Texto completo de Medidas de Gestión de Expedientes Contables
Caihui Zi [1998] N° 32
1998.8.21
Provincias autónomas regiones y municipios directamente dependientes del Gobierno Central, el Departamento de Finanzas (Oficina) y la Oficina de Archivos de las ciudades bajo planificación estatal separada, el Cuerpo de Construcción de Xinjiang, todos los ministerios y comisiones del Consejo de Estado, todas las agencias directamente afiliadas, la Oficina de Administración de Asuntos de Agencias del Consejo de Estado, todas oficinas de administración de asuntos de agencias directamente afiliadas* * * * *:
Desde su implementación en 1984, las "Medidas de gestión de archivos contables" emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado han desempeñado un papel positivo en el fortalecimiento la gestión de los archivos contables unitarios y la promoción de la contabilidad al servicio de la economía unitaria y de la economía nacional.
Con el desarrollo de nuestro país, siguen surgiendo nuevas situaciones y nuevos problemas en el trabajo económico y contable, y las normas originales de gestión de archivos contables ya no cumplen con los requisitos del desarrollo económico y la reforma contable.
Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado, sobre la base de resumir la implementación de las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" y la investigación e investigación completas, y de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la " Ley de Contabilidad" y la "Ley de Archivos", las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" y el "Reglamento de Gestión de Archivos" han sido revisados y ya están promulgados, y entrarán en vigor a partir de junio de 2018 + junio de 2018 + 0 de octubre.
Las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" emitidas por el Ministerio de Hacienda y la Administración de Archivos del Estado el 1 de junio de 1984 quedarán abolidas al mismo tiempo a partir de la fecha de implementación de las nuevas medidas. Por favor haga arreglos para que las unidades subordinadas lo implementen.
Medidas de Gestión de Archivos Contables
Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de archivos contables, unificar el sistema de gestión de archivos contables y servir mejor al desarrollo, de acuerdo con la "Ley de Contabilidad de República Popular China" y "China "Ley de Archivos de la República Popular China" y formula estas Medidas.
Artículo 2 Las agencias estatales, grupos sociales, empresas, instituciones, hogares industriales y comerciales individuales y otras organizaciones (en adelante, unidades) que estén obligadas a mantener cuentas de acuerdo con las regulaciones administrarán archivos contables de acuerdo con estas Medidas.
Artículo 3 Los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares en todos los niveles son responsables de la orientación, supervisión e inspección de los archivos contables.
Artículo 4 Todas las unidades deben fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables, establecer sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, almacenamiento, revisión y destrucción de archivos contables, y garantizar que los archivos contables se mantengan y almacenen adecuadamente. de manera ordenada, y de fácil acceso y evitando daños, pérdidas y fugas.
Artículo 5 Los archivos contables se refieren a comprobantes contables, libros contables, informes financieros y otros materiales profesionales contables. Son materiales y pruebas históricas importantes que registran y reflejan el negocio económico de la unidad.
Específicos incluyen:
(1) Comprobantes contables: comprobantes originales, comprobantes contables, comprobantes resumidos y otros comprobantes contables.
(2) Libros de contabilidad: libro mayor, libro mayor, libro diario, ficha de activo fijo, libros de cuentas auxiliares y otros libros contables.
(3) Informes financieros: informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, incluidos informes financieros como estados contables, cronogramas, notas y descripciones de texto.
(4) Otras categorías: extractos bancarios, extractos bancarios, otros materiales contables profesionales que deben conservarse, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables y lista de destrucción de archivos contables.
Artículo 6 Los archivos contables formados por cada unidad cada año serán clasificados y encuadernados en volúmenes por la agencia contable de acuerdo con los requisitos de archivo, y se preparará una lista de archivos contables.
Una vez finalizado el ejercicio fiscal, los archivos contables formados ese año pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año. Después de la expiración del período, la agencia de contabilidad debe preparar una lista de transferencia y transferirla a la agencia de archivos de la unidad para su custodia unificada. Si no hay una agencia de archivos, se debe designar a una persona designada para mantenerla en la agencia de contabilidad; No se permite que el personal de entrada y salida esté a cargo de los archivos contables.
Los ficheros contables transferidos a la organización de archivos de la unidad deberán conservarse, en principio, en los ficheros originales. Si hay casos individuales que necesitan ser desempaquetados y reorganizados, la agencia de archivos trabajará con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempaquetarlos y reorganizarlos y aclarar responsabilidades.
Artículo 7 No se prestarán los archivos contables que lleve cada unidad. Si existen necesidades especiales, con la aprobación del responsable de la unidad, se puede disponer para inspección o copia, y se pueden completar los trámites de registro. El personal que consulta o copia archivos contables tiene estrictamente prohibido desfigurar, abrir o reemplazar archivos contables.
Cada unidad deberá establecer y mejorar el sistema de revisión, copia y registro de expedientes contables.
Artículo 8 El plazo de conservación de los expedientes contables se divide en dos tipos: permanente y fijo.
Los plazos de depósito a plazo se dividen en 5 categorías: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años.
El plazo de conservación de los ficheros contables se computa a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio fiscal.
Artículo 9 El período de almacenamiento de los archivos contables estipulado en estas Medidas es el período mínimo de almacenamiento. En principio, el período de almacenamiento de varios archivos contables se basará en el período que figura en el apéndice de estas Medidas.
Si los nombres específicos de los archivos contables de cada unidad no coinciden con los nombres de los archivos enumerados en el anexo de estas medidas, podrán procesarse de acuerdo con el período de retención de archivos similares.
Artículo 10 Los archivos contables que hayan caducado, salvo las circunstancias previstas en el artículo 11 de estas Medidas, podrán ser destruidos de acuerdo con los siguientes procedimientos:
(1) Los archivos de la unidad La agencia trabajará junto con el contador. La institución propone opiniones de destrucción, prepara una lista de destrucción de archivos contables y enumera los nombres de los archivos contables que se destruirán.
Número de volumen, número de álbum, años de inicio y fin y número de archivo, periodo de almacenamiento, periodo de almacenamiento, tiempo de destrucción, etc.
(2) El responsable de la unidad firma la lista de destrucción del expediente contable.
(3) Al destruir archivos contables, tanto la agencia de archivos como la agencia de contabilidad deben enviar personal para supervisar la destrucción.
Cuando las agencias estatales destruyen archivos contables, deben enviar personal del departamento financiero y del departamento de auditoría al mismo nivel para participar en la supervisión y supervisión. Cuando el departamento financiero destruye archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel debe enviar personal para supervisar la destrucción.
(4) Antes de destruir archivos contables, el cliente debe verificar los archivos contables que se van a destruir de acuerdo con los contenidos enumerados en la "Lista de destrucción de archivos contables". Después de la destrucción, la lista de destrucción del archivo contable debe firmarse y sellarse, y el estado de la encomienda debe informarse a la persona a cargo de la unidad.
Artículo 11 Los comprobantes originales de reclamos y deudas vencidos pero aún no liquidados, así como los comprobantes originales relacionados con otros asuntos pendientes, no serán destruidos y se conservarán en volúmenes separados hasta el asunto final. está completo. Los archivos contables que se hayan archivado por separado deben incluirse en la lista de destrucción de archivos contables y en la lista de almacenamiento de archivos contables.
No se destruirán los archivos contables de la unidad constructiva durante el período de construcción del proyecto.
Artículo 12 Las unidades que utilicen computadoras electrónicas para la contabilidad deberán llevar archivos contables en papel.
Utilizar soportes magnéticos como cintas, discos, CD, microfilmes, etc. La conservación de los archivos contables será estipulada uniformemente por el departamento competente en materia de negocios del Consejo de Estado y comunicada al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.
Artículo 13 Si una unidad se extingue por cancelación, disolución, quiebra u otras causas, los archivos contables formados antes de la extinción o baja serán conservados o transferidos a los archivos correspondientes por el departamento comercial responsable o el propietario de la unidad terminal almacenado en la biblioteca. Si las leyes y reglamentos administrativos dispusieran lo contrario, prevalecerán dichas disposiciones.
Artículo 14 Después de la división de la unidad original, sus archivos contables serán conservados por la parte que sobrevive a la división, y otras partes podrán verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio después de la división de; la unidad, si la unidad original se disuelve, después de la negociación, los archivos contables de * * * serán conservados por una de las partes, y todas las partes pueden verificar y copiar los archivos contables relacionados con sus negocios.
Los comprobantes originales que involucren asuntos contables pendientes durante la división de la unidad serán emitidos y conservados por separado por las partes comerciales relevantes, y los procedimientos de entrega se completarán de acuerdo con las regulaciones.
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