¿Cuáles son los requisitos básicos para la gestión de archivos contables computarizados?

1. Las unidades que utilizan computadoras electrónicas para la contabilidad deben mantener archivos contables en papel. El uso de medios de almacenamiento como cintas magnéticas, discos magnéticos, discos ópticos y microfilmes para conservar archivos contables será estipulado uniformemente por el departamento competente del Consejo de Estado y reportado al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo. 2. Los archivos contables computarizados incluyen datos contables internos, disquetes y otros datos contables de respaldo, así como comprobantes contables impresos, libros contables, extractos y otros datos.

3. Los datos de desarrollo de sistemas y los sistemas de software de contabilidad también deben considerarse archivos contables.

4. La gestión de los archivos contables informatizados debe seguir estrictamente las normas pertinentes del Ministerio de Hacienda y debe haber una persona responsable.

5. La gestión de los ficheros contables informatizados debe ser antimagnética, a prueba de fuego, de humedad y de polvo. Los archivos contables importantes deben mantenerse por duplicado y almacenarse en dos lugares diferentes.

6. Los archivos de contabilidad guardados en los medios de almacenamiento deben revisarse y copiarse periódicamente para evitar la pérdida de archivos de contabilidad debido a daños en los medios de almacenamiento. Para un conjunto completo de programas de software de documentación y contabilidad, el período de retención es de 5 años después de que el software deje de usarse o tenga cambios significativos.

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