Procedimientos de destrucción de archivos contables

Cuando los archivos contables deben destruirse después de que expire el período de retención, se pueden destruir de acuerdo con los siguientes procedimientos:

(1) La organización de archivos de la unidad propone opiniones de destrucción y prepara una lista de destrucción de archivos contables.

(2) El responsable de la unidad deberá firmar la lista de destrucción del expediente contable.

(3) Al destruir archivos contables, tanto la agencia de archivos como la agencia de contabilidad deben enviar personal para supervisar las ventas.

(4) Antes de destruir los archivos contables, el gerente de ventas debe verificar los archivos contables que se van a destruir de acuerdo con el contenido enumerado en la "Lista de destrucción de archivos contables"; después de la destrucción, debe firmar y sellar la contabilidad; lista de destrucción de archivos, e informar al responsable de la unidad para la supervisión de la venta.

Nota: Los comprobantes originales de reclamos y deudas vencidos y pendientes de resolver, así como los comprobantes originales relacionados con otros asuntos pendientes de resolver, no serán destruidos. Debe sacarse por separado, archivarse por separado y conservarse en el departamento de archivos hasta que se resuelvan los asuntos pendientes. Los archivos contables que se hayan archivado por separado deben incluirse en la lista de destrucción de archivos contables y en la lista de almacenamiento de archivos contables.

No se destruirán los archivos contables de la unidad constructiva durante el período de construcción del proyecto.

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