Electronización de documentos de auditoría de firmas contables

Ventajas del papel electrónico

1. Los manuscritos electrónicos pueden facilitar que los auditores disfruten de la información y mejoren la eficiencia de la auditoría. El trabajo de auditoría es un esfuerzo de equipo y su eficiencia depende del intercambio efectivo de información. En el modo tradicional de trabajo administrativo, los miembros del equipo de auditoría preparan los documentos individualmente de acuerdo con su división del trabajo, y resulta inconveniente para los demás consultarse entre sí. Después de la implementación electrónica de los documentos de trabajo de auditoría, los auditores pueden compartir información fácilmente a través de la LAN interna de la empresa o la red punto a punto en el sitio del equipo de auditoría. Pueden verificar los documentos de trabajo de auditoría con solo un clic del mouse. no se afectan entre sí. La eficiencia de la auditoría mejora enormemente. Además, ¿en la tradición? ¿Papel+bolígrafo+calculadora? En el modo de trabajo, la calculadora realiza una gran cantidad de cálculos. Para garantizar la exactitud de los resultados del cálculo, los auditores a menudo tienen que comprobarlo dos o tres veces, lo que supone una pérdida de tiempo. En el estado de trabajo del documento electrónico, el revisor solo necesita ingresar los datos iniciales y la computadora completa automáticamente el trabajo de cálculo. Los resultados del cálculo son precisos y no requieren verificación, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de la revisión.

2. Es útil que las empresas acumulen experiencia en auditoría y mejoren los niveles de gestión del conocimiento. Una vez digitalizado el manuscrito, la experiencia acumulada por los auditores en el trabajo real se puede transformar fácil y oportunamente en plantillas para guiar el trabajo de auditoría futuro. Los procedimientos de auditoría también se pueden actualizar de manera oportuna para lograr el disfrute de la experiencia de auditoría. Una vez que el país promulgue nuevas normas de contabilidad y de auditoría, las empresas podrán responder rápidamente y ajustar sus procedimientos de auditoría mediante el uso de documentos electrónicos. Sin embargo, en el método tradicional de manuscrito en papel, para mejorar la eficiencia, las oficinas generalmente imprimen los procedimientos de revisión en papel. Para ahorrar costos, el tamaño del lote de impresión generalmente es mayor. Una vez que se completa la impresión por lotes, el programa de auditoría no se puede ajustar en lotes. Sólo los auditores pueden ajustarlo durante su uso, lo que a menudo requiere mucha publicidad y capacitación por parte de la empresa. De esta manera, los nuevos requisitos de las nuevas normas de contabilidad y de auditoría promulgadas por el estado y la experiencia de auditoría interna de la empresa son difíciles de transformar en procedimientos de auditoría de manera oportuna, lo que no favorece la mejora de la calidad de la auditoría y la reducción de la misma. riesgos.

3. Propicio para fortalecer el control de calidad de la auditoría. ¿En tradicional? ¿Papel+bolígrafo+calculadora? Según el nuevo modelo de trabajo, la auditoría de tres niveles y la inspección de calidad dentro de la empresa se realizan mediante la circulación de documentos en papel, casi sin control. En los manuscritos electrónicos, al establecer puntos de control, cada empleado tiene su propio nombre de usuario y contraseña. La redacción, revisión y envío de los manuscritos se firman automáticamente mediante computadoras, lo que puede controlar de manera conveniente y estricta el proceso comercial y garantizar la calidad de la empresa. política de control y ejecución del programa. Esto puede fortalecer en gran medida la revisión de tres niveles y la inspección de calidad y mejorar el nivel de revisión y la inspección de calidad.

4. Los exámenes electrónicos amplían el alcance de los exámenes de auditoría. Con los manuscritos electrónicos, además de los manuscritos en papel, las grabaciones de audio, los materiales de video y las fotografías electrónicas pueden constituir manuscritos de auditoría. Los auditores pueden aprovechar al máximo la tecnología de la información para recopilar evidencia de auditoría de manera conveniente y rápida y reducir los riesgos de auditoría.

5. Reducir la carga de los auditores y facilitar el almacenamiento, recuperación e inspección de los papeles de trabajo de auditoría. Una vez digitalizados los exámenes, todos los exámenes se pueden almacenar en computadoras portátiles, lo que elimina la necesidad de que los auditores lleven voluminosos exámenes. Y una vez completado el manuscrito, se archiva en el servidor o se graba en un CD para un almacenamiento conveniente y una referencia posterior para su recuperación. Debido a la importante reducción en el consumo de papel, no solo puede reducir en gran medida los costos de almacenamiento de papel de la oficina, sino también cumplir con las políticas nacionales de protección ambiental.

Condiciones y formas de realizar manuscritos electrónicos

La implementación de manuscritos electrónicos no es sólo un cambio en los medios de los manuscritos, sino también un cambio profundo en los métodos de auditoría existentes a través de la tecnología informática. lo que requiere auditoría El personal cambia los conceptos de auditoría. Durante este proceso, la firma debe resumir constantemente la experiencia de auditoría y ajustar los procedimientos de auditoría de manera oportuna.

El núcleo de la realización de manuscritos electrónicos es el desarrollo de un conjunto de software informático. Hay dos formas de desarrollar software informático: confiar el desarrollo a unidades externas y desarrollarlo usted mismo. El desarrollo de software generalmente se implementa utilizando software de oficina y software de base de datos existentes. El software disponible es: OFFICE, SQSEVER, NOTAS, etc. Las empresas deben elegir el software de base de datos adecuado en función de su tamaño.

Las grandes empresas o firmas de contabilidad que planean un desarrollo a gran escala recomiendan contratar talentos de software para desarrollar su propio software, y el equipo de desarrollo debe estar compuesto por auditores y personal de software con experiencia. Primero, los auditores presentaron varias demandas y el personal del software preparó un borrador electrónico basado en una comunicación total con los auditores y ajustó continuamente el software de auditoría con el desarrollo de la auditoría contable. El software debe desarrollarse como una versión de red, no como una versión independiente.

En términos de hardware, cada auditor debe tener una computadora portátil y cada equipo de auditoría debe tener un hub. Los auditores deben formar una pequeña red de todas las computadoras de los auditores a través de un centro en el sitio de la auditoría para compartir información.

La implementación fluida de manuscritos electrónicos requiere una amplia formación del personal. La capacitación debe resolver principalmente dos problemas: ① Cambiar los conceptos de los auditores para que acepten y estén dispuestos a usar papel electrónico; (2) Mejorar la capacidad de los auditores para usar computadoras para que puedan usarlas de manera competente para preparar exámenes electrónicos.

Dado que la electrónica de manuscritos requiere una gran inversión en software y hardware y mucha capacitación, existen ciertos riesgos en cuanto a si se puede implementar sin problemas. Las empresas pueden primero ponerlo a prueba entre algunos auditores con buenos conocimientos informáticos y sólidas capacidades de auditoría, y luego promoverlo plenamente una vez que el piloto tenga éxito. De esta manera, el efecto de demostración de pruebas exitosas puede reducir efectivamente la resistencia en el proceso de promoción.

Dos cuestiones a las que se debe prestar atención en los manuscritos electrónicos

1. Los documentos de auditoría no sólo involucran los secretos comerciales de la unidad auditada, sino también los secretos comerciales de la propia empresa. Dado que los piratas informáticos copian y atacan fácilmente los documentos electrónicos, para protegerse a sí mismas y a los secretos comerciales de sus clientes, las empresas deben desarrollar un sistema de confidencialidad para los archivos electrónicos y tomar medidas viables tanto desde el punto de vista del hardware como del software para garantizar que los secretos comerciales de los clientes no se filtran.

2. La seguridad del manuscrito. Los papeles de trabajo de auditoría son la base para emitir informes de auditoría y evidencia para juzgar las responsabilidades de auditoría. Cómo conservar adecuadamente los manuscritos de acuerdo con los requisitos de las leyes y reglamentos es una cuestión clave que debe resolverse en el caso de los manuscritos electrónicos. ¿Según la Norma de Auditoría Independiente No. 6? "Documentos de trabajo de auditoría", los archivos actuales deben conservarse durante al menos diez años a partir de la fecha de emisión del informe de auditoría; los archivos permanentes deben conservarse durante un largo tiempo; Para cumplir con los requisitos del Código, la empresa debe grabar los papeles de trabajo completos en un CD de manera oportuna y guardar el CD en una sala de almacenamiento en buenas condiciones. (Autor: Wei Xianfeng Elliot Ngok Accounting Firm)

Requisitos para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría Las normas de auditoría independiente establecen requisitos operativos estandarizados para la preparación de los papeles de trabajo de auditoría, que incluyen principalmente:

(1) Disposiciones sobre necesidad. ¿Cuáles son los estándares básicos para la auditoría independiente? ¿Debería la CPA registrar el plan de auditoría, su proceso de implementación, resultados y otros asuntos importantes que requieren juicio en los papeles de trabajo de auditoría? (Artículo 15). ? Normas específicas para la auditoría independiente 1 ¿Existen disposiciones para la auditoría de estados contables? El contador público autorizado registrará el trabajo de auditoría y formará los papeles de trabajo de auditoría. ? (Artículo 19) La preparación de los papeles de trabajo de auditoría es un requisito obligatorio para que los contadores públicos autorizados realicen actividades de auditoría. Un informe de auditoría sin documentos de trabajo de auditoría es sin duda un informe falso.

(2) Reglamento técnico. ¿Norma de Auditoría Independiente N° 6? El artículo 5 de los documentos de trabajo de auditoría establece reglamentos técnicos específicos sobre la preparación de los documentos de trabajo de auditoría, a saber: ¿El contenido está completo, el formato está estandarizado, las etiquetas son consistentes, los registros son claros y las conclusiones son claras? .

(3) Disposiciones sobre idoneidad. Los papeles de trabajo de auditoría normativa no son un simple montón de palabras, sino que deben reflejar la relación lógica interna entre la evidencia de auditoría recopilada y la opinión final de auditoría. Hay muchos tipos de documentos de trabajo de auditoría, provenientes de diferentes fuentes y autores. Para garantizar la idoneidad de los papeles de trabajo de auditoría, la Norma Específica de Auditoría Independiente No. 65438 +0? ¿Cuáles son los requisitos para auditar estados contables? ¿Deberían los contadores públicos realizar las inspecciones y revisiones necesarias de los papeles de trabajo de auditoría? (Artículo 21). Al mismo tiempo, para los papeles de trabajo elaborados por el asistente comercial,? ¿El contador público debería orientar, supervisar e inspeccionar el trabajo de los asistentes comerciales y ser responsable de los resultados de su trabajo? .

Los elementos y componentes de los papeles de trabajo de auditoría son los registros de auditoría y la información obtenida por el contador público autorizado durante el proceso de auditoría. Se forma de dos formas: compilación y adquisición.

Para los papeles de trabajo preparados por uno mismo, se debe registrar completamente el seguimiento de la ejecución del plan de auditoría, el proceso de recopilación de evidencia de auditoría, la base y el proceso del juicio profesional y el proceso de formación de opiniones de auditoría. La mayoría de los documentos de trabajo son compilados por un contador público certificado.

Estrictamente hablando, la información proporcionada por la unidad encargada o un tercero no es un documento de trabajo de auditoría. Se convierte en una parte importante del documento de trabajo de auditoría sólo después de que el contador público certificado implementa los procedimientos de auditoría necesarios y. forma los registros de auditoría correspondientes.

El contenido básico de los papeles de trabajo de auditoría incluye diez partes, a saber: (1) Nombre de la unidad auditada; (2) Nombre del proyecto de auditoría (3) Tiempo o ciclo del proyecto de auditoría; (4) Registro del proceso de revisión; (5) Marca y descripción de la auditoría; (6) Conclusión de la auditoría; (7) Número de índice y número de página; (8) Nombre y fecha de la compilación; Otras explicaciones necesarias son importantes.