¿Cómo prevé la Ley de Contabilidad los archivos contables?

Medidas de Gestión de Archivos Contables Cai Kuai [1998] No. 32 Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de archivos contables, unificar el sistema de gestión de archivos contables y servir mejor al desarrollo de la economía de mercado socialista, de acuerdo a la "Popular *** de la República Popular China". Estas Medidas se formulan de conformidad con las disposiciones de la Ley de Contabilidad de la República Popular China y la Ley de Archivos de la República Popular China. Artículo 2 Las agencias estatales, grupos sociales, empresas, instituciones, hogares industriales y comerciales individuales y otras organizaciones que estén obligadas a mantener cuentas de acuerdo con las regulaciones (en adelante, cada unidad) gestionarán archivos contables de acuerdo con estas Medidas. Artículo 3 Los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares en todos los niveles son conjuntamente responsables de la dirección, supervisión e inspección del trabajo de archivos contables. Artículo 4 Todas las unidades deben fortalecer el liderazgo sobre la gestión de archivos contables, establecer sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, custodia, revisión y destrucción de archivos contables, garantizar que los archivos contables se mantengan adecuadamente, se almacenen de manera ordenada y sean de fácil acceso. para su revisión, y se evita estrictamente que se dañen, se pierdan y se produzcan fugas. Artículo 5 Los archivos contables se refieren a materiales contables profesionales, como comprobantes contables, libros contables e informes financieros. Son materiales y pruebas históricos importantes que registran y reflejan el negocio económico de la unidad. Incluye específicamente: (1) Categorías de comprobantes contables: comprobantes originales, comprobantes contables, comprobantes resumidos y otros comprobantes contables. (2) Libros de contabilidad: libro mayor, libros auxiliares, diarios, fichas de activo fijo, libros auxiliares y otros libros contables. (3) Informes financieros: informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, incluidos estados contables, cronogramas, notas y descripciones de texto, y otros informes financieros. (4) Otras categorías: estados de conciliación de saldos de depósitos bancarios, estados de cuenta bancarios, otros materiales contables profesionales que deben conservarse, inventario de transferencia de archivos contables, inventario de almacenamiento de archivos contables e inventario de destrucción de archivos contables. Artículo 6 Los archivos contables formados por cada unidad cada año serán clasificados y encuadernados en volúmenes por la agencia contable de acuerdo con los requisitos de archivo, y se compilará un inventario de los archivos contables. Los archivos contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año después del final del año contable. Después de la expiración del período, la agencia contable preparará un inventario de transferencia y lo transferirá a la agencia de archivos de la unidad. para la custodia unificada; si no se ha establecido una agencia de archivos, será en la agencia de contabilidad designada dentro de la organización para su custodia. Los cajeros tampoco tendrán a su cargo los archivos contables. Los expedientes contables transferidos a la institución de archivo de la unidad para su custodia deben, en principio, permanecer sellados en el volumen original. Si es necesario desempacar y reorganizar documentos individuales, la agencia de archivos trabajará con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempacarlos y reorganizarlos para aclarar responsabilidades. Artículo 7 No podrán prestarse los archivos contables que lleve cada unidad. Si existen necesidades especiales, con la aprobación del responsable de la unidad, se puede disponer para inspección o copia, y se pueden completar los trámites de registro. El personal que consulta o copia archivos contables tiene estrictamente prohibido garabatear, abrir o reemplazar archivos contables. Todas las unidades deben establecer y mejorar sistemas de revisión, copia y registro de archivos contables. Artículo 8 El plazo de conservación de los ficheros contables se divide en dos categorías: permanente y periódico. Los períodos regulares de almacenamiento se dividen en cinco categorías: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años. El plazo de conservación de los ficheros contables se computará a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio contable. Artículo 9 El período de almacenamiento de los archivos contables especificado en estas Medidas es el período mínimo de almacenamiento. En principio, el período de almacenamiento de varios archivos contables se ajustará al período enumerado en el apéndice de estas Medidas. Si los nombres específicos de los archivos contables de cada unidad no coinciden con los nombres de los archivos enumerados en el apéndice de estas Medidas, se puede comparar el período de almacenamiento de archivos similares. Artículo 10 Los archivos contables que hayan caducado, salvo en las circunstancias previstas en el artículo 11 de estas Medidas, podrán destruirse de conformidad con los siguientes procedimientos: (1) El departamento de archivos de la unidad propondrá opiniones de destrucción en conjunto con el departamento de contabilidad, preparará un inventario de destrucción de archivos contables, y enumerarlos: nombre, número de volumen, número de volúmenes, años iniciales y finales, número de archivo, período de almacenamiento vencido, período de almacenamiento, tiempo de destrucción, etc. (2) El responsable de la unidad firma el dictamen sobre la lista de destrucción del expediente contable. (3) Cuando se destruyan archivos contables, la destrucción será supervisada por el mismo personal asignado por la agencia de archivos y la agencia de contabilidad. Cuando las agencias estatales destruyan archivos contables, el departamento financiero y el departamento de auditoría del mismo nivel enviarán personal para supervisar la destrucción. Cuando el departamento financiero destruya archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel enviará personal para supervisar la destrucción. (4) Antes de destruir los archivos contables, la persona que supervisa la destrucción deberá verificar los archivos contables que se van a destruir de acuerdo con el contenido enumerado en la lista de destrucción de los archivos contables, después de la destrucción, firmará y sellará la lista de destrucción de los archivos contables e informará sobre la destrucción. situación de la destrucción en este informe. Artículo 11 Los comprobantes originales de reclamaciones y deudas vencidos pero no liquidados y los comprobantes originales de otros asuntos pendientes no se destruirán, sino que se extraerán y archivarán por separado y se conservarán hasta que se completen los asuntos pendientes. Los archivos contables que se extraigan y archiven por separado se enumerarán en la lista de destrucción de archivos contables y en la lista de almacenamiento de archivos contables. Para las unidades constructivas que se encuentren en proceso de construcción de proyecto, no se destruirán sus expedientes contables vencidos. Artículo 12 Las unidades que utilicen computadoras electrónicas para la contabilidad deberán mantener archivos contables impresos en papel. Si existen condiciones para el uso de medios magnéticos como cintas magnéticas, discos, discos ópticos y microfilmes para preservar archivos contables, serán estipuladas uniformemente por el departamento comercial del Consejo de Estado e informadas al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado. para archivar. Artículo 13 Si una unidad se rescinde debido a cancelación, disolución, quiebra u otras razones, los archivos contables formados antes de los procedimientos de terminación y baja serán administrados por el departamento comercial o propietario de la unidad rescindida o transferidos a la oficina de archivos correspondiente. , si las leyes y reglamentos administrativos dispusieran lo contrario, prevalecerán tales disposiciones.

Artículo 14 Si la unidad original continúa existiendo después de la división de la unidad, sus archivos contables serán conservados por la parte sobreviviente después de la división, y otras partes pueden verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio si la unidad original es; disuelta después de la división de la unidad, sus archivos contables serán Después de la negociación entre las partes, serán administrados por una de las partes o transferidos a los archivos. Cada parte puede inspeccionar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio. Los comprobantes originales relacionados con los asuntos contables pendientes durante la división de la unidad se extraerán por separado y se conservarán en manos de las partes comerciales pertinentes, y los procedimientos de entrega se completarán de conformidad con las normas. Los archivos contables involucrados en la transferencia de negocios de una unidad a otras unidades serán conservados por la unidad original que realiza el negocio podrá verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio y los comprobantes originales involucrados en la contabilidad no liquidada. Los asuntos se extraerán por separado, serán conservados por la unidad de empresa comercial y los procedimientos de transferencia se manejarán de acuerdo con las regulaciones. Artículo 15 Después de una fusión de unidades, si las unidades originales se disuelven o una de las partes supervivientes se disuelve, la unidad fusionada mantendrá los archivos contables de las unidades originales, si las unidades originales aún existen después de la fusión de unidades, su contabilidad; Los archivos aún serán conservados por la unidad fusionada. Las unidades originales los conservarán. Artículo 16 Los expedientes contables formados por la unidad de construcción durante el período de construcción del proyecto se entregarán a la unidad que recibe el proyecto de construcción después de completar las cuentas finales, y los procedimientos de entrega se completarán de acuerdo con las reglamentaciones. Artículo 17 Cuando los expedientes contables se entreguen entre unidades, ambas partes en la entrega deberán seguir los procedimientos de entrega de expedientes contables. La unidad que transfiere archivos contables debe preparar un inventario de transferencia de archivos contables, indicando el nombre, número de volumen, número de volúmenes, años de inicio y fin y números de archivo de los archivos contables que deben transferirse, el período que deben conservarse, el plazo que se ha mantenido, etc. Al entregar los archivos contables, ambas partes en la entrega deberán entregar los archivos contables elemento por elemento de acuerdo con el contenido enumerado en el inventario de entrega, y los jefes de las unidades de ambas partes en la entrega serán responsables de supervisar la entrega. . Una vez completada la entrega, los gerentes y supervisores de ambas partes en la entrega firmarán o sellarán la lista de entrega del archivo contable. Artículo 18 Los archivos contables de todas las unidades dentro del territorio de mi país no podrán sacarse del país. Los archivos contables de las oficinas y empresas en el extranjero establecidas en el extranjero por unidades nacionales (denominadas unidades en el extranjero) se gestionarán de conformidad con estas Medidas y las reglamentaciones nacionales pertinentes. Artículo 19 Los presupuestos, planos, sistemas y demás documentos y materiales estarán sujetos a las normas de gestión documental y de archivos, no siendo aplicables estas Medidas. Artículo 20 Los departamentos financieros y los departamentos de gestión de archivos de los gobiernos populares de todas las provincias, regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central, los diversos departamentos comerciales del Consejo de Estado y el Departamento de Logística General del Ejército Popular de Liberación de China podrán, De acuerdo con las disposiciones de estas Medidas y en combinación con las condiciones específicas de sus respectivas regiones y departamentos, formular e implementar Medidas se informará al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo. Artículo 21 Las presentes Medidas serán interpretadas por el Ministerio de Hacienda y entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 1999. Las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" promulgadas por el Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado el 1 de junio de 1984 quedarán abolidas a partir de la fecha de implementación de estas Medidas. Anexo 1: Período de almacenamiento de archivos contables de empresas y otras organizaciones Anexo 2: Período de almacenamiento de archivos contables de presupuesto financiero general, unidades administrativas, instituciones públicas y tributación Anexo 1. Período de almacenamiento de archivos contables de empresas y otras organizaciones Número de serie Nombre del archivo Período de almacenamiento Observaciones 1. Categoría de comprobante contable 1. Comprobante original 15 años 2. Comprobante contable 15 años 3. Comprobante resumido 15 años 2. Categoría de libro contable 4. Libro mayor 15 años Incluye libro mayor diario. 5 cuentas subsidiarias por 15 años, 6 diarios por 15 años y diarios de efectivo y depósitos bancarios por 25 años. 7 Tarjeta de activo fijo: Los activos fijos se conservarán durante 5 años después de su desguace y liquidación. 8 libros de cuentas auxiliares durante 15 años. Tres categorías de informes financieros incluyen informes financieros resumidos de departamentos competentes en todos los niveles. Septiembre, informe financiero trimestral 3 años, incluido el análisis de texto 10 Informe financiero anual (cuentas finales) permanente, incluido el análisis de texto Otras cuatro categorías 11 Lista de transferencia contable 15 años 12 Lista de almacenamiento de archivos contables permanente 13 Lista de destrucción de archivos contables permanente 14 Estado de conciliación del saldo bancario 5 años 15 Estados de Cuenta Bancarios por 5 Años

Anexo 2 Presupuesto Financiero General, Unidades Administrativas, Instituciones Públicas y Archivos de Contabilidad Tributaria Tabla de Períodos de Almacenamiento Número de Serie Nombre del Archivo Período de Almacenamiento Observaciones Presupuesto Financiero General Unidades Administrativas e Instituciones Públicas Contabilidad Tributaria - Contabilidad Categoría de comprobante 1. Declaraciones diversas compiladas y presentadas por el tesoro nacional y comprobantes de retiro del tesoro por 10 años 10 años 2. Declaraciones compiladas y presentadas por diversas agencias tributarias por 10 años 3. Comprobantes contables varios de unidades administrativas e instituciones públicas 15 años que incluyen: comprobantes originales, registros Resumen de comprobantes contables y citaciones. 4. Los comprobantes de pago de impuestos diversos, los comprobantes de pago y devolución y los talones de los certificados de pago a 15 años se conservarán durante 2 años después de la cancelación del número. 5 Comprobantes de apropiación del presupuesto financiero general y otros comprobantes contables por 15 años, incluyendo: comprobantes de apropiación y otros comprobantes contables. 6 Comprobante de liquidación de impuestos agrícolas y ganaderos 15 años 2 Categoría de libro de contabilidad 7 Diario 15 años 15 años 8 Libro mayor 15 años 15 años 15 años 9 Diario fiscal (libro mayor) y clasificación de boletos fiscales cuenta de caja 25 años 10 Clasificación detallada, Cuenta separada o libro de registro 15 años 15 años 15 años 11 Cuenta de caja, cuenta de depósito bancario 25 años 25 años 12 Cuentas detalladas (tarjetas) de activos fijos de unidades administrativas e instituciones públicas Los activos fijos de unidades administrativas e instituciones públicas se conservan durante 5 años después siendo desguazado y limpiado. Tres Informes Financieros Categoría 13 Presupuesto Financiero General Permanente 14 Cuentas Finales de Unidades Administrativas e Instituciones Públicas 10 Años Permanente 15 Informe Anual Fiscal (Cuentas Finales) 10 Años Permanente 16 Informe Anual del Tesoro Nacional (Cuentas Finales) 10 Años 17 Asignación de Capital para Construcción y Préstamo Anual Informe (Cuentas Finales) 10 Años 18 El informe contable del presupuesto financiero general decenal se conserva durante tres años y el informe presentado por la unidad afiliada se conserva durante dos años.

19 Los estados contables mensuales y trimestrales del presupuesto general fiscal se conservan por 5 años y los presentados por las unidades afiliadas se conservan por 2 años. 20 Los estados contables mensuales y trimestrales de las unidades administrativas e instituciones públicas se conservan por 5 años, y los presentados por las unidades afiliadas se conservan por 2 años. 21 Declaraciones contables fiscales (incluidos extractos de billetes) 10 Los telegramas se conservan durante 1 año y los presentados por las autoridades fiscales se conservan durante 3 años. Otras cuatro categorías 22 Inventario de transferencia contable 15 años 15 años 15 años 23 Inventario de almacenamiento de archivos contables Permanente permanente permanente 24 Inventario de destrucción de archivos contables Permanente permanente Nota: El período de almacenamiento del archivo contable del fondo tributario de la autoridad tributaria se manejará de acuerdo con el período de almacenamiento del archivo contable reglamentos de las unidades administrativas.