La relación entre adquisiciones y pagos corporativos
La adquisición corporativa se refiere al acto de comprar materiales y pagar el precio. En la actualidad, debido a planes de adquisiciones poco razonables y pronósticos inexactos de las tendencias del mercado, la escasez o los retrasos en el inventario provocan un estancamiento de la producción o un desperdicio de recursos. A continuación se muestra información relevante que compartí para su referencia.
1. El propósito del control de adquisiciones y pagos
Debido a los frecuentes negocios de adquisiciones y pagos y a muchos vínculos, es probable que se produzcan lagunas, por lo que el control interno es particularmente importante. El propósito del control interno: garantizar la legalidad del negocio de adquisiciones y la seguridad de los activos. El negocio de adquisiciones debe cumplir con las leyes y regulaciones del país, y los contratos utilizados también deben cumplir con las leyes y regulaciones de China; La llamada seguridad de los activos de la adquisición significa que los activos se obtienen al mismo tiempo que el pago de los bienes correspondientes y garantiza la autenticidad y el rigor del pago, garantiza la adaptabilidad del negocio de adquisiciones y mejora los beneficios económicos. La llamada adaptabilidad significa que el negocio de adquisiciones se adapta a las necesidades de gestión, producción y ventas, sobre la base de satisfacer las necesidades de la empresa, minimizar costos, reducir pérdidas, mejorar los beneficios económicos y prevenir; Pérdidas de activos causadas por comportamientos egoístas de los individuos.
2. Controlar el proceso de adquisiciones y pagos
2.1 Elaborar un plan
Las empresas deben controlar el presupuesto de adquisiciones. Para proyectos de adquisiciones, el departamento de materiales debe seguir estrictamente el presupuesto de adquisiciones. Las adquisiciones extrapresupuestarias deben presentarse para su aprobación y solo pueden adquirirse después de la aprobación. Establecer un sistema de solicitud de adquisiciones, determinar los departamentos de gestión según los tipos de materiales adquiridos, otorgar autoridad, aclarar las responsabilidades del personal y formular los procedimientos de adquisiciones correspondientes. Establecer un sistema de aprobación estricto para evitar adquisiciones descentralizadas o de múltiples fuentes, mejorar la eficiencia de las adquisiciones, reducir los costos de adquisiciones y tapar las lagunas de gestión. Desarrollar planes de compra y proporcionar autorización razonable para los artículos comprados. Las compras diarias de materias primas, repuestos y otros materiales deben basarse en presupuestos y las solicitudes de compra deben completarse correctamente para su aprobación. La solicitud de compra debe indicar el departamento que solicita la compra, el nombre, cantidad, especificación, propósito y fecha de llegada de la mercancía y otra información importante. No se aceptarán solicitudes de contratación que no cumplan con los requisitos de la empresa. La adquisición de suministros importantes sólo puede realizarse mediante la toma de decisiones. Debido al gran volumen de compras de materiales, es necesario evitar retrasos provocados por compras a ciegas.
Nivel 2, Nivel 2
El departamento de compras debe conocer claramente la cantidad del pedido, dónde realizar el pedido y cuándo realizar el pedido. Una vez determinados los tres aspectos anteriores, la información se enviará al departamento de compras, departamento financiero, almacén, etc. El departamento de compras firma contratos con proveedores de manera oportuna en función de las solicitudes de compra aprobadas. El contrato debe especificar el nombre, precio unitario, cantidad, especificaciones, condiciones de descuento, método de entrega, fecha de entrega y servicio postventa del material. El contrato de adquisición surtirá efectos luego de ser firmado y sellado por la persona autorizada. El contrato de adquisición se redacta en cuatro copias, una para el proveedor, una para el departamento de compras, una para el departamento de contabilidad y otra para el almacén para garantizar la entrega sin problemas, la ejecución del contrato, la supervisión y aceptación de los bienes y la verificación de las facturas. Antes de realizar el pedido, compruebe si ha sido aprobado para garantizar la validez del pedido.
2.3 Aceptación de mercancías
Las empresas deben establecer un estricto sistema de aceptación de adquisiciones y determinar métodos de inspección. Una vez que los materiales lleguen a la empresa, el departamento de producción, el departamento de inspección de calidad y el almacén inspeccionarán el nombre, la cantidad, las especificaciones y la calidad de los materiales comprados de acuerdo con el contrato y firmarán la recepción después de confirmar que son correctos. Controlar la aceptación de mercancías controla el proceso de compra y al mismo tiempo controla el inventario. Por lo tanto, las empresas deben registrar todos los aspectos del negocio de adquisiciones e implementar un sistema de registro de adquisiciones de proceso completo o gestión de la información para garantizar la trazabilidad del proceso de adquisiciones.
2,4 Control de pagos
Las empresas deben fortalecer la gestión de pagos de adquisiciones, mejorar los procesos de pago, aclarar las responsabilidades y la autoridad del personal de revisión de pagos y revisar estrictamente los presupuestos, contratos y documentos relevantes de adquisiciones. y vales, Procedimientos de aprobación, etc. Y realizar el pago puntual de acuerdo con el contrato después de la revisión. Al mismo tiempo, se debe prestar atención al control del proceso y a la gestión de seguimiento de compras y pagos. Si se encuentran problemas, debemos rechazar el pago para evitar pérdidas financieras. Durante el proceso de pago, el departamento de contabilidad corporativo debe revisar estrictamente la autenticidad, legalidad y validez de las facturas de compra, comprobantes de liquidación y formularios de aceptación, y debe identificar los motivos de las facturas falsas y reportarlos oportunamente. Las empresas deben fortalecer la gestión de cuentas por pagar, cuentas prepagas y depósitos. Analizar exhaustivamente el plazo, la racionalidad y los riesgos de los pagos anticipados, y tomar medidas oportunas si se encuentran problemas. Las cuentas por pagar que ya han vencido deben aprobarse antes de poder pagarlas. Establecer un sistema de gestión de devoluciones y estipular claramente las condiciones y procedimientos para las devoluciones. Las empresas deben fortalecer el control del sistema contable sobre las actividades de adquisiciones, aceptación y pagos, y registrar información como proveedores, solicitudes de adquisiciones, contratos de adquisiciones, comprobantes de almacenamiento y pagos. Garantía detallada de que los registros contables, de compras y de almacenamiento sean coherentes. Además, debemos comprobar periódicamente los pagos actuales con nuestros proveedores.
3. Medidas corporativas de control de adquisiciones y pagos
3.1. Control postal
Establecer un sistema de responsabilidad de los puestos de adquisiciones y pagos y aclarar las responsabilidades de los departamentos y puestos relevantes. autoridad para garantizar la separación de puestos incompatibles en el negocio de adquisiciones, restringir y formar una supervisión efectiva. En el negocio de adquisiciones, las posiciones a dividir son: solicitud y aprobación; consulta y determinación de proveedores; firma, revisión y aprobación de contratos de adquisición y aceptación, aceptación y aprobación de pagos y ejecución de pagos; En pocas palabras, todo el proceso de adquisición y pago no puede ser manejado por el mismo departamento o individuo.
3.2 Estandarizar el sistema de autorización y aprobación de los negocios de adquisiciones y pagos.
Generalmente, el departamento de producción decidirá la autorización de producción en función de los pedidos de los clientes o analizando las previsiones de ventas y los requisitos de inventario.
La autorización especial permite que sólo personas específicas soliciten compras. Los contratos y pagos por la compra de materiales deben ser aprobados por personal dedicado.
En resumen, las empresas deben mejorar y revisar continuamente el sistema de control contable interno en el trabajo real en función de las características de adquisiciones y pagos para garantizar el funcionamiento ordenado y eficiente de la empresa y mejorar los beneficios económicos de la empresa. .
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