La demora máxima en la transferencia de expedientes contables no excederá
1. Los archivos contables deben conservarse adecuadamente. Los archivos contables son archivados por el departamento de contabilidad de la unidad y conservados durante un año. Una vez vencido, se entregará al organismo gestor de archivos contables. Las unidades que no cuenten con una organización especializada en gestión de archivos deberán hacer que la agencia contable designe una persona dedicada a su custodia. No se permite el préstamo de los archivos contables de la unidad. En circunstancias especiales, se podrán consultar o copiar los originales con la aprobación del responsable de la unidad.
2. Los archivos contables deberán llevarse a plazos. Se divide en dos categorías: permanente y regular. El almacenamiento se divide en 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años. El período de almacenamiento comienza el primer día después del final del año fiscal.
Al mismo tiempo, si se cumplen las siguientes condiciones, los datos contables electrónicos generados dentro de la unidad solo se pueden guardar en formato electrónico para formar archivos contables electrónicos:
(1) El la fuente de los datos contables electrónicos formados es auténtica, efectiva, formada y transmitida a través de equipos electrónicos como computadoras;
(2) El sistema de contabilidad utilizado puede recibir y leer datos contables electrónicos de manera precisa, completa y efectiva, y puede generar contabilidad de conformidad con los formatos de archivo estándar nacionales, comprobantes, libros contables, estados contables financieros y otros datos contables, y establecer los procedimientos necesarios de procesamiento, revisión y aprobación;
(3) El sistema de gestión de archivos electrónicos utilizado puede recibir, gestionar y utilizar eficazmente archivos contables electrónicos, cumplir con los requisitos de conservación a largo plazo de los archivos electrónicos y establecer una relación de recuperación entre los archivos contables electrónicos y otros archivos contables en papel relacionados;
(4) Tomar medidas efectivas para evitar que los archivos contables electrónicos sean manipulados;
(5) El establecimiento de un sistema de respaldo de archivos contables electrónicos puede prevenir eficazmente el impacto de desastres naturales, accidentes y sabotajes provocados por el hombre;
(6) Los datos contables electrónicos no tienen valor de conservación permanente ni otros archivos contables de valor de conservación importantes.
Se deben archivar los siguientes materiales contables:
(1) Comprobantes contables, incluidos comprobantes originales y comprobantes contables.
(2) Libros de contabilidad, incluidos los generales; libro mayor, cuentas detalladas, diarios, tarjetas de activos fijos y otros libros de cuentas auxiliares;
(3) informes de contabilidad financiera, incluidos informes de contabilidad financiera mensuales, trimestrales, semestrales y anuales;
(4) Otra información contable, incluidos extractos bancarios, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables, lista de destrucción de archivos contables, opiniones de tasación de archivos contables y otra información contable con valor de preservación.
Base Legal
Medidas para la Gestión de los Expedientes Contables
Artículo 11 Los expedientes contables formados durante el año en curso podrán ser administrados por el órgano de gestión contable de la unidad después del final del año fiscal se conservará temporalmente durante un año y luego se transferirá a la agencia de gestión de archivos de la unidad para su custodia. Si realmente fuera necesario posponer el traslado por necesidades laborales, deberá ser aprobado por la agencia de gestión de archivos de la unidad.
El período de conservación temporal de los expedientes contables por parte del organismo de gestión contable unitaria no podrá exceder de tres años. Durante el período de almacenamiento temporal de los archivos contables, el almacenamiento debe cumplir con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales, y los cajeros no pueden hacerse cargo de los archivos contables.