Requisitos de diseño para la informatización contable
En primer lugar, la informatización contable establece un nuevo conjunto de archivos de datos contables.
Los archivos contables tradicionales incluyen comprobantes originales, comprobantes contables, diarios, libros auxiliares, libros mayores y extractos. Los archivos contables de cada período contable de una unidad deben organizarse de acuerdo con ciertos requisitos, cubrirse periódicamente con varios archivos adjuntos y encuadernarse en volúmenes, lo que consume mucho tiempo y espacio, es incómodo de buscar y fácil de destruir. Después de que se publica el informe a principios de cada mes, todavía queda un trabajo importante por hacer: vincular los comprobantes. Aunque es bien conocido como: ejercitar los músculos y los huesos, para nosotros, los contables, perforar agujeros y volar agujas es bastante difícil. A finales de año vinieron tres equipos de inspección para inspeccionar el trabajo y nuestros contables tuvieron que revisar montañas de expedientes. Ahora, con la llegada de las computadoras a la contabilidad, todo esto es historia. Los archivos de contabilidad computarizados se almacenan en dispositivos como disquetes o discos duros. La densidad de almacenamiento de estos dispositivos no tiene comparación con ningún archivo de contabilidad del pasado. Tienen una velocidad de consulta rápida y capacidades de recuperación sólidas, y pueden transmitir información contable rápidamente.
En segundo lugar, el programa de tratamiento de datos presenta novedades.
Los procedimientos de procesamiento de datos contables informatizados son diferentes a la contabilidad tradicional. En la contabilidad tradicional, se deben adoptar diferentes formas de organización del libro de cuentas, procedimientos contables y métodos contables de acuerdo con las características de la escala de producción, el modo de operación y el modelo de gestión de la empresa. En la contabilidad computarizada, se pueden utilizar formularios contables unificados debido a la mayor precisión y velocidad del procesamiento de datos. Y debido a que la probabilidad de errores en el procesamiento de datos por computadora es muy pequeña, no es necesario realizar diversas verificaciones durante el proceso de procesamiento de datos, como verificación contable, verificación contable, verificación de estados contables, etc., como la contabilidad tradicional. Los contables de hoy deben haber tenido esta experiencia: al conciliar cuentas a fin de mes, tienen que revisar todos los comprobantes y libros de contabilidad sólo por la diferencia de unos pocos centavos. Cadena 3
En tercer lugar, el significado de contabilidad es diferente.
En condiciones manuales, la contabilidad significa registrar cuentas detalladas, diarios y libros mayores en diferentes libros de cuentas por diferentes personas según diferentes cuentas. Esta copia repetitiva y tediosa conduce a un ciclo contable largo, velocidad lenta y baja eficiencia. Después de la informatización, la contabilidad es sólo un proceso de procesamiento de datos. Después de los pasos de procesamiento de datos contables, los comprobantes contables auditados se convierten en archivos contables formales y se transfieren de la "biblioteca de comprobantes temporales" a la "biblioteca de cuentas en ejecución" para su almacenamiento. Ya no se permite modificar el comprobante después de la contabilidad. Durante la contabilidad, los montos de la cuenta se resumen y se actualiza la "Biblioteca de montos y saldo de cuenta". El libro mayor real sólo puede separarse temporalmente de la "biblioteca de cuentas en ejecución" cuando sea necesario y mostrarse en la pantalla o imprimirse en la impresora.
En cuarto lugar, las características de la información contable son diferentes.
En comparación con la contabilidad tradicional, la información proporcionada por la contabilidad computarizada es rápida, de alta calidad y altamente específica.