¿Cómo se adaptan los contadores al entorno informatizado?
La contabilidad es una de las primeras aplicaciones comerciales de las computadoras electrónicas. Esto se debe a que la contabilidad, como "un procedimiento para confirmar, medir y transmitir información económica para permitir a los usuarios de la información tomar decisiones y juicios informados" (AAA, 1966), es esencialmente un proceso de procesamiento de información, y los nuevos desarrollos en la tecnología de la información conducirán naturalmente a Cambios en la forma de operar la contabilidad. La informatización contable o informatización contable se refiere al término general para aplicar las computadoras electrónicas a la contabilidad.
La informatización contable o informatización contable no es sólo un cambio en las herramientas de cálculo. Debido a la poderosa potencia informática, el almacenamiento masivo y el acceso aleatorio de las computadoras electrónicas, la informatización de la contabilidad ha provocado una serie de cambios en los métodos de operación contable y los entornos operativos. Por ejemplo;
1. Se ha mejorado enormemente la puntualidad y precisión de la información contable.
Sabemos que en muchos aspectos del tratamiento contable financiero, los principios y normas contables generalmente aceptados nos permiten elegir uno de varios métodos de tratamiento. Por un lado, la elección del método enfatiza los requisitos de calidad de la información contable y, por otro lado, no puede violar el principio de costo-beneficio. Si la mejora en la calidad de la información contable provocada por un determinado método no es suficiente para cubrir el costo, entonces se abandonará este método. Por lo tanto, la razón por la que algunos métodos de tratamiento contable se seleccionan bajo la contabilidad manual se debe principalmente a las limitaciones de la mano de obra y las operaciones manuales y las limitaciones del principio de costo-beneficio. Esto es especialmente cierto en la contabilidad de gestión. Muchos métodos matemáticos no se utilizan en la práctica debido a algoritmos complejos y grandes cantidades de cálculos. Después de utilizar las computadoras para el procesamiento contable, por un lado, la velocidad del procesamiento de datos mejora enormemente, por otro lado, porque las computadoras no cometen errores al calcular, clasificar y copiar manualmente, siempre que los datos de entrada sean correctos; , las computadoras pueden realizar tareas que son difíciles de realizar en condiciones manuales. Los cálculos complejos ejecutan programas para obtener resultados precisos al instante, mejorando así la precisión y puntualidad de la información. Estos han cambiado la comparación costo-beneficio de la información contable, de modo que la elección de métodos ya no está limitada por la tecnología y el alcance de elección se ha ampliado enormemente.
2. Simplificación de los procedimientos contables y cambios en los métodos de provisión de información.
Debido a la poderosa potencia informática de las computadoras, siempre que los datos estén almacenados en la computadora, la computadora puede procesar datos rápidamente en cualquier momento. Por lo tanto, una vez informatizada la contabilidad, sólo se pueden guardar los datos de comprobantes más básicos, sin ningún resultado intermedio, como tablas de resumen de cuentas o comprobantes de contabilidad resumidos, e incluso se pueden guardar cuentas detalladas, diarios y libros mayores. Si lo desea, puede ejecutar el programa en cualquier momento para realizar los procedimientos de registro y entrega desde los documentos contables hasta que se genere el libro mayor y mostrar los resultados intermedios. En otras palabras, los libros de cuentas se pueden generar dinámicamente; siempre que el método de generación de datos del informe sea fijo, el informe se puede generar incluso de forma automática y dinámica. Por lo tanto, los sistemas de contabilidad computarizados no requieren libros de cuentas y, naturalmente, la conciliación manual es innecesaria. Los usuarios de la información contable no tienen que esperar hasta el final del año para obtener la información requerida, sino que pueden realizar consultas en cualquier momento dentro del ámbito de autoridad prescrito.
3. Cambios en las medidas de control y gestión interna
En condiciones manuales, el buen desarrollo del trabajo contable se produce principalmente a través de los métodos de trabajo del personal contable (como la elaboración de comprobantes, contabilidad, corrección de errores), procedimientos de transferencia de datos contables, división del trabajo del personal contable y otras medidas para garantizar. Después de la informatización de la contabilidad, dado que el software ha completado la mayor parte del trabajo de procesamiento de datos, la seguridad de los datos del software en sí es muy importante. Por ejemplo, para evitar que los datos se modifiquen ilegalmente, se deben establecer y verificar permisos en el software. Nadie puede modificar datos más allá de su autoridad o abusar de sus permisos. Además, el sistema de gestión de la sala de ordenadores y los procedimientos operativos de la máquina deben formularse para garantizar que la temperatura, la humedad, el suministro de energía y otras condiciones de trabajo de la sala de ordenadores sean las adecuadas para que la máquina se encuentre en un estado normal. Una vez que ocurre una falla, debe eliminarse lo antes posible para evitar daños artificiales a la máquina, el equipo y el software, la destrucción y la pérdida de datos. Dado que el fraude informático es muy dañino y difícil de detectar, es necesario fortalecer el establecimiento e implementación de sistemas de control interno en condiciones informáticas.
En los últimos años, la aparición y el desarrollo de conceptos como los sistemas de producción automatizados, la gestión empresarial basada en la información y el comercio electrónico han demostrado que la tecnología de la información ha penetrado en todos los aspectos del suministro, la producción y las ventas de las empresas. y gestión. En este entorno, el sistema de contabilidad se convierte en un subsistema del sistema computarizado de información de gestión empresarial. La tecnología avanzada de redes informáticas no sólo puede conectar todos los departamentos funcionales de la empresa y disfrutar de la información, sino que también puede conectar los sistemas informáticos de proveedores, clientes, impuestos industriales y comerciales y autoridades competentes fuera de la empresa. En este caso, el punto de generación de datos de transacción, el centro de procesamiento de información y el punto de uso de información están conectados a través de líneas de comunicación, y la recopilación de datos contables y el envío de información contable pueden automatizarse. En resumen, la contabilidad, la contabilidad, el reembolso y otras tareas que los contadores realizaban manualmente en el pasado pueden completarse mediante programas de computadora después de la informatización, lo que mejora en gran medida la eficiencia del trabajo contable. No hay duda de que el entorno laboral y la naturaleza de los contadores han sufrido cambios cualitativos. En algunas empresas que han implementado con éxito la informatización de la contabilidad, el número de personal contable se ha reducido a un tercio o incluso menos. La informatización de la contabilidad ha traído desafíos sin precedentes a la profesión contable. Por lo tanto, estudiar cómo los contadores se adaptan a este nuevo entorno de tecnología de la información no sólo está relacionado con las oportunidades de desarrollo y perspectivas de empleo de los profesionales de la contabilidad, sino que también promoverá la verdadera implementación y efectividad de la informatización contable.
2. Factores no técnicos que afectan el desarrollo de la informatización contable en mi país
La investigación y la práctica de la "informatización contable" en mi país en los últimos 20 años ha creado una nueva era. era de combinación de computadoras y contabilidad y ha logrado grandes logros en la producción de software de contabilidad. Desde la promoción administrativa en la década de 1980 hasta el desarrollo del software de contabilidad comercial en la década de 1990, las funciones del software de contabilidad se desarrollaron gradualmente desde la contabilidad de salarios inicial hasta el sistema de contabilidad y el sistema de informes, y pronto se convirtieron en un software de contabilidad con todas las funciones con costos. , materiales, contabilidad de ventas y software de gestión todo en uno. Actualmente, existen casi 200 tipos de software de contabilidad empresarial. A partir del soporte hardware correspondiente, se ha pasado de una única computadora a una red informática, y también se han desarrollado dispositivos de entrada y salida desde teclados, pantallas e impresoras hasta el uso de multimedia. Sin embargo, deberíamos ver que el nivel de aplicación del software de contabilidad por parte de los usuarios-empresas está muy por detrás del desarrollo del software de contabilidad en sí. Muchos software de contabilidad tienen funciones completas, pero pocas funciones se pueden completar cuando las empresas realmente las utilizan; algunos contadores corporativos se encuentran perdidos cuando se enfrentan a problemas inesperados durante el funcionamiento del software de contabilidad y simplemente lo abandonan; Escéptico acerca de las computadoras y todavía insiste en la contabilidad manual. Por lo tanto, aunque muchas empresas han comprado computadoras y software de contabilidad, y sus contadores han recibido capacitación operativa, son muy pocas las que realmente han implementado la informatización de la contabilidad.
Según la investigación del autor, la situación anterior no suele ser causada por problemas técnicos, sino por factores conceptuales humanos. La informatización de la contabilidad es una revolución y no hay duda de que los contadores y las instituciones contables se verán muy afectados por esta revolución. Según las investigaciones sobre comportamiento organizacional, en términos generales, tanto los individuos como las organizaciones intentarán evitar la incertidumbre. El cambio aumenta la incertidumbre porque lo conocido se convierte en desconocido. Adaptarse a situaciones desconocidas requiere un proceso de reaprendizaje: desarrollar y probar nuevos comportamientos, nuevas actitudes, nuevas relaciones y procedimientos de trabajo. La informatización de la contabilidad coloca a los contadores en esa situación. Ante los desafíos, los contadores deben abandonar las habilidades que pueden haber practicado durante muchos años y volver a aprender nuevos conocimientos y habilidades; de lo contrario, serán eliminados. Sin embargo, debido a la influencia del antiguo sistema, la calidad del personal contable de nuestro país es generalmente baja y es difícil absorber nuevos conocimientos. Por lo tanto, no se puede ignorar la resistencia de los contadores a la informatización de la contabilidad. A diferencia de las máquinas programadas, los humanos tenemos iniciativa, creatividad y resistencia. En el siglo XIX, la producción de grandes máquinas desplazó a los trabajadores, que se levantaron para destruir las máquinas. Cuando las computadoras amenazan el estatus de los contables, ¿es imposible provocar un acto de resistencia? Si los contadores se oponen a la informatización de la contabilidad, se pueden tomar muchas medidas. Si no coopera con la investigación de las necesidades de información, no es difícil destruir el sistema de contabilidad computarizado una vez establecido. Una operación incorrecta puede hundir el sistema en el caos o incluso paralizarlo. Estos factores no técnicos suelen ser razones importantes del fracaso de la informatización de la contabilidad empresarial.
En definitiva, la informatización de la contabilidad no es sólo una cuestión técnica, sino que también implica cambios en los métodos de trabajo del personal contable y en la forma de gestión de las instituciones contables. Por lo tanto, antes de que la empresa compre software y hardware, los desarrolladores de software deben cooperar con los líderes de la empresa para realizar estudios de viabilidad y comprender completamente la informatización de la contabilidad. la tecnología, la economía, el medio ambiente y el personal Desarrollar objetivos de informatización contable y planes de acción (incluidos planes de capacitación del personal) basados en diversos factores como la psicología. Además, la investigación sobre la relación entre las computadoras y las personas y los factores del comportamiento humano en la teoría de la informatización contable en mi país aún está en blanco, lo que hace que muchas posibles razones del fracaso de la informatización contable no se reconozcan. La investigación anterior involucra ergonomía, comportamiento y gestión. , lo que sin duda es un tema nuevo para los investigadores de la informatización contable.
Como ya se ha mencionado, la informatización de la contabilidad no es sólo una cuestión técnica. En el trabajo real, muchas empresas cuentan con técnicos informáticos profesionales y las empresas de software también ofrecen servicios posventa completos, por lo que hay pocos contadores para resolver problemas técnicos. Para los contadores, es más importante comprender correctamente algunas cuestiones fundamentales, cambiar sus conceptos de manera oportuna, volverse pasivo en proactivo en la contabilidad computarizada, emprender el análisis, diseño y gestión de sistemas contables computarizados y aprovechar al máximo las nuevas tecnologías de la información. mejora la eficiencia del trabajo sin quedar obsoleto.
(1) Comprender correctamente los objetivos del sistema de información contable y la informatización contable.
El sistema de información contable es un subsistema del sistema de información de gestión empresarial (denominado m is). Los sistemas de información gerencial sirven a las decisiones de gestión empresarial y obedecen a los objetivos empresariales. En toda la empresa, casi todos participan en la generación de datos contables y casi todos los gerentes participan en el uso de la información contable. Por lo tanto, el sistema de información contable es el subsistema más grande y crítico. convertirse en m es el núcleo de. Por lo tanto, la mejora del sistema de información contable no solo afecta la eficiencia del trabajo contable corporativo, sino que también afecta la eficiencia de la gestión de toda la empresa y, en última instancia, afecta la realización de los objetivos corporativos.
En la práctica actual de informatización contable, por un lado, algunos desarrolladores de software, debido a una falta de comprensión correcta de los sistemas de información contable, enfatizan los datos sobre la información o confunden dos conceptos diferentes. Cuando desarrollan software de contabilidad, a menudo ignoran el análisis de las necesidades de información y su comprensión de la contabilidad se limita a algunos archivos e informes y al tipo, formato y alcance de los datos que contienen. Naturalmente, es difícil captar plena y exactamente la esencia del sistema de información contable captando únicamente las características superficiales de los datos e ignorando el significado interno y el papel de la información.
Por otro lado, algunas empresas, como usuarios de software de contabilidad, creen que la informatización contable sólo sustituye al ábaco por una computadora, y su único objetivo es reducir la carga de trabajo de los contables. Por lo tanto, en estas empresas, el trabajo de informatización contable no recibe la atención de los altos directivos. Se enfatiza que el objetivo de los sistemas de información contable es servir a los objetivos generales de la empresa, y la informatización contable debe basarse en la comprensión de cómo la información sirve para la toma de decisiones. La investigación sobre las necesidades de información no debe limitarse a simples encuestas sobre procesos comerciales y procesos de datos, sino que debe basarse en los objetivos generales de la empresa, analizar las necesidades de información en todos los aspectos y comprender la información para la toma de decisiones requerida en cada nivel de gestión. Sólo el software de contabilidad desarrollado sobre esta base puede mejorar el nivel de los servicios de información contable y realmente aprovechar los beneficios de la contabilidad computarizada.
(2) Comprender correctamente el papel de los contadores en los sistemas contables computarizados
Los sistemas de información modernos son sistemas compuestos por humanos y computadoras, los cuales tienen sus propias ventajas. Aunque las computadoras tienen la capacidad de una velocidad de procesamiento rápida, una gran capacidad de almacenamiento y cálculos y juicios complejos, el sistema no puede funcionar correctamente sin un diseño y uso humanos adecuados. La experiencia humana, la capacidad de procesamiento intuitivo y la capacidad de improvisación en la recopilación, el procesamiento y el reconocimiento de información no pueden ser reemplazadas por las computadoras. Por lo tanto, los humanos y las computadoras deben cooperar entre sí para poner en juego sus respectivas fortalezas. La informatización contable convierte el sistema contable en un sistema hombre-máquina. Aunque la mayor parte del trabajo de procesamiento de datos se realiza mediante computadoras, el mantenimiento, la gestión y la utilización del sistema son inseparables de las personas. Por ejemplo, para garantizar la calidad de la información contable, la contabilidad tiene un estricto sistema de control interno, que se basa principalmente en el mecanismo de restricción mutua entre el personal de contabilidad en condiciones manuales. Después de la informatización de la contabilidad, aunque algunas medidas de control de rutina pueden ejecutarse mediante programación informática, las personas (principalmente el personal de contabilidad) siguen siendo inseparables del manejo de excepciones. Las personas son el factor principal del sistema. No importa cuán avanzado sea el software de contabilidad, no puede funcionar con éxito sin la gestión y el mantenimiento del personal de contabilidad. Debido a una consideración insuficiente o una consideración insuficiente de los factores humanos en el desarrollo de software de contabilidad, la vulnerabilidad de muchos software de contabilidad es que el software no puede comunicarse con las personas cuando ocurren problemas anormales. Es completamente erróneo pensar que una vez informatizada la contabilidad, el trabajo de los contables será únicamente abrir, cerrar, ingresar e informar. Los contables que comprendan correctamente su papel y su estatus en la informatización contable pueden aprovechar al máximo su inteligencia y aumentar su iniciativa para descubrir y resolver problemas. Esto también plantea mayores requisitos para el contenido de la formación en informática contable. En la actualidad, los cursos de capacitación incluyen principalmente conocimientos técnicos y operativos, y es necesario fortalecer el manejo de problemas anormales y la gestión y mantenimiento de los sistemas contables.
(3) Comprender correctamente el impacto de la contabilidad computarizada en toda la empresa
Tanto los desarrolladores de software como los usuarios comerciales tienen una opinión equivocada sobre si se debe implementar la contabilidad computarizada. El cambio es solo una cuestión de el departamento de contabilidad. Por lo tanto, en la mayoría de las empresas, la tarea de informatización de la contabilidad la realiza el departamento de contabilidad. Sin mencionar que todos los líderes empresariales han participado personalmente en este asunto, es aún más raro que los directores de contabilidad hayan participado personalmente en este asunto. Por lo tanto, la capacitación del personal, el equipo de hardware y la selección de software de contabilidad a menudo se llevan a cabo sin una planificación y un liderazgo unificados. La ejecución ineficaz del trabajo provoca retrasos en el progreso o incluso el abandono a mitad de camino.
En un entorno de economía de mercado, si una empresa quiere seguir siendo invencible en la competencia, debe utilizar información oportuna y confiable para tomar decisiones de gestión científica. El sistema de información contable es el subsistema más grande y crítico del sistema de información empresarial. "Gran parte de la información que necesitan los administradores proviene de los sistemas contables". Los gerentes de todos los niveles y departamentos pueden convertirse en usuarios de la información contable. Por supuesto, en condiciones manuales, debido a las limitaciones de los métodos contables, los contadores no pueden proporcionar información de manera oportuna y la toma de decisiones asistida es casi una palabrería vacía. La informatización contable ha mejorado los métodos de procesamiento de la información contable y ha permitido realizar su función auxiliar en la toma de decisiones. Por tanto, la informatización de la contabilidad no sólo está relacionada con la eficiencia del trabajo del departamento de contabilidad, sino también con la mejora de la eficiencia de la gestión de toda la organización. Por lo tanto, la informatización contable debe estar bajo el mando unificado de los principales líderes de la empresa, realizar análisis suficientes de las necesidades de información de toda la empresa y comprender las necesidades de información contable de cada departamento de gestión. Para satisfacer las necesidades de información como objetivo de la informatización contable, la informatización contable tendrá un flujo constante de poder. En consecuencia, después del establecimiento de un sistema de información contable computarizado, la capacitación de los usuarios no debe limitarse al personal contable, sino que debe fortalecer la capacitación de los gerentes de todos los niveles para obtener y utilizar información contable, y guiar a los gerentes para que aprendan a plantear preguntas y solicitudes al sistema de información contable. Deje que el sistema contable les proporcione la información y el análisis que necesitan. Sólo de esta manera se podrán aprovechar plenamente los beneficios de los sistemas de contabilidad computarizados, mejorando así la conciencia de los administradores sobre el uso de la información para tomar decisiones científicas y, en última instancia, mejorando la eficiencia de la gestión de toda la organización.
(D) Tecnología y preparación de conocimientos
Ya en 1966, la AAA estadounidense señaló en "Teoría básica de la contabilidad": "Con el desarrollo de la tecnología de gestión y las capacidades de procesamiento de información, información diversa La unificación de funciones hace que los límites entre las funciones de información y las funciones de toma de decisiones tiendan a desdibujarse "Con el desarrollo de la tecnología de redes informáticas y su aplicación profunda en las empresas, esta situación borrosa ha aparecido en un gran número de empresas. . Porque mientras la red de información interna de la empresa conecte las instituciones contables, estadísticas y otras instituciones de información con los departamentos de toma de decisiones y disfrute de los recursos de información de la empresa, los gerentes de cualquier nivel pueden obtener o procesar fácilmente la información requerida a través de la red. El trabajo antes mencionado también decía: "Es importante darse cuenta de que a los contadores les resultará difícil ser responsables de un solo conjunto de información financiera en lugar de manejar toda la información de la organización. La nueva tecnología de la información plantea desafíos para los contadores y, al mismo tiempo,". Al mismo tiempo, también brinda nuevas oportunidades para los contadores. Las personas brindan oportunidades.
Debido a que la informatización de la contabilidad libera a los contadores del tedioso trabajo contable, pueden dedicar más energía al trabajo creativo, como el análisis y utilización de la información, la predicción y la toma de decisiones, y ampliar el alcance de su trabajo. Como analista de información profesional, no solo debe utilizar conocimientos contables para analizar, proporcionar y utilizar diversa información financiera, sino también ampliar el alcance del trabajo contable para enriquecer la información disponible. Los contadores también deben participar activamente en la planificación del diseño y la implementación de todo el sistema de información de la empresa para asegurar su tradicional posición importante en la empresa. Por lo tanto, en el nuevo entorno de tecnología de la información, los contadores no solo deben tener conocimientos contables, sino también conocimientos de operación y habilidades informáticas, conocimientos de gestión y uso de sistemas de redes, así como conocimientos de previsión y toma de decisiones (capacidades de análisis de datos y una fuerte capacidad de comunicación de información). ). Sólo así podrán los contadores afrontar los desafíos de las nuevas tecnologías y seguir siendo invencibles.