Problemas existentes y contramedidas en la construcción de gestión de archivos digitales
Problemas existentes y contramedidas en la construcción de la gestión digital de archivos
La gestión de la información de archivos empresariales es un proyecto complejo que involucra muchos aspectos. Por esta razón, debemos tomar las medidas correspondientes para fortalecer la empresa. Archivos Trabajo de gestión de la información. Para los problemas existentes en proyectos reales, debemos aplicar las contramedidas correspondientes para responder a ellos basándose en un análisis cuidadoso para promover el desarrollo de la informatización de la gestión de archivos.
1 Problemas en la gestión de la información de los archivos
1.1 Las empresas no prestan suficiente atención a la construcción de la información de los archivos
La construcción de un sistema de gestión de archivos es un sistema complejo El costo del proyecto es relativamente alto, por lo que la gestión de la información de archivo de las grandes y medianas empresas requiere la atención de los líderes, apoyo financiero, talentos técnicos profesionales y un mecanismo de gestión sólido. Muchas empresas han invertido fondos en la renovación de equipos y la construcción de ingeniería, pero la construcción de archivos y tecnologías de la información se ha quedado muy atrás.
1.2 Modelo de gestión de archivos hacia atrás
La construcción de la informatización de archivos en nuestro país se inició a finales de los años 80. En la actualidad sólo existen archivos en papel y archivos electrónicos, y la gestión de archivos tradicional. Ya no es adecuado para la gestión actual de archivos electrónicos, y la gestión de la información de los archivos en las grandes y medianas empresas se encuentra básicamente todavía en su infancia, lo que provoca la pérdida y la confidencialidad de algunos archivos.
1.3 La protección de seguridad de los archivos electrónicos no es lo suficientemente estricta
La vulnerabilidad de la red a la invasión supone una amenaza directa a la seguridad de la información del archivo. Por lo tanto, se hace un buen trabajo. En la construcción de la informatización de archivos, mejorar la seguridad de los sistemas de redes de información de archivos se ha convertido en un tema importante.
2 Contenidos básicos de la gestión de la información de archivos empresariales
El contenido central de la gestión de la información de archivos empresariales es la aplicación de la tecnología informática. La principal manifestación de la informatización es el uso de computadoras para procesar archivos. Recursos de información. Por lo tanto, el contenido básico de la gestión de la información de archivos empresariales se puede resumir en los siguientes aspectos.
2.1 Realizar la digitalización de la información de archivo
La digitalización de la información de archivo es la base de toda la gestión de la información de archivos, y todos los demás enlaces se basan en esta base. La gestión de archivos de los archivos multimedia tradicionales ha cambiado de la gestión de archivos en papel a la gestión de archivos digitales. Partiendo de acelerar el proceso de digitalización de los archivos de oficina y centrarse en el archivo y gestión de documentos electrónicos, las empresas deben fortalecer la construcción de recursos de información de archivo, es decir, por un lado, deben convertir archivos tradicionales previamente formados en formatos digitales mediante el escaneo. y otros medios para que puedan procesarse mediante el uso directo de computadoras; por otro lado, la implementación integral de documentos oficiales electrónicos para garantizar que los archivos formados en el futuro sean principalmente documentos electrónicos y se digitalicen cuando se reciban.
2.2 Realizar la utilización de la información de archivo en la red
La utilización de la información de archivo ha cambiado de servicios principalmente cara a cara en el pasado a servicios principalmente en línea. Los prestatarios envían solicitudes de préstamo a través de. Internet y archiveros Revisados y prestados en línea. Durante todo el proceso de préstamo, el prestatario no necesita ponerse en contacto con los archivos, lo que resulta muy cómodo para empresas con departamentos muy alejados entre sí. Debido a la conveniencia de su uso, inevitablemente más personas lo tomarán prestado, aumentando así la tasa de utilización de los archivos.
2.3 Automatización de la recuperación
Aunque la gestión de archivos tradicional ha compilado muchas herramientas de recuperación, cuando la cantidad de archivos es grande, la eficiencia de uso sigue siendo baja. La recuperación por computadora es rápida y eficiente, y puede lograr una recuperación desde múltiples ángulos, que no tiene comparación con las herramientas de recuperación tradicionales. Además, este tipo de recuperación automatizada también se puede realizar a través de Internet.
3 Contramedidas para fortalecer la gestión de la información de archivos empresariales
3.1 Establecer un sistema de gestión de archivos que cumpla con los requisitos de informatización
En la gestión de empresas grandes y medianas empresas, establecer y El sistema de gestión de archivos que está conectado a los sistemas de gestión empresarial pertinentes es la condición más básica para la informatización de archivos. El sistema de gestión de archivos debe tener múltiples formatos de almacenamiento de archivos, admitir múltiples funciones y ser capaz de conectar varios procesos en la gestión de archivos en papel para satisfacer las necesidades de la gestión integrada de documentos empresariales. Sobre esta base, se pueden recopilar y controlar los archivos electrónicos de cada departamento, y también es propicio para que cada departamento revise los archivos.
3.2 Fortalecer la gestión de archivos y documentos electrónicos corporativos
La gestión organizativa del archivo de documentos electrónicos debe comenzar con el departamento de formación de documentos electrónicos corporativos, e incluir el archivo de documentos electrónicos en los puestos de trabajo. del personal relevante Plan para garantizar la autenticidad de los archivos electrónicos.
3.3 Preste atención a cultivar talentos en la gestión de la información de archivos
La calidad del personal de archivos afecta directamente el proceso de informatización de los archivos. El departamento de archivos debe realizar capacitación en habilidades y esforzarse por cultivar un grupo. de talentos compuestos. En primer lugar, debemos potenciar una formación que combine los conocimientos teóricos con la práctica. Los archiveros no sólo deben poseer sólidos conocimientos teóricos básicos, sino también mejorar continuamente sus habilidades prácticas en la gestión de información de archivos. Diferentes empresas ponen diferente énfasis en el sistema de conocimiento de los archiveros. Algunas empresas tienen una gran cantidad de archivos científicos y tecnológicos, especialmente los planos y datos de finalización de varios proyectos de renovación que son grandes y complejos. Al mismo tiempo, también hay archivos contables, audiovisuales y físicos, etc., que ocupan un lugar más alto. requisitos para los archiveros. Por lo tanto, los métodos de formación que combinan conocimientos teóricos con la práctica se han convertido en un medio importante para mejorar las habilidades empresariales. Por lo tanto, las empresas deben fortalecer la capacitación en tecnología de la información del personal de archivos para que domine el uso de los sistemas de gestión de archivos. Aunque el conocimiento de los archiveros sobre la entrada de datos por computadora se ha vuelto popular, aún es necesario fortalecer su dominio del uso de redes, software de gestión y conocimientos de bases de datos, que también son la base y la garantía para el funcionamiento normal y sin problemas del sistema de gestión de archivos. .
3.4 La red de información de archivo debe contar con una protección de seguridad adecuada
La gestión de la información de archivo de las grandes y medianas empresas debe utilizar una red cerrada que sólo sea utilizada por el personal interno para su trabajo. Al construir la red, implemente aislamiento físico para garantizar la seguridad básica de la red. Al mismo tiempo, se debe establecer un sistema de gestión de seguridad para las redes de información de archivos para garantizar fundamentalmente la seguridad del sistema. Se deben instalar cortafuegos, software antivirus y sistemas de detección de intrusiones en las redes de información de archivos, y se deben tomar medidas de refuerzo y protección contra el núcleo del host. Implemente control de nivel, confirme el nivel de derechos de acceso de los usuarios y realice una revisión de la información de diferentes archivos de acuerdo con diferentes niveles para evitar operaciones ilegales por parte de personas no autorizadas. Además, es necesario prestar atención y fortalecer la educación de los empleados sobre la protección de la seguridad y cumplir estrictamente las normas y reglamentos para la construcción de redes de información de archivos.
3.5 Intercambio de información
En la feroz competencia del mercado en la sociedad moderna, si las empresas quieren sobrevivir y desarrollarse, deben dominar información completa, efectiva y oportuna. Estas son necesidades objetivas. La información de archivo único a menudo sólo refleja información sobre las actividades internas de la empresa, con importantes retrasos y limitaciones. Bajo la tendencia mundial de exigir "compartir plenamente los recursos de información", la gestión de la información de los archivos corporativos debe avanzar hacia objetivos más elevados. Debe fortalecer la interconexión y la cooperación con varios departamentos de la empresa, centrarse en la integración de la información de los archivos y optimizar los archivos corporativos. El diseño de los recursos de información logra el máximo intercambio de recursos de información con ventajas generales. Este es un requisito para una gestión empresarial eficiente y una parte importante de la gestión de la información de archivos.
Bajo los requisitos de la nueva era histórica, en el proceso de promoción de la gestión de la información de los archivos, el departamento de archivos de la empresa debe tener ideas de archivos integradas en la gestión integral de la empresa y optimizará y combinará los recursos de información. de cada departamento de la empresa para construir una empresa La gestión interna integrada de la información como dirección de desarrollo, especialmente la investigación sobre la gestión integrada de archivos, información, libros y recursos documentales, promoverá el rápido desarrollo de la gestión de la información de los archivos empresariales y, en última instancia, logrará el objetivo de construcción de compartir al máximo los recursos de información. Esto también está en línea con la política de información de “planificación general, liderazgo estatal, estándares unificados, construcción conjunta, interconexión y pleno intercambio de recursos” propuesta por el país durante el importante período de desarrollo de la informatización.
La gestión de información de archivos empresariales no es solo un trabajo nuevo, sino también un proyecto de sistema complejo que requiere el uso de conocimiento multidisciplinario, colaboración entre departamentos y soporte multienlace. Para promover el desarrollo saludable de la gestión de la información de los archivos empresariales, todas las empresas deben comprender plenamente la importancia y el papel de la gestión de la información de los archivos empresariales y reformar el sistema de gestión del trabajo de los archivos y el mecanismo operativo. En el proceso de implementación de la gestión de la información de archivos empresariales, debemos tomar decisiones científicas, hacer planes generales, proceder paso a paso, fortalecer la coordinación, garantizar la eficacia de la inversión de capital y prestar atención a la gestión del talento de los archivos. Al mismo tiempo, es necesario aprovechar al máximo la eficacia de los recursos de información de los archivos corporativos, proporcionar servicios eficaces a las empresas e implementar de forma eficaz la gestión de la información de los archivos corporativos.