¿Cómo archivar datos empresariales? Explique los pasos para archivar datos empresariales.
2. En términos generales, no es necesario guardar los archivos que no tienen referencia, uso o valor de ejecución actual o futuro. Dichos documentos pueden eliminarse y destruirse primero, y los documentos restantes pueden examinarse de acuerdo con los requisitos específicos de la agencia y unidad de gestión de archivos.
3. Una vez finalizado el trabajo de selección, el personal de gestión de archivos puede clasificar los archivos horizontalmente según el nombre del departamento al que pertenecen y luego organizarlos verticalmente según las afiliaciones superiores y subordinadas. Los archivos que no se pueden archivar jerárquicamente se pueden archivar junto con los archivos del departamento, según corresponda.
4. Todos los documentos que puedan afectar a las entidades generales de la organización y sus funciones deben guardarse permanentemente. Los documentos archivados restantes pueden conservarse el tiempo suficiente en función de su valor, la duración del impacto y las normas y reglamentos pertinentes, y no pueden destruirse prematuramente.
5. En caso de que haya alguna omisión o daño en el documento, el archivero debe consultar a sus colegas en la fuente del documento para obtener el contenido correcto, reparar, agregar o eliminar el documento y estandarizar el documento. Tamaño del papel y formato del documento. Grapar para su almacenamiento.
6. Los archiveros pueden encuadernar documentos en papel estrechamente relacionados en una unidad básica en orden de arriba a abajo, del primer nivel al segundo nivel, y luego unirlos en una unidad básica según categoría, nivel y tiempo. Luego, las unidades secundarias se numeran con un sello de archivo.
7. Imprima el directorio de todos los archivos según la información del capítulo de archivo del archivo, encuadre los archivos uno por uno, complete las especificaciones del proyecto en los cuadros del archivo y unifique los números consecutivos, y finalmente resumir todos los directorios de archivos, para facilitar el acceso rápido a los archivos más adelante.