Análisis de las condiciones ambientales internas para que las empresas implementen ERP

Aunque ERP se basa técnicamente en tecnología de la información moderna, es esencialmente un proyecto de gestión. Su propósito es extraer procesos de gestión avanzados, métodos de gestión, tecnologías de gestión y conceptos de gestión basados ​​en la situación real de la empresa. Utilice tecnología de TI moderna para solidificar y dar forma, mejorando así la eficiencia laboral de la empresa. Como sistema avanzado de gestión organizacional, el control interno juega un papel importante en la gestión empresarial moderna. Es importante garantizar la realización de los objetivos comerciales de la empresa, la implementación de las leyes y regulaciones nacionales, la garantía de la calidad de la información financiera y la seguridad. y auditoría de bienes y materiales. Juega un papel muy importante en muchos aspectos como su desarrollo. Por lo tanto, establecer un sistema de control interno en un entorno ERP es una parte indispensable de la implementación de proyectos ERP. La introducción de ERP puede, por un lado, ayudar a las empresas a ahorrar costos laborales en el control interno y mejorar la eficiencia del control interno, pero por otro lado, también puede traer muchos problemas nuevos con las características de la tecnología de TI al sistema de control interno de la empresa. . Por lo tanto, durante el proceso de desarrollo e implementación del sistema ERP, se debe considerar integralmente la integración paso a paso del sistema de control interno completo en el entorno ERP, y la incorporación de los riesgos que trae la tecnología de la información al nuevo control interno, a fin de mejorar el control interno Trate de maximizar las fortalezas de ERP y evitar sus deficiencias, para brindar los máximos beneficios a las empresas mediante la introducción de ERP.

1. Aclarar las diferencias y establecer el marco de control interno requerido para el establecimiento del sistema de control interno del sistema ERP.

Con el fin de establecer un sistema de control interno completo y eficaz en Para el entorno ERP, primero debemos comprender el ERP. Existen diferencias entre el control interno y el control interno tradicional, y es necesario seleccionar teóricamente un marco de control interno adecuado para el entorno ERP de la empresa y establecer el propio sistema de control interno de la empresa basado en este marco, diseñar procesos de control interno, puntos de control interno y detección de control interno Haga clic en el contenido. El control interno empresarial tradicional incluye principalmente: control de gestión y control contable, mientras que en mi país se enfatiza especialmente el control contable después de la introducción de ERP, el control interno agrega control de TI además de los dos contenidos de control anteriores debido a la penetración de TI; tecnología en ERP a todo el sistema de gestión, por lo que el control de TI no es una parte independiente separada del control de gestión y el control contable, sino una parte que está estrechamente integrada e interactiva con ellos y debe considerarse en conjunto al mismo tiempo; También debe reconocerse que la introducción de ERP Una empresa puede no ser capaz de establecer un sistema de control interno más completo y eficaz que en un entorno sin ERP, a menos que evite con éxito los riesgos que trae consigo la propia tecnología de TI. Para establecer un sistema de control interno en un entorno ERP, una empresa primero debe establecer un marco general para el control interno de ERP. Hay muchos estándares para los marcos de control interno empresarial para elegir y consultar. el marco de control interno propuesto por COSO en los Estados Unidos en 1992. Marco de control, en el que el control interno tiene tres objetivos (eficiencia operativa, confiabilidad de los informes financieros y cumplimiento de las leyes pertinentes) y cinco elementos (entorno de control, evaluación de riesgos, control actividades, comunicación de información y supervisión). Aunque el marco de control interno basado en COSO puede ayudar a las empresas a establecer un sistema de control interno más completo y científico, COSO no es un sistema de control interno para el entorno de TI y no tiene en cuenta la tecnología de TI. Por lo tanto, al elegir un marco de control interno de ERP, también debe aprender de algunos marcos de control interno que se centran en el entorno de TI, como los Objetivos de control de tecnología y sistemas de información (Objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas, COBIT), que consta de 4 dominios y 34 elementos que cubren el ciclo de vida de la información. Consta de objetivos de control de TI y 318 objetivos de control detallados. Aunque COBIT también implica control de operaciones comerciales, cumplimiento legal, etc., se centra en el control de tecnologías de la información, por lo que debe usarse con la misma referencia que COSO***. Por supuesto, existen otros marcos de control que se centran en el control interno de TI, como BS7799-2, ISO20000, ISO17799, etc. del Reino Unido como referencia. Con base en el marco de control interno disponible como referencia y combinado con la situación real específica de la empresa, la empresa finalmente establece su propio marco de control interno y diseña un plan y objetivos de control interno. La comprensión precisa de los objetivos de control interno por parte de la empresa desempeñará un papel clave en la comunicación posterior entre la empresa y el personal técnico del desarrollador de ERP.

2. Diseño detallado de planes de control interno específicos dentro del marco de control interno determinado.

Después de establecer básicamente el marco de control interno que adoptará la empresa, también es necesario establecer este marco. un sistema de control interno y diseña planes de control interno individuales, haciendo más detallados los planes de control interno determinados. Generalmente, existen tres ideas de diseño para planes de control interno individuales: diseño por departamento, diseño por proyecto y diseño por proceso. Dado que el diseño del ERP en sí está orientado a procesos, es más práctico diseñar el plan de control interno de acuerdo con el proceso. Algunos académicos también han demostrado y afirmado la viabilidad de diseñar el plan de control interno de ERP de acuerdo con el proceso del ciclo comercial de ERP. Sin embargo, es necesario enfatizar particularmente que el diseño basado en procesos debe basarse en la razonabilidad del proceso comercial de la empresa en sí. Por lo tanto, al introducir ERP, es crucial que la empresa clasifique y refine el proceso comercial.

Centrándose en los procesos comerciales, los contadores corporativos, los auditores y el personal comercial trabajan en estrecha colaboración para analizar conjuntamente las operaciones en pedidos corporativos, adquisiciones, inventario, planificación, fabricación, control de calidad, transporte, distribución, gestión de personal y otros aspectos del entorno de tecnología de la información. Se formulan las características de los procesos, los procesos de gestión y los procesos de información, y las correspondientes reglas de control. Al diseñar, en primer lugar, se debe aclarar la conexión entre cada operación en el proceso de negocio y, en segundo lugar, se deben formular los estándares operativos correspondientes y los indicadores de evaluación para cada operación; se debe aclarar la combinación de tareas, formular estándares correspondientes para cada tarea, es decir, indicadores para completar la tarea, incluidos indicadores cuantitativos y no cuantitativos, finalmente, implementar cada tarea en el módulo individual o funcional que realiza la tarea, utilizando el Indicadores cuantitativos y no cuantitativos formulados anteriormente. Los indicadores no cuantitativos se utilizan como indicadores de desempeño. Al mismo tiempo, dado que la tarea se implementa en última instancia en la organización, lo que implica la división de autorización y responsabilidad, el diseño del proceso y el diseño de la organización se combinan de manera efectiva y en la ejecución de un proceso de negocio, se requieren diferentes controles internos; Los proyectos también pueden estar involucrados. Entonces las organizaciones, proyectos y procesos pueden completar una combinación tridimensional.

3. Se debe prestar atención a la comunicación total con los desarrolladores durante las fases de análisis de la demanda y desarrollo de proyectos ERP.

La empresa ha aclarado su propia estructura de control interno a través de los dos pasos anteriores. Después de formular el plan, la empresa también debe describir de forma clara y precisa sus intenciones y planes de diseño de control interno al personal de TI del proveedor de ERP cuando se lance oficialmente el proyecto de ERP. Para diferentes empresas, sus procesos de gestión y ciclos comerciales son diferentes. Por lo tanto, casi ninguna empresa puede utilizar el sistema ERP proporcionado por el proveedor de ERP sin ningún cambio. Al comienzo de la introducción del ERP, las empresas deben negociar con el proveedor de ERP. Necesidad de análisis y comunicación para integrar las necesidades específicas de la empresa en el sistema ERP. El plan de control interno establecido de la empresa también debe integrarse en el sistema ERP durante este proceso. Por lo tanto, al comienzo de la implementación del proyecto ERP, la empresa debe comunicarse plenamente con el proveedor de acuerdo con su propio plan de control interno y definir claramente el alcance de control del concepto estratégico, los procedimientos de control y los métodos para lograr el control. Los proveedores de ERP también deben prestar plena atención a la comunicación con los usuarios y llevar a cabo la comunicación y la capacitación en tres niveles: nivel de liderazgo y toma de decisiones, nivel de ejecución de la gestión y nivel de implementación de operaciones, para, en última instancia, lograr la unidad de concepto y comprensión. Aun así, el proceso de incorporar controles internos en el sistema ERP también requiere mucho trabajo. Además de proporcionar una descripción detallada del proceso al personal de TI del proveedor, también pueden solidificar algunos métodos de control interno en el sistema. Es necesario escuchar las opiniones del personal de TI para aclarar qué funciones de control interno no pueden depender completamente de los sistemas de información informáticos, pero aún deben llevarse a cabo de manera tradicional. Es decir, aún es necesario aclarar que el sistema de control interno en el ERP. El sistema es un sistema de interacción humano-computadora, solo a través de una comunicación completa y esfuerzos entre las partes de oferta y demanda se puede establecer un sistema de control interno ERP completo y efectivo.

4. Para establecer el sistema de control interno ERP, debemos comenzar desde los módulos clave y expandirnos gradualmente para integrar todo el sistema de control interno ERP.

El trabajo en la etapa de implementación del ERP. Es muy complicado y deberíamos centrarnos en el módulo financiero. Empezar por implementar gradualmente la integración del sistema de control interno. El módulo con mayor impacto en el sistema ERP es el módulo financiero. Se puede decir que ERP es un sistema orientado a las finanzas, por lo que comenzar con el módulo financiero es el más propicio para la implementación de contenidos clave del control interno. En el sistema ERP, las finanzas están estrechamente relacionadas con varios negocios. Cuando ocurre cada negocio, las finanzas también pueden obtener su información comercial. Por lo tanto, el control interno puede monitorear y administrar fácilmente los costos y gastos comerciales de manera efectiva desde las finanzas. otros módulos comerciales permiten que todos los vínculos comerciales y departamentos de la empresa sean controlados y monitoreados de manera efectiva para lograr la presupuestación, el control durante el proceso y la contabilidad precisa posterior al evento. La integración de las finanzas y los negocios también permite que los gastos comerciales incurridos no se puedan realizar en cualquier lugar; se realizan si no ingresan al sistema financiero. Una vez ingresados ​​al sistema, pueden ser rastreados por la función de control interno financiero de la sede de la empresa, lo que permite un control financiero centralizado. Además, a juzgar por el requisito obligatorio del gobierno del Ministerio de Finanzas de implementar un modelo integral de gestión presupuestaria, los conceptos y procedimientos de control interno en el departamento financiero son más sólidos y naturales que los de otros departamentos. forma más sencilla para un proyecto como ERP que se centra en el control interno. La parte de implementación. Una vez completada la integración del control interno en el módulo financiero, se ampliará, integrará e implementará gradualmente en el ciclo comercial de ventas, suministro, producción y otros eslabones. La atención debe centrarse en fortalecer el cumplimiento de la estandarización del control interno. . Cuando todos los programas de control predeterminados y los parámetros de control se solidifican en el sistema de información computacional, inicialmente se completa el prototipo del sistema de control interno humano-máquina orientado a procesos.

5. Una vez establecido el sistema de control interno con el avance del proyecto ERP, también pasará por un proceso de mejora y desarrollo continuo.

Establecimiento de un sistema ERP para una empresa. No sucede de la noche a la mañana. El sistema de control interno también debe modificarse y perfeccionarse continuamente con el uso del propio sistema ERP.

Para ello, las empresas deben, en primer lugar, realizar autopruebas y autoevaluaciones de la eficacia del control interno del ERP durante el funcionamiento del sistema ERP basándose en el sistema de control interno establecido y, finalmente, presentarlo al mundo exterior en la forma de un informe, que ayudará a la empresa a monitorear y mejorar el control interno empresarial también ayuda a los gerentes a hacer una evaluación clara de la efectividad del control interno para indicar la confiabilidad e integridad generales del sistema de control en ERP. En segundo lugar, la etapa de desarrollo, el estado de la gestión y los cambios en el entorno externo de la empresa son requisitos previos para el establecimiento y funcionamiento eficaz del sistema de control interno de la empresa. Durante todo el ciclo de vida del sistema ERP de la empresa, la demanda cambiará debido a diversos factores. razones, y en consecuencia debe modificar y ampliar las funciones del sistema, y ​​el sistema de control interno adjunto al ERP también debe cambiarse y mejorarse constantemente con el uso y modificación del sistema ERP. La madurez y mejora del sistema de control interno en el sistema ERP es un proceso gradual.

Además, el establecimiento y operación del sistema de control interno en un entorno ERP requiere gran atención al cultivo de talentos relevantes. Las empresas generalmente enfrentan el problema de la falta de talento al implementar sistemas ERP. Debido a que los talentos que necesita la empresa en este momento deben ser competentes en los diversos procesos comerciales de la empresa, especialmente en los diversos negocios financieros, es mejor dominar ciertas habilidades profesionales informáticas y también debe tener ciertas cualidades de analista de sistemas y ser capaz de prestar atención a cuestiones como el entorno de datos, el procesamiento de datos y la última tecnología de la información. Los talentos con estas calificaciones profesionales pueden comunicarse más fácilmente con los desarrolladores de sistemas ERP y pueden expresar con precisión las intenciones y necesidades de la empresa. No solo eso, en términos de organización y comunicación, los empleados de la empresa que participan en proyectos de ERP, además de poder presentar ellos mismos necesidades de información de nivel superior, también deberían poder comprender las necesidades de información de los líderes superiores y los cuadros de base, y ser capaz de utilizar su influencia y atractivo Fortalecer los esfuerzos para obtener el apoyo de los líderes superiores para el desarrollo de sistemas, movilizar y organizar al personal empresarial relevante para participar en el desarrollo de sistemas y mejorar la eficiencia del desarrollo. En el proceso de construcción de un sistema, si podemos contar con talentos integrales que abarquen carreras de informática, contabilidad, administración y carreras relacionadas con la empresa, entonces el éxito del sistema debería ser bastante seguro. Esto debería ser particularmente digno de atención cuando las empresas lo introduzcan. Pregunta ERP.

En resumen, el establecimiento del sistema de control interno en ERP debe realizarse simultáneamente con la construcción e implementación del proyecto ERP, considerando plenamente el impacto del entorno de TI, adoptando un enfoque de desarrollo de arriba hacia abajo. , teniendo en cuenta tanto el conjunto como los detalles, y avanzando paso a paso. El terreno mejora constantemente.