Ejemplo para ilustrar la falta de comprensión del papel de la informatización contable

Ya sea en la contabilidad manual o en la contabilidad computarizada, los libros de cuentas deben registrarse de acuerdo con los comprobantes contables auditados, lo que se denomina contabilidad inversa, consiste en cancelar los datos contables que se han registrado, restableciendo así la contabilidad. datos al estado antes de la contabilidad. Es la operación inversa de la contabilidad y es un concepto que sólo existe en los sistemas contables computarizados. Ha habido un acalorado debate sobre si el software de contabilidad debería estar equipado con funciones anti-contabilidad. Por lo tanto, incluso hoy en día, cuando el diseño funcional del software de contabilidad se utiliza ampliamente como referencia, la función anti-contabilidad es bastante diferente. Kingdee fue el primero en intentar esto y añadió una función anti-contabilidad a su "Accounting Storm". Sin embargo, los fabricantes de software de contabilidad establecidos como UFIDA y Anyi no estuvieron de acuerdo y se negaron a "liquidar" la función anti-contabilidad en su software. Creen que los datos contables no se pueden modificar después de la contabilidad. Sólo así se puede garantizar la calidad y credibilidad de la información contable. En una situación en la que todavía existen diversas disputas sobre si los datos contables electrónicos pueden utilizarse como base de auditoría, la función anticontabilidad dará a la gente una sensación de inseguridad. El autor cree que la función de contabilidad inversa es un método ideal para corregir errores en los resultados del procesamiento económico de los sistemas contables computarizados. Siempre que se tengan plenamente en cuenta sus deficiencias en el diseño y se establezcan restricciones estrictas en su uso, se puede incorporar a la función del software de contabilidad.

-Función de la función anti-contabilidad

La función anti-contabilidad juega un papel insustituible en las siguientes situaciones:

1. Los vales están registrados. Es muy probable que esta situación ocurra en las primeras etapas de la puesta en funcionamiento del sistema de contabilidad computarizado, especialmente durante el período de operación de prueba. Si no existe una función de contabilidad inversa, una gran cantidad de comprobantes de corrección contable erróneos solo se pueden preparar para su corrección, lo que da como resultado una gran cantidad de información redundante e inútil en los libros de cuentas, lo que afecta el uso de la información contable y tampoco es propicio; al trabajo de auditoría - cuando el auditor descubre otra Cuando una contabilidad es incorrecta, podrá corregirse en comprobantes posteriores. Cuando esto sucede en grandes cantidades, los auditores quedarán paralizados por el bien y el mal, afectando la eficiencia y la capacidad de detección de errores del trabajo de auditoría. Si existe una función de contabilidad inversa, puede cancelar la contabilidad primero, corregir todos los comprobantes erróneos y luego volver a contabilizar. Esto puede reducir en gran medida la información redundante en el libro de cuentas, y la información del libro de cuentas será concisa y fácil de leer. usar.

2. Los certificados contables son inconsistentes. En la contabilidad manual, debido al descuido del personal contable, a menudo se producen errores de contabilización, lo que hace que los certificados contables sean inconsistentes. En este momento, el método de corrección cruzada se utiliza generalmente para la corrección. En el sistema de información contable computarizado, la esencia de la contabilidad es transferir datos relevantes en la base de datos de comprobantes contables a la base de datos del libro de cuentas, y antes de la publicación formal, los comprobantes contables deben equilibrarse para garantizar su precisión, de modo que las credenciales de contabilidad sean generalmente consistentes. . Sin embargo, es muy posible que cuando el sistema de contabilidad computarizado sea atacado por un virus informático, o los sectores del disco duro de la computadora que almacenan los datos del libro de contabilidad se dañen físicamente, o la base de datos del libro de contabilidad sea manipulada ilegalmente sin iniciar el software de contabilidad computarizado. conduce a discrepancias en las cuentas. Ya sea que haya errores en los libros de cuentas o en los comprobantes, no se pueden corregir mediante corrección cruzada, registro complementario o eliminación de pérdidas como la contabilidad manual. La mejor manera es hacer contabilidad inversa. Si los datos del comprobante son correctos pero solo el registro del libro de cuentas es incorrecto, solo necesita cancelar el libro de cuentas incorrecto y transferir el comprobante correcto; si el comprobante es incorrecto, independientemente de si el registro del libro de cuentas es correcto o no, debe hacerlo; primero cancelar los datos registrados en el libro de cuentas y luego procesar los comprobantes incorrectos uno por uno Modificar, verificar y volver a registrar la cuenta.

3. La interrupción inesperada del proceso contable durante la contabilidad manual puede no ser un problema. El contable sólo necesita registrar el seguimiento. En un sistema de contabilidad computarizado, la contabilidad la realizan automáticamente las computadoras. Cuando el proceso de contabilidad se interrumpe inesperadamente debido a emergencias como cortes de energía, ataques de virus, etc., el personal de contabilidad no tiene forma de saber cuántas credenciales se han registrado en la computadora y la contabilidad no se puede realizar una vez que el sistema vuelve a la normalidad. . Quizás, en teoría, las personas que dominan las computadoras y el software de contabilidad pueden conocer el comprobante de registro cuando se interrumpe el procesamiento contable consultando los registros en la base de datos contable, pero esto no es realista para el personal contable computarizado ordinario. E incluso si se conoce el número de comprobantes de registro en el momento de la interrupción inesperada, el software de contabilidad no puede continuar con la contabilidad. La única forma es configurar una función anti-contabilidad. En este sentido, las "Especificaciones de funciones básicas para la contabilidad" también estipulan que el software de contabilidad "debe tener la función de utilizar los datos existentes para restaurarlos al estado más reciente en caso de falla de la computadora o apagado forzado de los datos contables internos y externos". El estado más reciente aquí es el estado después de la última cancelación contable.

En segundo lugar, el diseño de las condiciones para el uso de la función anti-contabilidad.

La función anti-contabilidad obviamente no es una función de uso común y solo se puede usar en las circunstancias especiales anteriores. . Si se abusa de la función anticontabilidad, no solo afectará la seriedad del procesamiento contable, sino que también aumentará considerablemente la carga de trabajo. Mucha gente utiliza esto como motivo para oponerse al diseño de funciones anti-contabilidad en el software de contabilidad. Por tanto, su uso debe estar estrictamente limitado. Las restricciones deben incluir al menos:

1. El operador debe ser el contable original autorizado por el administrador del sistema.

En un sistema de contabilidad computarizado, el contable es totalmente responsable de la exactitud de los libros contables. Quien comete un error contable sólo puede ser responsable de corregirlo. El propósito de la función de contabilidad inversa es cancelar algunos o incluso todos los libros contables erróneos y volver a contabilizarlos correctamente. En esencia, también es una corrección de cuentas erróneas. Para garantizar la seriedad de las operaciones contables y evitar el abuso de la función de contracontabilidad, los operadores deben estar autorizados por el administrador del sistema para implementar la contracontabilidad.

2. La liquidación sólo podrá realizarse antes del cierre, es decir, después de que todos los negocios económicos de este período hayan sido procesados ​​y considerados correctos, para que se puedan fijar los negocios económicos de este período. La operación de pago significa que no hay ningún negocio económico a procesar en este período. No se permite ingresar los comprobantes contables de este período, ni se permite calcular y compensar el negocio económico de este período.

3. La contabilidad sólo se puede realizar en orden inverso al número o fecha del comprobante. La contabilidad se realiza por orden de fecha y número de comprobante. Sólo cancelando continuamente registros en la base de datos contable en orden inverso se puede garantizar una contabilidad normal. Esto significa que el alcance de la contabilidad inversa debe comenzar desde el último registro o el último comprobante registrado en la base de datos contable y retroceder en orden inverso para determinar el número de registros para la contabilidad inversa. No está permitido extraer arbitrariamente varios registros. La base de datos contable. Los registros (sean consecutivos o no) sirven como ámbito de la contabilidad inversa.

3. Procesamiento de datos del proceso de contabilidad inversa

La contabilidad inversa es la operación inversa de la contabilidad. En cierto sentido, también es una forma especial de contabilidad, por lo que las dos deben ser. considerados juntos al diseñar. En todo software de contabilidad, la contabilidad es una función esencial. En términos generales, la contabilidad por computadora consiste en transferir los datos de la base de datos de comprobantes contables a la base de datos contable, por lo que la contabilidad inversa consiste en transferir el último registro o registros de la base de datos contable de regreso a la base de datos de comprobantes contables, que debe transferirse de regreso. La grabación es la alcance de la contabilidad inversa. En términos generales, este rango debe ser especificado por el supervisor de contabilidad del mostrador según sea necesario. Sin embargo, el software de contabilidad debe proporcionar la función de posicionamiento automático en caso de que el proceso de contabilidad se interrumpa inesperadamente y se restablezca al estado previo a la contabilidad. La solución para el software de contabilidad existente es hacer una copia de seguridad de los datos contables en un archivo fijo en el disco duro antes de cada contabilidad oficial. Si esta contabilidad se interrumpe inesperadamente, los archivos de la base de datos del libro mayor se restaurarán utilizando archivos de respaldo. Debido a que el nombre del archivo respaldado en el disco duro es fijo y único cada vez, sólo se puede restaurar la última contabilidad, y sólo una vez. Además, este tipo de copia de seguridad y recuperación se completa una vez al mes para los datos de la cuenta. Si el volumen de negocio económico de una unidad es grande, llevará mucho tiempo realizar la contabilidad y la contabilidad inversa en un mes. Para mejorar la eficiencia, se prevé utilizar los dos métodos siguientes para resolver el problema:

65438+ De esta manera, el rango se puede especificar directamente en función de la fecha y el número del bono, o el rango se puede restaurar en función del punto de demarcación realizado después de cada contabilidad. El estado antes de la última o la última contabilidad. La implementación de la contabilidad inversa ya no consiste en transferir los datos de la base de datos contable a la biblioteca de comprobantes no facturados, sino en eliminar los registros relevantes en la base de datos contable y, al mismo tiempo, eliminar la marca publicada y la marca final de los registros correspondientes en la biblioteca de vales no facturados. De esta manera, aunque los registros en la base de datos de comprobantes no bancarios aumentan el espacio en el disco duro, ahorra el tiempo de respaldo de los datos antes de cada contabilidad formal y el espacio en el disco duro ocupado por los archivos de respaldo. En comparación con los métodos existentes, este método es más eficiente, ocupa menos espacio y es más flexible y cómodo de usar.

2. Combine la base de datos de comprobantes no contabilizados y la base de datos del libro de cuentas, y configure solo una base de datos de comprobantes contables unificada. El inventario de comprobantes contables contiene todos los comprobantes no contabilizados y comprobantes contabilizados, y su estructura incluye todos los campos en los dos archivos de la base de datos, es decir, además de los campos involucrados en el llenado de comprobantes no contabilizados, también incluye identificadores contables, contables, etc. Al igual que el primer método, para restaurar el estado anterior al último o los últimos cálculos, se agrega un campo de identificación de corte contable para registrar el alcance de cada cálculo. Cuando necesite agregar, editar o consultar comprobantes no contabilizados, el sistema filtrará los registros con marcas contables; cuando necesite consultar o imprimir libros de cuentas, el sistema filtrará los registros sin marcas contables. Cada vez que registre una cuenta, debe completar la marca contable y el nombre del contador en el registro del comprobante dentro del rango contable, y poner una marca de corte en el último registro dentro del rango contable. La implementación de la anticontabilidad de esta manera es relativamente simple, siempre que se eliminen la identificación contable, el contable y la identificación del terminal en los registros dentro del alcance de la anticontabilidad. La alta eficiencia y el ahorro de espacio de este enfoque son ideales. Sin embargo, dado que los comprobantes no facturados y los comprobantes registrados * * * utilizan la misma base de datos, parece que la posibilidad de corrupción de datos ha aumentado. Pero piénselo detenidamente, dado que hay cientos de archivos en el sistema de información contable y solo fusionando la base de datos de comprobantes no contabilizados con la base de datos de comprobantes contabilizados (base de datos del libro de cuentas), la posibilidad de aumentar el daño a los datos debería ser muy limitada.