¿Por dónde debería empezar con la gestión de las cuentas por cobrar corporativas?

Gestión de cuentas por cobrar

Para gestionar bien las cuentas por cobrar, lo más importante es formular una política crediticia científica y razonable para las cuentas por cobrar. Una vez formulada la política, las empresas deben fortalecer la implementación de la política de crédito de cuentas por cobrar desde los tres aspectos siguientes.

1. Hacer un buen trabajo en la investigación crediticia de los clientes

Antes de vender a crédito, las empresas realizan investigaciones crediticias de los clientes para resolver varios problemas: si pueden realizar transacciones de productos básicos con los clientes. ¿Cuánto hacer y cuánto crédito debe controlarse a la vez? ¿Qué métodos de transacción, condiciones de pago y salvaguardias deben adoptarse?

En términos generales, el nivel de crédito de un cliente suele depender de cinco aspectos, a saber, el carácter, la capacidad, el capital, la garantía y las condiciones del cliente, lo que también se denomina sistema "5C". Estos cinco aspectos de la información crediticia se pueden obtener a través de los siguientes canales:

Estados financieros. Esta es una de las fuentes de información más ideales para el análisis crediticio, pero preste atención a la autenticidad de los estados financieros. Lo mejor es obtener estados financieros recientemente auditados. Al calcular algunos ratios, especialmente analizando el ratio entre la liquidez de los activos y la capacidad de pago a tiempo, se pueden evaluar las capacidades, el capital y las condiciones de la empresa, lo que puede ayudar a las empresas a mejorar el efecto de toma de decisiones de la inversión en cuentas por cobrar.

El informe de calificación crediticia podrá consultarse con la agencia nacional correspondiente. Los bancos, otras instituciones financieras o las redes sociales publican periódicamente al público información sobre las calificaciones crediticias de los clientes. Esta información se puede recopilar de periódicos y revistas relevantes, o puede consultar al departamento industrial y comercial, al departamento de gestión corporativa, al departamento de impuestos y al departamento de crédito. departamento del banco donde se encuentra el cliente para conocer más el registro de capital de la empresa, historial de producción y operación, situación y tendencias actuales, ventas y rentabilidad, pago de impuestos, etc. y verifique si hay antecedentes negativos para evaluar el carácter de la empresa.

Información de comunicación empresarial. Cada cliente de una empresa tendrá múltiples proveedores al mismo tiempo, por lo que la empresa puede intercambiar información crediticia a través de proveedores relacionados con el mismo cliente, como la duración del período de contacto, las condiciones crediticias proporcionadas y el pago oportuno de los bienes por el cliente.

Después de que la empresa realiza un análisis crediticio integral sobre la información anterior, puede determinar el estado crediticio del cliente y establecer un archivo de cliente. Además de la información básica del cliente, como nombre, número de teléfono y dirección, también es necesario registrar el estado financiero del cliente, su solidez financiera, registros históricos, etc., y determinar la calificación crediticia correspondiente de cada cliente. Sin embargo, cabe señalar que las calificaciones crediticias no son estáticas y lo mejor es realizar una revisión exhaustiva cada año para mantenerse al día con los últimos cambios en los clientes. Para clientes con diferentes niveles de crédito, las empresas deben adoptar diferentes estrategias de venta y métodos de liquidación al vender. En general, cuando las empresas estipulan plazos de crédito, suelen adjuntar condiciones de descuento por pronto pago, es decir, si los clientes pagan dentro del plazo especificado, pueden disfrutar de un determinado descuento. No es más que esperar que los clientes puedan pagar el precio lo antes posible. , pero hay que prestar atención al grado, es decir, es recomendable ofrecer descuentos cuando los beneficios son mayores que los costes del descuento por pronto pago.

2. Fortalecer la gestión diaria de las cuentas por cobrar.

En la gestión diaria de las cuentas por cobrar, la empresa no es lo suficientemente cuidadosa en algunos aspectos, como por ejemplo la elaboración de tablas de análisis de antigüedad. Específicamente, la gestión diaria de las cuentas por cobrar se puede realizar desde los siguientes aspectos: llevar registros básicos y comprender el estado de pago oportuno de los clientes (incluidas las subsidiarias). Los registros básicos incluyen el crédito proporcionado por la empresa a sus clientes, la fecha en que se estableció la relación crediticia, el tiempo de pago del cliente, el monto adeudado y los cambios en la calificación crediticia del cliente. Sólo cuando las empresas dominen esta información podrán tomar las contramedidas correspondientes de manera oportuna.

Comprueba si el cliente ha superado su límite de crédito. Las empresas deben verificar si cada venta a crédito proporcionada por un cliente tiene un historial de exceder el período de crédito y prestar atención para verificar si la deuda total del cliente excede el límite de crédito.

Realice un seguimiento de las deudas de los clientes que han vencido y supervise de cerca el aumento o la disminución de las deudas de los clientes vencidas para que se puedan tomar medidas oportunas para contactar a los clientes y recordarles que paguen lo antes posible.

Analice la tasa de rotación y el ciclo de pago promedio de las cuentas por cobrar para ver si la liquidez se encuentra en un nivel normal. Las empresas pueden utilizar este indicador para evaluar los logros y deficiencias en la gestión de cuentas por cobrar y revisar su estado crediticio en comparación con datos reales anteriores, planes actuales y pares.

Las empresas deben seguir el principio de conservadurismo, estimar de antemano la posibilidad de pérdidas por deudas incobrables y establecer activamente un sistema de provisiones para compensar las pérdidas por deudas incobrables.

E investigar el estado de impago y el porcentaje de cuentas por cobrar a las que se les niega el pago, es decir, el índice de reserva de insolvencia, para determinar si se debe cambiar la política crediticia de la empresa.

Si la tasa de provisión de deudas incobrables real es mayor o menor que la tasa de provisión de deudas incobrables esperada, la empresa debe verificar si los estándares crediticios son demasiado estrictos o demasiado flexibles para poder modificarlos.

Prepare una tabla de análisis de antigüedad para verificar el número real de días que las cuentas por cobrar están ocupadas. Las empresas pueden monitorear su estado de recuperación preparando tablas de análisis de antigüedad. En base a esto, podemos saber cuánta deuda aún está dentro del período de crédito y debe ser monitoreada de manera oportuna. Cuánta deuda ha excedido el período de crédito, calcule el porcentaje de fondos vencidos y calcule cuánta deuda resultará en deuda incobrable. Si la mayoría está vencida, la empresa deberá revisar su política crediticia.

3. Fortalecer la gestión de cuentas por cobrar post-evento.

Para las cuentas por cobrar vencidas, es necesario realizar un análisis de antigüedad e intensificar el cobro, porque no cobrar las cuentas a tiempo es el mayor tabú. Según las estadísticas de la Asociación Estadounidense de Coleccionistas, la tasa de éxito en la recuperación de cuentas es del 57,8% durante más de medio año, del 26,6% durante más de 1 año y sólo del 13,6% durante más de 2 años. La gestión de cobros consta de las dos partes siguientes:.

Determinar un procedimiento de cobro razonable Los procedimientos para el cobro de cuentas son generalmente: notificación por carta, telegrama, cobro por teléfono y fax, envío de personas a entrevista y recurso a la ley. Antes de emprender acciones legales, se debe considerar el principio de costo-beneficio, y no se puede demandar en las siguientes circunstancias: los costos del litigio exceden los derechos del acreedor; la garantía descontada del cliente no puede cancelar la deuda del cliente; grande, y demandar puede dañar la operación comercial; la recuperación después de la demanda La posibilidad de devolver la cuenta es limitada.

Determinar métodos razonables de cobro de deudas. Si el cliente encuentra dificultades temporales y puede regresar a través del trabajo duro, la empresa puede ayudarlo a superar las dificultades para que pueda recuperar su cuenta. El enfoque general es reestructurar los derechos sobre las cuentas por cobrar: compensar al deudor con activos no monetarios inferiores al monto de la deuda a precios de mercado cambiar la forma de la deuda a "cuentas por cobrar a largo plazo", determinar una tasa de interés razonable y acordar con ella; el plan de pago a plazos del cliente; modificar las condiciones de la deuda, extender el período de pago o incluso reducir el capital para alentar el pago impulsado por los mismos intereses económicos, convertir la deuda en "inversión a largo plazo" en los clientes puede ayudar a iniciar una empresa que genere pérdidas; , para lograr el propósito de recuperar fondos. Si el cliente ha alcanzado el límite de la quiebra, debe presentar inmediatamente una demanda ante el tribunal para recibir una compensación parcial en la liquidación de la quiebra. Para el incumplimiento intencional de contrato en el cobro de deudas, los métodos disponibles incluyen: métodos razonables de fatiga; métodos de desafío blandos y duros, etc.

Medidas de gestión de cuentas por cobrar

Fortalecer la gestión diaria de las cuentas por cobrar

1. Configurar una cuenta de cuentas por cobrar detallada

En orden Para fortalecer la gestión de las cuentas por cobrar, las empresas establecen cuentas detalladas según los nombres de los clientes de crédito sobre la base del libro mayor y registran las transacciones con los clientes de crédito en detalle y de manera oportuna.

La función de la contabilidad es proporcionar información relevante para la toma de decisiones, y el libro auxiliar de cuentas por cobrar desempeña esta función en la gestión de cuentas por cobrar. Sin embargo, la decisión correcta también dependerá de características como relevancia, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información. Por lo tanto, para la configuración y registro de cuentas detalladas de cuentas por cobrar, generalmente debemos prestar atención a los siguientes puntos:

(1) Todas las ventas a crédito deben registrarse de manera correcta, oportuna y detallada en las cuentas detalladas. de los clientes relevantes, y en cualquier momento Reflejar la situación crediticia de cada cliente y establecer un diario de ventas especial para reflejar la situación de las ventas a crédito según sea necesario;

(2) Todo el proceso del negocio de ventas a crédito debe dividirse en tareas, como registrar cuentas detalladas y completar la información de los clientes de ventas a crédito, entregar o enviar facturas por correo a los clientes de crédito, manejar el efectivo recibido de los clientes, etc. y designar a una persona dedicada para que se haga cargo;

(3) Las cuentas detalladas deben verificarse periódicamente con el libro mayor.

Los factores que afectan el monto de las cuentas por cobrar son: (1) descuentos por pronto pago en descuentos de ventas; (2) devoluciones y descuentos de ventas; (3) quién corre con el flete de ventas; (4) factores de morosidad; . Estos cuatro aspectos de la información se registrarán en detalle en el libro auxiliar de cuentas por cobrar y en el diario de ventas. Dominar estas condiciones no solo ayudará a mantener la integridad de las cuentas por cobrar, sino que también ayudará a controlar la producción y las operaciones, mejorar la calidad del producto y mejorar el entorno de vida de la empresa. Por ejemplo, en el segundo factor, podemos conocer la calidad del producto de la empresa, las preferencias de consumo de los clientes y las preferencias de los clientes por la calidad, el embalaje, la apariencia y las funciones del producto de la empresa a través de una gran cantidad de información sobre devoluciones y descuentos. El tercer factor es objetivo y el primer y cuarto factor se explicarán en el método de gestión a continuación.

2. Establecer un departamento especial de ventas de crédito e informes crediticios.

El importe y la duración de las cuentas por cobrar dependen de la solvencia crediticia del cliente. Las deudas incobrables provocarán pérdidas y los largos períodos de cobro debilitarán la liquidez de las cuentas por cobrar.

Por lo tanto, las empresas deben establecer departamentos de ventas e informes crediticios para investigar el crédito de los clientes y obtener información de las agencias de informes crediticios que califican el crédito corporativo para determinar el estado crediticio y la capacidad de pago de los clientes que requieren compras a crédito. Las funciones del departamento de ventas e informes crediticios de la empresa en la gestión de cuentas por cobrar son:

(1) Calificar el estado crediticio del cliente;

(2) Aprobar los objetos y la escala de las ventas a crédito. Sin aprobación, otros departamentos y personal de la empresa generalmente no tienen derecho a aceptar ventas a crédito;

(3) Responsable de cobrar las cuentas de crédito de manera oportuna y acelerar la rotación de capital. En general, el plazo para cobrar las cuentas no puede ser demasiado largo, porque un plazo legal prolongado puede significar el abandono de los derechos de deuda.

Además de obtener la calificación crediticia del cliente de la agencia de calificación crediticia de la empresa, el departamento de ventas e informes crediticios también debe obtenerla de la cuenta detallada y el diario de ventas. Un método importante para analizar estos dos libros es utilizar el método de análisis de antigüedad, porque el saldo de las cuentas por cobrar aumenta con la antigüedad de la cuenta y las perspectivas de cobro final se vuelven sombrías. Esta es también una razón importante por la que los descuentos en las ventas son generalizados. usado. . Una tabla que clasifica los saldos de las cuentas por cobrar de los clientes por antigüedad se denomina método de antigüedad. Además de estimar la proporción probable de deudas incobrables, las tablas de antigüedad tienen la ventaja de que permiten a los administradores emitir juicios específicos sobre la solvencia crediticia de cada cliente.

3. Implementar un estricto sistema de cancelación de deudas incobrables.

Las cuentas por cobrar existen por ventas a crédito. Por tanto, existe el riesgo de que las cuentas por cobrar no puedan cobrarse desde el día en que se generan, es decir, el riesgo de insolvencia. Se puede decir que las deudas incobrables son el resultado inevitable de las ventas a crédito. Para el conjunto de las ventas a crédito, podemos entender las deudas incobrables individuales como gastos de ventas a crédito. Para reducir las pérdidas de una empresa, según el principio de concordancia, las deudas incobrables deben compararse con las ganancias y deducirse de las ganancias. Sólo de esta manera se pueden enumerar los activos reales de la empresa, el patrimonio neto y las ganancias. No se puede exagerar. Esto también es una exigencia del principio de prudencia.

Las empresas tienen dos formas de lidiar con las deudas incobrables: el método de cancelación directa y el método de provisión. En comparación, el método de asignación es más coherente con el principio de correspondencia y el principio de prudencia, por lo que se prefiere. El método de provisión se divide en el método de porcentaje de ventas a crédito, el método de porcentaje de saldo de cuentas por cobrar y el método de análisis de antigüedad. Cada método tiene sus propias ventajas y desventajas, y diferentes personas tienen diferentes preferencias por estos métodos. Implementar un estricto sistema de cancelación de deudas incobrables, que no difiere según el método utilizado. Incluye principalmente los siguientes tres aspectos:

(1) Determinar con precisión si una deuda incobrable es una deuda incobrable. Al menos dos personas deben trabajar juntas para cancelar las deudas incobrables. No es una tarea fácil juzgar las deudas incobrables y sus montos en preparación, y es posible prevenir el fraude si más de dos personas se ocupan de ellas. Por ejemplo, un vendedor se embolsa las cuentas por cobrar cobradas y reporta las deudas incobrables a sus superiores.

(2) La cancelación de deudas incobrables debe registrarse claramente en el libro de cuentas por cobrar, y las deudas incobrables que se han cancelado aún deben gestionarse de manera especial. Mientras el deudor no esté muerto o en quiebra, y mientras haya un rayo de esperanza, no podemos rendirnos. Al mismo tiempo, se deja información para futuras inspecciones y revisiones.

(3) Debe llevarse a cabo un tratamiento contable estricto para las deudas incobrables que han sido canceladas y recuperadas nuevamente. Primero, realice asientos contables para reproducir las cuentas por cobrar y luego realice el procesamiento contable de los recibos. Hacerlo ayuda a los gerentes a captar información: el deseo de los clientes de remodelar una buena imagen.

Implementar estrictos sistemas de auditoría interna y control interno.

Si el monto y el plazo de cobro de las cuentas por cobrar están realmente relacionados con el estado de liquidez corporativa, las decisiones de producción corporativa, la imagen de los clientes de crédito y la resistencia de los controles internos a la corrupción y la malversación de fondos corporativos. Por lo tanto, para mantener la operación segura de los fondos, se deben implementar estrictos sistemas de auditoría interna y control interno para las cuentas por cobrar, que incluyan:

1.

Para controlar el éxito, el factor más importante es el factor humano. Los empleados no cualificados y deshonestos pueden socavar la funcionalidad de un sistema. Reclutar, formar, motivar y gestionar empleados es un trabajo esencial. Se deben otorgar derechos, responsabilidades y obligaciones a las personas en función de sus capacidades, intereses, experiencia y confiabilidad. La responsabilidad es rastrear cualquier acción hasta el final tanto como sea posible y dejar que los resultados estén vinculados al individuo. Fijar responsabilidades también puede tener un impacto psicológico en los empleados, volviéndolos cautelosos y eficientes.

2. Separación de funciones y sustitución de puestos de trabajo.

La separación de funciones no sólo ayuda a garantizar una recopilación precisa de datos, sino que también limita la posibilidad de que dos o más personas necesiten cooperar para hacer trampa, un factor extremadamente importante pero que a menudo se pasa por alto.

Cambiar de trabajo puede traer dos beneficios: primero, asegura que al menos dos empleados sepan cómo hacer el mismo trabajo, de modo que cuando uno de ellos no pueda ir a trabajar por algún motivo, la otra persona pueda compensarlo a tiempo; , el sistema de rotación de puestos puede evitar que se produzca fraude porque cuando un sustituto asume el puesto, es fácil descubrir la mala conducta del predecesor.

3. Los comprobantes de cancelación de deudas incobrables están completos y deben existir procedimientos completos.

La cancelación de deudas incobrables debe tener pruebas, y la cancelación de deudas incobrables permanentes debe tener informes objetivos de los medios, como la muerte o la quiebra del deudor. Para las deudas incobrables que se espera sean irrecuperables a largo plazo, se debe realizar un registro especial después de la cancelación, y aún así se debe designar a una persona dedicada para que sea responsable del cobro, y se deben realizar inspecciones periódicas para prevenir la corrupción.

4. La autoridad para supervisar las ventas a crédito. El departamento de ventas a crédito y de informes crediticios tiene derecho a decidir los objetos y montos de las ventas a crédito, pero la decisión debe basarse en el análisis de los datos crediticios. Su poder pertenece a todo el departamento y los derechos individuales no pueden prevalecer sobre los colectivos.

Uso razonable de descuentos en ventas

El uso del crédito comercial genera cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar son derechos propiedad de la empresa y deben ser cobrados después de un cierto período de tiempo. Como activo corriente, tiene características contingentes. Por ello, a la hora de vender, no dudaríamos en optar por la venta al contado. Sin embargo, en la discusión anterior, también mencionamos que las empresas también tendrán que aceptar ventas a crédito. Por ello, con el fin de incentivar a los clientes a pagar con prontitud o lo antes posible, hemos elegido la modalidad de descuentos en ventas.

Los descuentos de ventas ciertamente reducirán el riesgo de las cuentas por cobrar, pero también debemos prestar atención al objeto (cliente), el método de uso y el alcance del descuento; de lo contrario, el descuento de ventas no se acercará al efecto que queremos. . Por ejemplo, los clientes comunes generalmente no utilizan descuentos por pronto pago y los descuentos comerciales se utilizan lo menos posible para las ventas a crédito.

Aprovechar al máximo las cuentas por cobrar para financiación.

En términos generales, tener cuentas por cobrar no aumentará su valor. Si se considera el valor temporal del dinero, su tenencia causará pérdidas. Por lo tanto, es importante y significativo aprovechar al máximo las cuentas por cobrar para aumentar su valor y aportar beneficios a la empresa.

Las cuentas por cobrar se pueden financiar mediante préstamos o ventas, y se pueden utilizar para producción recurrente. Por lo general, las ventas de cuentas por cobrar imponen altos requisitos en cuanto a la calificación crediticia del cliente y la posibilidad de insolvencia en dichos fondos es muy pequeña. Los débitos y créditos de las cuentas por cobrar formarán pasivos contingentes del negocio. Sin embargo, ambos métodos pueden permitir a las empresas obtener capital de trabajo por adelantado y obtener beneficios. Sin embargo, al utilizar estos dos métodos de financiación, se debe prestar atención al principio de que los beneficios son mayores que los costos, es decir, los mayores beneficios de utilizar los fondos por adelantado son mayores que los costos de utilizar los fondos por adelantado; de lo contrario, ninguno de los dos Se puede utilizar cualquiera de estos dos métodos.

Utilizar con precisión armas legales

Las actividades económicas de las empresas están restringidas por la ley. Al mismo tiempo, la ley también protegerá las actividades económicas legítimas de las empresas. Por lo tanto, mantener la integridad de las cuentas por cobrar es inseparable del arma eficaz del derecho. En primer lugar, se debe estandarizar el contrato de compraventa. El departamento de ventas debe trabajar con el departamento de finanzas, el departamento de producción y el departamento legal para formular un contrato de venta, mejorar el contenido del contrato y aclarar las responsabilidades y obligaciones de todas las partes, especialmente los términos relevantes de incumplimiento del contrato, para evitar disputas futuras. Para clientes con calificaciones crediticias bajas, se pueden adoptar ventas garantizadas y ventas sin crédito. En segundo lugar, tras una conciliación periódica, se deberían obtener documentos escritos jurídicamente vinculantes para evitar compromisos verbales. Finalmente, para los clientes en crisis de deuda, si no tienen potencial de desarrollo, deben iniciar rápidamente el proceso de solicitud de quiebra del acreedor para reducir las pérdidas; si tienen potencial de desarrollo, deben utilizar de manera razonable y efectiva la reestructuración de la deuda y otros métodos para recuperar sus propias pérdidas; .

Por ejemplo, en 1996, una empresa vendió dos trenes de vagones de mercancías a una empresa de Wuhai, Mongolia Interior, por un total de 100 unidades, por un valor de más de 140.000 yuanes. En ese momento, el contrato estipulaba claramente el progreso del pago a plazos y estipulaba: "Hasta que el pago se pague en su totalidad, los derechos de propiedad pertenecen a la empresa. A finales de 1999, Wuhai Company todavía le debía más de 5". millones de yuanes en pago. La empresa Wuhai fue demandada por otras disputas económicas y el Tribunal Popular Superior de Mongolia Interior confiscó los dos vagones de carga. Después de enterarse de esta situación, la empresa escribió rápidamente al Tribunal Popular Superior de Mongolia Interior para explicar la situación. y impugnó formalmente su sentencia de embargo como propietario de la propiedad. Luego me comuniqué con la persona muchas veces y discutí. Después de muchos esfuerzos, en la segunda mitad de 2000, el Tribunal Popular Superior de Mongolia Interior finalmente revocó la sentencia de incautación de los dos vehículos propios y levantó la incautación de los vehículos propios. La empresa aprovechó la oportunidad, negoció con Wuhai Company de manera oportuna y recuperó la propiedad y los derechos de operación de ***50 vehículos y 1 tren a un precio razonable, aprobando así el pago de 5 millones de yuanes. Según la situación real en ese momento, rápidamente se arrendó a otra empresa en Mongolia Interior para su funcionamiento.

Hasta ahora se ha recuperado un total de más de 3 millones de yuanes en concepto de alquiler y el contrato de arrendamiento aún está en ejecución. Este caso exitoso demuestra plenamente que si existen estipulaciones claras sobre los derechos de propiedad en el contrato, la realización de los derechos de los acreedores será más confiable y los productos podrán reciclarse y reutilizarse según circunstancias específicas, creando así nuevo valor y, a veces, incluso obteniendo mayores rendimientos. que simplemente vender productos.

Además, el negocio de factoring es un negocio de servicios integral que integra financiación, liquidación, gestión de cuentas y garantía de riesgos. Para las empresas de ventas, también puede ahorrarles la molestia de gestionar las cuentas por cobrar y mejorar su competitividad.