Gestión de archivos contables

1 Reglas Generales

1.1 Con el fin de fortalecer la gestión de los archivos contables de la empresa, utilizar mejor los hechos históricos y la evidencia de los archivos contables y servir a la economía de la empresa. trabajo, de acuerdo a Las normas pertinentes del Ministerio de Hacienda formulan este sistema.

1.2 Los archivos contables se refieren a comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales profesionales contables. Para conocer el contenido de archivo específico, consulte el "Reglamento sobre períodos de archivo y almacenamiento de documentos y materiales".

1.3 Este sistema se aplica a unidades contables como sociedades anónimas, sucursales (sociedades sucursales), departamentos de logística (incluidos hospitales de personal, comedores) y sindicatos.

2 Organizar, transferir y archivar

2.1 El Departamento de Finanzas es responsable de organizar, archivar y vincular los expedientes contables de acuerdo con los requisitos de archivo.

2.1.1 Los estados contables deben clasificarse, empaquetarse y encuadernarse antes de su presentación. La portada deberá indicar el nombre, categoría, año, mes y número del expediente (indicar el número de páginas del volumen).

2.1.2 Antes de archivar los libros de contabilidad, se deben clasificar, forrar con papel kraft y etiquetar, indicando el nombre del libro de cuentas, el año y mes al que pertenece, el nombre del contable y el número de páginas del libro de cuentas de principio a fin.

2.1.3 Los comprobantes contables deben clasificarse antes de archivarse, envolverse en una cubierta, encuadernarse en un volumen, de forma ordenada y firme, numerarse en la cubierta y completarse el contenido relevante punto por punto. La tabla salarial se fija mensualmente, indicándose el mes.

2.2 Una vez finalizado el año fiscal, el Departamento de Finanzas puede conservar temporalmente los archivos contables de ese año durante 1 a 3 años. Después del vencimiento (generalmente en el segundo trimestre), se clasificará de acuerdo con los requisitos anteriores. El Departamento de Finanzas será responsable de completar la lista de transferencias por duplicado y entregarla a la sala de archivos de una vez. La oficina de archivos debe verificar que todo esté correcto antes de que pueda ser aceptado, y después de firmar en la lista de entrega, cada uno debe conservar una copia en poder del departamento financiero.

2.3 Los archivos contables transferidos a la oficina de archivos para su custodia deben cumplir con los requisitos para el archivo y encuadernación de archivos contables; de lo contrario, la oficina de archivos tiene el derecho de rechazarlos. Antes de recibir el archivo, es necesario actualizarlo hasta que cumpla con los requisitos.

2.4 Los expedientes contables recibidos y conservados por la oficina de archivos deben, en principio, conservarse en su embalaje original. Si es necesario desembalarlos y clasificarlos por separado, deben desembalarse y clasificarse junto con la oficina original. personal para aclarar responsabilidades.

3 Préstamo y utilización

3.1 El personal de la empresa u otra unidad debe verificar los archivos contables. El archivero a tiempo parcial es responsable de recibir y verificar los archivos que conserva el Departamento de Finanzas dentro de los tres años. Departamento. Para los archivos que han sido devueltos a los archivos, el empleado de contabilidad de archivos es responsable de recibirlos y revisarlos.

3.2 Cuando el personal de la empresa revise archivos contables, deberá obtener una visa del responsable del departamento y la aprobación del responsable del departamento financiero. Personal de otras unidades que quieran revisar archivos contables. Deberá presentar una carta de presentación de su propia unidad, indicando el contenido de la revisión y el propósito de uso y aprobada por el jefe del departamento de finanzas.

3.3 El acceso a los archivos está limitado a la Sala de Lectura de Archivos. Los archivos contables originales no se pueden tomar prestados, si es necesario copiarlos para el trabajo, deben ser aprobados por el responsable del departamento financiero.

3.4 El prestatario será responsable de la seguridad de los archivos y materiales prestados y no los dañará, alterará ni abrirá.

3.5 En el préstamo y devolución de archivos se deberán seguir estrictamente los procedimientos de registro y la entrega de los archivos personalmente. Al regresar, verifique si el archivo está dañado o perdido y ciérrelo en el registro.

4 Almacenamiento, identificación y destrucción

4.1 El período de conservación de los ficheros contables se puede dividir en permanente y periódico según sus características. Para obtener más información, consulte el "Reglamento sobre períodos de archivo y almacenamiento de documentos y materiales".

4.2 El plazo de conservación de los distintos ficheros contables se computa a partir del primer día posterior a la finalización del ejercicio fiscal.

4.3 Los vales relacionados con la ejecución de la póliza se conservarán por un período de tiempo a partir del primer día después de su procesamiento y serán destruidos al vencimiento.

4.4 Cuando el período de almacenamiento del archivo contable expire y sea necesario destruirlo, la oficina de archivos propondrá opiniones de destrucción, realizará una evaluación y una revisión estricta junto con el Departamento de Finanzas y el Departamento de Auditoría, y compilará una lista de destrucción de archivos contables, los cuales serán revisados ​​por el supervisor y superiores de la empresa. Sólo podrán ser destruidos con la aprobación de la autoridad competente.

4.5 Los comprobantes originales de reclamaciones y deudas no liquidadas que deben destruirse a su vencimiento deben sacarse por separado, archivarse por separado y conservarse en los archivos hasta que se paguen las reclamaciones y deudas.

4.6 Los archivos contables deben destruirse en los lugares designados, y tanto el departamento de gestión de archivos como el departamento financiero deben enviar personal para supervisar la destrucción.

4.7 Antes de destruir los archivos contables, el cliente deberá inventariarlos cuidadosamente. Después de la destrucción, la lista de destrucción debe firmarse, sellarse y entregarse a los Archivos para su custodia.

4.8 Siga estrictamente los requisitos de las "siete prevención", haga un buen trabajo en la gestión del almacén y la protección de archivos, mantenga la seguridad de los archivos y evite fugas.