Proceso de gestión de archivos
La gestión de archivos generalmente incluye la recopilación, clasificación, reorganización, descripción, consulta, préstamo, utilización, estadísticas, identificación, destrucción y otros procesos de los archivos.
1. Recepción de archivos
Al configurar el proceso OA, los archivos archivados se archivan automáticamente en la biblioteca receptora, al mismo tiempo que se integra con el sistema empresarial para archivarlos automáticamente; datos del contrato.
Los administradores de archivos pueden recibir todos los archivos creando un archivo nuevo o subiéndolos al sistema de archivos mediante conexión por lotes. Después de completar los elementos bibliográficos, se pueden archivar en los archivos. Una vez completada la aprobación, se llevará a cabo la transferencia física y el archivo se guardará en el estante y el archivo entrará oficialmente en vigor.
2. Organización de archivos
Estandarice la entrada de archivos, personalice los elementos de descripción de información de archivos relacionados con el negocio y archive automáticamente el contenido histórico del proceso.
3. Reorganización de archivos
De acuerdo con los estándares nacionales de clasificación de archivos, establecer estándares de clasificación y métodos de organización de varios archivos, y estandarizar el establecimiento de reglas de numeración de archivos.
4. Consulta de archivos
El sistema puede localizar rápidamente el contenido requerido y mejorar la utilización del archivo.
5. Préstamo de archivos
Pan Micro Documents puede realizar la gestión digital de todo el proceso de préstamo de archivos, aprobación de préstamo y gestión de entrada y salida del almacén para garantizar que el préstamo de archivos se registre y rastreable.
6. Destrucción de archivos
Al configurar el período de retención de archivos en el sistema, el sistema avisará automáticamente cuando los archivos caduquen y se pueda aprobar la lista de destrucción.
7. Gestión de almacén
Para garantizar una gestión estandarizada de los archivos físicos, el documento debe ayudar al mantenimiento unificado del almacén físico dentro de la organización, incluida la información básica del almacén, las áreas. , racks compactos, etc. Definir almacenes virtuales, gabinetes densos, archivadores, etc. en el sistema para facilitar la gestión de procesos y registros de operación.