Cómo reembolsar los gastos de viaje de agencias y unidades gubernamentales

Se deben seguir procedimientos estrictos para el reembolso de gastos de viaje, incluida la aprobación antes de incurrir en el gasto, la recolección de vales y la solicitud de reembolso después de incurrir en el gasto, y la revisión y pago final.

1. Aprobación antes de que se produzcan los gastos de viaje

Antes de realizar un viaje de negocios, los empleados de las agencias gubernamentales deben presentar una solicitud de presupuesto de viaje a su unidad en función de factores como el motivo del viaje. viaje de negocios, destino y tiempo. El líder de la unidad o el departamento financiero revisará y aprobará la solicitud para garantizar que el motivo del viaje de negocios sea razonable y que el monto del presupuesto sea apropiado.

2. Recogida de vales y solicitud de reembolso después de incurrir en gastos de viaje.

Durante el viaje de negocios, los empleados deben conservar adecuadamente todos los vales relacionados con gastos de viaje, como billetes, facturas de alojamiento, catering. facturas, etc. Después del viaje de negocios, los empleados deberán completar el formulario de reembolso de gastos de viaje de acuerdo con el formato y requisitos especificados por la unidad y adjuntar los comprobantes correspondientes.

3. Revisión y pago del reembolso de gastos de viaje

Luego de que el empleado presente la solicitud de reembolso, el departamento financiero de la unidad revisará el formulario de reembolso y los comprobantes adjuntos. La revisión incluye la autenticidad y conformidad del bono, así como la coherencia del monto del reembolso con el presupuesto. Después de la aprobación, el departamento de finanzas pagará el reembolso a la cuenta bancaria personal del empleado.

En el proceso de reembolso de gastos de viaje, los empleados deben cumplir estrictamente con los estándares y requisitos estipulados por la unidad, y no se les permite informar o reclamar falsamente gastos de viaje. Al mismo tiempo, las unidades también deberían fortalecer la gestión interna para garantizar el cumplimiento y la transparencia en el reembolso de los gastos de viaje.

En resumen:

El reembolso de gastos de viaje por parte de agencias y unidades gubernamentales debe seguir procedimientos y regulaciones estrictos, incluida la aprobación antes del viaje de negocios, la recolección de vales y la solicitud de reembolso después del viaje de negocios. y revisión de reembolsos y pagos. Los empleados deben cumplir con las regulaciones de la empresa y garantizar el cumplimiento de los gastos. Las empresas también deben fortalecer la gestión interna y mejorar la transparencia y eficiencia del reembolso de los gastos de viaje.

Base legal:

“Medidas para la Gestión de Gastos de Viajes de Agencias Centrales y Estatales”

El artículo 6 estipula:

Inter -Los gastos de transporte urbano se basan en La clase del medio de transporte se reembolsará de acuerdo con el certificado, y la tarifa de reserva del boleto, la tarifa de endoso o reembolso una vez aprobado, y la prima del seguro de accidentes de tránsito del medio de transporte se reembolsará de acuerdo con el certificado. Los gastos de alojamiento se reembolsarán al recibirlos dentro del límite estándar. El subsidio de alimentación se reembolsará de acuerdo con el estándar del destino del viaje de negocios, y el subsidio de alimentación durante el viaje se reembolsará de acuerdo con el estándar del destino final del día. Los gastos de transporte dentro de la ciudad se reembolsarán según las normas prescritas. Si los gastos de viaje no se gastan según las normas, el exceso de gastos correrá a cargo del propio individuo.

"Ley de Contabilidad de la República Popular China"

El artículo 14 estipula:

Los comprobantes contables incluyen comprobantes originales y comprobantes contables. Para tramitar los asuntos económicos de negocios enumerados en el artículo 10 de esta Ley, se deberán llenar u obtener los comprobantes originales y presentarlos oportunamente ante el organismo contable. Las instituciones contables y los contadores deben revisar los comprobantes originales de acuerdo con las disposiciones del sistema de contabilidad nacional unificado. Tienen derecho a negarse a aceptar comprobantes originales falsos o ilegales y comunicar al responsable de la unidad cualquier registro que sea inexacto; o incompletos serán rechazados. Los comprobantes originales serán devueltos y deberán ser corregidos y complementados de acuerdo con lo establecido en el sistema de contabilidad nacional unificado. Todo el contenido registrado en el comprobante original no será alterado; si el comprobante original contiene errores, será reexpedido o corregido por la unidad emisora, y la corrección será sellada con el sello de la unidad emisora. Si existe un error en el monto del bono original, éste será reexpedido por la unidad emisora ​​y no se realizarán correcciones en el bono original. Los comprobantes contables se prepararán sobre la base de comprobantes originales auditados y materiales relevantes.