¿Por qué los grupos empresariales deberían establecer centros de servicios financieros?
El centro de servicios financieros * compartido se refiere a la separación de servicios financieros básicos dispersos y repetitivos de las unidades miembros del grupo empresarial, y los centraliza en una nueva organización financiera para el procesamiento unificado. Es decir, el Centro de Servicios Exclusivos Financieros brinda servicios exclusivos estandarizados, orientados a procesos, de alta eficiencia y de bajo costo a las unidades de los miembros del grupo ubicadas en diferentes regiones a través de Internet, creando valor para las empresas.
1. Razones para establecer servicios financieros Para otras empresas, el Centro de servicios exclusivos de servicios financieros puede brindar servicios de inmediato a estas subsidiarias recientemente establecidas. Al mismo tiempo, los directivos de la empresa se centran más en el negocio principal de la empresa, mientras realizan otras funciones auxiliares a través de los servicios prestados por el centro de servicios financieros. Al mismo tiempo, libera a más personal financiero de la contabilidad, lo que puede brindar apoyo de alta calidad para la toma de decisiones financieras para la gestión comercial de los departamentos comerciales de la empresa y las decisiones estratégicas de los altos directivos, y promover el desarrollo del negocio principal.
2. Fortalecer el control financiero
En un grupo empresarial, sin una plataforma de gestión financiera centralizada unificada, será difícil controlar las diferencias en la contabilidad financiera de cada unidad, y lo será. Será difícil para la sede financiera del grupo monitorear en tiempo real. La información sobre el estado financiero y los resultados operativos de las unidades de negocios de base a menudo queda rezagada. El centro de servicios financieros exclusivos puede utilizar los mismos procedimientos operativos estándar para todas las subsidiarias y tiene todos los datos financieros de las subsidiarias relevantes. El resumen y el análisis de datos en tiempo real ya no requieren mucho tiempo ni son laboriosos, y es más fácil integrar datos entre regiones. y departamentos. Proporcionar un fuerte apoyo a las empresas para mejorar su gestión financiera y sus niveles de control.
3. Mejorar la eficiencia y reducir costos
A través del procesamiento centralizado del trabajo básico y transaccional, un personal financiero puede manejar el negocio del mismo puesto en varias empresas, mejorando así el negocio. desempeño Se ha reducido el número de empleados manteniendo la misma cantidad. Esto permite que el trabajo realizado originalmente por cientos de personas en diferentes subsidiarias sea completado por un centro de servicios financieros, mejorando la eficiencia de la contabilidad financiera. Reduce los costos de procesamiento de la carga de trabajo que originalmente se distribuyó entre varias unidades y ahorra costos de mano de obra.
2. El proceso de servicio financiero exclusivo
El proceso de establecimiento de un centro de servicio financiero exclusivo para un grupo empresarial es esencialmente el proceso de reingeniería del proceso financiero. Es una reforma de gestión que utiliza la tecnología de la información para asegurar la integración orgánica de la logística, el flujo de información y el flujo de capital. Los procesos comerciales más comunes implementados por el Centro de Servicios Financieros incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión del libro mayor, gestión de activos, gestión de costos, gestión de efectivo, reembolso de gastos, etc. La gestión central del centro de servicios exclusivos financieros es la gestión de procesos. La gestión de procesos puede mejorar las ventajas de costos, mejorar la adaptabilidad y crear capacidades de desarrollo sostenible.
3. Ideas para establecer un centro de intercambio financiero
Para establecer un centro de intercambio financiero, se deben considerar principalmente los siguientes puntos:
(1) Selección de ubicación para el Centro de Servicios Financieros
En el proceso de establecimiento de un Centro de Servicios Financieros, primero se debe considerar la cuestión de la selección de la ubicación.
1. Los factores humanos, incluidos los costos laborales, obtienen ventajas de costos al comparar los niveles salariales de los empleados en varias regiones. La calidad del talento es una garantía importante para que el centro de servicios financieros brinde servicios de alta calidad.
2. Factores de política, el apoyo político del gobierno local para el establecimiento de un centro de servicios financieros.
3. Factores ambientales, incluida la infraestructura local y los costos operativos locales.
(2) La estructura organizacional del Centro de Servicios Exclusivos Financieros
El Centro de Servicios Exclusivos Financieros debe contar con una estructura organizacional correspondiente para asegurar el desarrollo del negocio.
1. El responsable del Centro de Servicios Exclusivos Financieros: Totalmente responsable de todo el trabajo del Centro de Servicios Exclusivos Financieros, garantizando el funcionamiento seguro y eficiente del Centro de Servicios Exclusivos Financieros, y asegurando la entrega. de servicios a la empresa La puntualidad, exactitud e integridad de la información financiera proporcionada a los clientes dentro del grupo.
2. Grupo de Gestión de Servicios: Responsable del establecimiento y optimización continua de los procesos de negocio relacionados con el Centro de Servicios Financieros, el establecimiento y mantenimiento de sistemas y especificaciones para los sistemas de información y operaciones de la práctica contable, y responsable de la El Supervisor Financiero deberá realizar auditorías internas sobre la autenticidad, integridad, cumplimiento y oportunidad de la actividad contable específica de cada grupo contable.
3. Grupo de Gestión de Archivos: Responsable de organizar la entrega de documentos en papel dentro y fuera del Centro de Servicios Financieros y todo el trabajo de revisión de cumplimiento, excepto los documentos de reembolso de los empleados, así como todos los documentos electrónicos internos y externos. almacenamiento y archivo de documentos en papel.
4. Grupo de Cuentas por Pagar: Responsable del trabajo contable del negocio de liquidación de cuentas por pagar a proveedores, así como de la revisión y gestión de acuerdos con proveedores, y conciliación de proveedores.
5. Grupo de Cuentas por Cobrar: Responsable del trabajo contable del negocio de liquidación de cuentas por cobrar de clientes, así como de la revisión y gestión de los acuerdos con los clientes, y del trabajo de conciliación de clientes.
6. Grupo de Estados de Libro Mayor: Responsable del trabajo contable del negocio de libro mayor, y al mismo tiempo emitir estados contables financieros e informes de gestión de forma externa e interna.
7. Grupo de Reembolso: Responsable del trabajo contable del negocio de reembolso de gastos.
8. Grupo de Tributación de Activos: Responsable de las labores contables de gestión de costos, gestión de activos y negocios tributarios.
Para establecer un centro de servicios exclusivo financiero completo, es necesario escribir a la persona encargada del centro de servicios exclusivo financiero, gestión de servicios, gestión de archivos, cuentas por cobrar, por pagar, informes del libro mayor, gastos, impuesto al activo, etc. Descripción de las responsabilidades laborales. Aclarar las responsabilidades y división del trabajo de cada puesto y mejorar las capacidades de colaboración mutua.
(3) Gestión de procesos
La clasificación de los procesos financieros implica principalmente clasificar y analizar los procesos existentes. Luego de estudiar el estado actual del proceso, diseñar el proceso del futuro centro de servicios financieros compartidos. Para un diseño optimizado del proceso de un extremo a otro, es necesario diseñar diagramas de flujo a nivel de departamento (proceso de tercer nivel). Los procesos de nivel 3 se definen como procesos interdepartamentales y multifuncionales. El proceso de tercer nivel se refina a los puestos específicos del departamento, pero no involucra las operaciones específicas de los puestos. Los procesos principales incluyen: diagrama de flujo de adquisiciones a cuentas por pagar, diagrama de flujo de ventas a cuentas por cobrar, diagrama de flujo de inventario a costos, diagrama de flujo de informes del libro mayor, diagrama de flujo de declaraciones de impuestos, diagrama de flujo de activos fijos y diagrama de flujo de reembolso de gastos. El proceso de cuarto nivel comienza a centrarse en una división más detallada del trabajo dentro del departamento, o para completar el propósito del proceso de nivel superior, es necesario operar estándares operativos más detallados (también llamados SOP). Los procesos de nivel cinco y seis generalmente se definen como el proceso de funciones de software y operaciones individuales.
Al diseñar el proceso del centro de servicios financieros, a través de la clasificación de los procesos existentes, combinados con regulaciones relevantes como estándares de contabilidad corporativa, estándares básicos de control interno corporativo y pautas de aplicación, y el desarrollo integrado de la gestión y el control del grupo. requisitos, optimizar continuamente, cumplir con los requisitos del proceso estándar de servicios financieros y finalmente implementar el proceso.
(4) Soporte del sistema de información
En la plataforma de información integrada, sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), sistema de gestión de imágenes, sistema de reembolso en red, pago en línea y conexión directa banco-empresa Sistemas y tecnologías como estos son el soporte del sistema de información más importante para el Centro de Servicios Financieros. El sistema ERP debe tener las siguientes características: admitir procesos comerciales de extremo a extremo; la automatización de procesos para eliminar el trabajo manual tanto como sea posible; la implementación del sistema puede cumplir con operaciones interregionales y soportar portales de autoservicio y centros de interacción; clientes, proveedores, empleados y socios para la colaboración empresarial. En la aplicación de servicios financieros, el sistema de imágenes resuelve principalmente los problemas de transferencia física de facturas, recuperación de comprobantes originales, procesamiento extraterritorial, división del trabajo y eficiencia del procesamiento comercial. El sistema de reembolso en línea ha cambiado la ineficiencia del reembolso tradicional en papel, ha reducido en gran medida la carga de trabajo financiero básica y ha proporcionado herramientas prácticas para que los servicios financieros mejoren la eficiencia operativa y reduzcan los costos.