¿La recepción tiene estándares y procedimientos de trabajo detallados?
(1) Contestar el teléfono
1 Cuando escuche el tono de llamada, conteste al menos al tercer timbre.
2. Contesta el teléfono, saluda y da el nombre de tu empresa.
3. Escuche atentamente y registre los puntos clave cuando la otra persona habla, y determine rápidamente qué necesita.
4. Cuando considere que no puede atender una llamada no especificada, transfiera inmediatamente la llamada a alguien que pueda hacerlo.
5. La llamada debe ser breve y concisa, y la línea no debe estar ocupada durante mucho tiempo. ?
6. Di "Gracias" al final. Despídase cortésmente y espere a que la otra persona cuelgue antes de colgar el teléfono.
(2) Visita del cliente
1. La sala de conferencias debe prepararse con anticipación para la inspección del cliente. Coloque tazas de té, carteles en las mesas, materiales promocionales, flores y frutas según el número de personas en ambos lados.
2. Cuando entra un cliente o visitante, la recepción inmediatamente se levanta para recibirlo y saludarlo.
3. Después de que el cliente esté sentado, agregue el té. Y siga agregando té cada 10 a 15 minutos.
4. Si está de visita temporalmente, comuníquese con el personal correspondiente de la empresa por teléfono y pregunte si los recibirá. Durante la recepción, se debe guiar a los huéspedes hasta el lugar de recepción.
Cuando los clientes se van, deben despedirse con una sonrisa.
(3) Controlar los suministros de recepción
1. Cuente la cantidad de diversos suministros de recepción el último día de cada mes y cuente el uso en ese mes.
2. Cuando el suministro de flores, frutas, té y agua mineral sea insuficiente, se deberá notificar al presidente con antelación para realizar la compra. Cuando haya escasez de materiales promocionales, asegúrese de notificar con anticipación al equipo de marca del departamento de marketing para comprarlos.
(4) Gestión de la oficina
1. Apague el aire acondicionado, la computadora y la iluminación de la oficina y cierre las puertas y ventanas después de salir del trabajo todos los días.
2. Complete la tabla de entrega de trabajo después del trabajo para registrar asuntos importantes y asuntos pendientes. Coloque esta mesa sobre el escritorio;
3. Después de que los invitados abandonen la sala de conferencias, notifique al personal de limpieza para que la limpie a tiempo;
4. y guarde la información importante en el gabinete interior;
5. Llaves de sala de conferencias, llaves de oficina, interruptores de proyector, etc. Debe conservarse adecuadamente para evitar pérdidas.
¿Segundo,? Flujo de trabajo:
(1) Turno de mañana
1 Siga las normas del hotel, consulte su gfd, tenga energía y vaya a trabajar a tiempo.
4. Firmar el libro de entrega de turnos, verificar las llaves según los requisitos del trabajo, entregarlas a los empleados del turno anterior y comprender qué tareas debemos ayudar a resolver, así como el estado de reserva de la habitación. el día, especialmente los invitados VI P.
3. El personal del mostrador debe primero limpiar la encimera y reponer los elementos necesarios, como tarjetas de check-in y tarjetas de habitación.
4. Procedimientos de check-in para viajeros individuales y grupos.
5. Imprime un formulario OC y sal de la tienda después de las 12 del mediodía.
6. Ayudar al departamento de reservas a aceptar reservas personales en función del número de habitaciones disponibles, completar el formulario de reserva y enviarlo al departamento de reservas para que lo ingrese en la computadora.
Una vez realizado el descuento o transferencia, cumplimenta el formulario de descuento o transferencia al cajero, y luego modifica los datos del ordenador. Para las habitaciones que salen después de la hora de salida, debe completar un recibo incidental al cajero para pagar la tarifa de alquiler adicional.
⒏ Durante el turno se deberán registrar en la bitácora los trabajos inconclusos o asuntos especiales.
⑨Revisar las llaves y entregar al personal de turno.
(2) Clase de secundaria
1. Sigue las regulaciones del hotel, revisa tu gfd, sé enérgico y ve a trabajar a tiempo.
4. Firmar el libro de entrega de turnos, verificar las llaves según los requisitos del trabajo, entregarlas a los empleados del turno anterior y comprender qué tareas debemos ayudar a resolver, así como el estado de reserva de la habitación. el día, especialmente los invitados VI P.
3. Ayudar a los huéspedes con los procedimientos de salida, completar recibos diversos cuando sea necesario y enviar aumentos de alquiler al cajero e implementar estrictamente el sistema de recargo por salida tardía.
4. Manejar los procedimientos de salida para huéspedes individuales y grupos, implementar estrictamente el sistema de registro con certificados válidos, verificar cuidadosamente la información de registro de los huéspedes y hacer un buen trabajo en el reembolso.
5. Imprima el "Formulario de Declaración de Cuenta" y reporte la cuenta.
6. Al cambiar de turno, se deberán registrar en el registro los trabajos inconclusos o asuntos especiales.
7. Revisar las llaves y entregar el turno al personal de reemplazo.
(3) Turno de noche
1. Sigue las normas del hotel, revisa tu dgf, sé enérgico y ve a trabajar a tiempo.
4. Firmar el libro de entrega de turnos, verificar las llaves según los requisitos del trabajo, entregarlas a los empleados del turno anterior y comprender qué tareas debemos ayudar a resolver, así como el estado de reserva de la habitación. el día, especialmente los invitados VI P.
3. Recibir a los invitados por la noche, solucionar los problemas que surjan por la noche y notificar a los superiores y gerentes de turno lo antes posible si hay una emergencia.
4. Verifique las llaves antes de la fecha, imprima el "Formulario de estadísticas de análisis de alquiler" y el informe de verificación, y notifique el cheque nocturno antes de la fecha.
5. Imprima y prepare informes comerciales según el tiempo especificado, organícelos y vincúlelos.
6. Igual que las 8 del turno de la mañana.
7. Firmar por las claves de cada departamento.
8. Imprima los informes restantes según el tiempo especificado.
⑨Revisar las llaves y entregar al personal de turno.
Datos ampliados:
Responsabilidades del recepcionista:
1. Responder llamadas, recibir faxes, transferir llamadas o registrar información según sea necesario para garantizar una recepción oportuna y precisa.
2. Realizar un buen trabajo en la recepción, registro y orientación de los invitados visitantes, y notificar oportunamente a los entrevistados. Se rechazará a personas irrelevantes, vendedores puerta a puerta y alborotadores irracionales.
3. Mantener la empresa limpia y saludable y mostrar una buena imagen de la misma.
4. Supervisar la asistencia diaria de los empleados.
5. Responsable del envío urgente, cartas y paquetes de la empresa.
6. Responsable del inventario de material de oficina, registro y archivo. Y registrar la recogida, distribución y almacenamiento de material de oficina.
7. Revisar el inventario de materiales de vez en cuando y brindar apoyo logístico de manera oportuna.
8. Responsable de las estadísticas de asistencia mensual de los empleados de la empresa y del archivo de los datos de asistencia.
9. Responsable del uso y gestión de los equipos de fotocopia, fax e impresión, utilizándolos de forma racional y reduciendo el consumo de material.
10. Responsable de organizar, clasificar y conservar los formularios de uso común de la empresa y complementarlos según su uso real.
11. Prepárese antes de la reunión, tome actas de la reunión y organice el contenido después de la reunión.
12. Hacer un buen trabajo en la recopilación de materiales y gestión de archivos.
13. Ayudar a los superiores a completar los asuntos administrativos de la empresa y los asuntos diarios dentro del departamento.
14. Ayudar a los superiores en la gestión de limpieza y seguridad, y proporcionar servicios administrativos oportunos y eficaces a otros departamentos.
15. Asistir al director para coordinar diversos departamentos de la empresa y completar activamente las tareas temporales asignadas por los superiores.
Enciclopedia Baidu-Recepción