¿Cuáles son las desventajas y soluciones del control interno contable computarizado?
1. Mala seguridad de los datos. El procesamiento y almacenamiento de datos en los sistemas de contabilidad manuales se encuentran dispersos entre diferentes departamentos y personal, mientras que la característica sobresaliente de los sistemas computarizados es la automatización y centralización del procesamiento de datos contables, lo que representa una cierta amenaza para la seguridad de los datos. Por ejemplo, todo sistema informático tiene las funciones necesarias para la división financiera del trabajo. Cada operador tiene su propia contraseña y diferentes derechos laborales, y cada operador debe mantener su contraseña confidencial. Sin embargo, en la práctica de la informatización, aunque algunas unidades en (1) tienen diferentes divisiones financieras del trabajo, un operador a menudo desempeña múltiples roles y puede ingresar al sistema con diferentes identidades para realizar diferentes operaciones, dejando clara la división financiera del trabajo. es inútil. (2) Los profesionales informáticos no autorizados pueden utilizar tecnología informática y tecnología de red para explorar fácilmente varios archivos de datos, provocando la filtración de datos contables confidenciales. (3) Una gran cantidad de archivos de datos contables se almacenan en materiales magnéticos. En caso de incendio, inundación o robo, todos los datos pueden perderse y dañarse al mismo tiempo, los materiales magnéticos tienen requisitos más altos en el entorno externo, como protección contra incendios, impermeables, antimagnéticos, a prueba de polvo, etc., y también; tienen ciertos requisitos sobre la temperatura ambiente, lo que aumenta la fragilidad de los datos. Si no se fortalece el control de seguridad de los datos del sistema de información contable computarizado, la posibilidad de pérdida y daño de datos aumentará considerablemente y el control del programa del software financiero será ineficaz. Para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información contable, el Ministerio de Finanzas ha formulado reglas pertinentes y ha elaborado algunas regulaciones y orientaciones específicas sobre la seguridad que debe tener el software financiero.
2. Repetibilidad y gravedad de los errores. En un sistema de contabilidad manual, los enlaces de procesamiento de datos están dispersos entre múltiples departamentos y empleados y, a menudo, los errores cometidos por un departamento o persona pueden descubrirse y corregirse en el siguiente enlace. Por lo tanto, en circunstancias normales, es poco probable que se produzcan errores repetidamente dentro de un cierto período de tiempo, y también es poco probable que se produzcan errores importantes. La automatización y centralización del procesamiento de datos en sistemas computarizados, junto con la alta velocidad de las operaciones informáticas y la repetibilidad de las operaciones del programa, hacen que los resultados del procesamiento se propaguen rápidamente en un corto período de tiempo, lo que resulta en la corrupción de varios archivos de datos, cuentas. libros y datos contables en todo el sistema y pueden causar errores repetidos en el sistema. Como dice el famoso dicho en el procesamiento de información: "Basura entra, basura sale", es decir, si los datos de entrada son incorrectos, los enlaces de procesamiento posteriores serán correctos y solo se generará información incorrecta. La alta velocidad y concentración del procesamiento de datos en los sistemas contables computarizados aumenta el riesgo de errores. Por lo tanto, es necesario fortalecer todos los aspectos de la entrada de datos, el procesamiento de datos y las instalaciones de hardware del sistema de información contable computarizado.
3. La gestión y supervisión son menos efectivas. De acuerdo con las regulaciones pertinentes del Ministerio de Finanzas, las unidades que utilizan computadoras para reemplazar la contabilidad manual deben cumplir ciertas condiciones y deben ser aprobadas por el departamento financiero correspondiente o la autoridad superior que utilizan Internet para exportar, ingresar o procesar datos; registrarse en el departamento de seguridad pública. Pero, de hecho, algunas unidades utilizan directamente computadoras para reemplazar la contabilidad manual sin aprobación; y algunas unidades usan oficialmente computadoras para reemplazar la contabilidad manual sin cumplir con las condiciones pertinentes; Por ejemplo, las computadoras y el trabajo manual funcionan en paralelo durante tres meses para lograr resultados consistentes con el trabajo manual. Esta es una de las condiciones necesarias para la aprobación. Algunas unidades implementan directamente la contabilidad computarizada sin completar este paso y aprobación. Las unidades que utilizan computadoras para reemplazar la contabilidad manual deben establecer y mejorar sistemas de gestión informática. Aunque algunas unidades han establecido sistemas de gestión interna, existen sólo de nombre y no se han implementado de manera efectiva. Por ejemplo, de acuerdo con el principio de separación de poderes y responsabilidades, los desarrolladores de sistemas no pueden contactar directamente ni operar formalmente el sistema de contabilidad computarizado, y el ingreso y revisión de los comprobantes deben ser realizados por personal diferente. Sin embargo, algunos desarrolladores de sistemas pueden comunicarse con el. sistema contable en cualquier momento e incluso trabajar por turnos; en algunas unidades, una misma persona ingresa al sistema con diferentes nombres y contraseñas para realizar dos tareas incompatibles: ingreso y revisión de comprobantes.
Cuatro. Fortalecer y mejorar el control interno del sistema informático de información contable
El control interno del sistema informático de información contable efectivamente ha sido parcialmente auditado, lo cual es altamente técnico y bastante complejo. Por lo tanto, el control interno de los sistemas computarizados de información contable debe fortalecerse y mejorarse para garantizar el funcionamiento normal del sistema y la seguridad y confiabilidad de los datos financieros, y para reducir o incluso eliminar posibles peligros. Para mejorar el nivel de gestión general de la unidad o empresa y garantizar la realización de los objetivos de gestión de la unidad o empresa, las principales medidas deben ser las siguientes.
1. Fortalecer la conciencia sobre los riesgos. La informatización contable es una tendencia inevitable en el desarrollo contable. En comparación con el sistema de contabilidad manual, el sistema de información contable computarizado tiene ventajas obvias, pero el sistema de contabilidad computarizado tiene características y riesgos diferentes del sistema de contabilidad manual, por lo que es necesario establecer un sistema de control interno más riguroso y sistemático. Los líderes de todos los niveles, los departamentos de contabilidad y el personal del departamento de información deben establecer una comprensión ideológica correcta de la informatización contable y crear una atmósfera en la que la prevención de riesgos comience conmigo.
En la actualidad, el aumento de los delitos informáticos en la sociedad nos hace darnos cuenta de la importancia de fortalecer el control interno de los sistemas informatizados de información contable. Reforzar el control interno del sistema no es sólo una medida importante para prevenir delitos informáticos, sino también una garantía eficaz para reducir los errores.
2. Mejorar el mecanismo de control interno del sistema informático de información contable en cuanto a sistemas y normas. En la actualidad, el Ministerio de Hacienda ha promulgado sucesivamente las "Normas de Control Interno de Contabilidad - Normas Básicas (Prueba)", "Normas de Control Interno de Contabilidad - Fondos Monetarios (Prueba)", "Normas de Control Interno de Contabilidad - Ventas y Cobros (Prueba)" y otras Series de documentos normativos de control interno contable. Sin embargo, no existen muchas políticas y regulaciones sobre informatización promulgadas por los departamentos pertinentes de nuestro país. De acuerdo con la práctica internacional, los contenidos de los controles internos de los sistemas computarizados de información contable deben publicarse de manera estandarizada. Las unidades que implementen sistemas informatizados de información contable pueden desarrollar sistemas y métodos prácticos de control contable interno basados en sus propias características. El Ministerio de Finanzas y los departamentos competentes deberían formular directrices de control interno y proporcionar orientación y sugerencias sobre el control contable interno del sistema computarizado de información contable de la unidad.
3. Fortalecer el mecanismo de supervisión para la aprobación, revisión y aceptación relacionados con el uso de sistemas computarizados. Las unidades que utilizan sistemas de información contable computarizados deben cumplir varios requisitos básicos. Los departamentos financieros y los departamentos comerciales de todos los niveles deben fortalecer diversas medidas de gestión de aprobaciones para garantizar que todas las unidades que implementan contabilidad computarizada tengan un buen sistema de control interno. Especialmente para el software financiero comercial, deben fortalecer la evaluación y gestión del software. El contenido de la revisión se centra principalmente en si el software cumple con el sistema de contabilidad nacional unificado, la seguridad y confiabilidad del software y las funciones de servicio posventa del software. El trabajo de aceptación consiste principalmente en comprobar el establecimiento del entorno operativo y el sistema de gestión adecuados para el software.
4. Fortalecer la auditoría interna. La auditoría interna es una parte importante del sistema de control interno de una unidad o empresa, y también es un acuerdo institucional para fortalecer la supervisión contable interna. El funcionamiento de los sistemas de información contable computarizados es a menudo una forma especial de diálogo "humano-máquina", por lo que solo aquellos que dominan el conocimiento de las redes informáticas y están familiarizados con la auditoría necesitan una tecnología de auditoría más compleja. Procedimientos financieros Sólo personal cualificado puede realizar este trabajo, lo que aumenta la dificultad de la auditoría interna [2]. El sistema de auditoría interna es uno de los medios importantes para garantizar el control interno. A través de la auditoría interna, podemos comprender si algunas medidas de control interno existentes pueden proporcionar información precisa y confiable para el sistema de contabilidad interna, y si estas medidas de control pueden ser efectivas. Durante la operación del sistema computarizado, la evaluación e inspección por parte del auditor del procesamiento comercial contable es propicio para probar la confiabilidad del software financiero, descubrir problemas existentes y proponer soluciones, lo que conduce a mejorar la calidad contable y los niveles de gestión.
5.Control de personal. El control de personal es la base de la gestión de sistemas informatizados, y la falta de talentos informáticos contables es un eslabón clave que limita el desarrollo de la informatización contable en nuestro país. Para ello, en primer lugar es necesario mejorar los conocimientos informáticos y la ética profesional del personal de contabilidad mediante diversas capacitaciones, aumentar la conciencia de respetar diversas leyes y reglamentos y, en segundo lugar, implementar un sistema que consista en aprobar únicamente el examen antes de poder trabajar; En tercer lugar, los contadores no solo deben tener conocimientos de contabilidad e informática, sino también, finalmente, ciertos conocimientos de gestión. , los gerentes comerciales deben estar familiarizados con todo el negocio de informatización contable para poder monitorear y dirigir el flujo de trabajo contable del sistema.
En resumen, ningún sistema informático es impecable, y ninguna norma o reglamento es impecable. Por lo tanto, los sistemas informáticos y los sistemas de gestión perfectos y eficaces son la base para la seguridad de los sistemas de información contable computarizados, mejorar la calidad del personal contable computarizado, estandarizar y mejorar la operación y el sistema de gestión de los sistemas de información contable computarizados, prestar atención a la auditoría interna, y mejorar la concientización sobre la seguridad de los datos es actualmente una cuestión clave para fortalecer el control interno de los sistemas computarizados de información contable.