¿Cuáles son las precauciones para conservar los documentos contables corporativos?
(1) Los comprobantes contables deben encuadernarse en volúmenes periódicamente para evitar pérdidas. Después de la contabilidad basada en los comprobantes contables, el departamento de contabilidad debe organizar varios comprobantes contables periódicamente (cada día, cada diez días o cada mes), agregar la portada y la contraportada a los distintos comprobantes contables junto con los comprobantes originales adjuntos en orden numérico. unirlos en un volumen, y se agrega un sello a la línea de encuadernación, y el encuadernador firma o estampa el sello en la línea de encuadernación.
Cuando se pierda el bono original obtenido de otra unidad, se deberá obtener un certificado estampado con el sello oficial de la unidad emisora original, y se indicará el número, monto y contenido del bono original. Sólo podrá utilizarse como comprobante original después de ser aprobado por el responsable del departamento de contabilidad de la unidad manipuladora, el supervisor contable y el responsable de la unidad. Si es realmente imposible obtener un comprobante, por ejemplo si se pierde, la parte interesada debe explicarlo en detalle y debe utilizarse como comprobante original después de la aprobación de la persona a cargo de la agencia de contabilidad. el supervisor contable y el responsable de la unidad.
(2) La carátula del comprobante contable deberá indicar el nombre de la unidad, el tipo de comprobante, el número del comprobante, los números inicial y final, el año, el mes, el supervisor contable, el personal vinculante y otros asuntos relevantes, y debe ser conservado por el supervisor contable y La persona firma la cubierta.
(3) Los comprobantes contables deben sellarse para evitar que se intercambien. Los vales originales no se pueden tomar prestados. Si otras unidades realmente necesitan utilizarlo por razones especiales, se pueden copiar con la aprobación del responsable del departamento de contabilidad de la unidad (supervisor de contabilidad). Las copias de los comprobantes originales proporcionados a unidades externas deben inscribirse en un registro especial. Estará firmado y sellado por el proveedor y el destinatario.
(4) Cuando existan muchos comprobantes originales, se podrán encuadernar por separado. Sin embargo, la fecha, número y tipo del comprobante contable deberá indicarse en la portada del comprobante. Al mismo tiempo, los comprobantes contables adjuntos deben marcarse con "Adjunto separado" y el nombre y número del comprobante original para facilitar su consulta. Para varios documentos originales importantes, como recibos de depósito, conocimientos de embarque, etc. , así como diversos documentos que deban ser consultados y devueltos en cualquier momento, deberán catalogarse por separado. No lo toques. E indicar la fecha y número en los comprobantes contables correspondientes y comprobantes originales respectivamente.
(5) Los comprobantes contables vinculantes anuales pueden ser conservados temporalmente por el departamento de contabilidad de la unidad durante un año al final del año y, una vez vencido, se entregarán al departamento de archivos. de la unidad de custodia unificada; si no existe un departamento de archivo, se deberá designar una persona designada en el departamento de contabilidad institucional. Los cajeros no serán responsables de los archivos contables.
(6) Cumplir estrictamente con los requisitos para el período de retención de los documentos contables y no destruirlos a voluntad antes de su vencimiento.