Copia de seguridad y recuperación de datos contables
En la práctica, un método de copia de seguridad común para las copias de seguridad diarias es el llamado método "abuelo-padre-hijo". Este método guarda tres archivos actualizados al mismo tiempo, de los cuales el archivo "secundario" es el más reciente y se genera actualizando el archivo "principal" del archivo comercial actual; de manera similar, el archivo "principal" se genera actualizando el "; archivo "abuelo" en el archivo comercial actual "documento". De esta manera, si el archivo "secundario" está dañado o se encuentra un error, el archivo actual se puede restaurar mediante el método de avance, es decir, durante el intervalo entre el archivo "principal" y el archivo "secundario", puede ser reconstruido en base al archivo "principal" y al archivo "sub" del archivo comercial. Se puede ver que de esta manera, el período de almacenamiento del archivo de respaldo es tres veces el período de respaldo. Si realiza una copia de seguridad una vez al día, un conjunto de archivos de copia de seguridad solo se podrá conservar durante tres días. La copia de seguridad mensual de los datos contables se guarda como archivos contables. Hay varios factores que garantizan una copia de seguridad exitosa de los datos contables.
(1) La copia de seguridad debe convertirse en una rutina. Muchos administradores de sistemas informáticos de contabilidad suelen creer que las copias de seguridad rutinarias no son necesarias. Esto está muy equivocado. El propósito de este artículo es que los datos del sistema de contabilidad por computadora pueden corromperse fácilmente, intencionalmente o no, y si no se realiza una copia de seguridad, se producirán enormes pérdidas.
(2) Los datos contables de respaldo deben mantenerse en un lugar seguro y confiable. Los discos y cintas utilizados para realizar copias de seguridad de los datos contables también estarán expuestos a riesgos como incendios y robos. Por lo tanto, es necesario encontrar un lugar seguro para almacenar discos y cintas de respaldo.
(3) Mantenga registros para realizar copias de seguridad. Antes de comenzar la copia de seguridad, prepare un registro registrable de cada ciclo como un registro de copia de seguridad, registre la fecha en que se realizó la copia de seguridad, el nombre del dispositivo de copia de seguridad, la ubicación del disco o cinta de copia de seguridad y firme el nombre de la persona que realizó la copia de seguridad en el registro. Los principales métodos para realizar copias de seguridad de los datos contables incluyen: (1) Usar la función de copia de seguridad del sistema de contabilidad informático para realizar copias de seguridad. La mayoría del software de contabilidad tiene una función de copia de seguridad de los datos contables. Con la función de copia de seguridad de datos del software de contabilidad, los comprobantes, cuentas y libros de cuentas del disco duro de la computadora se pueden copiar a disquetes o cintas para su almacenamiento. (2) Copia de seguridad completa en disquete (es decir, copia) La copia de seguridad completa en disquete consiste en hacer otra copia de los datos contables de los que se ha realizado una copia de seguridad en el disquete.
① Utilice el comando DISKCOPY para realizar una copia de seguridad del disquete. El comando DISKCOPY se puede usar para hacer una copia de seguridad de un disquete que contiene archivos ocultos, y se puede formatear el nuevo disco antes de realizar la copia de seguridad, pero no puede copiar discos cifrados o disquetes protegidos contra copia, ni tampoco puede usarse en discos duros. Además, su proceso de copia se realiza por sectores, por lo que los dos discos tienen exactamente el mismo contenido, lo que provocará una infección por el virus de arranque.
(2) Utilice el comando COPY para realizar una copia de seguridad del disquete. No puede utilizar el comando COPY para copiar archivos de datos contables implícitos. Por lo tanto, a los disquetes que contienen datos contables implícitos se les deben eliminar sus atributos implícitos antes de copiarlos, y los discos nuevos se deben formatear primero. COPIAR copias al nuevo disco una por una, de modo que el contenido del área de inicio no se copie, lo que significa que no se infectará con virus de inicio. El comando COPY tampoco puede copiar discos cifrados ni disquetes protegidos contra copia.
③ Utilice PCTOOLS, HD-Copy y otras herramientas de software para realizar copias de seguridad. (3) Copia de seguridad del disco duro ① Utilice el comando de copia de seguridad del sistema DOS. Puede utilizar el comando BACKUP para realizar una copia de seguridad de todos o parte de los archivos de datos en el directorio especificado en un disquete, o puede realizar una copia de seguridad de los archivos de datos después de una fecha especificada en un disquete. Al utilizar el comando BACKUP, debe tener en cuenta que algunos programas residentes en memoria entran en conflicto con BACKUP. Al realizar copias de seguridad, es mejor no instalar programas residentes en la memoria. Al final de la copia de seguridad, verifique si la copia de seguridad se ha realizado en el disco de copia de seguridad.
② Utilice la herramienta de copia de seguridad en Windows95 o Windows98. Windows95 o Windows98 proporciona una herramienta de copia de seguridad especializada, que se puede utilizar para completar fácilmente la copia de seguridad del disco duro. Al realizar una copia de seguridad, puede optar por hacer una copia de seguridad de todo el sistema o de todos los archivos de datos contables, o puede hacer una copia de seguridad de algunos archivos de datos contables. Al realizar una copia de seguridad, puede elegir si desea realizar la compresión. Los datos contables almacenados en el disco pueden dañarse fácilmente.
Hay muchos factores que causan daños a la información del disco, que se pueden dividir en daños físicos y daños lógicos según la forma de daño.
El daño físico hace que el disco quede obsoleto o que algunos medios queden inutilizables.
La corrupción lógica no dañará el medio de almacenamiento, solo se perderán los datos contables almacenados en él.
Para reducir el riesgo de distorsión de la información contable de la computadora, cuando el disco que almacena datos contables está dañado físicamente o lógicamente, se deben tomar medidas para recuperar los datos contables. Las estrategias de recuperación se analizan a continuación.
(1) Recuperación del daño físico del disco Incluso si el disco se usa en un entorno muy bueno, el desgaste de lectura y escritura causará daños físicos, y es posible que incluso se deseche todo el disco. Las pistas son el disco más fácil de desgastar o rayar, porque no importa qué archivo lea, debe leer la tabla de asignación de archivos y la información del área del directorio raíz. Además, las pistas del área de datos del disco se rayan en el disco. En términos generales, una vez que una vía sufre daños físicos, es difícil recuperar los datos contables almacenados en la vía. Sin embargo, en ocasiones se puede utilizar la herramienta de software NDD (NORTON DISKDOCTOR) para reparar rayones en la pista 0 del disquete.
Al leer y escribir archivos en el área de datos, si aparecen mensajes como "GENERAI-FAILURE", "SECTOR NOT FORND", "Unrecoverable write/read drr or on drive x track xx, S1DESX" , Significa que aparecieron nuevos sectores defectuosos después del formateo. Si necesita conservar todos los datos que se pueden conservar, puede utilizar el comando de DOS RECOVER para recuperar archivos con sectores defectuosos. Este comando puede recuperar archivos de texto y archivos de datos. (2) Recuperación de daños en el disco lógico La característica del daño lógico es que el medio del disco está intacto, pero los datos contables almacenados se destruyen. El deterioro de las cifras contables se puede dividir en permanente y lógico. El llamado daño permanente se refiere al daño permanente causado por los datos contables al comprobante original. Por ejemplo, sobrescribir con el mismo nombre de archivo puede causar daños permanentes al archivo original. El llamado daño lógico significa que los datos contables en realidad no se borran, sino que aún existen en el medio magnético, y solo se borra el puntero que indica la existencia de una determinada existencia. Por ejemplo, archivos eliminados por DEL o REASE en DOS, archivos reescritos, formateados, virus informáticos dañinos, etc. Las causas comunes de daño lógico del disco incluyen la eliminación de archivos, la confusión de la tabla FAT, la eliminación del directorio raíz, etc.
①Medidas para evitar daños permanentes a los datos contables almacenados en disco.
A. Prevenir el formateo ilegal. El formateo ilegal suele deberse al mal uso de los comandos de formato DOS, por lo que se puede evitar ocultando el comando FDRMAT.
Una forma es no instalar el comando FORMAT en el sistema. La ventaja es que siempre que haya un nuevo entorno de software del sistema, se puede evitar el formateo.
La desventaja es que resulta inconveniente para los usuarios formatear el disco, pero el propósito del formateo también se puede lograr utilizando Windows95, Windows98, PCTOOLS y otro software.
El segundo método es garantizar la facilidad de uso y evitar el formateo ilegal. Los archivos FORMAT y COM se pueden cambiar de nombre a un formato conocido por el usuario. Cuando el formato del comando de formato se ingresa en el formato de comando general, el sistema no se ejecutará. Solo se ejecutará el comando renombrado.
El tercer método es crear un archivo por lotes format.bat y ocultar el nombre de format.bat. De esta manera, el comando format.bat solo puede formatear el software, no el disco duro.
B. Evitar que los archivos de datos de contabilidad del disco se eliminen, modifiquen o sobrescriban.
Un método es utilizar DOS o Windows95 para configurar el archivo como de sólo lectura. Por ejemplo, utilice el comando ATTRlB de DOS para configurar todos los archivos DBS como de sólo lectura y utilice el comando ttrin+* para configurarlos como atributos de sólo lectura. DBF es una mejor manera de evitar que los archivos se eliminen, cambien de nombre o se sobrescriban inadvertidamente mediante comandos de DOS. Sin embargo, los archivos configurados como de solo lectura se pueden cambiar de nombre y eliminar utilizando herramientas como PCTOOLS.
El segundo método consiste en evitar que los archivos se eliminen ilegalmente cifrando los nombres de los archivos y los nombres de los subdirectorios. Por ejemplo, se utiliza un carácter medio chino irreconocible como nombre de subdirectorio, pero aún se puede descifrar cambiando el nombre de PCTOOLS.
②Recuperación después de que los datos contables almacenados en el disco estén dañados.
A. Utilice una copia de seguridad para restaurar. Un método es utilizar la función de recuperación proporcionada por el software de contabilidad para restaurar los archivos respaldados en el disco duro. El segundo método es utilizar el comando COPIAR para restaurar el archivo de copia de seguridad original. Por ejemplo, cuando los archivos del disco duro están dañados, los archivos se pueden copiar nuevamente desde el disquete de respaldo al disco duro.
El tercer método es utilizar el comando RESTORE para restaurar los archivos respaldados por BACKUP.
B. Utilice el comando RECOVER para restaurar el contenido de la zona raíz. Cuando el directorio raíz está dañado, el directorio de archivos no se puede enumerar mediante comandos de DOS. En términos generales, debido a que la tabla FAT tiene dos copias de seguridad idénticas, incluso si una tabla FAT está rota, la otra tabla FAT aún se puede usar. Por lo tanto, cuando no se puede enumerar un directorio, se puede utilizar el comando RECOVER para restaurarlo. Por ejemplo, inserte el disco que desea recuperar en la unidad B, presione RECUPERAR B: y cree un archivo como FLLENNNN. REC está en el directorio raíz de la unidad B y busca archivos como FLLENNNN. REC con PCTOOLS y cambie el nombre de estos archivos recuperados con el comando de cambio de nombre.
C. Recuperar archivos eliminados por error. Cuando un usuario realiza una operación RORMAT o DELETE incorrecta, siempre que el comando UNFORMAT o UNDELETE se use rápidamente, es posible recuperar el error y evitar la pérdida de datos contables debido a un formato incorrecto o eliminación. Atributo implícito, luego copiado, primero se debe formatear el nuevo disco. COPIAR copias al nuevo disco una por una, de modo que el contenido del área de inicio no se copie, lo que significa que no se infectará con virus de inicio. El comando COPY tampoco puede copiar discos cifrados ni disquetes protegidos contra copia.
③ Utilice PCTOOLS, HD-Copy y otras herramientas de software para realizar copias de seguridad. (3) Copia de seguridad del disco duro ① Utilice el comando de copia de seguridad del sistema DOS. Puede utilizar el comando BACKUP para realizar una copia de seguridad de todos o parte de los archivos de datos en el directorio especificado en un disquete, o puede realizar una copia de seguridad de los archivos de datos después de una fecha especificada en un disquete. Al utilizar el comando BACKUP, debe tener en cuenta que algunos programas residentes en memoria entran en conflicto con BACKUP. Al realizar copias de seguridad, es mejor no instalar programas residentes en la memoria. Al final de la copia de seguridad, verifique si la copia de seguridad se ha realizado en el disco de copia de seguridad.
② Utilice la herramienta de copia de seguridad en Windows95 o Windows98. Windows95 o Windows98 proporciona una herramienta de copia de seguridad especializada, que se puede utilizar para completar fácilmente la copia de seguridad del disco duro. Al realizar una copia de seguridad, puede optar por hacer una copia de seguridad de todo el sistema o de todos los archivos de datos contables, o puede hacer una copia de seguridad de algunos archivos de datos contables. Al realizar una copia de seguridad, puede elegir si desea realizar la compresión.