Procedimientos y métodos para la entrega de comprobantes contables y conservación de comprobantes contables.

La transferencia de comprobantes contables se refiere a todo el proceso desde el llenado, la obtención y la presentación de comprobantes contables, es decir, el proceso de transferencia y entrega entre el personal y los departamentos relevantes dentro de empresas e instituciones. y unidades administrativas. Es necesario estipular el llenado, unidad de entrega y cantidad de comprobantes, los procedimientos para la entrega de comprobantes contables, el tiempo de entrega y la aceptación y almacenamiento de los departamentos correspondientes.

Cosas a tener en cuenta

Al formular los procedimientos de entrega y estipular el tiempo de entrega de los comprobantes contables, se debe prestar atención a dos cuestiones para organizar razonablemente la entrega de los comprobantes contables.

1. Determinar la ruta de transmisión. Cada unidad debe estipular los procedimientos de entrega de comprobantes contables en función de las características del negocio económico, combinados con la división del trabajo de las agencias y el personal internos, así como las necesidades de gestión empresarial y contabilidad, y estipular el número de copias de los comprobantes contables. en consecuencia, para que los departamentos y el personal que maneja negocios puedan manejar rápidamente varios procedimientos de cupones no solo cumple con el principio de contención interna, sino que también acelera el proceso de procesamiento comercial y mejora la eficiencia del trabajo.

2. Establecer el tiempo de entrega. Cada unidad debe estipular adecuadamente el tiempo de residencia y el tiempo de entrega del bono en cada enlace en función de la situación de los departamentos pertinentes y del personal que se ocupa de los negocios económicos.

En definitiva, la transferencia de comprobantes contables no sólo debe cumplir con los requisitos del sistema de control interno, hacer que el procedimiento de transferencia sea razonable y eficaz, sino también intentar ahorrar tiempo de transferencia y reducir la carga de trabajo de transferencia.

Conservación de comprobantes contables:

La conservación de comprobantes contables se refiere a la clasificación, encuadernación, archivo y verificación de los comprobantes contables después de la contabilidad.

Requisitos

El almacenamiento de comprobantes contables tiene principalmente los siguientes requisitos:

1. Los comprobantes contables deben vincularse periódicamente para evitar pérdidas. Cuando se pierda el bono original obtenido de otra unidad, se deberá obtener un certificado estampado con el sello oficial de la unidad emisora ​​original, y se anotará el número, monto y contenido del bono original. Sólo podrá utilizarse como comprobante original después de ser aprobado por el responsable del departamento de contabilidad de la unidad manipuladora, el supervisor contable y el responsable de la unidad. Si es realmente imposible obtener un comprobante, por ejemplo si se pierde, la parte interesada debe explicarlo en detalle y debe utilizarse como comprobante original después de la aprobación de la persona a cargo de la agencia de contabilidad. el supervisor contable y el responsable de la unidad.

2. La carátula del comprobante contable debe indicar el nombre de la unidad, el tipo de comprobante, el número del comprobante, los números inicial y final, el año, el mes, el supervisor contable, la carpeta. y otros asuntos relevantes. En la cubierta deberá figurar el supervisor contable y el custodio.

3. Los comprobantes contables deberán estar sellados con un sello para evitar que los comprobantes sean retirados. Según datos del Ministerio de Hacienda [2]

Normativa: No se pueden tomar prestados los bonos originales. Si por motivos especiales se necesita el comprobante original, se puede copiar con la aprobación del líder de la unidad.

4. Cuando existan muchos comprobantes originales, se podrán encuadernar por separado, pero deberá indicarse en la carátula del comprobante la fecha, número y tipo del comprobante contable. Al mismo tiempo, el comprobante contable debe estar marcado con "Adjunto separado" y el nombre y número del comprobante original para facilitar su consulta.

5. Los comprobantes contables vinculantes anuales pueden ser conservados temporalmente por el departamento de contabilidad de la unidad durante un año al final del año, después de su vencimiento deben entregarse a la agencia de archivos de la unidad para su custodia unificada. ; si no existe una agencia de archivos, se deberá designar a una persona designada para la custodia de la agencia de contabilidad; El cajero no podrá ser responsable de los archivos contables.

6. Cumplir estrictamente los requisitos de conservación de los documentos contables y no destruirlos antes de su vencimiento.