¿Durante cuánto tiempo se guardan los archivos contables?
El período de conservación de los expedientes contables se refiere al tiempo mínimo que se deben conservar los expedientes contables desde la fecha de su formación o recepción. El período de conservación de los archivos contables se puede dividir en dos categorías: permanente y periódico. Los plazos de los depósitos a plazo generalmente se dividen en 10 años y 30 años. El período de conservación de los expedientes contables se computa a partir del primer día siguiente al final del ejercicio fiscal.
En concreto, es necesario conservar permanentemente archivos como el informe contable financiero anual, el inventario de archivos contables conservados, el inventario de archivos contables destruidos y los dictámenes de tasación de archivos contables. Los comprobantes contables, libros de contabilidad, lista de transferencia de archivos contables y otros archivos deberán conservarse durante 30 años. Los archivos de datos contables con valor de conservación, como informes contables financieros mensuales, trimestrales y semestrales, extractos bancarios, etc., deben conservarse durante 10 años.
Los archivos contables son materiales históricos importantes y evidencia que registran y reflejan los asuntos económicos y comerciales de la unidad. También son una base importante para verificar si la unidad cumple con las disciplinas financieras y si hay fraude o violación. de leyes y disciplinas, etc. Los archivos contables también son una fuente de información importante que proporciona datos económicos detallados para el país y las unidades, y proporciona una referencia para que el país formule políticas macroeconómicas y las unidades para tomar decisiones comerciales.
Notas:
1. Los archivos contables deben clasificarse y archivarse periódicamente de acuerdo con el alcance y los requisitos de archivo, se debe preparar un inventario de los archivos contables y entregarse a la unidad. agencia de gestión de archivos para su custodia dentro del tiempo especificado.
2. El almacenamiento de archivos contables debe cumplir con las normas nacionales de gestión de archivos pertinentes y se deben adoptar medidas como protección contra el polvo, la humedad, el fuego, los insectos y los roedores. para garantizar la seguridad e integridad de los archivos contables.
3. Por lo general, no se permite el préstamo de archivos contables. Si efectivamente es necesario prestarlo de acuerdo con las normas nacionales pertinentes debido a necesidades laborales, los procedimientos pertinentes deben realizarse estrictamente de acuerdo con las normas y devolverse dentro del tiempo prescrito.
4. Los archivos de contabilidad electrónicos deben estar equipados con funciones de respaldo automático, y los archivos de respaldo deben almacenarse en diferentes medios y ubicaciones para evitar la pérdida o daño de datos. La transferencia y destrucción de archivos contables electrónicos también debe cumplir con las regulaciones nacionales sobre archivos electrónicos.