¿Cuáles son las precauciones para archivar y conservar documentos contables?
1. Preste atención a la encuadernación de los vales.
Después de registrar los comprobantes contables, los comprobantes contables y los comprobantes originales adjuntos deben colocarse y doblarse en orden numerado y luego prepararse para su encuadernación. Al encuadernar el vale, debe agregar una portada y una contraportada, y luego encuadernar el vale en un libro. Los comprobantes contables no pueden vincularse entre meses. Si no hay muchos comprobantes contables, sólo es necesario encuadernar un volumen por mes; si hay una gran cantidad de comprobantes contables, es necesario encuadernar varios volúmenes. Tenga cuidado de etiquetar el canal. Al encuadernar la tabla de resumen de la materia, los manuscritos de la tabla de resumen de la materia también se pueden unir y los documentos de trabajo se pueden utilizar como archivos adjuntos a la tabla de resumen de la materia.
2. Por favor preste atención a la portada del cupón
La portada del comprobante contable debe indicar el nombre de la unidad, año, mes, tipo de comprobante, fecha de inicio y finalización. y número, y se deberá estampar la firma o sello del encuadernante.
3. Instrucciones para el préstamo de vales
No se permite el préstamo de vales originales. Si otras unidades realmente necesitan utilizarlo por razones especiales, se pueden copiar con la aprobación del responsable del departamento de contabilidad de la unidad (supervisor de contabilidad). Las copias de los comprobantes originales proporcionados a unidades externas deben inscribirse en un registro especial. Estará firmado y sellado por el proveedor y el destinatario.
4. Los comprobantes están encuadernados por separado
Una gran cantidad de comprobantes originales en la empresa que deben leerse con frecuencia, como órdenes de distribución, tablas salariales, etc., deben leerse con frecuencia. encuadernarse en volúmenes y conservarse por separado. El tipo, fecha y número del certificado deberán indicarse en la portada del mismo.
5. Precauciones durante el período de almacenamiento
Respetar estrictamente los requisitos para el período de almacenamiento de los documentos contables y no deberán destruirse a voluntad antes de su vencimiento.