualización oportuna y la conservación del equipo técnico. No podemos buscar ciegamente la última tecnología y equipos avanzados ni ignorar la tendencia de desarrollo de la tecnología y hacer que los equipos se conviertan en nuevos. obsoleto.

5. Aplicación unificada de software de gestión financiera. Para adaptarse a la red de gestión financiera y mejorar el nivel de gestión corporativa, las unidades subordinadas de nuestra empresa del grupo adoptan el "Sistema Kingdee K3" como software de gestión financiera. Y prepararse para futuras redes con otros sistemas de información y establecer gradualmente un sistema de gestión de información de empresas del grupo con contabilidad computarizada como núcleo para compartir recursos de información internos dentro de la unidad y aprovechar plenamente el papel de la contabilidad computarizada en la gestión empresarial.

Capítulo 2 Condiciones de aceptación para sustituir la contabilidad manual

1.

El uso de computadoras electrónicas para reemplazar la contabilidad manual se refiere al uso de software de contabilidad para ingresar datos contables impresos. después del procesamiento electrónico por computadora. Reemplazar la contabilidad manual es el objetivo básico de la contabilidad computarizada.

En segundo lugar, la empresa del grupo ha sido autorizada por la Oficina de Finanzas Municipal para establecer un grupo de aceptación de informatización contable para inspeccionar de forma independiente el trabajo de informatización contable de las unidades subordinadas de la empresa del grupo e informarlo a la Sección de Contabilidad de la Dirección de Hacienda Municipal para su aprobación.

3. Las unidades que reemplazan la contabilidad manual deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Estar equipadas con el software financiero "Kingdee K3 System", el hardware informático correspondiente y el equipo de aire acondicionado de la sala de ordenadores;

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2.

Equipar el personal de informatización contable correspondiente. Todos los profesionales de la contabilidad deben tener calificaciones primarias de capacitación en informatización contable, y las unidades que utilizan software financiero en línea deben tener al menos un personal de mantenimiento de informatización contable intermedia;

3. Implementar el sistema de gestión interna de la empresa del grupo;

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4.

El sistema Kingdee k3 (en adelante, el sistema k3) se ejecuta en paralelo con el software de contabilidad desarrollado por la oficina central original (en lo sucesivo, el software antiguo) o formularios de contabilidad manuales (unidades no computarizadas) Durante más de tres meses, los resultados del software de contabilidad nuevo y antiguo son consistentes si los resultados contables del software antiguo y nuevo son inconsistentes, y la razón de la inconsistencia no es humana; error, una persona dedicada puede identificar el motivo y proporcionar un informe escrito al equipo de aceptación;

5. Entre el software antiguo y el nuevo Durante el período paralelo, todos los resultados contables y los datos contables del software antiguo y el nuevo. El software debe encuadernarse en un libro, guardarse como archivos contables y utilizarse como base principal para la aceptación.

6. Los comprobantes contables utilizan comprobantes contables unificados para satisfacer las necesidades de la contabilidad computarizada;

7. Complete el formulario de solicitud de formato estándar especificado por el Departamento de Contabilidad de la Oficina de Finanzas Municipal de Guangzhou. Presentar una solicitud por escrito con una semana de antelación al grupo de aceptación de informatización contable de la empresa del grupo.

Capítulo 3 Sistema de responsabilidad de los puestos de informatización contable

1. Establecer un sistema de responsabilidad de los puestos de informatización contable Es necesario aclarar el alcance de las responsabilidades de cada puesto y garantizar que "todo esté hecho". por alguien "Gestión, todos tienen tareas especiales, el trabajo tiene requisitos y el trabajo tiene inspecciones".

2. Los puestos de informatización contable pueden incluir supervisores de computadoras, operadores de software, auditores, mantenedores de computadoras, inspectores de computadoras, analistas de datos, puestos de cajero y administradores de archivos.

1. Supervisor Informático: Totalmente responsable del trabajo de informatización contable de la empresa del grupo, formulando planes de desarrollo, planes generales y control de autoridad para el personal operativo.

2. >Empleado de entrada de software: prepare comprobantes contables, ingrese datos contables como comprobantes contables y comprobantes originales, emita comprobantes contables, libros contables, extractos, procese algunos datos contables y alcance el nivel de capacitación básica en conocimientos de informatización contable;

3.

Auditor: Responsable de revisar la información contable (comprobantes contables, comprobantes originales, etc.). ) Ingresar a la computadora, operar el software de contabilidad para registrar los libros de cuentas internos y confirmar los libros de cuentas e informes impresos

4. de software y hardware de computadora, y administrar los datos contables de la computadora; contactar a los proveedores de software para el mantenimiento y las actualizaciones de software, responsables de comunicarse con el centro de computación para resolver problemas de hardware que no pueden ser resueltos por el departamento de finanzas;

5. Auditor informático: Responsable de supervisar el funcionamiento de los sistemas informáticos y de software financiero, Prevenir el fraude informático. Este puesto lo ocupa simultáneamente personal relevante del centro de cómputo y del departamento de auditoría;

6. Analista de datos: Responsable de analizar datos contables informáticos y proporcionar información analítica relevante para la toma de decisiones de liderazgo.

7. Cajero: Sólo se puede utilizar el módulo de gestión de efectivo.

8. Archivero: Responsable de la gestión del software financiero y archivos de datos contables.

3. Cada unidad puede, basándose en las condiciones reales y sin violar el sistema de contención interna, establecer varias posiciones en todos los ámbitos, pero manteniéndolas relativamente estables. Los cajeros sólo pueden utilizar el módulo "Gestión de efectivo", debiendo separarse los recepcionistas y los auditores.

Capítulo 4 Sistema computarizado de gestión de operaciones contables

Primero, estipule claramente el contenido y la autoridad de los operadores de computadoras para operar software financiero, administrar estrictamente las contraseñas operativas y evitar que personal no autorizado opere software financiero. . software;

En segundo lugar, antes de salir de la sala de ordenadores, el operador debe ejecutar el comando correspondiente para salir del software financiero;

3. el motivo de la modificación debe indicarse por escrito y su contenido, e informarse al Departamento de Finanzas de la empresa del grupo, que negociará con Kingdee.

4. y está estrictamente prohibido abrir la base de datos para modificarla sin autorización.

5. El sistema no proporciona la función de modificar comprobantes internos aprobados o publicados. Cuando se encuentran errores en documentos contables que han sido ingresados, revisados ​​o contabilizados, sólo se pueden utilizar rastros de modificación.

Capítulo 5 Sistema de gestión de hardware informático

1.

El hardware informático y el equipo de red de la sala de ordenadores son administrados por programadores con conocimientos básicos de hardware informático en el grupo. empresa Se ha instalado un inspector de virus informáticos a tiempo parcial en la sala de ordenadores para controlar los virus informáticos en toda la empresa del grupo.

En segundo lugar,

La habitación debe mantenerse limpia mientras se trabaja y no se permiten otros elementos no relacionados con el trabajo (especialmente elementos perjudiciales para el funcionamiento normal de la computadora y elementos inflamables). para ser llevado a la sala de computación. Está estrictamente prohibido fumar en la sala de ordenadores. Está estrictamente prohibido enchufar equipos eléctricos a voluntad en la sala de ordenadores.

3. La sala de ordenadores deberá estar equipada con equipos de aire acondicionado para mantener un ambiente de temperatura y humedad adecuado.

Cuarto,

Antes de utilizar el ordenador, compruebe si la fuente de alimentación y el equipo funcionan normalmente. Informe los problemas con prontitud y utilícelos después de la inspección y aprobación por parte del personal de mantenimiento de computadoras. Especialmente cuando el equipo informático tiene una falla grave, no se permiten reparaciones casuales y deben informarse a la sala de computadoras a tiempo para su reparación.

5. Restrinja la autoridad operativa del servidor y no cambie la configuración del servidor a voluntad.

6. Si hay un corte de energía repentino, debe salir inmediatamente del sistema, apagar la máquina y apagar la fuente de alimentación.

7. , debe verificar si el equipo mecánico se ha apagado y apagar todas las fuentes de alimentación.

Capítulo 6 Software y sistema de gestión de datos

En primer lugar, el software de contabilidad debe tener un disco duro o subdirectorio independiente. No lo confunda con otro software;

2. Si el software o el hardware de la computadora falla, el personal de mantenimiento de la computadora puede tomar medidas para eliminar los obstáculos después de confirmar que se ha realizado una copia de seguridad de los datos relevantes si el problema no se puede resolver; , se les puede notificar según la situación. El personal relevante del centro de cómputo o de Kingdee Company busca soluciones;

3. Los operadores de software preparan comprobantes contables basados ​​en los comprobantes originales que han pasado la revisión, los imprimen en un oportunamente, adjuntar los comprobantes originales y conservarlos después de la segunda revisión por parte de los auditores, encuadernados y archivados.

4. se debe hacer una copia de seguridad en un disco o CD para su almacenamiento y administración después de fin de mes.

5. El resumen de la cuenta se puede realizar por etapas o mensualmente, entre los que se encuentra el actual de ocho columnas; el resumen de cuentas puede reemplazar el libro de contabilidad general;

6. Los diarios de efectivo y depósitos se imprimen mensualmente; otros libros de cuentas se imprimen dos veces al año: Capítulo 1 La primera vez se imprime dentro de los 30 días posteriores al final del año. la primera mitad del año; la segunda vez se imprime dentro de los 45 días siguientes al final del año. Dependiendo de la situación real, si la empresa es pequeña, puedes imprimir una página completa, pero imprímela al menos una vez al año.

7. La preparación e impresión de los estados contables deberá establecerse de conformidad con las disposiciones del sistema financiero. Varios informes deben ser firmados y confirmados por operadores de software, auditores y supervisores informáticos antes de que puedan convertirse en informes oficiales. El informe debe prepararse estableciendo la fórmula numérica y no se permite completarlo de manera anormal; los datos del informe deben ser consistentes con los resultados de la verificación y la relación de verificación de los datos en la tabla debe ser correcta. Una vez establecida la fórmula numérica, ésta debe permanecer sin cambios. Si se requieren revisiones, se debe conservar un informe escrito.

8. Está estrictamente prohibido exportar datos sin el permiso del director financiero de la unidad.

9. Garantizar la seguridad de los datos contables y del software contable para evitar que se modifiquen los datos y el software; guardar dos copias de los datos almacenados en medios magnéticos: una en los archivos y otra en el departamento de finanzas;< /p >

10. El software de contabilidad aplicada se utiliza para modificar, actualizar y reemplazar equipos de hardware. , se debe garantizar la continuidad y seguridad de los datos contables reales, el personal de mantenimiento de computadoras debe pasar por los procedimientos de aprobación y, después de la aprobación del supervisor de computadoras y la persona a cargo del centro de computación, el supervisor de computadoras, el personal de mantenimiento de computadoras y las computadoras relacionadas; el personal deberá supervisar y exigir la cooperación al proveedor de software;

11. Para evitar infecciones de virus externos, nadie puede utilizar discos externos para realizar operaciones en la computadora de contabilidad antes de la detección efectiva del virus. No opere el disco de contabilidad en otras computadoras a voluntad.

12. Los archivos contables incluyen datos contables y software de contabilidad. Los archivos contables archivados deberán ser inspeccionados y copiados cada año para evitar la pérdida de los archivos contables por daños en los soportes magnéticos;

Capítulo 7 Disposiciones complementarias

El presente "Sistema de Gestión". " se aplica a la empresa del grupo Una unidad que implementa oficialmente la contabilidad computarizada. El Departamento de Finanzas es el responsable de interpretar estas normas.

2. Durante la implementación de este sistema, si existiera alguna inconsistencia con las normas superiores del sistema financiero y de informatización contable, prevalecerán las normas superiores.

3. Este sistema se implementará a partir de la fecha de aceptación.

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