Requisitos de almacenamiento de documentos contables
Los principales requisitos para conservar los comprobantes contables son:
1. Los comprobantes contables deben encuadernarse en volúmenes periódicamente para evitar que se pierdan. Después de la contabilidad basada en los comprobantes contables, el departamento de contabilidad debe clasificar los distintos comprobantes contables periódicamente (diariamente, cada diez días o cada mes) y ordenar los distintos comprobantes contables en orden numérico, junto con los comprobantes originales adjuntos, y agregar una portada y contraportada, encuadernadas en un volumen, con un sello en la línea de encuadernación, y el personal de encuadernación firmará o estampará en el sello en la línea de encuadernación.
Cuando se pierda el bono original obtenido de una unidad externa, se deberá obtener un certificado con el sello oficial de la unidad emisora original, debiendo indicarse el número, monto, contenido, etc. del bono original. anotado La persona a cargo del departamento de contabilidad de la unidad de manejo (el comprobante original se puede emitir en su nombre solo después de la aprobación del supervisor de contabilidad) y la persona a cargo de la unidad. En caso de que sea imposible obtener el certificado, como por ejemplo si se pierde el billete, el interesado anotará los datos y se emitirá el comprobante original en su nombre tras la aprobación del responsable del departamento de contabilidad (contable supervisor) de la unidad de manipulación y el responsable de la unidad.
2. Los comprobantes contables deberán estar sellados para evitar su intercambio. No se permite el préstamo de comprobantes originales si otras unidades realmente necesitan usarlos por razones especiales, se pueden copiar con la aprobación del responsable del departamento de contabilidad y del supervisor contable de la unidad. Las copias de los comprobantes originales entregados a unidades externas deben registrarse en un libro de registro especial y deben estar firmados o sellados tanto por el proveedor como por el destinatario.
3. Cuando existan muchos comprobantes originales, podrán encuadernarse por separado, pero en la carátula del comprobante deberá indicarse la fecha, el número y el tipo de comprobante contable. En el comprobante contable correspondiente se deberá marcar “Adjunto”, “Pedido” y el título y número del comprobante original para fácil referencia. Varios comprobantes originales importantes, como recibos de depósito, órdenes de entrega, etc., así como diversos documentos que deben revisarse y devolverse en cualquier momento, deben catalogarse y conservarse por separado, y las fechas deben marcarse en la contabilidad correspondiente. comprobantes y comprobantes originales y número.
4. Los comprobantes contables encuadernados en un volumen cada año pueden ser conservados temporalmente por la agencia de contabilidad de la unidad durante un año al final del año, después de su vencimiento, deben transferirse a la agencia de archivos de la unidad. para la custodia unificada, si no se ha establecido una agencia de archivos, se debe designar a una persona dedicada dentro de la organización contable para la custodia. Los cajeros tampoco tendrán a su cargo los archivos contables.
5. Cumplir estrictamente con los requisitos del período de almacenamiento de los comprobantes contables y no destruirlos arbitrariamente antes de su vencimiento.