¿Cómo puede ser claro y sencillo el número de expediente?

(1) Para la preparación del número de caso completo, complete el código compilado por los archivos para la unidad de archivo. Por ejemplo, en la escuela secundaria número 1 de Shaodong, los archivos del condado determinaron el número completo del caso como "142" y lo marcaron como "0142". Si no se ha determinado el número completo del archivo, no se podrá completar el número antes de ingresar el archivo a la biblioteca. Las empresas pueden completar las letras pinyin chinas de la unidad de expresión.

(2) Confección de números de catálogo. Complete el número del directorio al que pertenecen los archivos de todo el portafolio. No se permiten números de directorio de archivos duplicados dentro del mismo fondo. Las empresas o unidades que preparan planes de clasificación con referencia a las "Reglas de prueba para la clasificación de archivos de empresas industriales" pueden completar los códigos de característica de categoría. El número del directorio de archivos debe establecerse de acuerdo con el estado de disposición de los archivos de todo el clan. Los números del directorio de archivos se pueden configurar según diferentes momentos, diferentes estructuras organizativas, diferentes períodos de almacenamiento, diferentes temas o diferentes formas de soporte. La cantidad de archivos contenidos en cada directorio de archivos es generalmente de tres dígitos. Es decir, cuando el número de archivos en el directorio de archivos es inferior a 1000, generalmente no hay un directorio de archivos separado o un número de directorio de archivos; cuando el número de archivos excede 1000, se debe establecer un directorio de archivos separado y un número de directorio de archivos separado; debe ser compilado. No debe haber números de directorio de archivos duplicados en todo el clan. El número de catálogo es un identificador de código de categoría de archivo compuesto por letras pinyin chinas y números arábigos. Las categorías de diferentes niveles se pueden separar mediante el delimitador "●". Si no hay malentendidos, omita el delimitador.

1. El número de catálogo de una categoría de primer nivel se escribe con una o dos letras Pinyin mayúsculas que representan los caracteres chinos de la categoría. Es decir, w representa archivos de documentos; y representa archivos comerciales (si una empresa tiene muchos archivos comerciales, se pueden marcar con Y1, Y2, Y3, etc.), k representa archivos contables (informe K1, cuenta); libro K2, bono K3); x representa archivos audiovisuales; d representa archivos electrónicos; SW representa objetos de archivo.

2. Los números arábigos "1", "2" y "3" se utilizan para representar tres períodos de almacenamiento diferentes: permanente, a largo plazo (o 30 años) y a corto plazo (o 10 años).

3. Ejemplo de compilación de números de teléfono

El número de directorio del archivo comercial y1 representa archivos comerciales permanentes; Y2 representa archivos comerciales a largo plazo (o 30 años); Y3 representa archivos comerciales a corto plazo; (o 10 años) ) documentos comerciales.

(3) Número de archivo (archivo) y número de página

1 El número de archivo es el número de serie del archivo en el directorio, y el número de archivo se identifica con tres árabes. numerales. Los archivos del directorio están numerados en orden y no debe haber números vacíos. No se permiten números de archivos duplicados dentro del mismo directorio de archivos (o en la categoría más baja del sistema de clasificación). Todos los archivos en cada directorio de archivos solo se pueden numerar con números de serie. Si hay más de dos (incluidos dos) números de serie de archivos en un directorio, se deben volver a numerar los números de serie de los archivos o se deben configurar los directorios de archivos por separado. Los archivos de documentos, archivos comerciales y archivos científicos y tecnológicos ordenados por "volumen" deben compilarse secuencialmente dentro del mismo período de almacenamiento, y luego el número de archivo (completado en la columna del número de serie) y el número de página deben compilarse secuencialmente en unidades de archivo. Los estados financieros, libros de cuentas, comprobantes y otros en archivos contables se escriben en forma de "gran flujo" y cada archivo tiene un número de página.

2. El número de serie es el número de secuencia de los archivos archivados, que es un símbolo importante que refleja el estado de los archivos archivados en todo el clan y el orden fijo de los archivos archivados. Dividido en "Números de pieza de sala y números de pieza de biblioteca". El número de habitación es el número de serie de los archivos archivados escritos a partir de "1" en la categoría más baja del esquema de clasificación, y el número de página se escribe para cada elemento. El número de serie de la biblioteca se refiere al número de serie compilado después de que los documentos archivados se transfieren a la biblioteca, se vuelven a identificar, se clasifican y se organizan. Los archivos audiovisuales, electrónicos y físicos deberán numerarse por categoría a partir del "1".

3. El número de página es el número de página completado para los materiales del documento en el volumen. Los números de página se identifican con números arábigos. Las páginas de los documentos del volumen están numeradas secuencialmente y no deben quedar espacios en blanco.

Cuatro. Requisitos de calidad para los archivos:

(1) requisitos de combinación (volumen); centrarse en los temas, teniendo en cuenta otras características, de modo que los documentos y los materiales estén estrechamente relacionados y clasificados; apropiadamente y emite un tipo único y claro, años mixtos, período de almacenamiento preciso.

1, completo y completo. Los documentos y materiales archivados deben estar completos y no debe omitirse ninguna parte de una pregunta. Todos los materiales de escritura deben estar escritos con tinta carbón o tinta negra azulada y el trabajo de recopilación debe realizarse unidad por unidad; debe prestarse atención a la recopilación de documentos y materiales formados por los departamentos comerciales que reflejan funciones y actividades profesionales; recopilación de materiales para eventos importantes; recopilación de textos y copias impresas;

Si el manuscrito es un borrador mecanografiado redactado directamente en la computadora, generalmente solo necesita recibir el manuscrito en papel y el borrador mecanografiado. Además de estar firmado por el líder, también debe estar sellado el sello oficial de la empresa para indicar su validez. Si hay cambios importantes o instrucciones de liderazgo en la copia impresa de la computadora, deben recopilarse y archivarse junto con la copia impresa; los documentos oficiales con instrucciones de liderazgo importantes deben recopilarse y archivarse junto con los originales; Las instrucciones sobre el mismo tema y las respuestas deben presentarse juntas.

2. Ciencia de la clasificación. Los archivos de todo el clan adoptan un esquema de clasificación unificado, con niveles de clasificación claros, conceptos claros de categorías, elementos y proyectos. Los límites entre categorías paralelas son claros y no se superponen ni se superponen entre sí.

3. Mantenga los documentos conectados internamente.

A. Contacto temporal. Es necesario distinguir el año y no se deben confundir documentos de diferentes años. Si un documento tiene múltiples características temporales, la fecha de emisión del documento (fecha de redacción) se utilizará como base para determinar el año al que pertenece el documento. Planes, programas, resúmenes, presupuestos y cuentas finales, informes estadísticos y documentos normativos, etc. En relación con documentos de diferentes años, el año del documento se determina en función de la fecha de emisión (fecha de redacción) y la fecha de emisión del telegrama. En el caso de ciertas circunstancias especiales, se aplicarán los siguientes principios: (1) Las solicitudes y respuestas plurianuales, las cartas y las respuestas deben colocarse en el año de la respuesta, si no hay respuesta, deben colocarse en el año de; la solicitud; múltiples documentos (como relaciones organizativas, relación salarial, carta de presentación administrativa, etc.) se pueden marcar con la hora de inicio y finalización de la planificación, los planes y los presupuestos multianuales deben colocarse en el primer año para el cual se presenta el documento; el contenido está previsto; los resúmenes plurianuales, los informes y las cuentas finales deben colocarse en el último año al que está destinado el contenido del documento; los documentos de las reuniones plurianuales deben colocarse en el año en que finaliza la reunión; los documentos normativos que abarcan varios años deben colocarse en el año de celebración; los documentos normativos deben colocarse en el año de anuncio o aprobación; (2) Los documentos formados en base a años especiales (como los años de enseñanza) se colocan en el año especial. (3) Documentos sin fecha de firma. Se debe verificar la fecha exacta o aproximada del documento mediante comparación, etc., para poder clasificarlo adecuadamente por años. (4) Instituciones temporales, que no existen desde hace mucho tiempo (dentro de dos años) y tienen pocos documentos. Los documentos formados se pueden archivar en el año posterior a la finalización del trabajo, independientemente del año, si hay una gran cantidad de documentos cada año, también se pueden archivar por año;

B.Contacto de origen. Se requiere distinguir entre niveles, y los documentos de agencias de nivel superior, agencias de nivel inferior, agencias del mismo nivel y la unidad deben agruparse por separado. Para los documentos que están estrechamente relacionados con superiores y subordinados, como la solicitud de instrucciones de la unidad y la respuesta de la agencia superior, la solicitud de instrucciones de la agencia de nivel inferior y la respuesta de la unidad, deben juntarse con los documentos de la unidad para formar un volumen. .

C.Conexión de contenidos. Es necesario mantener la unidad del contenido del archivo dentro del volumen y la conexión entre archivos con contenido similar. En general, se resumen por temas diversos documentos administrativos, comerciales, normativos y materiales de investigación formados en las actividades del partido, el gobierno, los sindicatos y la gestión empresarial. Los documentos sobre un mismo tema, una reunión, un proyecto, un caso, así como los originales y anexos, originales y borradores, solicitudes y respuestas, partes remitidas y partes remitidas, se reúnen para formar un documento. Los mensajes y telegramas deben combinarse en un solo volumen. Cuando la cantidad de archivos para un solo número es pequeña, los archivos de otros números con contenido similar se pueden combinar en un solo volumen. Los materiales documentales en diferentes soportes, como cintas de audio, cintas de vídeo, fotografías, películas, disquetes de computadora y otros documentos y archivos relacionados con el contenido, se catalogan de manera uniforme, se almacenan por separado y se anotan en el directorio. Al categorizar temas, el archivo de documentos debe realizarse con regularidad y continuidad según su contenido principal. Los archivos de un determinado contenido deben colocarse en la misma categoría que el año pasado y no pueden modificarse casualmente según necesidades temporales, para no causar inconvenientes para búsquedas y usos futuros.

4. Dividir correctamente el periodo de almacenamiento. De acuerdo con las reglamentaciones nacionales pertinentes y el cronograma del período de almacenamiento de documentos formulado por la unidad de archivo, los documentos y materiales se conservan por separado según los diferentes períodos de almacenamiento.

1. Documentos y materiales De acuerdo con las disposiciones de la Orden N° 8 de 2006 de la Administración de Archivos del Estado sobre el “Ámbito de archivo de documentos y materiales institucionales y el período de almacenamiento de documentos y materiales” y el período de almacenamiento. formulado por la unidad de archivo, los documentos y materiales se almacenarán de forma permanente y fija (30 años, 10 años), se separan dos períodos de almacenamiento diferentes. (1) Los documentos que se conservan permanentemente incluyen los siguientes ocho aspectos importantes: Primero, los documentos y materiales legales y reglamentarios formulados por esta agencia. Este artículo, entendido desde la particularidad de los géneros literarios, puede refinarse en leyes, reglamentos, normas y documentos políticos. El segundo son los principales documentos y materiales que se forman cuando la agencia celebra reuniones importantes y realiza actividades importantes.

Las reuniones importantes celebradas por esta agencia se refieren principalmente al congreso del partido, congreso, reunión de la CCPPCh, reunión de trabajo económico, reunión de inspección disciplinaria, reunión de trabajo anual, reunión del grupo del partido (comité del partido), reunión de la oficina administrativa e importante seminario especial de trabajo celebrado por Esta agencia estará esperando los documentos. Dependiendo de la naturaleza de la organización, se cuentan las actividades que tienen un impacto significativo en la organización. Por ejemplo, documentos y materiales como constitución organizacional, fusión, cambio de nombre, nombramiento y despido de personal, ascensos, reglas organizacionales, dotación de personal, activación y vencimiento de sellos, etc. El tercero son los documentos comerciales importantes y la información generada por la agencia en sus actividades funcionales. Se refiere principalmente a los planes de trabajo anuales o anteriores, resúmenes, documentos normativos, documentos comerciales importantes, materiales de investigación especiales importantes, eventos importantes, historial de la organización, informes estadísticos completos y otros documentos y materiales formados por la agencia. El cuarto son las solicitudes de instrucciones de la agencia sobre temas importantes y la aprobación, instrucciones, informes, resúmenes y declaraciones estadísticas completas de las agencias superiores. El quinto es el historial organizacional de la organización, los nombramientos y destituciones de personal y otros documentos y materiales. En sexto lugar, documentos como la venta de viviendas, la adquisición de terrenos, contratos y acuerdos importantes y el registro de activos. Séptimo, documentos e información importantes emitidos por autoridades superiores pertenecientes al supervisor comercial de la agencia, principalmente referidos a leyes, reglamentos, reglas, estándares comerciales, planes de desarrollo a mediano y largo plazo, etc. En octavo lugar, incluyen cartas y solicitudes de instrucciones de agencias del mismo nivel y de agencias de nivel inferior sobre cuestiones comerciales importantes, así como documentos y materiales como aprobaciones y respuestas de la agencia. Para comprender la importancia y la generalidad de los documentos y materiales gubernamentales, se debe considerar si preservarlos permanentemente desde la escala de las funciones y actividades gubernamentales, el nivel de archivo, su impacto y si los documentos y materiales producidos son de naturaleza política. (2) Los documentos y archivos que se mantienen regularmente incluyen: primero, los documentos comerciales generales y la información formada en las actividades funcionales de la agencia se refieren principalmente a las regulaciones generales, métodos, opiniones y otros documentos formados en el desempeño de las actividades funcionales; diversos departamentos de la agencia Material. El segundo son los documentos y materiales generales producidos por la organización cuando celebra reuniones y realiza actividades. El tercero son los documentos y materiales generales formados por la organización en términos de gestión de asuntos, sistemas, seguridad, etc. El cuarto son los documentos generales formados por el trabajo de gestión de personal de la agencia, incluidos planes de trabajo, resúmenes, materiales especiales de investigación, etc. Quinto, las solicitudes de instrucciones del organismo sobre cuestiones generales y las respuestas e instrucciones del superior. Un proyecto de sistema se lleva a cabo en etapas, por lo que los documentos y materiales generados en cada etapa solo pueden considerarse como asuntos generales. En cuanto a los informes generales de trabajo, resúmenes y cuadros estadísticos, se refieren a documentos y materiales generados por cada departamento de la agencia, que solo reflejan las actividades funcionales de un departamento o un aspecto. En sexto lugar, casi la mayoría de las agencias tienen documentos y materiales generales (incluidos documentos y materiales de reuniones generales) emitidos por agencias superiores con respecto al negocio del que la agencia es responsable pero que necesita ser implementado. Aunque es general, no es una cuestión, sino algo que hay que implementar. Séptimo, los documentos y materiales emitidos por agencias superiores y agencias del mismo nivel que no pertenecen al supervisor comercial pero que deben ser ejecutados. Los superiores o pares mencionados en este artículo no están necesariamente a cargo de los negocios de la agencia, pero deben implementarse con referencia, como transferencia de salario, seguro laboral, asistencia social, reembolso de gastos de viaje, impuestos, títulos profesionales, planificación familiar y otros. documentos. Lo emiten los departamentos de finanzas, personal y trabajo. En octavo lugar, incluyen cartas y solicitudes de instrucciones de agencias del mismo nivel y de agencias de nivel inferior sobre cuestiones comerciales generales, así como documentos y materiales como aprobaciones y respuestas de la agencia. Planes noveno, anuales o superiores (incluidos los planes a largo plazo), resúmenes, estadísticas, informes especiales importantes y otros documentos presentados por organismos de nivel inferior. Siete de los nueve artículos anteriores que se guardan periódicamente utilizan la palabra "general". Para captar la "generalidad" de la literatura, necesitamos ver si las cuestiones involucradas en la literatura son convencionales y técnicas. (3) De acuerdo con el cronograma de períodos de almacenamiento de nuestra empresa, se deben tener en cuenta los siguientes puntos al clasificar los archivos archivados en el año en curso: 1. En principio, los documentos con múltiples períodos de almacenamiento no se pueden mezclar. En segundo lugar, los períodos de retención deberían definirse según la importancia de una cuestión o grupo de documentos, más que por la importancia de un solo documento aislado. Por ejemplo, además de los 30 años de escrituras avanzadas en los materiales de la conferencia de trabajo de educación del condado que son permanentes, también podemos hacer que estas escrituras avanzadas sean permanentes. Nuestro condado estipula de manera uniforme un conjunto completo de materiales para reuniones para eventos importantes y funciones laborales importantes, todos los cuales están designados como permanentes. 3. Los documentos del departamento comercial superior son permanentes y estrictos (políticas, reglamentos, documentos de políticas). Algunos documentos importantes se pueden fijar por 30 años y otros se pueden fijar por 10 años. En cuarto lugar, los departamentos internos del mismo nivel se califican como instituciones a nivel de condado y se aumenta el límite de tiempo. Quinto, sesión informativa entre pares durante 30 años. Requisitos de forma

1. Requisitos de accesorios.

(1) Carpetas de archivos estandarizadas, cajas de archivos de documentos, cajas de archivos de ciencia y tecnología, cajas de archivos de fotografías, cajas de comprobantes de contabilidad, cajas de libros de contabilidad, carpetas de informes de contabilidad, papel de directorio de archivos de archivo, papel de directorio de archivos de archivo, archivo de archivo Índice de catálogo, catálogo de archivos en papel, lista de registro de archivos contables, catálogo de archivos contables, catálogo de archivos de ciencia y tecnología, carpeta de catálogo de archivos, carpeta de catálogo de citas completa, etc. debería adoptarse.

(2) Adquiera herramientas de encuadernación adecuadas. Por ejemplo, un taladro eléctrico tipo pistola para encuadernar "archivos", más de cuatro clips para fijar archivos al cargar archivos, tijeras, hilo de algodón, pasta o pegamento.

Pequeñas máquinas de coser, punzonadoras, tornillos de plástico, clips de acero inoxidable, etc. Se utiliza para cargar "piezas"

Grapadora para instalar grapas

2. Complete los requisitos de la cubierta de la caja del documento o archivo. El nombre de la unidad de archivo debe escribirse con un pincel o estamparse con un sello, y los demás elementos deben completarse claramente, punto por punto, con un bolígrafo (tinta negra), según sea necesario. La letra debe ser clara y ordenada, y también se puede agregar un sello.

3. Requisitos de vinculación de expedientes o documentos. El objetivo principal de encuadernar archivos o documentos es arreglar el "archivo" para facilitar su almacenamiento y uso. Los documentos dañados se deben recortar antes de encuadernar y los documentos con escritura borrosa o descolorida se deben copiar o reforzar. Los documentos deben recortarse y copiarse manteniendo su apariencia original. Objetos metálicos como grapas, clips, imperdibles, etc. Debe eliminarse del archivo en el volumen. Libros, publicaciones, etc. Cuáles están unidos en volúmenes y son incómodos de desempaquetar. Los objetos metálicos han sido sellados herméticamente por dentro. Sacar los clavos destruirá la apariencia original. La encuadernación debe ser firme y ordenada, sin palabras presionadas, páginas que se caigan, vueltas, daños a los documentos o que impidan la lectura. Para materiales escritos como informes y dibujos que sean más grandes que el tamaño de papel A4, deben doblarse según el tamaño de papel A4, y los pliegues y pliegues de la capa doblada deben ubicarse fuera de la escritura tanto como sea posible. Los materiales de texto de tamaño inferior a A4, como las cartas de presentación, deben pegarse en papel A4. Extracción de papel en blanco.

(1) Encuadernación en documento único. Antes de encuadernar, las páginas del "bloque" deben estar alineadas de cierta manera. Si se usa la esquina superior izquierda para encuadernar, los lados izquierdo y derecho deben estar alineados; si se usa encuadernación izquierda, los lados izquierdo y derecho deben estar alineados. Los archivos almacenados permanentemente en el volumen deben encuadernarse uno a uno con tres agujeros y una línea. Si el documento tiene muchas páginas, se puede colocar en el medio del lado izquierdo del documento. Si el documento es delgado, se puede colocar en la esquina superior izquierda o se puede encuadernar con una máquina de coser, utilizando el lado izquierdo del documento como borde de encuadernación. El documento de 30 años de antigüedad está encuadernado con tornillos de plástico y en la esquina superior izquierda se pueden pegar hasta cinco páginas. Los documentos con una fecha de caducidad de 10 años se pueden conservar intactos sin quitar las uñas. Al encuadernar se integra la versión original y final del documento (el original está al frente, la versión final al reverso y se integran el texto, cuadros, datos y otros anexos que complementan el texto principal); (el texto principal está al frente y los anexos al reverso deben integrarse el original y la copia o copias manuscritas (el original al frente, los anexos a la copia tienen muchas páginas o una página cada uno); las hojas de procesamiento de documentos (que se refieren a opiniones firmadas por líderes) que son valiosas para la conservación deben considerarse como un solo cuerpo con el texto principal, y las hojas de procesamiento de documentos deben estar al frente, el documento al final, el documento reenviado y el reenviado; el documento está integrado (el documento reenviado está en el frente, el documento reenviado está en la parte posterior) la comunicación de la otra unidad y la respuesta de esta unidad están integradas (la respuesta está en la primera y la comunicación está en la parte posterior); ) (después); la carta enviada por la unidad al mismo nivel o agencia superior y la respuesta de estas agencias pueden ser una sola pieza cada una, pero deben organizarse en conjunto en una copia, y el acta de la reunión es en principio; una copia, pero se pueden encuadernar. El libro original es la unidad; los informes, listas, cuadros, cartas de presentación, etc. deben encuadernarse tal como están, y un volumen (libro) se considera una sola pieza. Los formularios independientes con el mismo estilo se pueden fusionar en una determinada unidad (como departamento o tiempo) y se pueden unir en un solo formulario, como formulario de aprobación avanzada, formulario de aprobación de salario, informe estadístico anual, etc. Generalmente, una carta de presentación es solo una carta. Si la unidad genera una gran cantidad de cartas de presentación en un año, también se puede dividir en varias partes en función de otras características.

(2) Todo el volumen de los documentos encuadernados debe alinearse de cierta manera antes de encuadernar. Si no hay mucha diferencia entre el documento y el examen (como el archivo de estado del estudiante), deben alinearse hacia la izquierda y hacia la derecha para garantizar que el documento no se caiga después de encuadernar, solo se puede alinear hacia la izquierda y hacia la derecha; bien. Encuaderna con tres agujeros y una línea, y coloca el nudo en la parte inferior del documento y dentro del rollo.

(3) Documentos históricos, archivos preciosos, gráficos, fotografías, etc. Si no es adecuado para encuadernar, colóquelo en una bolsa o caja para archivos. (3) Requisitos de disposición y catalogación La disposición de los documentos archivados se refiere al proceso de determinar el orden de los archivos de acuerdo con un método determinado dentro de la categoría más baja del esquema de clasificación y fijar este orden sistemático. Generalmente, se ordenan según nivel, motivo, tiempo e importancia.

El motivo hace referencia a una cosa concreta, a un problema concreto, o a un proceso de trabajo relativamente cercano, etc. Como solicitar subvenciones y celebrar reuniones. Se pueden organizar de forma centralizada conjuntos completos de documentos, como documentos de reuniones, informes estadísticos y publicaciones, con las actas de las reuniones en la parte superior. Las comunicaciones de los superiores se clasifican delante de los archivos archivados del mismo nivel, los archivos del mismo nivel se clasifican después de los archivos del mismo nivel y luego hacia abajo. Los documentos de niveles superiores se organizan de forma centralizada según el mismo número de documento; los documentos de este nivel se organizan en el orden de asuntos integrales, políticos, comerciales, administrativos, etc. (o de masas del partido, administrativos, comerciales, etc.). ) razones.

1. Los archivos archivados con la misma causa se ordenan por autor y tiempo de formación, o por orden de importancia del archivo. Generalmente, los arreglos pueden ser hechos por superiores, pares, pares y subordinados. En diferentes niveles, se organizan en orden cronológico o de importancia; los documentos completos se organizan en el orden de actas de reuniones, materiales completos de reuniones, planes, resúmenes e informes. 2. Ordenación de documentos archivados por distintos motivos. (1) Organizar en orden cronológico la formación de las diferentes causas. Este método solo necesita organizar archivos con diferentes motivos en orden de tiempo de formación o tiempo de finalización, sin considerar otros factores. Este método es relativamente sencillo y más adecuado para agencias que implementan "seguimiento". Por ejemplo, si un autor tiene varios documentos con preguntas, se ordenarán primero por pregunta y luego por tiempo. (2) Según la importancia del tema. Es decir, los documentos formados por las actividades funcionales principales se organizan primero y los documentos formados por otros trabajos se organizan en la parte posterior, o el trabajo integral se organiza al frente y el trabajo comercial específico se organiza en la parte posterior. Por ejemplo, los archivos permanentes de la Oficina de Archivos del Condado organizan primero las actas, planes de trabajo, resúmenes, materiales e informes anuales completos de la reunión de trabajo de los archivos del condado, y luego organizan el nombramiento y despido de los trabajadores políticos, los aumentos salariales, las jubilaciones de los empleados, cuadros, listas de miembros del partido, informes anuales, etc. Y luego están las opiniones sobre el trabajo de los archivos sobre los medios de vida de las empresas y de las personas. (3) Ordene A, motivo A y varios autores según los mismos atributos de la causa. Puede ordenar primero por autor y luego por tiempo. Por ejemplo, los documentos de trabajo del personal se pueden agrupar según diferentes motivos, como la configuración organizacional, la dotación de personal, el nombramiento y remoción de cuadros, el despliegue, la evaluación de títulos profesionales, la gestión laboral y la revisión en el extranjero. b. Por una razón, varias regiones se pueden organizar primero por región y luego por tiempo. Como resúmenes de trabajo, estadísticas, informes anuales, nóminas, etc. reportados a nivel de base. c. Los materiales del caso que no sean litigios deben estar en el orden de decisión (o defensa) - informe - investigación de pruebas circunstanciales - materiales de confesión personal. (4) Según las características * * * del documento, disposición de combinación cruzada. Si un conjunto de documentos archivados refleja diferentes autores, diferentes temas, diferentes idiomas o diferentes regiones, se puede dividir en diferentes jerarquías para su ordenación. Se puede organizar por "autor-pregunta-nombre-hora".

3. Los documentos inseparables deberán estar ordenados, con los originales al frente y los anexos al reverso; la finalización al frente y las solicitudes de instrucciones al reverso; las partes de reenvío en el frente y las partes reenviadas en la parte de atrás; Las conclusiones, decisiones y documentos de sentencia de casos no litigiosos se clasifican en primer lugar, y los materiales probatorios, como pruebas y pruebas circunstanciales, se clasifican en último lugar.

4. Para las partes dispersas que tienen valor de conservación pero que no se archivan a tiempo por razones especiales, se pueden ordenar por el mismo año, la misma institución (edición) y el mismo período, o encuadernar. junto con un documento de archivo relacionado, y explíquelo en la columna de comentarios y tabla de referencia de la entrada del archivo. Esto debe evitarse tanto como sea posible en el trabajo real.

(4) Números de página y portada Una vez ordenados los documentos y materiales del volumen, los documentos y materiales deben tener números de página con escritura a mano y diagramas, y cada página debe estar numerada, es decir, número de página. La posición del número de página, para un documento encuadernado en un volumen, debe escribirse en la esquina superior derecha del frente del documento y en la esquina superior izquierda del número de página en el reverso para un solo archivo encuadernado, el; El número de página debe escribirse en la esquina inferior derecha y en la esquina inferior izquierda de la parte posterior de cada documento. Nuestro condado exige que todos los documentos deben volver a numerarse a lápiz. Para archivos encuadernados en un volumen, si los materiales del documento no están encuadernados junto con la caja o la cubierta del volumen, el número completo del paquete, el número de catálogo y el número de archivo deben completarse en el cuadro pequeño en la esquina superior derecha del directorio de archivos en el volumen. Para un documento encuadernado individualmente, si hay una lista de lectura para el documento, la numeración de páginas comienza desde la lista de lectura. Requisitos de estampado: generalmente, use una almohadilla de tinta roja o negra para hacer un sello de presentación, estampelo en el espacio en blanco en la parte superior derecha de la primera página del documento de presentación y luego escriba los asuntos relevantes sobre el sello de presentación uno por uno. La ubicación del sello de presentación de una unidad debe estar unificada; no cubra el contenido de las instrucciones, artículos o documentos del liderazgo en el sello de presentación, si hay una hoja de procesamiento de documentos (o una hoja de procesamiento de documentos) antes de la presentación, puede agregarla; en la hoja de procesamiento de expediente (u hoja de procesamiento de documentos) Estampar el sello de registro. El formato y tamaño del capítulo de archivo son los siguientes

El capítulo de archivo establece los elementos necesarios como número de familia, año, período de almacenamiento, número de pieza, número de página, número de caja, etc.

1. Número completo de archivo: Es el nombre del código compilado por los archivos al mismo nivel para la unidad de archivado. Determinado por los Archivos del Condado. Si no se ha determinado el número completo del archivo, no se podrá completar el número antes de traer el archivo a la biblioteca. "11" en la imagen de abajo es el número de archivo de la Oficina de Archivos.

2. Año: se refiere al año en que se formó el documento. El año está marcado con cuatro números arábigos. Como "2007".

3. Período de almacenamiento: marcado con el período de almacenamiento de los archivos archivados. Indique directamente "permanente", "30 años (a largo plazo antes de 2008)" y "10 años (a corto plazo antes de 2008)".

4. Número de pieza: El número de pieza es el número de serie del archivo. Los números de pieza se dividen en números de pieza de sala y números de pieza de biblioteca. El número de pieza de la sala de archivos es el número de serie del archivo de la categoría más baja en el esquema de clasificación. Los archivos archivados están numerados uno a uno en el orden de disposición, comenzando desde "1", y los números de serie están numerados permanentemente, que son 30 años y 10 años respectivamente. El número de biblioteca se establece principalmente para satisfacer las necesidades de conexión con archivos y no requiere completar archivos de agencia.

5. Número de casilla: el número de secuencia de la casilla del archivo.

6. Número de páginas: El número de páginas de cada documento archivado.

7. Organización (problema): se refiere al nombre o abreviatura estandarizada de la organización (problema) como categoría del esquema de clasificación. (Esta columna se puede dejar en blanco en nuestro condado) La siguiente figura muestra el formato del sello de archivo completo:

(5) Requisitos de catalogación para documentos en el volumen o documentos archivados. La catalogación se refiere a la compilación de documentos archivados o volúmenes de documentos en directorios. La catalogación debe ser precisa, integral, detallada y profunda para satisfacer las necesidades de la gestión de archivos y la recuperación informática modernas. Los elementos del catálogo incluyen siete elementos: número de pieza o número de serie, responsable, número de expediente, título, fecha, número de página o número de página y comentarios. El tamaño del papel adopta el estándar internacional A4 (largo 297 mm, ancho 220 mm) y nuestro condado imprime uniformemente en rojo. Todas las unidades deben comprarlos en la oficina de archivos del condado y no pueden imprimirlos en papel blanco. Al completar el contenido de los documentos archivados, se deben utilizar materiales de escritura duraderos y la letra debe ser limpia y hermosa. Los archivos permanentes y de 30 años requieren un catálogo impreso por computadora y cinco copias del catálogo. Uno de ellos debe colocarse en la caja del archivo con los archivos y los cuatro restantes deben organizarse y encuadernarse de acuerdo con el plan de clasificación para facilitar la búsqueda y transferencia a los archivos. El directorio de archivos del volumen se coloca en el encabezado del volumen y el directorio del archivo de almacenamiento se coloca delante del archivo de almacenamiento. Los requisitos para completar el directorio de archivos o el directorio de archivos archivados en el volumen son los siguientes: El directorio de archivos en el volumen y el directorio de archivos archivados son los siguientes:

(1) Las dos diferencias entre el archivo directorio en el volumen y el directorio de archivos archivados:

1. La primera columna del directorio de archivos en el volumen es el número de serie de los archivos y materiales en el volumen. orden en que están dispuestas. Según la disposición razonable de los archivos, se requiere que un archivo corresponda a un directorio y un directorio corresponda a un número de serie. Para expedientes de casos de encuadernación única, los números de pieza de los documentos y materiales del expediente deben ser coherentes con los números de serie. Los números de serie están marcados con números arábigos a partir de "1" para indicar la secuencia de numeración de los documentos y materiales en el expediente del caso. Los números en el segundo volumen no se pueden conectar la primera columna del directorio del archivo de archivo; y se completa el número de pieza de la habitación. En principio, un documento tiene un número de pieza, que ocupa una columna cuando se inicia sesión. La aprobación y la solicitud, la aprobación y la carta, el original y el anexo, la aprobación o envío y la aprobación o el envío deben considerarse como dos partes de un solo documento, sin embargo, con un solo número de parte, el título de la solicitud, la carta, el anexo y la aprobación (envío); ) El documento se puede escribir por separado. Diferentes manuscritos del mismo documento tienen solo un número de parte; el borrador final, el borrador y las revisiones anteriores de documentos importantes tienen solo un número de parte, pero se pueden registrar en una línea cada uno. La compilación de números de pieza debe completarse dentro del mismo período de almacenamiento y el mismo año, a partir de "1", y los números de pieza entre cajas deben conectarse dentro del mismo año.

En segundo lugar, la sexta columna del directorio de archivos del volumen es el número de página. Complete el número de página inicial de cada documento del volumen. Se deben completar los números de página inicial y final del último documento del expediente, y los números de página final deben ser coherentes con los números de página de la última página del expediente. Los archivos de cada volumen se escriben secuencialmente comenzando desde "1" en el orden en que están organizados los archivos del volumen. La sexta columna del directorio de archivos es el número de páginas. Complete el número total de páginas del documento para estadísticas e inspección. Escribir a Dos Caras con palabras en ambas caras, las páginas en blanco no cuentan cuando la correspondencia, la versión original y la final se consideran como un solo documento, al número de página del documento se le sumará el número de página de cada documento que integra el documento; Para facilitar la gestión de archivos permanentes y de 30 años, nuestro condado requiere que cada elemento esté numerado, comenzando desde "1" en el orden del documento dentro del elemento. Independientemente del recuento de páginas o del número de página, los números de página se escriben en ambos lados y las páginas en blanco no cuentan. Las páginas ordenadas por documento están numeradas en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina superior izquierda del reverso, y las páginas ordenadas por piezas están numeradas en la esquina inferior derecha del anverso y en la esquina inferior izquierda del reverso.

Si la parte impresa ya ha sido numerada, no es necesario volver a numerarla. El número de página del documento con el manuscrito irá seguido del número de página después del manuscrito.

(2) Responsable: se refiere a la organización o individuo que emite el documento, es decir, la autoridad emisora ​​o firmante del documento. La persona a cargo generalmente debe constar en documentos y puede utilizar abreviaturas de uso común, como "Oficina de Educación del condado de Shaodong", pero no puede utilizar abreviaturas con significados poco claros y difíciles de juzgar, como "esta oficina". En el documento conjunto rellenar el organizador y "yo" (me refiero al nombre de la unidad archivadora). Si hay más de un responsable, se pueden escribir los tres primeros, seguidos de la palabra “igual”. Para discursos de liderazgo o documentos emitidos en nombre del líder, el responsable puede completar el nombre del líder, pero el puesto de liderazgo debe estar marcado con "()"; ser verificados y cumplimentados claramente al catalogar. También tenga en cuenta que el autor del documento es el autor original, no un editor ni una reimpresión. El responsable de la nómina, cartas de presentación, cartas de presentación, certificados de registro, formularios de contratación, certificados de transferencia de salario y talones de transferencia no agrícolas será la unidad de aprobación estampada en los documentos. Si no existe sello de la unidad de aprobación, prevalecerá el texto escrito por la unidad informadora.

(3) Número de documento: Complete el número de documento de la autoridad emisora. El número de documento generalmente consta de tres partes: código de organización, año y número de serie. Los números de los documentos deberán copiarse fielmente, no permitiéndose supresiones, omisiones u omisiones. Si hay errores tipográficos obvios, corríjalos. Se puede escribir en tres líneas y el año en el número del documento debe ir entre [], como "Shao Party and Government Fa [2008] 10". En algunos números de documentos, no hay tamaño de fuente ni año, solo números numéricos. Tenga en cuenta que hay algunos y no hay ninguno. El nombre, el número de edición y el número de documentos y materiales de publicaciones como "uno de los documentos de la conferencia" o "qué número de una determinada revista" no se completarán en la columna del número de documento.

(4) Título: el título del archivo. Al rellenar el título en el índice se debe copiar fielmente el responsable, el problema y el idioma. Los títulos de los documentos del catálogo deben escribirse en su totalidad, no deben eliminarse ni omitirse a voluntad y debe conservarse cada palabra. Errores tipográficos obvios, corríjalos. Si "" y "" faltan en el título de la tabla de contenido, se deben agregar. El nombre de la unidad en el título del catálogo no se puede omitir y debe basarse en el sello oficial y no quedar atrapado en el texto. Tenga en cuenta al completar el título: