¿Quién guarda los documentos contables?

Los comprobantes contables generalmente los guarda primero el contador. Una vez encuadernados los comprobantes contables en un libro, una persona designada debe ser responsable de clasificarlos y conservarlos, debiendo registrarse y archivarse al final del año. Los comprobantes contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año al final del año contable. Después de la expiración del período, la agencia contable debe compilar una lista de transferencias y transferirla a la agencia de archivos de la empresa. unidad de custodia unificada; si no se establece una agencia de archivos, se mantendrá dentro de la agencia de contabilidad Designar una persona dedicada a su custodia, pero el cajero no estará también a cargo de los archivos contables.

Los comprobantes contables se dividen en comprobantes originales y comprobantes contables. Los comprobantes originales, también conocidos como documentos, son certificados escritos originales que se diligencian cuando se producen por primera vez negocios económicos, como facturas de venta, recibos de pago, etc. Los comprobantes contables, también conocidos como comprobantes contables, son comprobantes contables cumplimentados a partir de comprobantes originales auditados, clasificados según el contenido de los asuntos económicos del negocio, y en base a los cuales se determinan los asientos contables. Las facturas de reembolso de la empresa, etc. deben estar en manos del contador antes de cerrar las cuentas a final de mes. Debido a que los cajeros y supervisores contables generalmente no guardan recibos, todos los comprobantes originales ingresados ​​en las cuentas deben entregarse al contador. Los contadores deben realizar cuentas basadas en comprobantes originales. Estos comprobantes originales son varias facturas. Cuando el cajero paga dinero, se paga en función de los comprobantes originales después de que estas facturas eventualmente se envíen al contador para su contabilidad. Una vez completado cada reembolso, el cajero debe entregar la cuenta al contador para que éste pueda preparar las cuentas a tiempo.

Requisitos para conservar los comprobantes contables:

1. Los comprobantes contables deben entregarse en tiempo y forma y no deben acumularse.

2. Una vez registrados los comprobantes contables, deberán conservarse siguiendo el orden de clasificación y numeración, y no deberán dispersarse ni perderse.

3. Los comprobantes contables deberán estar doblados prolijamente en el orden numérico, junto con los comprobantes originales adjuntos o resumen de comprobantes originales, encuadernados en un tomo en horario, y adjuntos con una cubierta, indicando el nombre. de la unidad, año y mes junto con las fechas de inicio y finalización, tipo de comprobante y números de inicio y finalización, y el encuadernador deberá firmar o estampar fuera del sello de la línea de encuadernación. En el caso de demasiados comprobantes originales, se pueden encuadernar y conservar por separado, y se debe anotar en la portada la fecha, el número y el tipo del comprobante contable. Al mismo tiempo, el "anexo a pedir por separado" y el nombre y. El número del comprobante original deberá anotarse en el comprobante contable. Los comprobantes originales importantes, como diversos contratos económicos, recibos de depósito y documentos relacionados con el extranjero, deben catalogarse, registrarse y conservarse por separado, y las fechas y números deben marcarse en los comprobantes contables pertinentes y en los comprobantes originales.

4. No se permite el préstamo de comprobantes originales. Si otras unidades necesitan utilizar comprobantes originales por razones especiales, se pueden copiar con la aprobación del responsable del departamento de contabilidad y del supervisor de contabilidad. la unidad. Las copias de los comprobantes originales entregados a unidades externas se registrarán en un libro de registro especial y serán firmadas o selladas tanto por el proveedor como por el destinatario.

5. Si se extravía el bono original obtenido de una unidad externa, se deberá obtener un certificado con el sello oficial de la unidad emisora ​​original, y se anotará el número, monto y contenido del bono original. , y la unidad de contabilidad Los comprobantes originales se pueden emitir en nombre de la organización solo después de la aprobación de la persona a cargo de la organización, el supervisor de contabilidad y el líder de la unidad. Si fuera realmente imposible obtener certificados, tales como billetes de tren, barco, avión y otros vales, las partes interesadas anotarán los datos y se presentarán los vales originales en su nombre, previa aprobación del responsable de la contabilidad. departamento, supervisor de contabilidad y jefe de unidad de la unidad de manipulación.

6. Una vez encuadernados los comprobantes contables en un libro, una persona designada debe ser responsable de clasificarlos y conservarlos, debiendo ser registrados y archivados al final del año. Los comprobantes contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año al final del año contable. Después de la expiración del período, la agencia contable debe compilar una lista de transferencias y transferirla a la agencia de archivos de la empresa. unidad de custodia unificada; si no se establece una agencia de archivos, se mantendrá dentro de la agencia de contabilidad Designar una persona dedicada a su custodia, pero el cajero no estará también a cargo de los archivos contables.

7. El plazo de conservación de los comprobantes contables deberá ajustarse estrictamente a lo establecido en las “Medidas de Gestión de Archivos Contables”. Los comprobantes contables de las empresas deben conservarse durante 15 años y los estados de conciliación de los saldos de los depósitos bancarios deben conservarse durante 3 años. Los comprobantes contables importantes, incluidos los relacionados con asuntos exteriores y otros comprobantes contables importantes, deben conservarse de forma permanente.

8. Se deben aplicar estrictamente las normas sobre la destrucción de comprobantes contables. Nadie está autorizado a destruir comprobantes contables que no hayan alcanzado el período de conservación especificado. Los comprobantes contables que deban ser destruidos al vencimiento del período de custodia deberán presentarse a la institución archivística de la unidad, y junto con el organismo contable deberán identificarlos y elaborar un listado de los mismos deberán ser revisados ​​por el responsable de la misma. unidad y aprobados por la autoridad superior antes de que puedan ser destruidos.