Cómo guardar archivos corporativos

1. Cada departamento funcional de la empresa tiene una persona dedicada responsable de la emisión y archivo de los documentos;

2 después de redactar e imprimir el documento. , el jefe de departamento lo revisará y firmará, y presentará el documento Liberado luego de la aprobación del gerente general de la empresa.

3. Establezca un formulario de registro de distribución de documentos. El formulario de registro registrará el nombre del archivo, el tiempo de distribución, los departamentos, los destinatarios, etc.

4. El departamento emisor envía los documentos y el formulario de registro de distribución de documentos, el cual será firmado por el destinatario de los documentos en cada departamento.

5. El formulario de registro de documentos deberá presentarse junto con los documentos.

6. Cada departamento debe crear carpetas para varios documentos de este año, y los documentos deben colocarse en las carpetas en el orden de los números de archivo.

7. Organiza los documentos en la carpeta cada mes. Si hay alguna omisión, contacta con el departamento emisor lo antes posible.

8.Al final del año, organice, clasifique y encuaderne todos los documentos de las carpetas en volúmenes y guárdelos en el archivador para futuras consultas.

9. Los documentos importantes de la empresa están encuadernados en volúmenes por año y categoría y almacenados en archivadores. Hay un catálogo en la puerta del archivador.

10. Al pedir prestados documentos importantes, con la firma y aprobación del jefe del departamento, vaya a la oficina para redactar un pagaré y seguir los procedimientos de préstamo.

11. El pagaré debe devolverse a tiempo y no será válido.

12. Los documentos duplicados, vencidos y sin valor de conservación deberán reportarse a la oficina para su trituración y destrucción con la aprobación del jefe del departamento.