¿Cuáles son las conexiones y diferencias entre los sistemas de información contable y la contabilidad manual?

1. La relación entre el sistema de información contable y la contabilidad manual tradicional.

(1) Los objetivos del sistema son consistentes. Ambos registran y calculan el negocio económico de la empresa y su propósito final es fortalecer la gestión, proporcionar información contable, participar en la toma de decisiones comerciales y mejorar los beneficios económicos de la empresa.

(2) Las teorías y métodos contables básicos adoptados son consistentes. Ambos sistemas deben seguir teorías y métodos contables básicos y ambos adoptar el principio de contabilidad por partida doble.

(3) Todos deben respetar los sistemas contables y financieros y las regulaciones financieras del país, implementar estrictamente las leyes y regulaciones contables, tapar todas las medidas, tecnologías y lagunas del sistema posibles, poner fin al fraude y prevenir las trampas.

(4) Las funciones básicas del sistema son las mismas. Cualquier información debe tener cinco funciones: adquisición, entrada, almacenamiento, procesamiento, transmisión y salida de información.

(5) Llevar archivos contables. Como resultado del sistema de información contable, los archivos de información contable deben conservarse y facilitarse adecuadamente para su consulta.

(6) Los requisitos para la elaboración de estados contables son los mismos. Ambos sistemas deben preparar estados contables y ambos sistemas deben preparar estados externos corporativos de acuerdo con los requisitos nacionales.

2. La diferencia entre el sistema de información contable y la contabilidad manual tradicional

(1) Existen diferencias en la configuración de inicialización del sistema. La inicialización de la contabilidad manual incluye el establecimiento de cuentas contables, la apertura de libros mayores, el registro de saldos, etc. La configuración inicial de la contabilidad computarizada es relativamente compleja y difícil, e incluye principalmente la instalación del sistema de contabilidad, la configuración del conjunto de cuentas, la configuración de permisos del usuario de la red, la configuración del operador y los permisos, la configuración del software en ejecución. entorno, configuración del nivel de cuenta contable y longitud de bits Configuración, configuración de cuentas contables y sus códigos, entrada del saldo inicial de la cuenta más detallada, configuración de tipos de comprobantes, definición de entradas de transferencia automática, definición del nombre del informe contable, formato y fórmula de fuente de datos, etc.

(2) Existen diferencias en el entorno y uso de los temas. En la contabilidad manual, debido a las limitaciones de la contabilidad manual, las cuentas se dividen en libros mayores y cuentas detalladas, y la mayoría de las cuentas detalladas solo se configuran en cuentas de tercer nivel. Adicionalmente, se abren cuentas auxiliares para atender necesidades de contabilidad de gestión. La configuración y el uso de las materias generalmente solo incluyen materias chinas. En la informatización de la contabilidad, las computadoras pueden manejar diversas tareas complejas, y la configuración del número de sujetos y la longitud de bits varía según el software. Algunos programas financieros pueden establecer el número de cursos en más de 6, lo que satisface plenamente las necesidades de la contabilidad detallada. Además de configurar las materias chinas, también es necesario configurar los códigos de materias correspondientes a las materias chinas. Al utilizar materias, la computadora solo requiere que el usuario ingrese un determinado código de materia y no requiere la entrada de materias chinas. Sin embargo, al mostrar e imprimir, los temas chinos y los códigos de tema correspondientes generalmente se muestran al mismo tiempo.

(3) Existen diferencias en los procedimientos contables. La contabilidad manual adopta diferentes formas contables según la escala de producción, los métodos operativos y las formas de gestión de la empresa. Los procedimientos contables comúnmente utilizados incluyen formularios de contabilidad de comprobantes contables, formularios de contabilidad de resumen de cuentas, formularios de contabilidad de comprobantes de contabilidad resumidos, formularios de contabilidad de diario, etc. Se adopta la recopilación descentralizada, el procesamiento descentralizado y el registro repetido de datos comerciales, y se llevan a cabo controles internos y controles mutuos a través de múltiples personal y múltiples enlaces. El propósito es simplificar los procedimientos contables y reducir el fraude y los errores. En la contabilidad computarizada, generalmente se determina en función de la configuración del archivo. Los más utilizados incluyen la tabla de contabilidad de archivos de diario y la tabla de contabilidad de archivos de comprobantes. En los sistemas de contabilidad informáticos, normalmente solo se utiliza un formulario de contabilidad para recopilar, procesar y compartir datos de forma centralizada.

(4) Existen diferencias en los formatos de los libros de cuentas. Durante la contabilidad manual, el formato de los libros de cuentas se puede dividir en tres tipos: libros de cuentas personalizados, libros de cuentas de hojas sueltas y libros de cuentas de tarjetas. El libro de cuentas de efectivo, el diario de depósitos y el libro mayor deben utilizar libros de cuentas personalizados. Sin embargo, en los sistemas de contabilidad informáticos, los libros de cuentas personalizados no se pueden imprimir debido a limitaciones de la impresora. Por lo tanto, de acuerdo con las disposiciones de las "Normas de contabilidad computarizadas", todas las páginas de la cuenta se pueden imprimir en hojas sueltas y encuadernar en volúmenes. El formato de la página de la cuenta del libro mayor incluye el libro mayor tradicional de préstamos de tres columnas y la cuenta; libro mayor resumido, este último puede reemplazar al primero. El formato de la cuenta detallada puede ser de tres columnas, varias columnas o cantidad-monto.

(5) Existen diferencias en las presentaciones paralelas. Al realizar la contabilidad manual, un contador inicia sesión en el libro mayor según los comprobantes contables aprobados, la tabla de resumen de cuentas o los comprobantes contables resumidos, y el otro contador inicia sesión en las cuentas detalladas en paralelo según los comprobantes originales o comprobantes contables y verifica si son iguales al final del mes. Debido a que dos contadores pueden cometer errores al iniciar sesión, la publicación paralela puede verificar si hay errores. En la contabilidad computarizada, los datos del libro mayor general y de los libros auxiliares provienen de comprobantes originales o comprobantes contables. La computadora transmite los datos en la base de datos de comprobantes contables a la base de datos del libro mayor general y a la base de datos del libro mayor subsidiario de acuerdo con los comandos del programa para iniciar sesión en el libro mayor general y en los libros mayores subsidiarios, es poco probable que ocurran errores de operación de datos en las operaciones internas de la computadora. En la contabilidad computarizada, el monto del libro mayor general siempre es igual al monto del libro mayor subsidiario. Por tanto, la función de verificación de asientos paralelos ha perdido su función original en la informatización de la contabilidad.

(6) Las funciones de los diarios y las cuentas subsidiarias son diferentes.

En la contabilidad manual, los diarios generalmente se crean solo para efectivo y depósitos bancarios para registrar la aparición de fondos monetarios de manera oportuna, logrando así la liquidación diaria con fondos monetarios y la liquidación de cuentas de dinero. La información del bono está dispersa y es difícil de consultar. La configuración del libro mayor subsidiario es solo para facilitar la consulta de comprobantes, pero cualquier sujeto requiere mucho tiempo y es propenso a errores al iniciar sesión nuevamente en el libro mayor subsidiario. En la contabilidad computarizada, aunque cualquier cuenta puede tener diarios y cuentas subsidiarias, todos los datos de los diarios y cuentas subsidiarias provienen de comprobantes contables. Debido a la herramienta eficiente de la computadora, el software de contabilidad proporciona varias condiciones de consulta para comprobantes contables, como fecha, número de comprobante, código de cuenta, elementos, nombre de la empresa, número de comprobante, empleado de entrada, revisor, monto de débito, monto de crédito, monto de ingresos. , saldo, etc Hay cuatro métodos de consulta: consulta clara, consulta gratuita, consulta combinada y consulta difusa, que pueden consultar toda la información comercial de la empresa. Desde esta perspectiva, la importancia de las cuentas detalladas en CAIS ya no es importante y puede cancelarse. Según las normas del Ministerio de Finanzas, las cuentas detalladas se pueden publicar una vez al año, únicamente con fines de archivo.

(7) Existen diferencias en las normas contables. Los errores en el registro del libro de cuentas en la contabilidad manual deben corregirse tachando las correcciones o las líneas en blanco y las páginas en blanco de las páginas de la cuenta deben tacharse con líneas rojas. En la contabilidad computarizada, no hay libros de contabilidad en papel y todos los datos se almacenan en la máquina en forma de archivos. La contabilización es simplemente un término antiguo, y los archivos no necesariamente se configuran por separado para los diarios, los libros mayores y las cuentas subsidiarias. Algunos sistemas tienen sólo un archivo de comprobantes y no tienen diarios internos, libros mayores ni libros auxiliares. Se puede exportar todo tipo de información financiera directamente desde el archivo de comprobantes, y el método más correcto de subrayado o letra roja simplemente no existe y se reemplaza. De hecho, siempre que el comprobante se introduzca correctamente, el procesamiento de la máquina será preciso. Incluso si los datos del comprobante son incorrectos o cambian, y los resultados de la cuenta interna son incorrectos, no se pueden modificar directamente y solo se pueden corregir mediante comprobantes contables.

(8) Existen diferencias obvias en la forma de preparación de los estados contables. Los estados contables son una parte importante de la contabilidad corporativa. En la contabilidad manual, la preparación de informes es la tarea más compleja. El preparador del informe debe comprender la estructura de varios informes y los canales de origen de cada dato del informe. Si los datos provienen de una cuenta, también debe averiguar si es el monto o el saldo y cuál es la relación de cálculo. utilizado si los datos provienen de este informe o de un informe externo, para un determinado elemento, debe comprender sus diversas relaciones operativas al mismo tiempo y también debe aclarar las relaciones de verificación y la correspondencia de datos entre varios informes para poder comenzar; preparar informes. En la contabilidad computarizada, configure el registro, la descripción de la estructura, la definición del formato, la definición de la fórmula de búsqueda, la definición de la fórmula de auditoría del informe y los parámetros de impresión del informe de varios informes. Luego, al preparar el informe al final del mes, el operador solo necesita tocar. el teclado Con la tecla de comando de generación de informes proporcionada por el subsistema de informes, el sistema obtendrá automáticamente datos de acuerdo con la fórmula. Puede generar informes rápidamente en unos pocos segundos o más de diez minutos, y puede verificar automáticamente varios datos de informes.

(9) Existe una diferencia fundamental en cuanto a si la contabilidad puede convertirse en gestión. En la contabilidad manual, debido a la complejidad de la contabilidad manual, los contadores consumen mucho tiempo y son laboriosos, y se desempeñan mal en el manejo de la contabilidad manual, la contabilidad, la liquidación, el reembolso, etc., lo que hace que la contabilidad corporativa permanezca en la contabilidad, lo que restringe en gran medida el papel. de la contabilidad en la gestión. Después de la implementación de la contabilidad computarizada, las computadoras completaron de manera eficiente y precisa el complejo trabajo contable en la contabilidad manual, lo que hizo que la contabilidad corporativa evolucionara hacia la contabilidad gerencial. En la actualidad, ha surgido en China el sistema de software de gestión financiera y empresarial UFERP de la nueva era de gestión, que está orientado al mercado, al modelo chino, orientado a valores, sistemático, informatizado, basado en sistemas empresariales modernos, internacionalización y gestión universal. La informatización contable puede convertirse en un sistema de gestión de la información con la contabilidad como núcleo y puede formar un sistema de análisis y predicción contable, un sistema de apoyo a las decisiones contables y un sistema experto en contabilidad, de modo que las funciones contables puedan transformarse y desarrollarse.

(10) Existen diferencias en personal, sistemas organizativos, modelos de control interno, herramientas operativas, medios de almacenamiento de información, etc. Para la contabilidad manual, todo el personal son profesionales contables; el sistema organizacional se divide en diferentes grupos profesionales según las necesidades de los asuntos contables, y la precisión de los datos se garantiza mediante controles internos como la coherencia de las cuentas, la coherencia de las cuentas y la coherencia de las cuentas; el ábaco y la calculadora se utilizan principalmente como herramientas de cálculo; los medios de almacenamiento de información utilizan datos en papel como soporte, lo que ocupa mucho espacio y es complicado de consultar. En la informatización contable no sólo intervienen profesionales contables, sino también técnicos y operadores de software y hardware informático. Según las necesidades del sistema, el sistema organizacional se puede dividir en grupos profesionales como supervisor de computadoras, operación de software, contabilidad de auditoría, mantenimiento de sistemas, auditoría de computadoras y análisis de datos. El control interno se extiende al personal, equipos de cómputo, datos y procedimientos, y sus requisitos serán más estrictos; la herramienta informática es una computadora, el medio de almacenamiento de información utiliza materiales magnéticos (generalmente discos), que ocupa poco espacio y es fácil de consultar; y recuperar.

3. La importancia de la contabilidad manual y los sistemas de información contable

De la comparación anterior, podemos ver que la contabilidad manual y los sistemas de información contable tienen muchas similitudes, pero también diferencias obvias. Estas diferencias nos hacen prestar atención a los siguientes aspectos en el proceso de establecimiento de una contabilidad informatizada:

3.1 Prestar atención a la inicialización y configuración del sistema.

La evaluación de la calidad de un sistema contable se puede juzgar en función de los resultados finales del procesamiento del sistema, es decir, si los datos del libro de cuentas y los datos de los estados contables son precisos y si el control del proceso es efectivo. Cuando los procedimientos y controles del propio software financiero son normales y confiables, la exactitud de los resultados de la salida de datos está directamente relacionada con la configuración inicial del sistema.

Por lo tanto, durante la configuración inicial del sistema, las series y longitudes de bits de los temas contables deben configurarse correctamente de acuerdo con las necesidades de la contabilidad corporativa, y debe establecerse un sistema de código de contabilidad estandarizado para el saldo inicial y el monto acumulado del año; las cuentas más detalladas deben clasificarse e ingresarse cuidadosamente; establecer el nombre del operador, el código de usuario y la contraseña, y abrir razonablemente los permisos de cada operador de acuerdo con la división del trabajo contable y los requisitos de control interno, como por ejemplo; como tipo de comprobante, método de contabilidad, método de cancelación, método de contabilidad del tipo de cambio, entradas de transferencias automáticas, cuentas correspondientes ilegales, varios tipos de dispositivos externos, etc.

3.2 La configuración del código de cuenta debe ser precisa y completa.

Después de la implementación del sistema de información contable, el código de cuenta es el código más importante en el sistema de información contable y es el núcleo. El procesamiento de cuentas contables en el sistema casi siempre se basa en el código de cuenta, y todas las operaciones del sistema se realizan en función del código de cuenta. Por lo tanto, es muy importante configurar los temas y la codificación de manera adecuada. Debido a la rápida velocidad y alta precisión de las computadoras, los temas contables se pueden dividir en detalles suficientes, especialmente según las necesidades de recuperación de datos en los informes, el número de niveles y longitudes de bits de los temas se pueden configurar adecuadamente para obtener una contabilidad más detallada. datos. Sin embargo, debe evitar establecer la serie y la longitud de bits del código del tema demasiado largas, lo que no favorece la memoria y el uso y desperdicia espacio de almacenamiento. Debe determinarse de acuerdo con todo el sistema de materias, y las series de todo el sistema de materias no se pueden agregar solo para ocuparse de materias individuales. Sin embargo, si las materias del mismo nivel tienen más detalles, no impide resolverlas aumentando adecuadamente el número de niveles. Una vez que el sistema está en ejecución, es difícil modificar o eliminar cuentas. Por lo tanto, debe considerarlo cuidadosamente al inicializar y el código principal debe estar configurado por completo. Por lo general, no se deben realizar modificaciones a mitad de año.

3.3 Errores provocados por la correcta modificación de credenciales.

En el sistema computarizado de retroalimentación de información contable, dado que los comprobantes contables auditados son la fuente de datos del libro mayor general, cuentas subsidiarias, diarios, varias cuentas auxiliares y datos de informes, si hay errores en los libros contables o datos del informe, puede juzgar que debe haber errores en los comprobantes contables. Hay tres formas de modificar comprobantes incorrectos: primero, si se encuentra un error cuando el comprobante no ha sido revisado, el creador del documento puede modificarlo directamente; segundo, si se encuentra un error después de que el comprobante haya sido revisado, el revisor debe cancelarlo; y el preparador debe modificarlo antes de que el revisor lo revise; en tercer lugar, si se determina que el comprobante es incorrecto después de su publicación, no se puede modificar; El preparador debe preparar primero el comprobante con letras rojas, compensar el comprobante incorrecto y luego preparar el comprobante correcto. Después de que el auditor revise el comprobante de letra roja y el comprobante correcto, se pueden ingresar en la cuenta para lograr el propósito de corregir los datos incorrectos del comprobante y del libro de cuentas.

3.4 Inicializar correctamente el sistema de informes.

La configuración inicial del subsistema de informes es la tarea más compleja en el sistema contable computarizado. La mayoría de los sistemas de contabilidad computarizados comerciales actuales utilizan programas de informes generales, es decir, el sistema proporciona una interfaz para que los usuarios definan nombres de informes, tipos de filas de tablas, formatos de tablas vacías, fórmulas de fuentes de datos, etc. De esta manera, cuando cambia el formato del informe o la fuente de datos, solo es necesario modificar la definición original sin modificar el programa interno del sistema, satisfaciendo así las necesidades de varios usuarios. Durante la configuración inicial, se requiere que el configurador comprenda completamente los principios de preparación de informes y las reglas de configuración de las expresiones de fórmulas, especialmente las fórmulas para obtener cada elemento de datos, porque un error en un símbolo en muchas fórmulas provocará errores en el informe. datos. Si se encuentran errores en los datos del informe, primero descubra los elementos de datos erróneos que provocan errores en el resultado final del informe y verifique si la fórmula de adquisición de datos es incorrecta. Si está mal, corríjalo. De ser así, se podrá determinar que los datos del libro de cuenta o comprobante son incorrectos. Con base en la fórmula del elemento de datos incorrecto, puede deducir el error en el libro de cuentas o comprobante, corregirlo de acuerdo con el método anterior para corregir el comprobante incorrecto y luego volver a generar el informe.