Puntos claves de la gestión de expedientes contables bajo la informatización contable
(1) Varios comprobantes contables escritos, libros contables, estados contables y otros materiales contables impresos por computadora. Estos comprobantes contables impresos, libros de contabilidad, estados contables y otros materiales contables deberán cumplir con las disposiciones del sistema de contabilidad nacional unificado, ser archivados y almacenados de acuerdo con las normas pertinentes, y el período de almacenamiento será de acuerdo con las disposiciones de la " Medidas de Gestión de Archivos Contables”.
(2) La información contable (comprobantes contables, libros contables, estados contables y otra información) almacenada en cintas, discos, discos ópticos, microfilmes y otros medios debe conservarse y conservarse adecuadamente antes de imprimirse por escrito. . una copia. Todos estos medios deben considerarse materiales contables, y los sitios web de contabilidad deben agregarse a favoritos o archivos para su custodia.
(3) También debe considerarse como custodia de los archivos contables el conjunto completo de documentos y programas de software desarrollados y utilizados en el sistema informático contable.
Los archivos contables computarizados no solo deben implementar el sistema general de gestión de archivos, sino también enfatizar la seguridad y confidencialidad de varios archivos contables computarizados. Las unidades generalmente deben establecer las siguientes medidas de seguridad y confidencialidad:
① La gestión de los archivos contables computarizados debe ser antimagnética, a prueba de fuego, de humedad y de polvo. Los archivos contables importantes deben estar por duplicado y almacenados en. dos o dos separados Los anteriores son diferentes;
② Los archivos contables almacenados en medios magnéticos deben revisarse y copiarse periódicamente para evitar la pérdida de archivos contables debido a daños en los medios magnéticos
(3) Implementar estrictamente un sistema de confidencialidad de seguridad, no apilar archivos contables al azar para evitar daños, pérdidas y fugas;
(4) Diversa información contable, incluida información contable impresa, así como disquetes , CD, microfilm, etc. Se utiliza para almacenar información contable y no se puede tomar prestado ni sacar de la unidad sin el consentimiento del responsable de la unidad
⑤ Al tomar prestado información contable, se deben realizar los procedimientos de préstamo correspondientes; y el responsable deberá firmarlo y dejar constancia del mismo. La información contable almacenada en medios magnéticos también debe verificarse cuidadosamente al tomarla prestada y devolverla para evitar infecciones de virus.