Software y servicios de contabilidad
El artículo 6 de las "Normas de trabajo" estipula que "el software de contabilidad garantizará que las empresas lleven la contabilidad de acuerdo con el sistema nacional de normas de contabilidad unificadas y no tendrá diseños funcionales que violar el sistema nacional de normas unificadas de contabilidad." ”, este es el requisito de principio general para las funciones del software de contabilidad. Al mismo tiempo, existen muchas disposiciones específicas sobre las funciones del software de contabilidad en las especificaciones de trabajo.
(1) Debe utilizar chino y admitir el procesamiento en chino.
El artículo 7 de los "Estándares de trabajo" estipula: "La interfaz del software de contabilidad debe estar en chino y proporcionar soporte de procesamiento en chino. También puede proporcionar soporte de procesamiento y comparación de interfaces en idiomas extranjeros o minoritarios". El artículo 7 estipula que se deben cumplir dos condiciones al mismo tiempo: primero, la interfaz del software debe estar en chino, es decir, el menú de funciones, la guía de operación, el formato de la tabla, la información rápida y los archivos de ayuda del software deben estar en chino. en segundo lugar, debe haber soporte para el procesamiento en chino, es decir, debe tener la capacidad de admitir una codificación de caracteres chinos que cumpla con los estándares nacionales de China, para que los caracteres chinos puedan ingresarse, mostrarse e imprimirse correctamente en el sistema. El artículo 37 también estipula que "las explicaciones sobre cuestiones económicas y comerciales en los materiales contables de las empresas estarán en chino, y también podrán utilizarse idiomas extranjeros o minoritarios para la comparación".
(2) Debe tener una función de codificación de clasificación contable que cumpla con los requisitos del sistema.
El artículo 8 de las especificaciones de trabajo estipula: "El software de contabilidad debe proporcionar temas contables y funciones de codificación que cumplan con el sistema nacional de normas unificadas de contabilidad". Las disposiciones del artículo 8 exigen principalmente que el software de contabilidad tenga métodos de clasificación y codificación de cuentas que sean coherentes con el sistema de normas contables. En otras palabras, los temas contables deben dividirse en cuentas de primer nivel según activos, pasivos, capital contable, costos, gastos, ganancias y pérdidas, etc. Al mismo tiempo, los códigos de cuenta también deben utilizar números y los tipos de cuenta deben distinguirse por el primer dígito.
(3) Debe tener como función exhibir e imprimir comprobantes contables, libros de cuentas e informes.
El artículo 9 de las especificaciones de trabajo estipula: "El software de contabilidad debe proporcionar funciones de visualización e impresión de comprobantes contables, libros contables y estados financieros que cumplan con el sistema nacional de normas unificadas de contabilidad". Las disposiciones del artículo 9 tienen como objetivo principal garantizar que el software de contabilidad presente los datos contables en una forma que sea fácil de entender para los contadores y supervisores contables y restablezca el proceso de procesamiento contable. En la práctica contable de mi país, los comprobantes y libros de cuentas tienen un formato convencional, que siempre ha sido el predeterminado y parte integral del sistema contable. Por lo tanto, los comprobantes y libros de cuentas exhibidos e impresos mediante software de contabilidad deben cumplir con el contenido estipulado en las especificaciones básicas del trabajo contable y el formato establecido en la industria.
(4) Debe proporcionarse una función contable irreversible.
El artículo 10 de las "Normas de Trabajo" estipula: "El software de contabilidad debe proporcionar funciones contables irreversibles para garantizar la numeración continua de comprobantes contables similares, y no deberá permitir la eliminación, inserción de comprobantes contables ni modificación de los comprobantes contables". comprobantes Fecha, monto, cuenta, operador y otras funciones”. El artículo 10 regula principalmente tres aspectos: En primer lugar, la función contable irreversible. La contabilidad aquí enfatiza las consecuencias de la contabilidad, no el proceso de contabilidad, y no tiene nada que ver con cómo el software de contabilidad maneja las operaciones contables en segundo plano. En otras palabras, el impacto del comprobante en las ocurrencias y saldos de las cuentas relevantes no tendrá efecto hasta que se registre el comprobante. Bajo cualquier condición, independientemente de la salida de los libros y estados de cuenta, el impacto del comprobante se reflejará. . Función contable irreversible, lo que significa que las consecuencias de los comprobantes contables son irrevocables. Por supuesto, el uso del comprobante con letras rojas para corregir errores contables tendrá consecuencias contables para los dos comprobantes cubiertos, y no es la operación inversa mencionada aquí. El segundo es la protección del orden contable. Incluye dos aspectos: se prohíbe la numeración continua de los comprobantes contables; la eliminación y la inserción de comprobantes contables. La combinación de ambos puede garantizar que la contabilidad original no sea alterada. El tercero es proteger el contenido contable y prohibir la modificación de información clave en los comprobantes contables. La información clave se refiere a fecha, monto, sujeto y operador. La fecha aquí incluye cualquier fecha registrada en el comprobante contable, como fecha de preparación, fecha de revisión, fecha contable, etc. Los operadores también incluyen a todo el personal que procesa documentos contables, como cajeros, contadores y auditores.
Las especificaciones de trabajo no prohíben todas las operaciones inversas, pero capturan el vínculo contable más crítico. Porque en el proceso contable, la contabilidad es un paso clave para cambiar el monto y el saldo de la cuenta y, en última instancia, determinar las cifras del estado de cuenta. Controlar la función contable y los comprobantes contables para evitar que se manipulen datos relevantes es un requisito que debe cumplir el software de contabilidad. Al mismo tiempo, las especificaciones de trabajo estipulan que el software de contabilidad no proporcionará la función de modificar información clave de los comprobantes contables, pero también significa que la modificación de los comprobantes contables y otra información en los comprobantes contables no está restringida. Por ejemplo, el resumen de los asientos contables suele ser inexacto debido a la falta de información del personal de contabilidad y debe modificarse después de la contabilidad. Esta modificación no afecta los resultados contables, por lo que no hay restricciones en esta situación. Por lo tanto, restringir la modificación de información clave y liberalizar la modificación de otra información logra un equilibrio entre los requisitos de confiabilidad y eficiencia de la contabilidad en condiciones de informatización.
(E) Fomentar la integración de la funcionalidad del lenguaje extensible de informes comerciales en el software.
El artículo 11 de las "Especificaciones de trabajo" estipula: "Se anima a los proveedores de software a integrar funciones del lenguaje de informes comerciales extensible (XBRL) en el software de contabilidad para facilitar que las empresas generen informes financieros XBRL que cumplan con los estándares unificados nacionales. " XBRL es la abreviatura de Extensible Business Reporting Language y es un nuevo formato electrónico de informes financieros.
Se basa en XML (lenguaje de marcado extensible) y unifica la semántica y la sintaxis para describir informes financieros. Puede resolver el problema de la preparación e ingreso repetidos de informes financieros, realizar análisis automáticos de informes financieros e intercambio de información entre sistemas, y de manera efectiva. reducir el costo de la información contable y los costos de uso, y explorar en profundidad el valor de la información contable, para que sea ampliamente utilizada a nivel internacional. Con el desarrollo en profundidad de las aplicaciones XBRL, más empresas también adoptarán el método de informes "integrados" para generar directamente documentos de instancia XBRL a través de datos del sistema de software de contabilidad. Por lo tanto, la especificación de trabajo anima a los proveedores a integrar XBRL en el software de contabilidad. Los productos de software XBRL actualmente requieren certificación.
(6) Contar con una interfaz de datos que cumpla con estándares unificados nacionales.
El artículo 12 de las "Normas de Trabajo" estipula: "El software de contabilidad debe tener interfaces de datos que cumplan con las normas nacionales unificadas y satisfagan las necesidades de la supervisión contable externa". Con el desarrollo de la informatización contable, la supervisión contable también avanza hacia la informatización. El uso de software de auditoría para recuperar datos contables electrónicos de los sistemas contables corporativos y el uso de software de auditoría para revisar, analizar y descubrir puntos dudosos se ha convertido en un método de inspección común para la supervisión contable. Sin embargo, dado que varios programas de contabilidad no tienen una interfaz de datos unificada, la recuperación de datos contables de diferentes programas requiere herramientas diferentes. Cada agencia reguladora y empresa de contabilidad desarrolla su propio software de interfaz, lo que no solo causa una enorme pérdida de recursos, sino que también provoca un gran desperdicio de recursos. El efecto de la aplicación tampoco es ideal. La formulación e implementación de estándares nacionales para interfaces de datos de software de contabilidad puede resolver los problemas anteriores. Siempre que el software de contabilidad y auditoría siga este estándar, puede realizar el intercambio de datos y satisfacer la supervisión contable y otras necesidades sin la necesidad de desarrollar herramientas de interfaz complejas.
(7) Tiene función de archivo electrónico de datos contables.
La función de archivo de datos contables electrónicos es una función importante del software de gestión contable. El artículo 13 de las especificaciones de trabajo estipula: "El software de contabilidad debe tener la función de archivar datos contables, proporcionar una interfaz para exportar archivos contables y cumplir con los requisitos nacionales en cuanto al formato de almacenamiento de archivos contables, la recopilación de metadatos, la autenticidad y la protección de la integridad". Es el proceso de identificar, organizar, procesar datos contables electrónicos y transferirlos al departamento de gestión de archivos para su conservación. Al archivar, primero debemos identificar las partes que deben archivarse y las partes que no necesitan archivarse, eliminar los datos que no necesitan archivarse y los datos redundantes, identificar la autenticidad, integridad y validez de la contabilidad electrónica. datos que deben archivarse y guardarlos según su importancia. En este proceso, los datos contables electrónicos archivados deben convertirse a un formato de almacenamiento que cumpla con los requisitos de archivo, empaquetarse junto con sus metadatos según sea necesario, exportarse desde el sistema de información contable, transferirse al sistema de información de gestión de archivos o a la ubicación de almacenamiento de la configuración de archivo y luego Marcar los datos contables archivados para evitar archivados duplicados. Estas funciones deben completarse en el sistema de información contable, que es la llamada función de archivo. La función de archivo tiene preferentemente también la función de borrar periódicamente los datos archivados para liberar espacio de almacenamiento.
(8) El software de contabilidad debe registrar y generar registros de operaciones de los usuarios.
El artículo 14 de las "Especificaciones de Trabajo" estipula: "El software de contabilidad debe registrar y generar registros de operaciones del usuario, garantizar la seguridad e integridad de los registros y brindar la capacidad de consultar los registros por operador, tiempo de operación , y el contenido de la operación y generarlo en una forma simple y comprensible ". Esta función de registro designada no es un concepto de registro en el sentido tradicional, sino un registro de operaciones del usuario utilizado para la supervisión contable. Hay una gran diferencia entre los dos. El primero es utilizado principalmente por personal técnico y el segundo directamente por supervisores contables. Específicamente, los registros de operaciones de los usuarios deben cumplir los siguientes requisitos:
El primero es el requisito de integridad. El software de contabilidad debe garantizar la integridad de los registros, registrar todas las operaciones del usuario que puedan afectar los resultados contables, incluida la entrada, modificación, inserción y eliminación de datos que afecten directamente a los resultados contables, y mantener datos básicos (como plan de cuentas, información de cuentas bancarias, información auxiliar del proyecto contable, información del personal, etc.) en la que se basa el trabajo contable.
El segundo son los requisitos de seguridad. El software de contabilidad debe tomar medidas técnicas para garantizar que cualquier información en los registros de operaciones del usuario no se modifique ni elimine por ningún otro medio que no sea el propio usuario.
El tercero es el requisito de trazabilidad. El registro de operaciones del usuario debe proporcionar consultas sobre diversas operaciones para que el supervisor de contabilidad pueda filtrar la información requerida. Las consultas deben realizarse individualmente o combinadas en función de diversas condiciones, como el nombre del operador o el nombre de usuario, el rango de tiempo de operación, el contenido de la operación, etc.
La función de registro debe registrar el contenido de la operación específica, el operador y el tiempo de operación, con precisión al segundo. Para diferentes operaciones, el contenido que debe grabarse es diferente. Por ejemplo, para agregar una cuenta, el sistema debe registrar el nombre, código y atributos de la cuenta agregada. Para modificaciones de documentos contables, se deben registrar los aspectos de la modificación y el contenido antes y después de la modificación. Para la reapertura del período cerrado se deberán registrar las fechas de inicio y finalización del período abierto.
La especificación de la función de registro de operaciones del usuario significa que el supervisor de contabilidad puede descubrir anomalías en la contabilidad a través del registro para encontrar pistas de violaciones. A excepción de la contabilidad inversa y la modificación de información clave de los comprobantes contables, otras funciones de modificación y operación inversa no están prohibidas en las especificaciones de trabajo. Sólo se registran y conservan las pistas de operación relevantes a través de los registros de operaciones del usuario. Por lo tanto, las consultas de registros deberían convertirse en un procedimiento estándar para que los departamentos financieros verifiquen comportamientos contables de alto riesgo.
2. Servicio en la nube de software de contabilidad
"Accounting Software Cloud" es un nuevo servicio y modelo de uso de software de contabilidad basado en Internet. Esto significa que el software de contabilidad no se instala localmente en la empresa, sino que se ejecuta en el servidor remoto del proveedor.
Los usuarios utilizan el software a través de un navegador web a través de Internet y los datos contables generalmente se almacenan en un servidor remoto. Su esencia es el arrendamiento de software de contabilidad y recursos de servidores. Los servicios en la nube de software de contabilidad tienen muy buenas perspectivas de desarrollo y también son la dirección del desarrollo de la informatización contable. Los "Estándares de trabajo" regulan específicamente el nuevo formato de servicio de software de contabilidad "Accounting Software Cloud", teniendo principalmente en cuenta las particularidades de los servicios de software de contabilidad en la nube: en primer lugar, las empresas usuarias pueden no prestar atención cuando los proveedores brindan sus propios servicios gratuitos. derechos e intereses; en segundo lugar, la información contable se almacena en un lugar diferente, y las empresas usuarias solo tienen capacidades de acceso pero no de control, lo que fácilmente puede generar disputas debido a relaciones de propiedad poco claras, e incluso responsabilidades contables poco claras; en tercer lugar, la contabilidad; una función interna de la empresa, depende de El funcionamiento normal de los proveedores externos implica factores de riesgo que escapan al control de las empresas usuarias; en cuarto lugar, las cuentas y el almacenamiento de datos de un gran número de empresas usuarias se concentran en los servidores del mismo proveedor; el riesgo de anomalías empresariales está muy concentrado. Teniendo en cuenta estos factores, la especificación de trabajo aclara las responsabilidades relevantes de los proveedores de servicios en la nube desde la perspectiva de proteger la seguridad e integridad de los datos contables y el trabajo contable continuo de la empresa.
(1) Los proveedores deben garantizar la seguridad y la integridad de los datos contables de los clientes desde un nivel técnico. Esta responsabilidad no se basa en si los clientes pagan tarifas de servicio. El artículo 15 de las "Normas de trabajo" estipula: "Los proveedores que proporcionen software de contabilidad a través de acceso remoto, computación en la nube, etc. deberán garantizar técnicamente la seguridad e integridad de los datos contables del cliente. La información contable del cliente se filtra por motivos del proveedor o se daña, el El cliente puede exigir que el proveedor asuma la responsabilidad de compensación "
(2) La propiedad de los datos contables generados por el servicio en la nube pertenece al cliente y el proveedor debe garantizar la exportación normal de los mismos. datos contables. El artículo 16 de las "Normas de trabajo" estipula: "Los datos contables electrónicos generados por los clientes mediante acceso remoto, computación en la nube, etc. utilizando software de contabilidad serán propiedad del cliente. Los proveedores de software deberán proporcionar a los clientes datos que cumplan con los estándares nacionales unificados cuando interfaz de exportación de datos contables electrónicos, la solicitud del cliente de exportar datos contables electrónicos no será rechazada por ningún motivo "Por un lado, es la necesidad de implementar las responsabilidades contables de la unidad, si el cliente no es propietario de su contabilidad. datos, las responsabilidades contables no estarán claras; por otro lado, también es una garantía para las necesidades comerciales de un trabajo contable continuo: cuando un cliente cambia de un servicio en la nube a un software de contabilidad local o al servicio en la nube de otro proveedor, los datos deben ser confusos; ser migrado. Por lo tanto, el software de servicio en la nube, al igual que el software de contabilidad tradicional, también debe proporcionar una interfaz de datos que cumpla con estándares nacionales unificados para que los clientes exporten datos contables, y los proveedores no deben negarse por ningún motivo.
(3) Los proveedores deben hacer planes para las interrupciones del servicio en la nube. El artículo 17 de las "Normas de trabajo" estipula: "Los proveedores que proporcionen software de contabilidad mediante acceso remoto, computación en la nube, etc. deberán hacer planes para garantizar la seguridad de los datos contables electrónicos y los servicios contables de la empresa si el proveedor no puede mantener los servicios. la continuación de los trabajos, y este plan se acuerda con el cliente en el correspondiente contrato de servicios." Los servicios en la nube de software contable pueden verse interrumpidos debido a factores de riesgo comerciales, de gestión, técnicos o de fuerza mayor, como disolución y liquidación de proveedores, ataque y paralización del servidor, etc. En este caso, una gran cantidad de datos contables corporativos puede verse amenazada y la continuidad del trabajo contable también se verá afectada. Para evitar esta situación, la especificación de trabajo estipula que los proveedores deben planificar con anticipación para garantizar la seguridad de los datos contables de los usuarios y la continuidad del trabajo contable, y estipula claramente que este requisito debe incluirse como parte del contrato para que el proveedor prestar servicios al cliente.
En tercer lugar, servicios de software de contabilidad
Las especificaciones de trabajo establecen tres requisitos para los servicios de software:
(1) Requisitos generales para los servicios de los proveedores. El artículo 18 de las "Normas de trabajo" estipula: "Los proveedores de software deben esforzarse por mejorar la calidad de los servicios relacionados con el software de contabilidad y resolver rápidamente los problemas de los usuarios de acuerdo con el contrato. Si el software de contabilidad tiene problemas que afecten la contabilidad del cliente de acuerdo con Según el sistema nacional unificado de normas de contabilidad, los proveedores de software deben proporcionar a los clientes procedimientos de corrección de forma gratuita. “El software de contabilidad es diferente del software minorista general y afecta las operaciones normales de la empresa. Los proveedores no solo proporcionan software, sino que sus servicios también son una parte integral para garantizar el funcionamiento normal del software, y el servicio posventa determina en gran medida la eficacia del software. La calidad del servicio se ha convertido en una consideración cada vez más importante para los clientes a la hora de elegir software de contabilidad y también es un aspecto importante de la competencia en el mercado. Al mismo tiempo, este artículo también aclara aún más las responsabilidades del proveedor, es decir, si la actualización del software de contabilidad es para mejorar aún más las funciones o mejorar la comodidad de uso, se debe cobrar de acuerdo con el contrato, pero si se trata de una corrección; de problemas que afecten la contabilidad del cliente según el sistema de normas contables, no deberá generar ningún cargo. Su propósito es garantizar que las empresas implementen el sistema de normas contables.
(2) Proporcionar a los usuarios servicios instantáneos. El artículo 19 de las "Especificaciones de Trabajo" estipula: "Se alienta a los proveedores de software a brindar soporte técnico en tiempo real a los usuarios a través de centros de llamadas, servicio al cliente en línea, etc." El propósito del Artículo 19 es guiar a los proveedores de software para mejorar la inmediatez de sus servicios. El desarrollo de la tecnología de la información no sólo aporta mejoras en las funciones y el rendimiento del software de contabilidad, sino que también brinda la posibilidad de mejorar el nivel de los servicios relacionados con el software de contabilidad e innovar en los modelos de servicios. Si bien los proveedores prestan atención al impacto de la tecnología en el software y lo mejoran, también deben considerar el papel de las nuevas tecnologías en la mejora de los servicios. Por ejemplo, algunos programas de mensajería instantánea ahora integran funciones de escritorio remoto, lo que hace que el control remoto sea una herramienta popular sin la necesidad de un software de cliente especializado. Esto proporciona un nuevo canal para que el personal de soporte técnico resuelva problemas difíciles de los clientes.
(3) Proporcionar cursos especiales de supervisión contable y materiales relacionados. El artículo 20 de las "Normas de Trabajo" estipula: "Los proveedores de software deben proporcionar cursos especializados y materiales relacionados sobre cómo realizar la supervisión contable a través de software de contabilidad". Esta también es una parte importante de los servicios de software. Con la mejora de la informatización, la supervisión contable utiliza cada vez más software de contabilidad para consultar información, descubrir pistas y analizar problemas. Por ello, los proveedores brindan cursos o manuales especializados sobre supervisión contable a través de software para facilitar la supervisión contable y reducir la carga a las empresas clientes. Los proveedores deben prestar especial atención a los requisitos al compilar cursos, manuales y otros materiales relacionados con la supervisión contable. Es decir, los cursos profesionales y materiales relacionados deben organizar instrucciones operativas que los supervisores puedan usar solos, resaltar los puntos clave y clasificarlos de acuerdo con ellos. a la frecuencia de uso. Ser práctico, operable, conciso y claro, y marcar directamente las rutas del menú de las funciones relevantes para que los supervisores puedan operarlas en el menor tiempo. Se deben proporcionar a los clientes cursos profesionales y materiales relacionados junto con otros manuales y materiales sobre software de contabilidad para referencia de los ejecutivos contables.