Informatización de la contabilidad empresarial

(1) Las empresas deben prestar total atención a la informatización contable, fortalecer el liderazgo organizacional y la capacitación del personal, y promover continuamente la aplicación de la informatización contable en las empresas.

La implementación de la informatización contable por parte de las empresas requiere la garantía de las organizaciones, instituciones y personal. El primero es fortalecer el liderazgo organizacional de la informatización contable. La contabilidad es fundamental para todos los aspectos de la recopilación de información en la gestión empresarial. Cuanto más grande es la empresa, más departamentos, negocios y procesos participan en la informatización contable y más complejas son las relaciones que deben coordinarse. Por lo tanto, en circunstancias normales, la construcción e implementación de la informatización contable en empresas grandes (o más grandes) debe ser organizada y dirigida por el responsable de la empresa con autoridad suficiente. Las cuestiones importantes requieren que la presida la persona principal a cargo de la empresa. sobre la toma de decisiones. El segundo es exigir que departamentos específicos sean responsables de la informatización contable. La entidad responsable de la informatización contable debe determinarse en función del tamaño de la empresa. Las pequeñas y microempresas pueden designar departamentos de contabilidad o personal contable como responsables, o pueden confiar la informatización contable a instituciones contables. Las empresas grandes y medianas pueden crear agencias especializadas o puestos en el departamento de contabilidad y en el departamento de tecnología de la información, o crear departamentos especializados independientes de los dos departamentos. El tercero es tener talentos. La informatización contable es la integración profunda de la contabilidad financiera, la gestión financiera, el control interno y la tecnología de la información, y requiere talentos integrales. Para las empresas grandes y medianas, la construcción de información contable también debe contar con talentos integrales que estén familiarizados con las condiciones de su propia empresa. Sólo familiarizándonos con la situación de la empresa podremos formular soluciones de información prácticas y sistemas de apoyo que puedan implementarse en la empresa.

(2) Las empresas deben determinar razonablemente el contenido de la construcción de la información contable basándose en los objetivos de desarrollo y las necesidades reales para evitar el desperdicio de inversiones.

Aunque la informatización es la dirección, como factor ambiental para las operaciones empresariales, la informatización necesita cooperar con otros factores ambientales como la etapa de desarrollo empresarial, la escala, la cultura interna, la estructura organizacional, la calidad de los empleados, la ley, y supervisión, y avanzar según las condiciones locales. Por lo tanto, bajo la premisa de la planificación general, el contenido de la construcción de la información contable se puede mejorar gradualmente paso a paso y construir en módulos de acuerdo con las necesidades de operación y desarrollo de la empresa.

(3) Las empresas deben centrarse en la integración de sistemas de información y entornos empresariales, promover la optimización e innovación de modelos de gestión, estructuras organizativas y procesos empresariales a través de la informatización, y establecer y mejorar sistemas institucionales que se adapten a las ambiente de trabajo informatizado.

La contabilidad es un trabajo que afecta a toda la empresa. La práctica ha demostrado que lo que determina el éxito o el fracaso de la informatización contable no es la “construcción” sino el “uso”. No importa cuán perfecto sea el diseño del sistema de información, si no se adapta a la situación real de la empresa, no cuenta con el soporte y la cooperación del sistema correspondiente, no maneja adecuadamente los intereses internos y externos y no recibe el apoyo del usuario. departamento, puede convertirse en una decoración e incluso traer efectos negativos. Por lo tanto, cuando las empresas promueven la informatización contable, no sólo deben considerar la construcción del sistema en sí, sino también estudiar si el modelo de gestión, la estructura organizacional y los procesos de negocio son compatibles. El proceso de construcción e implementación de sistemas de información suele ser también el proceso de reforma del trabajo contable. La clave del cambio es unificar la comprensión de los departamentos y puestos relevantes, y los resultados finales deben reflejarse y solidificarse en forma de sistemas. Sólo entendiendo el sistema bajo la premisa de unidad y garantía institucional podrá operar bien, alcanzar el propósito esperado y obtener los beneficios esperados.

(4) Las empresas deben centrarse en la planificación general, unificar estándares técnicos, reglas de codificación y parámetros del sistema, lograr la integración orgánica de varios sistemas y eliminar islas de información.

La ventaja de la informatización radica en el intercambio y concentración de** información. Cuando la gestión empresarial se desarrolla hasta cierto nivel, inevitablemente requerirá un mayor nivel de * * * intercambio y un mayor rango de concentración de información. Por lo tanto, las funciones de construcción de información contable empresarial se pueden construir módulo por módulo, y el alcance puede variar de parcial a integral, pero la planificación debe ser holística y los estándares técnicos deben estar unificados. Se requiere que los sistemas de varios departamentos y unidades de la empresa no puedan fragmentarse, estén preparados para una integración futura y hablen en un "lenguaje". De esta manera, todos los sistemas podrán "hablar" en el futuro y se podrán aprovechar plenamente las ventajas de la informatización. De lo contrario, varios sistemas se convertirán en islas de información sin conexión entre ellos. Las empresas deben tener un diseño de alto nivel desde el principio al construir la informatización contable, y esto debe llevarse a cabo bajo un liderazgo unificado. Deben existir estándares técnicos, reglas de codificación y parámetros del sistema unificados.

2. La información contable empresarial * * * disfruta de interconexión con el mundo exterior

(1) Las empresas deben promover la integración de los sistemas de información contable y los sistemas de información empresarial para aprovechar los recursos de información internos. de empresas compartidas.

El artículo 28 de las especificaciones de trabajo estipula: "Las empresas deben promover la integración de los sistemas de información contable y los sistemas de información comercial, impulsar directamente la contabilidad y la teneduría de libros a través del procesamiento comercial, reducir las operaciones manuales y mejorar la precisión de los datos comerciales. y datos contables y lograr el intercambio de recursos de información dentro de la empresa". Una de las tendencias de la informatización es la integración de diferentes sistemas empresariales. En el pasado, es posible que primero fuera necesario exportar los datos comerciales de una empresa y luego verterlos o ingresarlos en el sistema de contabilidad después de un procesamiento manual, como conversión de formato, clasificación y agregación. Ahora que el sistema empresarial y el sistema contable están interconectados, cuando se realizan negocios, el sistema empresarial puede enviar datos directamente al sistema contable. A partir de estos datos, el sistema contable genera comprobantes contables de acuerdo con las reglas establecidas y lleva las cuentas automáticamente. Este proceso es una contabilidad impulsada por el negocio. Sus ventajas son: primero, mejorar la eficiencia; segundo, mejorar la puntualidad de la contabilidad; tercero, evitar errores humanos, cuarto, evitar trampas y quinto, mejorar la coherencia de los datos entre sistemas; El requisito es la unificación de normas técnicas, reglas de codificación y parámetros del sistema entre los sistemas comerciales y los sistemas contables; de lo contrario, no se puede lograr el intercambio automático de datos.

(2) Las empresas deben utilizar la tecnología de la información para promover la concentración del trabajo contable y establecer gradualmente centros de servicios financieros.

El artículo 34 del pliego de condiciones estipula que "las grandes empresas y grupos empresariales con un gran número de sucursales y filiales y una amplia distribución deben explorar el uso de la tecnología de la información para promover la centralización del trabajo contable y establecer gradualmente las finanzas". centros de servicio." El centro de servicios financieros es similar a la contabilidad centralizada, la única diferencia es que los servicios financieros son proporcionados por un centro de servicios relativamente independiente dentro del grupo. El centro de servicios firma un acuerdo de servicio con el objeto del servicio (es decir, la empresa subsidiaria) basado en un. relación orientada al mercado, en lugar de una relación superior-subordinado o una relación comercial; al mismo tiempo, no está limitada por la geografía y el espacio.

De acuerdo con las necesidades reales y el desarrollo de la empresa, el disfrute financiero puede ser parte del proceso comercial, o puede ser toda el área comercial, incluidos los informes externos y el análisis financiero, se puede disfrutar en todas; regiones * * *, o en Área * * Disfrute. Los servicios financieros proporcionados por grupos de empresas generales se centran principalmente en procesos comerciales transaccionales, como gestión de cuentas por cobrar y por pagar, activos fijos, libro mayor, reembolso de viajes, estados financieros, compensación de empleados y gestión de fondos. Algunos grupos empresariales también incluyen servicios no comerciales como auditoría interna, elaboración de presupuestos, análisis de planificación y gestión de riesgos financieros en el ámbito del disfrute financiero. El disfrute financiero tiene los siguientes beneficios:

Primero, alta eficiencia y bajo costo. El objetivo principal del disfrute financiero es mejorar la eficiencia del procesamiento financiero y ahorrar costos financieros. Al centralizar las mismas y repetidas funciones financieras de diferentes unidades internas en el * * * centro compartido, se puede lograr compartir personal, equipos, conocimientos, experiencia y sistemas, formando una ventaja de escala.

El segundo es dar cuenta de los requisitos profesionales del personal financiero. Finanzas * * *Disfrute de la formación de una división profesional del trabajo más detallada para el personal financiero, de modo que, por un lado, varios miembros del personal financiero puedan dedicar más tiempo a sus respectivos campos y aprovechar al máximo sus propias ventajas, y por el otro. Por otro lado, también pueden adquirir una rica experiencia en sus respectivos campos, mejorando así en gran medida el nivel profesional de diversos trabajos financieros y mejorando la calidad del trabajo financiero. Al mismo tiempo, el departamento de finanzas disfruta de la separación del trabajo contable del departamento de finanzas corporativas, lo que le permite al departamento de finanzas tener más energía para concentrarse y realizar funciones de gestión contable.

El tercero es realizar el tipo de servicio. Después de la implementación del intercambio financiero, las finanzas pasarán de ser un departamento funcional interno de la empresa a un proveedor de servicios externo. * * * El * * contrato de servicio firmado por el centro de servicio y los clientes del grupo generalmente estipula el contenido, el plazo y los requisitos de calidad del servicio, lo que lleva a las instituciones financieras a cambiar su posicionamiento, establecer conciencia del servicio, orientarse por las necesidades del cliente, y hacer que el trabajo financiero responda mejor a las necesidades de otras funciones corporativas y mejore la satisfacción de los servicios financieros.

(3) Las empresas deben realizar la interconexión con sistemas de información de unidades externas.

El artículo 29 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Las empresas deben interconectar sus propios sistemas de información con los sistemas de información de unidades externas como bancos, proveedores, clientes, etc., en función de las condiciones reales, para realizar el intercambio de información sobre transacciones externas. Procesamiento centralizado y automatizado”. Una de las fuerzas impulsoras de la informatización es la necesidad de interconexión. La interconexión de información entre empresas es una dirección de desarrollo inevitable. La interconexión entre empresas es en realidad una extensión de la integración de los sistemas de información contable y los sistemas comerciales al exterior de la empresa. Su propósito también es realizar la contabilidad automática, pero lleva el vínculo de impulsar la contabilidad un paso más allá. Por lo tanto, las ventajas de integrar sistemas contables y sistemas comerciales también las posee la interconexión entre empresas. Además, la interconexión entre empresas tiene más ventajas:

En primer lugar, sienta las bases para transacciones y contabilidad sin papel.

Una vez que las empresas están interconectadas, la información electrónica puede usarse para reemplazar la información entregada en papel y las firmas electrónicas pueden usarse para lograr certificación, confirmación o reconocimiento. Especialmente con la mayor promoción de las facturas electrónicas (incluida la información de la firma electrónica), la mayoría de las transacciones entre empresas pueden realizarse completamente sin papel, lo que reduce los costos de transacción y ahorra recursos sociales.

En segundo lugar, proporciona a las empresas oportunidades para mejorar el servicio al cliente y actualizar los modelos de marketing. Para las empresas de banca, telecomunicaciones, energía, servicios de viajes y plataformas de comercio electrónico, sus clientes pueden realizar transacciones sin papel. Por lo tanto, proporcionar software de cliente dedicado o interfaces estándar para que los sistemas de información del cliente obtengan certificados electrónicos se ha convertido en un medio para mejorar el servicio al cliente, actualizar los modelos de marketing y mejorar la competitividad corporativa.

En tercer lugar, favorece el procesamiento centralizado de transacciones e información. La interconexión entre empresas generalmente se lleva a cabo a través de un puerto unificado, y los negocios y la información relacionada están centralizados desde el principio, lo que reduce los enlaces de procesamiento de información, reduce los costos y mejora la eficiencia, en lugar de separar transacciones en todos los niveles y en todos los niveles como las tradicionales. método de transacción. Se distribuyen áreas y luego se centraliza la información.

En tercer lugar, elija un software de contabilidad

El artículo 26 de las "Normas de trabajo" estipula: "Las empresas equipadas con software de contabilidad deben considerar exhaustivamente las funciones del software en función de su propia solidez técnica y necesidades comerciales, seguridad, estabilidad, velocidad de respuesta y escalabilidad, etc., selección razonable de compra, desarrollo personalizado, combinación de compra y desarrollo, etc. El desarrollo personalizado incluye el autodesarrollo por parte de la empresa, el desarrollo por parte de la unidad externa confiada y el desarrollo conjunto. desarrollo por parte de la empresa y unidades externas "

(1) Formas de obtener software contable

(1) Desarrollo independiente. Se refiere a confiar en su propia solidez técnica para completar de forma independiente el análisis de la demanda, el diseño del sistema, la redacción y prueba del código del programa, el mantenimiento del sistema y la actualización del sistema de información contable. Tenga todos los derechos de autor sobre el software desarrollado, disfrute de todos los beneficios y asuma todos los riesgos.

(2) Desarrollo por encargo. Se refiere a confiar a una unidad de desarrollo de software el desarrollo de un sistema de información contable basado en el negocio real de la unidad. Los derechos de autor del software cuyo desarrollo se confía generalmente pertenecen a la unidad que lo confía.

(3)Desarrollo conjunto. Se refiere a formar un equipo de desarrollo con otras unidades, aprovechar al máximo sus respectivas ventajas y utilizar los deseos de ambas partes para completar el desarrollo del sistema de información contable de la unidad. Los derechos de autor de productos desarrollados conjuntamente pertenecen generalmente a ambas partes.

(4) Comprar software comercial. Se refiere a la compra de software de contabilidad comercial en el mercado que se adapte a las necesidades de la unidad y al establecimiento del sistema de información contable de la unidad (incluido el desarrollo secundario) después de la implementación. Los derechos de autor del software de contabilidad empresarial pertenecen al proveedor.

(2) Elija el software de contabilidad empresarial adecuado.

1. Métodos y pasos para elegir el software de contabilidad empresarial

Después de analizar y clasificar nuestras necesidades, podemos utilizar los siguientes métodos y pasos para seleccionar el software de contabilidad empresarial requerido en el mercado. Software de contabilidad.

(1) Recopilar información de mercado e identificar proveedores candidatos

(2) Visitar empresas de software para comprender sus fortalezas e información completa sobre sus productos;

(3) Visite a los clientes de las empresas de software para comprender la calidad y los servicios de su software;

(4) Solicite a las empresas consultoras pertinentes que le ayuden a elegir;

(5) Simule el modo de funcionamiento;

(6) Evaluación de ofertas.

2. Criterios de evaluación del software

(1) Funciones del software. Las funciones del software deben satisfacer las necesidades de desarrollo actuales y futuras de la unidad. La redundancia funcional sólo complica el uso y el mantenimiento. La proporción de partes disponibles del software depende de cuánto utiliza el usuario el software. Además, se debe considerar la apertura del sistema y reservar varias interfaces.

(2) Herramientas de desarrollo. Ningún software comercial puede satisfacer plenamente las necesidades de la unidad y requiere un desarrollo más o menos secundario.

(3) Documentación del software. El software comercial debe estar equipado con documentación completa, como manuales de usuario, diferentes niveles de materiales de capacitación (como manuales de capacitación de herramientas para el diseño y desarrollo de software de contabilidad, manuales de capacitación sobre desarrollo y mantenimiento de bases de datos, manuales de capacitación sobre funciones del producto, etc.) e implementación del producto. guías. La documentación debe ser completa y detallada para ayudar a los usuarios a aprenderla y utilizarla por sí mismos.

(4) Servicio y soporte postventa. El servicio postventa y el trabajo de soporte están relacionados con el éxito o fracaso del proyecto. Los servicios posventa incluyen diversos tipos de capacitación, gestión de proyectos, orientación para la implementación, desarrollo secundario y personalización, que pueden ser realizados por empresas de consultoría profesionales o empresas de software. El soporte y los servicios posventa deben ser proporcionados por expertos o consultores que estén familiarizados con la organización y la gestión y tengan experiencia en implementación.

(5) La credibilidad y estabilidad del proveedor de software. Al elegir el software, considere la solidez y la reputación del proveedor.

Los proveedores de software deben seguir estrategias comerciales a largo plazo, realizar un seguimiento del desarrollo tecnológico y de los requisitos de los clientes, y actualizar y mantener constantemente las versiones de software.

(6) Cuestión de precios. En términos de precio, se considera principalmente el rendimiento, funciones, plataforma tecnológica, calidad, posventa, soporte, etc. del software, y también se debe realizar el correspondiente análisis del beneficio de la inversión.

(7) Proteger los recursos originales. Los recursos mencionados aquí no solo se refieren a recursos de hardware, sino que también incluyen recursos de datos existentes. De esta manera, al elegir el software, se debe considerar si los requisitos del producto de software para la plataforma de hardware son demasiado altos, si la PC original puede adaptarse y si los recursos de datos originales se pueden trasplantar con éxito al nuevo sistema.

(3) Seguridad del software de contabilidad

El artículo 27 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Si una empresa equipa software de contabilidad encomendando a otras unidades su desarrollo o compra, deberá Los elementos de servicio como capacitación operativa, actualizaciones de software y resolución de problemas deben estipularse en los contratos relevantes, así como la responsabilidad del proveedor de software por la seguridad de la información corporativa".

Cuarto, requisitos sin papel

Con el desarrollo de la tecnología de la información, los materiales electrónicos pueden reemplazar los materiales en papel. Sin embargo, debido a las limitaciones de documentos, hábitos y conceptos del pasado, las empresas tienen que exportar datos contables electrónicos como documentos en papel, lo que genera un consumo de papel, equipos, energía, mano de obra y espacio de almacenamiento. Según las estadísticas, el coste para las empresas chinas de imprimir datos contables cada día supera los 6,543,8 millones de yuanes.

Uno de los valores y objetivos de la informatización es sustituir el trabajo manual y los documentos en papel. Si no hay una razón suficiente, simplemente porque la información contable está en formato electrónico, las ventajas de la informatización se reducirán considerablemente y también disminuirá el entusiasmo de las empresas por la informatización contable y obstaculizará el desarrollo profundo de la informatización contable. Además, el requisito de información contable en papel conducirá aún más a la transferencia de comprobantes en papel entre empresas, y también se restringirá el desarrollo de la informatización de todo el sistema económico, obstaculizando así la innovación de productos y modelos de servicios sociales.

Reconocer la validez de los datos contables electrónicos desde el nivel político e institucional y eximir a las empresas de imprimir datos contables dentro de un cierto rango son requisitos realistas para construir una civilización ecológica socialista y promover una mayor mejora del nivel general de informatización. de la sociedad. Los artículos 40 y 41 de la Ley del Trabajo establecen disposiciones correspondientes a este efecto. Aunque no hay mucho contenido, estas dos regulaciones han logrado romper el hielo sin papel a nivel de políticas. Son uno de los avances importantes en los estándares laborales y tendrán un profundo impacto en la mejora de la eficiencia del trabajo contable corporativo e incluso en la industria. Aplicación profunda de la informatización en toda la sociedad.

Aunque la dirección es sin papel, a juzgar por el valor de preservación de los datos contables como evidencia y pistas de los resultados contables, no es arbitraria ni incondicional. Las disposiciones de los artículos 40 y 41 de las "Normas de Trabajo" tienen dos significados: en primer lugar, los datos contables pueden gestionarse sin papel; en segundo lugar, los datos contables sólo pueden realizarse bajo condiciones que garanticen que las cuestiones contables sean rastreables y demostrables.

(1) Información contable generada internamente sin papel

Con respecto a la información contable sin papel generada internamente, las empresas deben comprender las siguientes cuestiones:

(1) datos contables rango. La información contable bajo gestión sin papel se refiere a comprobantes contables, libros contables e información contable auxiliar generados internamente. Los comprobantes contables aquí incluyen comprobantes originales y los libros contables incluyen libros mayores, cuentas detalladas y diarios. Los materiales auxiliares contables tienen un significado más amplio, incluidas tarjetas de activos fijos, cuentas auxiliares de proyectos, cuentas auxiliares de departamento, conciliaciones bancarias, etc.

(2) Ámbito de negocio. El párrafo 1 del artículo 40 estipula: "Los asuntos registrados pertenecen a la actividad diaria ordinaria de la empresa". "Recaída" aquí se refiere a la recurrencia dentro de un año; "diariamente" aquí se refiere a lo que se puede esperar que suceda durante el ciclo comercial de la empresa. Por ejemplo, negocios de compra y venta, depreciación de activos fijos, recibo y pago de fondos monetarios, cuentas por cobrar y por pagar, etc. Estos negocios son obviamente negocios cotidianos, así como información contable relacionada, como comprobantes, libros mayores, diarios, tarjetas de activos fijos, estados de conciliación de saldos bancarios, etc. , son todos los materiales contables que cumplen con esta condición. Los extractos mensuales y los documentos contables pertinentes cumplen aquí las condiciones del "trabajo diario normal". La distribución de beneficios generalmente se realiza una vez al año. El contenido de cada ocurrencia no es exactamente el mismo y no se puede esperar que ocurra, por lo que esta condición no se cumple. Aunque la reestructuración de deuda, las fusiones y adquisiciones corporativas y otros asuntos pueden repetirse dentro de un año, dicha repetición no es inevitable en el ciclo comercial de la empresa y no se puede esperar, por lo que no cumple con esta condición.

(3) Generado automáticamente. El artículo 40 (2) estipula: "Generado automáticamente por el sistema de información empresarial".

La generación automática mencionada aquí, es decir, datos contables electrónicos "originales", corresponde a la "conversión desde papel". Los datos contables clave suelen estar relacionados con las operaciones diarias habituales. Por ejemplo, en el caso de las empresas de telecomunicaciones, las entradas para confirmar los ingresos telefónicos se transmiten mediante el sistema de liquidación comercial y el software de contabilidad las genera automáticamente en función de las reglas comerciales establecidas. En este caso, el documento contable son los datos contables electrónicos originales. Sin embargo, si un comprobante original se escanea en papel y se convierte en una imagen electrónica, o si se ingresa un comprobante contable completado manualmente (como distribución de salario, distribución de ganancias, etc.) en el software de contabilidad, estos materiales electrónicos se "convierten de papel". en lugar de ser generados automáticamente por el sistema de información. Otros datos contables en papel se convierten en datos electrónicos y luego se procesan y convierten en otros datos, por lo que otros datos deben considerarse "originales" y no "convertidos". Por ejemplo, los pedidos de venta en papel ingresados ​​en el sistema de información se consideran comprobantes originales "convertidos". Sin embargo, si los datos de ventas ingresados ​​en el sistema generan automáticamente comprobantes contables, deben considerarse materiales electrónicos "originales".

(4) Cuestionabilidad. El artículo 40 (3) estipula: "Puede consultarse y publicarse en un formato legible por humanos en el sistema de información empresarial de manera oportuna". "Oportuno" aquí significa que los datos contables electrónicos deben estar en un estado "en línea" en cualquier momento y se puede acceder a ellos encendiendo el dispositivo terminal sin complejos procesos de preparación técnica. "legible por humanos" significa que, en comparación con "legible por computadora", tiene dos significados. En primer lugar, los datos deben presentarse en una forma que los humanos puedan entender, en lugar de un montón de códigos informáticos y datos puros, en segundo lugar, el método de presentación debe ajustarse al contenido y formato establecidos en el campo de la contabilidad, en lugar de un formato de contenido que; encarna una lógica especial.

(5) Mecanismo antimanipulación. El punto (4) del Artículo 40 estipula que “los sistemas de información empresarial tendrán mecanismos efectivos para evitar que los datos relevantes sean manipulados”, lo cual es consistente con los requisitos del Artículo 10 del Capítulo 2. Prevenir la manipulación es un requisito básico para garantizar la evidencia y el valor de seguimiento de los datos contables. El mecanismo para evitar la manipulación de datos es un problema a nivel del sistema de información, que no sólo involucra las funciones del software de contabilidad, sino que también involucra cuestiones como la seguridad, la división de responsabilidades y el diseño de procesos. Por lo tanto, cuando las empresas eligen un software de contabilidad, primero deben seguir los requisitos pertinentes del Capítulo 2. Además, el propio software de contabilidad debe estar diseñado con mecanismos anti-manipulación, incluyendo cifrado de datos, separación y control de permisos de funcionamiento de cada sistema, etc.

(6) Sistema de respaldo. El artículo 40 (5) estipula: "Las empresas han establecido sistemas electrónicos de respaldo de los datos relevantes, que pueden prevenir eficazmente el impacto de desastres naturales, accidentes y sabotajes provocados por el hombre". Establecer un sistema de respaldo electrónico de datos es un requisito básico para garantizar la seguridad de los datos contables. Por lo tanto, el artículo 38 de las "Normas de Trabajo" estipula que "las empresas deben establecer un sistema de gestión de respaldo de datos contables electrónicos para garantizar la seguridad e integridad de los datos contables y el funcionamiento continuo y estable del sistema de información contable". Los materiales electrónicos tienen más factores de riesgo de pérdida que los materiales en papel. En el caso de imprimir e ingresar datos contables, los datos en papel y los datos electrónicos en realidad forman una relación de respaldo mutuo. Una vez que ya no sea necesaria la impresión, se deben reforzar los requisitos de respaldo para los datos electrónicos. Existen muchos métodos de copia de seguridad, incluida la copia de seguridad remota, la matriz de discos, el CD, etc. , principalmente cuestiones técnicas. La clave es establecer un sistema completo de copia de seguridad de la base de datos.

(7) Crear índice. El inciso (6) del artículo 40 estipula que "la empresa ha establecido un sistema completo de indicadores para datos contables electrónicos y en papel". El propósito de establecer un sistema de indicadores de datos contables es garantizar las pistas y la relevancia de los datos contables. Cuando la cantidad de datos contables alcanza un cierto nivel, la recuperación se vuelve tan importante como la seguridad y la autenticidad. La información irrecuperable no es diferente de no tener información. Los requisitos para establecer un sistema de indicadores incluyen principalmente tres niveles de significado. En primer lugar, debe haber medidas de codificación sistemáticas para cada tipo de datos contables, y la indexación cruzada se forma entre varios tipos de datos contables mediante la codificación, es decir, se puede rastrear otra información relacionada hacia adelante y hacia atrás a través de un tipo de datos para garantizar la continuidad de las pistas; en segundo lugar, la información contable se puede encontrar a través del índice. Para materiales en papel, el índice debe contener información sobre la ubicación física espacial del material. Para los materiales electrónicos, el sistema de información debería poder acceder a los materiales de datos mediante indexación (codificación); en tercer lugar, debería establecerse un sistema de indicadores unificado para los materiales electrónicos y en papel. Aunque los métodos de almacenamiento son diferentes, los materiales electrónicos y los materiales de papel son un todo orgánico. Los datos electrónicos deben contener la información de índice de los datos en papel relevantes, y los datos en papel también deben contener la información de índice de los datos electrónicos relevantes para realizar la recuperación mutua de datos electrónicos y datos en papel. Las empresas deben formular reglas generales de recuperación para el sistema de indicadores de información contable para aclarar qué materiales son materiales en papel, cómo recuperarlos, qué materiales se almacenan electrónicamente y a qué rutas funcionales se accede a través del sistema de información.

(2) Gestión sin papel de la información contable obtenida externamente

Las condiciones de gestión sin papel para la información contable obtenida externamente y las condiciones de gestión sin papel para la información contable generada internamente tienen muchas similitudes. Para garantizar la autenticidad y confiabilidad de los datos, existen algunos requisitos especiales:

(1) El alcance de la adquisición externa de información contable. La adquisición externa de información contable se refiere a información contable cuyo contenido debe ser reconocido por personas o instituciones ajenas a la empresa. Este tipo de información abarca una amplia gama, principalmente documentos originales, como facturas, recibos bancarios, etc. Además, también incluye información obtenida externamente como extractos bancarios y contratos de compra y venta. Cabe señalar que los materiales obtenidos externamente no son iguales a los materiales producidos externamente. Un comprobante contable lo produce una empresa, pero después de la aprobación externa, también pertenece a la adquisición externa de información contable mencionada aquí. Por ejemplo, en términos generales, el formato y los artículos de los pedidos de productos los diseña la empresa, pero si se requiere la firma del cliente para la confirmación, se trata de una adquisición externa de información contable.

(2) Firma electrónica. La confirmación de la información contable por parte de personas o instituciones externas se realiza mediante firma o sello. Para datos electrónicos, es decir, debe existir una firma electrónica. Dado que la eficacia de las firmas electrónicas está reconocida por ley, las firmas electrónicas permiten que los documentos electrónicos que deben ser reconocidos por las partes interesadas reemplacen a los documentos en papel como prueba. Esta es la base legal para el acceso externo sin papel a la información contable. El artículo 41, apartado 1, establece que la recogida externa de datos contables para la gestión sin papel deberá ir acompañada de firmas electrónicas. Aquí hay dos requisitos: primero, la firma electrónica debe pertenecer a una persona o institución externa que reconozca los datos contables, en lugar de a la propia empresa; segundo, la firma electrónica debe ser "confiable". El artículo 13 de la "Ley de Firma Electrónica de la República Popular China" estipula que una firma electrónica confiable debe cumplir las siguientes condiciones al mismo tiempo: "(1) Si los datos de producción de la firma electrónica se utilizan para la firma electrónica, pertenece a el firmante electrónico (2) al firmar, la firma electrónica Los datos de producción de la firma solo están controlados por el firmante electrónico; (3) cualquier cambio en la firma electrónica puede ser descubierto (4) cualquier cambio en el contenido y la forma; del mensaje de datos después de la firma se puede descubrir." El artículo 14 también estipula que "una firma electrónica fiable tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita o un sello".

V. Otros requisitos para la informatización contable empresarial

(1) Participar en la construcción del sistema front-end del sistema de información contable

Artículo 30 del " Estándares de trabajo" estipula: "Cuando las empresas construyen y transforman el sistema inicial de los sistemas de información contable, deben hacer arreglos para que participen agencias especializadas o puestos responsables de la informatización contable y considerar plenamente las necesidades de datos del sistema de información contable". La contabilidad es el centro para la recopilación de información en todos los aspectos de la gestión corporativa y es el final del flujo de información. Se puede decir que los sistemas de información contable son usuarios importantes de otros sistemas empresariales. Por lo tanto, las agencias o puestos de información contable especializada no deben pensar en las necesidades de información ascendente de otros sistemas comerciales y, por lo tanto, no deben participar en la construcción del sistema anterior. Agencias o puestos de información contable especializada participan en la construcción de sistemas front-end, enfocándose en si el contenido de la información recopilada o generada por el sistema front-end satisface las necesidades del trabajo contable, y si las normas técnicas y diccionarios de datos adoptados por el front-end. -El sistema final es compatible con el sistema de información contable.

(2) El sistema de información contable debe cumplir con los requisitos del sistema estándar de control interno de la empresa.

El artículo 31 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Las empresas, de acuerdo con los requisitos del sistema de normas de control interno de la empresa, fortalecerán todo el control del proceso de planificación, diseño, desarrollo, operación y mantenimiento, y El proceso de control y las reglas de control se integran en el sistema de información contable para realizar la prevención y el seguimiento automáticos de las violaciones de las reglas de control y mejorar el nivel de control interno." El sistema de información contable no es solo un medio de control interno, sino también un objeto de control interno. Las empresas deben controlar eficazmente cada eslabón del ciclo de construcción y aplicación del sistema de información contable para garantizar que las funciones de control integradas en el sistema puedan funcionar correctamente.

(3) Permitir que las computadoras revisen los certificados automáticamente.

El artículo 32 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Para los comprobantes contables que son generados automáticamente por el sistema de información y tienen reglas de auditoría claras, las reglas de auditoría pueden integrarse en el software de contabilidad y ser auditadas automáticamente por el Los comprobantes contables que se revisan automáticamente deben revisarse manualmente antes de su posterior procesamiento. "Se trata de otro avance en la adaptación de los estándares laborales a las exigencias de la era de la información. Cuando se utiliza la auditoría automática, se deben tener en cuenta dos puntos: primero, los comprobantes deben ser generados automáticamente por el sistema, incluidos los comprobantes originales y los comprobantes contables; segundo, se requieren reglas de auditoría cuantitativas y claras.

(4) Se debe promover gradualmente la informatización de la contabilidad empresarial.

El artículo 33 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Las empresas que se encuentran en la etapa de informatización contable deben realizar gradualmente la informatización de la gestión financiera, como la gestión de fondos, la gestión de activos, el control presupuestario y la gestión de costos, en función de sus Las empresas en la etapa de informatización de la gestión financiera deben implementar gradualmente la informatización del apoyo a la toma de decisiones, como el análisis financiero, la gestión presupuestaria integral, el control de riesgos y la evaluación del desempeño, de acuerdo con sus propias condiciones. Trabajo de informatización contable Continuaremos profundizando el trabajo de informatización contable empresarial.

(5) Las empresas deben mejorar la conciencia de confidencialidad durante la construcción e implementación de la información contable.

El artículo 39 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Las empresas no pueden almacenar, procesar y transmitir materiales contables electrónicos que sean secretos de estado o que involucren la seguridad de la información económica nacional en sistemas de información no confidenciales; sin la aprobación del supervisor correspondiente No podrá transportarse, enviarse ni difundirse fuera del país sin la aprobación de las autoridades. "Mantener la seguridad de los datos contables electrónicos corporativos es una parte importante para garantizar la seguridad de la información económica nacional. En el proceso de construcción e implementación de la información contable, las empresas deben mejorar la conciencia de la confidencialidad, establecer y mejorar reglas y regulaciones especializadas, fortalecer la educación y la gestión del personal relevante y mejorar aún más la gestión de la seguridad.

(6) Requisitos para el uso de software de contabilidad por parte de empresas con inversión extranjera

El artículo 35 de las especificaciones de trabajo estipula: “Las empresas con inversión extranjera utilizan software de contabilidad o son implementados uniformemente por grupos de empresas multinacionales para inversores extranjeros. El software de contabilidad designado deberá cumplir con los requisitos del Capítulo 2 de estas especificaciones". Se enfatiza que el software de contabilidad de cualquier empresa debe cumplir con los requisitos del Capítulo 2 de las especificaciones de trabajo sin excepción. Por ejemplo, el software de contabilidad designado por inversores extranjeros o implementado uniformemente por grupos multinacionales debe modificarse y mejorarse de acuerdo con los requisitos de las especificaciones de trabajo antes de la entrega financiera.

(7) Requisitos del servidor de datos para sistemas de servicios de información contable

El artículo 36 de las "Especificaciones de trabajo" estipula: "La implementación de servidores de datos para sistemas de información contable empresarial debe cumplir con las normas pertinentes regulaciones nacionales. Si el servidor de datos se implementa en el extranjero, se conservará una copia de seguridad de los datos contables en el país y la frecuencia de la copia de seguridad no será inferior a una vez al mes. Los datos contables de copia de seguridad nacionales deberán poder satisfacer de forma independiente las necesidades del país. empresa para el trabajo contable y la supervisión contable externa cuando el servidor en el extranjero no funciona correctamente "Estas son sólo algunas regulaciones de principios, y las empresas deben cumplirlas sobre la base de estos principios.

(8) Gestión de archivo de datos contables corporativos.

El artículo 42 de las "Normas de Trabajo" estipula: "El archivo y gestión de los materiales contables empresariales deberán cumplir con las normas nacionales sobre gestión de archivos contables". El "Reglamento de Gestión de Archivos Contables" aquí se refiere a las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" formuladas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado. El artículo 6 de las Medidas estipula que los archivos contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año después del final del año contable y archivados un año después. Por lo tanto, el plazo para el archivo y la gestión de datos contables electrónicos por parte de las empresas puede implementarse temporalmente de conformidad con las disposiciones anteriores. Antes del archivo, la gestión de los datos contables electrónicos deberá ajustarse a lo dispuesto en este pliego de condiciones.