Contenidos relacionados con las medidas de gestión del expediente contable
Estuve leyendo disposiciones legales relevantes recientemente, pero como contador, estaba muy interesado en los métodos de gestión de archivos contables, así que fui a buscarlos. A continuación se muestra el método de gestión de archivos contables que encontré y me gustaría compartirlo con usted. Medidas para la gestión de archivos contables
Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de archivos contables, unificar el sistema de gestión de archivos contables y servir mejor al desarrollo de la economía de mercado socialista, de conformidad con la Ley de Contabilidad de la República Popular China y el Consejo de Estado y Estas Medidas se formulan de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Archivos de la República Popular China.
Artículo 2 Las agencias estatales, grupos sociales, empresas, instituciones, hogares industriales y comerciales individuales y otras organizaciones que estén obligadas a mantener cuentas de acuerdo con las regulaciones (en adelante, cada unidad) administrarán archivos contables de acuerdo con estas Medidas.
Artículo 3 Los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares en todos los niveles son conjuntamente responsables de la orientación, supervisión e inspección del trabajo de archivos contables.
Artículo 4 Todas las unidades deben fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables, establecer sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, almacenamiento, revisión y destrucción de archivos contables, y garantizar que los archivos contables se mantengan y almacenen adecuadamente en de manera ordenada, conveniente para referencia y estrictamente protegido contra daños, pérdidas y fugas.
Artículo 5 Los archivos contables se refieren a materiales contables profesionales, como comprobantes contables, libros contables e informes financieros. Son materiales y pruebas históricos importantes que registran y reflejan el negocio económico de la unidad. Incluye específicamente:
(1) Categorías de comprobantes contables: comprobantes originales, comprobantes contables, comprobantes resumidos y otros comprobantes contables.
(2) Libros de contabilidad: libro mayor, libro mayor detallado, diario, ficha de activo fijo, libros de cuentas auxiliares, otros libros contables.
(3) Informes financieros: informes financieros mensuales, trimestrales y anuales, incluidos estados contables, cronogramas, notas y descripciones de texto, y otros informes financieros.
(4) Otras categorías: estados de conciliación de saldos bancarios, estados de cuenta bancarios, otros materiales contables profesionales que deben conservarse, inventario de transferencia de archivos contables, inventario de custodia de archivos contables e inventario de destrucción de archivos contables.
Artículo 6 Los archivos contables formados por cada unidad cada año serán clasificados y encuadernados en volúmenes por la agencia contable de acuerdo con los requisitos de archivo, y se preparará un inventario de los archivos contables. Los archivos contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia contable durante un año después del final del año contable. Después de la expiración del período, la agencia contable preparará un inventario de transferencia y lo transferirá a la agencia de archivos de la unidad. para la custodia unificada; si no se ha establecido una agencia de archivos, será en la agencia de contabilidad designada dentro de la organización para su custodia. Los cajeros tampoco tendrán a su cargo los archivos contables. Los expedientes contables transferidos a la institución de archivo de la unidad para su custodia deben, en principio, permanecer sellados en el volumen original. Si es necesario desempacar y reorganizar documentos individuales, la agencia de archivos trabajará con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempacarlos y reorganizarlos para aclarar responsabilidades.
Artículo 7 No se prestarán los archivos contables que lleve cada unidad. Si existen necesidades especiales, con la aprobación del responsable de la unidad, el personal que pueda realizar la inspección o copia y realizar los trámites de registro tiene estrictamente prohibido garabatear, abrir o reemplazar archivos contables. Todas las unidades deben establecer y mejorar sistemas de revisión, copia y registro de archivos contables.
Artículo 8 El plazo de conservación de los ficheros contables se divide en dos categorías: permanente y periódico. Los períodos regulares de almacenamiento se dividen en cinco categorías: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años. El plazo de conservación de los ficheros contables se computará a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio contable.
Artículo 9 El período de almacenamiento de los archivos contables especificado en estas Medidas es el período mínimo de almacenamiento. En principio, el almacenamiento de varios archivos contables se llevará a cabo de acuerdo con el período que figura en el apéndice de estas Medidas. Si los nombres específicos de los archivos contables de cada unidad no coinciden con los nombres de los archivos enumerados en el apéndice de estas Medidas, se puede comparar el período de almacenamiento de archivos similares.
Artículo 10 Los archivos contables que hayan caducado, salvo las circunstancias previstas en el artículo 11 de estas Medidas, podrán ser destruidos conforme a los siguientes procedimientos:
(1) Por los archivos de la unidad agencia en conjunto con La agencia de contabilidad propone dictámenes de destrucción y prepara un inventario de destrucción de archivos contables, enumerando el nombre, número de volumen, número de volúmenes, años de inicio y finalización y número de archivo de los archivos contables a destruir, el período que debe ser conservado, el plazo que se ha conservado, el momento de su destrucción, etc.
(2) El responsable de la unidad firma la lista de destrucción del expediente contable.
(3) Cuando se destruyan archivos contables, la destrucción será supervisada por el mismo personal asignado por la agencia de archivos y la agencia de contabilidad. Cuando las agencias estatales destruyan archivos contables, el departamento financiero y el departamento de auditoría del mismo nivel enviarán personal para supervisar la destrucción. Cuando el departamento financiero destruya archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel enviará personal para supervisar la destrucción.
(4) Antes de destruir los archivos contables, el supervisor de destrucción deberá verificar los archivos contables que se van a destruir de acuerdo con el contenido que figura en la lista de destrucción de los archivos contables, después de la destrucción, deberá firmar y sellar los archivos contables; lista de destrucción, e informar la situación de supervisión de ventas al responsable de la unidad.
Artículo 11 Los comprobantes originales de reclamos y deudas que hayan vencido pero no hayan sido liquidados y los comprobantes originales que involucran otros asuntos pendientes no serán destruidos, sino que se extraerán y archivarán por separado y se conservarán hasta que los asuntos pendientes sean completado. Los archivos contables que se extraigan y archiven por separado se enumerarán en la lista de destrucción de archivos contables y en la lista de almacenamiento de archivos contables. Para las unidades constructivas que se encuentren en proceso de construcción de proyecto, no se destruirán sus expedientes contables vencidos.
Artículo 12 Las unidades que utilicen computadoras electrónicas para la contabilidad deberán mantener archivos contables impresos en papel. Si existen condiciones para el uso de medios magnéticos como cintas magnéticas, discos, discos ópticos y microfilmes para preservar archivos contables, serán estipuladas uniformemente por el departamento comercial del Consejo de Estado e informadas al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado. para archivar.
Artículo 13 Si una unidad se termina por cancelación, disolución, quiebra u otras razones, los archivos contables formados antes de los procedimientos de terminación y baja se presentarán al departamento comercial o al propietario de la unidad que se termina. Alojarlo o trasladarlo a los archivos correspondientes para su custodia. Si las leyes y reglamentos administrativos dispusieran lo contrario, prevalecerán dichas disposiciones.
Artículo 14 Si la unidad original sobrevive después de la división, sus archivos contables serán conservados por la parte sobreviviente después de la división, y otras partes pueden verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio después de la división; de la unidad, la unidad original deberá En caso de disolución, sus archivos contables serán administrados por una de las partes o transferidos a los archivos después de consultar entre las partes, y todas las partes podrán inspeccionarlos y copiarlos según lo requiera la empresa. Puede verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio; si la unidad original se disuelve después de la división de la unidad, sus archivos contables deben ser administrados por una de las partes o transferidos a los archivos después de la negociación entre las partes. verificar y copiar los archivos contables de las unidades relacionadas con el negocio. Los archivos contables involucrados en la transferencia de negocios a otras unidades serán conservados por la unidad de negocios que realiza el negocio puede verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio. Los comprobantes originales involucrados en los asuntos contables no liquidados se extraerán por separado de la unidad empresarial original, los conservará y realizará los procedimientos de entrega de acuerdo con la reglamentación.
Artículo 15 Después de la fusión de una unidad, si las unidades originales se disuelven o una parte sobrevive y las otras partes se disuelven, los archivos contables de las unidades originales serán conservados por la unidad fusionada si las unidades originales; aún existen después de la fusión de las unidades, sus archivos contables aún deben ser conservados por las unidades originales.
Artículo 16 Los archivos contables formados por la unidad de construcción durante el período de construcción del proyecto se entregarán a la unidad que recibe el proyecto de construcción después de la finalización de las cuentas finales, y los procedimientos de entrega se completarán de acuerdo con regulaciones.
Artículo 17 Cuando los expedientes contables se entreguen entre unidades, ambas partes en la entrega deberán seguir los procedimientos de entrega de expedientes contables.
La unidad que transfiere archivos contables debe preparar un inventario de transferencia de archivos contables, enumerando los nombres, números de volumen, tomos, años de inicio y fin y números de expediente de los archivos contables que deben transferirse, el período que se debe conservar, el plazo que se ha conservado, etc.
En la entrega de los expedientes contables, ambas partes en la entrega deberán entregar los expedientes contables elemento por elemento de acuerdo con el contenido que figura en el inventario de la entrega, y los jefes de las unidades de las partes en la entrega deberán será responsable de supervisar la entrega. Una vez completada la entrega, los gerentes y supervisores de ambas partes en la entrega firmarán o sellarán la lista de entrega del archivo contable.
Artículo 18 Los archivos contables de todas las unidades dentro del territorio de mi país no podrán sacarse del país. Los archivos contables de las oficinas y empresas en el extranjero establecidas en el extranjero por unidades nacionales (denominadas unidades en el extranjero) se gestionarán de conformidad con estas Medidas y las reglamentaciones nacionales pertinentes.
Artículo 19 Los presupuestos, planos, sistemas y demás documentos y materiales deberán ajustarse a la normativa de gestión documental y de archivos, no siendo de aplicación las presentes Medidas.
Artículo 20 Los departamentos financieros y los departamentos de gestión de archivos de los gobiernos populares de todas las provincias, regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central, los departamentos comerciales del Consejo de Estado y el Departamento General de Logística del El Ejército Popular de Liberación de China podrá, de conformidad con las disposiciones de estas Medidas, combinar sus áreas locales. Sobre la base de la situación específica de este departamento, formularemos medidas de implementación y las enviaremos al Ministerio de Finanzas y a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.
Artículo 21 El Ministerio de Hacienda es responsable de la interpretación de las presentes Medidas y serán implementadas a partir del 1 de enero de 1999. Las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" promulgadas por el Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado el 1 de junio de 1984 quedarán abolidas a partir de la fecha de implementación de estas Medidas.
Las Medidas de Gestión de Archivos Contables regulan principalmente el trabajo de gestión contable, permiten a la industria contable nacional realizar el trabajo de manera ordenada, estandarizan los asuntos contables, hacen que el trabajo contable sea más estandarizado y transparente y permiten la implementación efectiva de comportamientos estándar del sistema.